Você está preocupado com o vazamento de informações confidenciais da empresa e deseja evitar isso? Em caso afirmativo, aqui estão as 10 melhores maneiras de proteger documentos comerciais.
O mundo é uma aldeia global e a Internet tornou mais fácil administrar nossos negócios, mas uma das desvantagens da Internet é que ela tornou mais fácil o comprometimento das informações comerciais e o roubo de dados. Agora se tornou muito importante para os proprietários de empresas tomarem medidas proativas para evitar que suas informações comerciais sejam comprometidas e segredos comerciais sejam roubados. Vamos dar uma olhada em algumas das maneiras pelas quais as informações comerciais são comprometidas-:
3 maneiras pelas quais as informações comerciais são comprometidas ou roubadas
- Troca de emprego de funcionário -: quando um funcionário trabalha para você por um período, ele aprende muito sobre sua empresa e provavelmente aprende alguns segredos comerciais que você usa para aumentar o sucesso de sua empresa. Agora, se o funcionário decidir deixar sua empresa para trabalhar para um concorrente, ele pode revelar alguns desses segredos comerciais aos concorrentes. Um funcionário também pode deixar sua empresa para iniciar um negócio semelhante, tornando-se seu concorrente e usando alguns de seus segredos comerciais para impulsionar seu negócio.
- Investidores e Parceiros -: No processo de busca de recursos para o seu negócio, você deverá apresentar um plano de negócios que será utilizado para avaliar a viabilidade do negócio. Este plano de negócios pode conter algumas ideias e estratégias de negócios exclusivas que podem ser roubadas pelos investidores, especialmente se o negócio eventualmente não der certo.
- Hacking -: Suas informações comerciais também podem cair em mãos indesejadas por meio de hackers da Internet.
Então, como você protege suas informações comerciais e documentos confidenciais contra mãos indesejadas?
10 maneiras revestidas de ferro para proteger informações / documentos confidenciais
1. Analise suas informações comerciais para determinar quais devem ser protegidas contra o risco de cair em mãos indesejadas. Se você tiver algumas informações que considera segredos comerciais, deverá analisá-las cuidadosamente. Os segredos comerciais são geralmente definidos como informações ou ideias exclusivas que uma empresa usa para obter vantagem sobre seus concorrentes.
2. Elabore uma política de proteção de dados que você comunicaria aos seus funcionários para ajudá-los a compreender os tipos de informações que devem ser mantidas em segredo e também ajudá-los a compreender suas responsabilidades em manter tais informações. Você também deve organizar reuniões e treinamentos regulares para lembrar seus funcionários da necessidade de proteger as informações da empresa.
3. Crie áreas de armazenamento para documentos confidenciais . Esta área deve ser altamente protegida e monitorada com câmeras e o acesso não autorizado deve ser fortemente evitado.
4. Processo de descarte de documentos -: A forma como documentos indesejados são descartados também é muito importante. Os documentos podem chegar a mãos não autorizadas se não forem eliminados de forma adequada. Portanto, é importante que você compre uma trituradora de papel para destruir documentos indesejados ou contrate empreiteiros trituradores para fazer isso em seu nome.
5. Certifique-se de que todas as informações confidenciais estão devidamente etiquetadas e que o documento não pode ser copiado ou utilizado sem autorização.
6. Ao contratar funcionários para trabalhar para você, certifique-se de que eles assinem acordos como parte das condições de emprego. Alguns dos documentos que você deve pedir a eles para assinar incluem-:
- Cláusula de não concorrência -: Este é um acordo assinado pelo funcionário declarando que ele não se envolveria em negócio semelhante competindo com o empregador.
- Não Solicitação-: Este é outro contrato que você deve pedir a seu funcionário para assinar, declarando que ele não solicitaria clientes, oportunidades de negócios ou funcionários direta ou indiretamente de sua empresa.
7. Incluir acordos de confidencialidade nos documentos contratuais -: Informações comerciais não são vazadas apenas por meio dos funcionários. Às vezes, eles podem vazar por meio de empreiteiros, consultores e prestadores de serviços. Por exemplo, as informações privadas de um banco podem ser comprometidas por meio de seus consultores de TI. Portanto, todos os proprietários de negócios devem ter o dever de incluir acordos de confidencialidade em seus documentos contratuais com quaisquer prestadores de serviços.
8. Os proprietários de empresas também devem tentar, tanto quanto possível, reduzir o número de pessoas que têm acesso a documentos confidenciais.
9. Quando um funcionário estiver deixando sua empresa, você deve se lembrar de pedir-lhe que devolva todos os documentos e propriedades da empresa em sua posse e também lembrá-lo da necessidade e das consequências de não cumprir seus acordos de confidencialidade.
Se você ainda tiver preocupações de que tal funcionário possa revelar segredos comerciais para a nova empresa para a qual foi contratado para trabalhar, você pode enviar uma carta oficial à empresa informando-os sobre o acordo de não divulgação e confidencialidade que o funcionário assinou com você companhia.
10. Proteja seus documentos eletrônicos -: Se você utiliza muito a internet em seu negócio, é importante que proteja seus documentos. Você pode conversar com um consultor de TI sobre as maneiras de proteger seus dados na Internet.
11. Monitore seus visitantes: Certifique-se de que a área de visitantes em suas instalações comerciais esteja separada da área de trabalho e que os visitantes sejam monitorados de perto para evitar o acesso não autorizado a áreas restritas.
12. Quando um funcionário sair da empresa, certifique-se de alterar todas as senhas e códigos de segurança conhecidos pelo funcionário.
5 etapas a serem executadas quando as informações da sua empresa ficarem comprometidas?
uma. Primeiro você deve descobrir como e por que isso aconteceu . Como a informação vazou? É o resultado de uma fraqueza em seu sistema ? É importante que você primeiro identifique o canal de vazamento para ajudá-lo a oferecer uma solução.
b. Procure assistência jurídica, se necessário -: Se você descobrir que houve vazamento de informações em decorrência de uma violação do contrato, poderá ser necessário envolver seu advogado para que a parte responsável seja processada e pague pelos danos. Além disso, se você acha que as informações que vazaram podem ser perigosas para sua empresa ou clientes, você precisará de apoio legal para protegê-lo.
c. Informe seus funcionários e todas as partes afetadas sobre o incidente.
d. Tome medidas proativas para reduzir os danos. No caso de um site que foi hackeado, pode ser necessário encerrar completamente por um tempo para que possa ser limpo.
e. Você também deve tomar medidas para evitar ocorrências futuras.