Estoque refere-se ao estoque físico de itens que uma empresa mantém em mãos para o funcionamento eficiente de seus negócios. Portanto, a gestão de estoques é a supervisão de ativos não capitalizados e itens de estoque. Trata-se de solicitar, armazenar e usar o estoque de uma empresa: componente da matéria-prima e acabado.
A gestão de estoques sempre foi um sério desafio que muitas empresas enfrentam. Embora um controle rígido de estoque e previsão de vendas sejam duas estratégias que ajudam no gerenciamento de estoque, as empresas ainda enfrentam muitos outros desafios de estoque. Reservar um tempo para estudar e entender esses desafios pode ser um ponto decisivo para resolvê-los. Nesse sentido, aqui estão 10 desafios críticos de gerenciamento de estoque e como você pode superá-los.
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Tabela de conteúdo
- Quando comprar mais estoque
- 2. O software é muito complexo
- 3. Armazéns organizados de maneira inadequada
- 4. Domínio ineficiente do software de gerenciamento de estoque
- 5. Contando com processos manuais
- 6. Processos Redundantes
- 7. Garantir que todos tenham acesso às informações de inventário de que precisam
- 8. Sazonalidade na demanda
- 9. Inventário impreciso
- 10. Gerenciamento de estoque periódico
Quando comprar mais estoque
Na maioria dos negócios com uso intensivo de estoque, a falta de estoque pode apresentar muitos efeitos indesejáveis para a empresa. Por outro lado, ter mais estoque disponível do que o necessário pode resultar em deterioração, roubo, danos ou até mesmo redução na demanda. Os pontos de reabastecimento (também conhecidos como níveis mínimo e máximo) são o melhor método para garantir que você tenha a quantidade certa de estoque em seu depósito o tempo todo. Se você tiver pouco estoque, poderá perder vendas, mas se tiver muito, seu dinheiro ficará preso em estoque que não será vendido.
Um dos maiores problemas que muitas empresas enfrentam é administrar seu caixa. Uma maneira rápida de resolver isso do ponto de vista do estoque é certificar-se de que você configurou os pontos de pedido adequados para o seu negócio.
2. O software é muito complexo
Alguns métodos de gerenciamento de estoque podem ser relativamente complexos e difíceis de entender por parte da equipe. Isso pode resultar na necessidade de os funcionários passarem por um treinamento extensivo a fim de entender como o sistema funciona, aumentando os custos para a empresa ou empresário.
Para combater esse problema, a empresa precisa fazer uma pesquisa extensa antes de se comprometer com um software de gerenciamento de estoque. Se você tem a simplicidade e a facilidade de uso em mente, o software que você deve escolher deve ter as seguintes características;
- Deve ser capaz de ser instalado e mantido sem nenhum conhecimento especial.
- Deve ser personalizável de acordo com a necessidade da empresa
- Deve ter opção de suporte flexível
- Deve incluir treinamento extenso e completo e treinamentos adicionais, se houver uma grande atualização em seus recursos
- Deve permitir uma avaliação gratuita por um período de tempo para determinar se o que o software está oferecendo é o que você realmente precisa.
3. Armazéns organizados de maneira inadequada
Às vezes, os depósitos onde o estoque é armazenado não são organizados de maneira adequada para uma operação ideal. Não é incomum ver grandes armazéns organizados ao acaso. Essas empresas poderiam economizar grandes somas de dinheiro fazendo algumas alterações no local onde colocam seu estoque. Nem é preciso dizer que os itens usados ou enviados com mais frequência devem ser mantidos próximos à porta ou ao cais de embarque. Isso economiza tempo e energia de seus funcionários, pois eles não terão que caminhar muito para pegar o item. Quando uma empresa está crescendo, pode haver uma tendência de o estoque cair onde há espaço, ao invés de onde será mais conveniente para uso futuro. Isso funciona por um tempo,
4. Domínio ineficiente do software de gerenciamento de estoque
Assim como as funcionalidades de um telefone celular, todo o potencial da maioria dos softwares de inventário não está sendo explorado por muitas empresas. Muitas vezes, as empresas mal arranham a superfície sobre o que seu software de gerenciamento de estoque pode fazer. Não é incomum as empresas reclamarem com a empresa de software sobre um recurso que desejam adicionar ao software, sem perceber que o recurso já existe no software. Quanto mais você explorar os recursos que seu software de gerenciamento de inventário oferece, mais eficiente será sua operação de gerenciamento de inventário. Para esse efeito, você deve designar alguém para aprender como o software funciona ou você pode pagar alguém para vir ensiná-lo.
5. Contando com processos manuais
Métodos manuais de gerenciamento de estoque, como contagem manual e, em seguida, registro em uma planilha do Excel podem parecer uma alternativa barata no curto prazo, mas devido à inconveniência, estresse envolvido e alto grau de erro inerente ao sistema, pode acabar custando mais a longo prazo. Os processos manuais não são apenas demorados e sujeitos a erros, mas também tornam quase impossível rastrear tendências de longo prazo, gargalos ou ineficiências da cadeia de suprimentos. Eles também dificultam a colaboração e o compartilhamento de informações. Uma maneira fácil de contornar esse problema seria automatizar o processo de gerenciamento de estoque com o auxílio de um software. O software de gerenciamento de estoque incorpora leitura de código de barras, bem como rastreamento de série e de membros de lote para eliminar os erros que vêm com a entrada manual de dados.
6. Processos Redundantes
Às vezes, durante o processo de gerenciamento de estoque, pode parecer haver uma necessidade percebida de diferentes funcionários manipularem um produto várias vezes devido à natureza do processo de armazenamento. Essa tendência perdura nas práticas atuais. Um bom exemplo desse processo redundante é quando os funcionários do warehouse passam o mesmo tíquete por várias mãos. Mesmo que essa prática possa ser necessária em alguns casos, não há como negar que esse processo redundante não só é demorado, mas também aumenta o custo da mão de obra. Você pode fazer uso da tecnologia de código de barras para agilizar o processo de armazenamento, removendo processos redundantes e maximizando a utilização de recursos.
7. Garantir que todos tenham acesso às informações de inventário de que precisam
Gerentes de armazém, produção, compras, logística, vendas, atendimento ao cliente, contabilidade et al. precisa de uma forma de informação de inventário ou de outra. Eles precisam de informações não apenas precisas, mas também atualizadas. Isso geralmente não é uma provação fácil quando você considera o fato de que vários sites estão fazendo suas coisas de maneiras diferentes. Mesmo que as informações de inventário sejam muito críticas, seu acesso e fluxo devem ser controlados para que suas informações vitais não sejam roubadas, excluídas ou alteradas de qualquer forma. Você pode resolver esse dilema usando seu software de gerenciamento de estoque para restringir o acesso apenas aos indivíduos ou departamentos que precisam que ele seja disponibilizado para eles e apenas quando eles precisam.
8. Sazonalidade na demanda
Variações na quantidade de demanda de uma empresa podem causar problemas no gerenciamento de estoque. Uma redução no volume de vendas devido a uma crise econômica global pode ser problemática para uma empresa devido ao aumento do número de estoque que ela pode ter em mãos. Embora não afete todos os setores da mesma forma, o problema destaca o desafio das flutuações na demanda devido a forças fora do controle do negócio.
Para gerenciar a sazonalidade da demanda, você precisará ter informações precisas e oportunas sobre a fabricação, o varejo e a indústria. As lacunas de informação entre o armazém e outras entidades relevantes limitam a capacidade do distribuidor de monitorar e responder às mudanças na demanda com eficácia. É pertinente que as empresas usem informações oportunas e precisas no planejamento e na previsão da demanda, bem como no fornecimento de visibilidade da cadeia de suprimentos.
Para combater parte do efeito da demanda sazonal, você pode reorganizar o estoque de que dispõe para corresponder ao estado atual da demanda. Tal reorganização envolverá colocar os itens que estão em alta demanda durante a temporada atual na frente, onde eles possam ser facilmente acessados.
Lidar com a sazonalidade da demanda, entretanto, vai além de apenas layout e separação. O problema também requer uma gestão adequada das redes de transporte e fornecimento estratégico de serviços de transporte. Essas soluções de longo prazo criam uma capacidade duradoura com valor estratégico para o distribuidor.
9. Inventário impreciso
Quando se trata de gerenciamento de estoque, ele deve ser preciso e eficiente. O estoque impreciso causa problemas, como manutenção de níveis de estoque inadequados e acúmulo de estoque obsoleto. Problemas de coleta também surgem quando os catadores contam com informações imprecisas, levando a processos ineficientes. O estoque impreciso também é desvantajoso no sentido de que resulta em aumento de despesas, perda de receita e baixa produtividade. A automação é um fator chave na solução de problemas relacionados à precisão.
Os sistemas automatizados oferecem informações precisas e em tempo real sobre os níveis e a composição do estoque. A tecnologia empregada no gerenciamento de estoque é crítica para o sucesso porque o valor do sistema automatizado é tão bom quanto a qualidade do próprio sistema. Um sistema de baixa qualidade retém alguns dos riscos associados ao inventário impreciso. Um processo de seleção cuidadoso e informado reduz o risco de adquirir um sistema de automação que não atenda às necessidades do armazém.
Os armazéns enfrentam um ambiente em constante mudança, onde a cadeia de suprimentos global pode ter um efeito sobre os negócios locais. Para enfrentar esses desafios que surgem como resultado de novos desenvolvimentos, é necessário utilizar soluções baratas que ofereçam as melhores práticas sustentáveis. Os gerentes de armazém devem monitorar e rastrear as mudanças no ambiente de negócios e responder de acordo com as realidades locais.
10. Gerenciamento de estoque periódico
As empresas costumavam fechar por um dia a uma semana a cada ano para entrar em seu warehouse e contar tudo fisicamente para ter certeza de que correspondia às informações em seu software. Essa prática está desatualizada devido à quantidade de tempo e dinheiro que leva. Fazer essas verificações em ciclos menores e mais regulares evita que a empresa feche. É recomendável escolher uma seção a cada dia para verificar os níveis de seu produto com as informações de seu software de inventário.
Concluindo, é bom lembrar que o gerenciamento de estoque e os problemas associados a ele são desafios contínuos que as empresas precisam enfrentar o tempo todo. Na maioria das vezes, eles não podem ser resolvidos de uma vez por todas, mas requerem um trabalho persistente e abordagens inovadoras, caso contrário, podem se tornar problemas sérios que terão um grande impacto na lucratividade de um negócio.