10 dicas inteligentes sobre como organizar seu escritório de construção

Publicado por Javier Ricardo

Você dirige uma empresa de construção com muita papelada na mesa? Se SIM, aqui estão 10 dicas inteligentes sobre como organizar seu escritório para maior produtividade.

Na economia mundial de hoje, a indústria da construção é um dos ramos que está na vanguarda. De acordo com dados coletados no ano anterior, cerca de US $ 10 trilhões foram investidos em vários canteiros de obras e projetos. Além disso, cerca de 7% de todas as pessoas no mundo hoje trabalham na indústria da construção.

No entanto, este setor não está isento de problemas, sendo que um dos principais começa a produtividade no escritório. Esse é um problema enfrentado tanto por pequenas quanto por grandes empresas. Postula-se que, se a produtividade do setor de construção crescer, a indústria acrescentará US $ 1,6 trilhão.

Embora a situação possa parecer assustadora, não é sem solução. Mesmo pequenas melhorias na produtividade podem ter um grande impacto na indústria. Portanto, se você desenvolve um projeto de construção ou planeja fazê-lo, lembre-se dessas dicas para aumentar a produtividade do local e do escritório. Aqui estão algumas dicas que o ajudarão a fazer isso.

10 dicas inteligentes sobre como organizar seu escritório de construção para obter maior produtividade

1. Tenha um roteiro bem definido: muitos projetos de construção podem ter um ritmo rápido e ser organizado durante todo o processo pode ser uma tarefa bastante difícil. Isso pode apresentar muitos problemas para você e também levar a uma redução na produtividade.

É por isso que é muito importante que, antes de iniciar seus projetos, você desenhe um roteiro que irá detalhar como as coisas serão. Sua equipe precisará estar bem familiarizada com este roteiro antes de você começar a implementá-lo para que tudo corra bem. É verdade que esse processo inicial pode ser difícil e demorado, mas é muito importante se você deseja evitar desperdício desnecessário e má alocação de recursos.

2. Comunique-se melhor: mesmo com um roteiro bem pensado, todos os problemas de produtividade não desaparecem. A comunicação inadequada é uma das principais causas da redução da produtividade na construção civil e pode impactar fortemente o resultado final de forma negativa. Como tal, você deve garantir que haja uma comunicação contínua entre funcionários e supervisores.

3. Organize seu canteiro de obras: a maioria dos canteiros de obras raramente parece organizada e isso pode levar a uma baixa produtividade. Como tal, você deve tentar o seu melhor para garantir que o local do seu projeto seja o mais organizado possível. Isso ajuda a prevenir acidentes e perda ou dano do equipamento. Além disso, quando as pessoas não conseguem encontrar seu equipamento, elas terão que perder mais tempo procurando por ele, reduzindo ainda mais a produtividade.

4. Delegado: na maioria das equipes, existem pessoas que são altamente qualificadas e inteligentes, ao passo que também pode haver outras que não são tão eficientes. No entanto, isso não significa que você deva sobrecarregar os funcionários que considera mais eficazes com todas as responsabilidades. A coisa certa a fazer seria atribuir tarefas com base nos pontos fortes das pessoas. A chave para obter resultados rápidos é saber como delegar com inteligência e ter certeza de que todos estão fazendo o que são mais adequados para eles.

5. Treine seus funcionários: o ativo mais valioso em qualquer empresa são os funcionários e, como tal, se você deseja que seu escritório esteja em um estado de produtividade ideal, terá que investir em sua equipe. Se você afirma que deseja aumentar sua produtividade, sua equipe precisa saber o que deve fazer para conseguir isso. Os funcionários devem estar acostumados com as tecnologias mais recentes e ser capazes de ensinar suas equipes também.

6. Aprecie o esforço de sua equipe e ofereça reconhecimento: valorizar sua equipe de alto desempenho é uma ótima maneira de motivar seus funcionários. Quando você vir que eles estão fazendo as coisas certas, você deve reconhecer seus esforços e apresentá-los como um exemplo para os outros. Você também pode oferecer recompensas e prêmios periódicos. Este é o método mais simples que você pode usar para manter seus funcionários motivados e aumentar sua produtividade.

7. Faça uso de um bom software de gestão da construção: hoje em dia, existem muitas ferramentas que podem ser utilizadas para aumentar a produtividade que antes não existiam – o software é uma delas. Um bom software de gerenciamento de construção pode ajudar muito a ajudá-lo a se manter organizado e a liberar sua mesa da desordem, permitindo que você realmente se concentre no que é mais importante.

O software de gerenciamento de construção pode lidar com o gerenciamento de licitações, faturamento e faturamento, empreiteiros, gerenciamento de documentos, relatórios de incidentes, leads, planilhas de tempo, agendamento de trabalhos e muito mais. Existem também muitos softwares que foram projetados para lidar com coisas que normalmente eram feitas com papéis no passado. A invenção de armazenar coisas na nuvem ajudou a tornar as coisas muito mais fáceis.

8. Elimine o que você não precisa: Dependendo das condições do seu escritório, se livrar da desordem desnecessária pode levar alguns minutos, algumas horas ou até um dia inteiro. No entanto, eles devem ser eliminados para dar espaço a coisas mais importantes.

9. Mantenha sua área de trabalho limpa: sua área de trabalho é um dos espaços físicos mais importantes em seu escritório. Muitas pessoas são mais produtivas quando sua área de trabalho está livre de bagunça, enquanto outras prosperam em um ambiente desordenado.

Se você é bastante criativo e prefere um ambiente desordenado, deve fazer o que achar mais adequado para você. Para os menos inspirados entre nós, uma área de trabalho limpa e imaculada é a melhor opção.

10. Compre uma lata de lixo maior: isso pode parecer um conselho estranho, mas há uma razão para isso. Muito do papel que vai para um escritório pode ser eliminado ou digitalizado em vez de ser arquivado. Arquivar documentos é uma daquelas tarefas que pode consumir muito tempo e, como tal, não é incomum que as pessoas procrastinem para outro momento, causando desordem.

Uma lata de lixo grande é mais proeminente e, como tal, você a verá com mais frequência. Quando papel desnecessário entra em sua área de trabalho, é mais provável que você coloque-o na lixeira do que apenas empilhe-o em sua mesa. Ter um lixo maior também pode impedir que o lixo transborde para o solo. Isso pode ser uma fonte de desordem por si só, causando o que você queria prevenir em primeiro lugar.

Em conclusão, mesmo que você queira que seu escritório de construção testemunhe uma produtividade mais alta, você não deve definir metas irrealistas. Você terá que examinar os recursos de que dispõe para determinar as metas mais realistas. Além disso, metas irrealistas tendem a colocar muita pressão sobre seus funcionários, levando ao estresse.