Como proprietário de empresa, executivo de negócios ou outra parte interessada em uma empresa, você deverá realizar reuniões do conselho regularmente ou em ocasiões. Uma vez que essas reuniões têm o objetivo de comunicação em grupo e compartilhamento de ideias entre os figurões de uma empresa ou setor, você precisa entender como conduzi-las de forma eficaz para atingir esse objetivo.
Se uma reunião do conselho for bem-sucedida, a maior parte do crédito vai para o indivíduo que presidiu a reunião. E se não conseguir atingir seu objetivo, a maior parte da culpa vai para o mesmo indivíduo. A única diferença entre uma reunião bem-sucedida e uma fracassada está em como ambas são conduzidas. Você gostaria de realizar reuniões de diretoria bem-sucedidas que atingirão seu propósito ? As dez dicas a seguir irão ajudá-lo.
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10 dicas poderosas para conduzir uma reunião de diretoria com sucesso
1. Defina metas e distribua a agenda com antecedência
Uma das maneiras mais fáceis de perder tempo em uma reunião é exigir que os participantes sugiram idéias ou sugestões para algo que estão ouvindo pela primeira vez naquela reunião. No entanto, esse erro é muito comum.
Em vez de desperdiçar um tempo precioso em uma reunião transformando-a em uma sessão de brainstorming, você pode criar uma estrutura para a reunião e comunicar a agenda aos participantes convidados com antecedência. Dessa forma, eles teriam feito um brainstorming para ideias e até mesmo as ajustado antes da data da reunião. Isso economizará muito tempo e ajudará você a realizar mais em uma única reunião.
2. Assuma o controle durante toda a reunião
Boas reuniões são produtos de uma boa liderança. Portanto, esteja no controle da reunião e deixe claro aos participantes que pretende mantê-la relevante e breve. Coloque um relógio onde todos o vejam para mostrar aos seus colegas na reunião que você realmente valoriza o tempo deles. Durante a reunião, certifique-se de que suas discussões não saiam do assunto. Cada vez que isso acontecer, concentre-se novamente no grupo, lembrando-os das questões relevantes que você tem na agenda da reunião.
3. Permita que todos contribuam
A essência de convocar uma reunião em primeiro lugar é garantir um fluxo bidirecional de comunicação. Para tanto, é importante encorajar contribuições honestas e relevantes de todos os presentes na reunião. Como líder da reunião, você pode facilmente cometer o erro de usar sua opinião na manga, mas deve ser cauteloso se isso prejudicar o propósito da reunião. Evite a tentação de rejeitar as contribuições de outras pessoas imediatamente – mesmo quando soam risíveis ou simplesmente idiotas.
4. Encerre sua reunião com um plano de ação
Uma das marcas de uma reunião bem-sucedida é um plano de ação que detalha as várias estratégias a serem implementadas com base nas decisões tomadas na reunião, os indivíduos responsáveis pela implementação, a data e hora da implementação e o resultado esperado de A estratégia.
5. Manter atas detalhadas da reunião
É muito importante que alguém registre a ata ou o andamento de uma reunião. A ata servirá como prova da realização da reunião e como referência histórica para o esclarecimento de dúvidas ou mal-entendidos que possam surgir durante os trabalhos da reunião.
6. Elimine todas as distrações do local
Embora seja esperado que todos os participantes da reunião eliminem todas as distrações pessoais, como smartphones e tablets, é igualmente esperado que você – como o líder da reunião – remova todas as distrações do local da reunião. Por exemplo, se uma reunião for realizada na sala de lançamento da sua empresa, desligue a TV LED, pois seria difícil para os participantes não olhar para ela em intervalos durante a reunião se você a mantivesse ligada.
7. Nunca interrompa ninguém
Mesmo que você seja superior a todos os outros participantes da reunião, deve sempre resistir à tentação de interromper quando eles estiverem falando. Mesmo que você discorde veementemente do que eles estão dizendo ou ache que é besteira, deixe-os terminar antes de abordar seus pontos.
8. Preste a máxima atenção
Quando você está conduzindo uma reunião, todos mantêm contato visual com você quando estão falando. Ouvi-los com atenção é uma forma de dizer-lhes que você respeita suas opiniões e que está disposto a ouvi-los. Poucas coisas podem ser irritantes para outras pessoas em uma reunião do que mexer no smartphone enquanto estão falando. Envia sinais de que você não valoriza as opiniões deles e que a reunião em si não é importante para você.
9. Gerenciar bem os conflitos: É comum que surjam conflitos nas reuniões do conselho. Se isso acontecer na reunião em que você está concorrendo, tente ao máximo controlá-lo sem deixar ressentimentos na mente de ninguém.
10. Reconhecer e agradecer a todos os presentes
Ao final da reunião de diretoria, agradeça a presença de todos os presentes e agradeça a presença de todos e as contribuições significativas. Diga aos participantes que você os aprecia os motivará a se envolverem mais nas reuniões subsequentes.