Um dos princípios de fornecimento de bens a um mercado é que a empresa deve ter estoque suficiente para satisfazer a demanda do cliente sem ter muito. Manter a quantidade certa de estoques para atender à demanda ajudará a minimizar os custos.
Estoque é o estoque físico de um item que uma empresa ou organização mantém à mão para o funcionamento eficiente de seus negócios. A gestão de estoques, por outro lado, envolve a supervisão de ativos não capitalizados e itens de estoque. Cuida do fluxo de mercadorias dos fabricantes para o depósito e dessas instalações para o ponto de venda. Resumindo, trata-se de solicitar, armazenar e utilizar o estoque de uma empresa: matéria-prima e acabada. Além disso, a gestão de estoque também pode ser vista como a manutenção de um controle interno eficaz sobre o estoque, incluindo a proteção do estoque contra danos ou roubo, usando o pedido de compra para rastrear o movimento do estoque, mantendo um livro de estoque e frequentemente comparando contagens de estoque físico com o valor que está registro.
Existem 3 tipos de estoque: matéria-prima, trabalho em andamento e estoque de produtos acabados.
O estoque que uma empresa mantém pode ser um de seus ativos mais valiosos ou mesmo um passivo. Na maioria dos negócios com uso intensivo de estoque, a falta de estoque pode apresentar muitos efeitos indesejáveis para a empresa. Por outro lado, ter mais estoque disponível do que o necessário pode resultar em deterioração, roubo, danos ou até mesmo redução na demanda. Nesse caso, o estoque pode ser considerado um passivo para a empresa em questão (se não no sentido contábil).
Em meados da década de 1990, os varejistas começaram a implementar métodos modernos de sistemas de gerenciamento de estoque devido aos avanços na tecnologia de computador e software. O sistema funciona em um processo circular, desde o rastreamento da compra até o gerenciamento do estoque, passando pelo reordenamento e vice-versa.
O estoque pode e deve ser segurado e, caso não seja liquidado a tempo, pode ter que ser descartado ao preço de liquidação ou eliminado.
Tendo isso em mente, fica claro que a gestão de estoque é muito importante para as empresas. Saber o momento certo para reabastecer certos itens, quantos desses itens produzir ou comprar, quanto pagar, quando vender e a que preço pode se tornar uma escolha difícil de fazer sem as informações certas.
Dados os custos e benefícios significativos associados aos estoques, as empresas gastam muito tempo tentando descobrir o que constitui o nível ideal de estoque que deve ser mantido em todos os momentos para não ter muito ou pouco estoque em qualquer ponto em tempo.
O gerenciamento de estoque tem seus prós e contras. Aqui estão 10 deles.
Vantagens da gestão de estoque
- Ajuda a manter a quantidade certa de estoque: ao contrário do que algumas pessoas acreditam, a gestão de estoque não busca reduzir a quantidade de estoque que você tem em estoque, porém, busca manter um ponto de equilíbrio onde está seu estoque está trabalhando com a eficiência máxima e você não precisa ter muitos ou poucos estoques à mão em um determinado momento. O objetivo é encontrar aquela zona onde você nunca perde dinheiro em seu estoque em nenhuma direção. Com a ajuda de uma estratégia de gerenciamento de estoque eficiente, é fácil melhorar a precisão da ordem de estoque.
- Isso leva a um armazém mais organizado: com a ajuda de um bom sistema de gerenciamento de estoque, você pode organizar facilmente seu armazém. Se o seu armazém não estiver organizado, você achará muito difícil gerenciar seu estoque. Muitas empresas optam por otimizar seu depósito, colocando os itens que têm as vendas mais altas juntos em um local de fácil acesso no depósito. Em última análise, isso ajuda a acelerar o atendimento de pedidos e mantém os clientes satisfeitos.
Se você entrar em um depósito ou instalação sem o gerenciamento de estoque adequado, isso ficará imediatamente aparente. Os gerentes e proprietários de negócios que não implementam um sistema de gerenciamento de estoque eficaz geralmente têm problemas para controlar os ativos e executar a ordem de serviço, de modo que eles acabam não sendo mantidos no lugar certo. Não é apenas uma monstruosidade, mas também pode levar a uma variedade de riscos à segurança.
- Isso economiza tempo e dinheiro: um sistema de gerenciamento de estoque eficaz pode se traduzir em economia de tempo e dinheiro por parte da empresa. Ao manter o controle do produto que você já tem em mãos, você pode evitar o aborrecimento de ter que fazer uma recontagem de estoque para garantir que seus registros sejam precisos. Ele também permite que você economize dinheiro que, de outra forma, seria gasto em produtos de movimentação lenta.
- Melhora a eficiência e a produtividade: dispositivos de gerenciamento de inventário como leitores de código de barras e software de gerenciamento de inventário podem ajudar a aumentar significativamente a eficiência e a produtividade de um negócio. Eles fazem isso eliminando a maneira manual de fazer as coisas, permitindo que os funcionários façam outras coisas mais importantes para a empresa.
- Um sistema de gerenciamento de estoque bem estruturado melhora a retenção de clientes: para que os clientes continuem a tratá-lo com condescendência, você precisará ter sempre os produtos que desejam, na quantidade e no momento que desejam. O gerenciamento de estoque ajuda você a atender a essa demanda, permitindo que você tenha os produtos certos o tempo todo, para que você e seus clientes nunca fiquem presos.
- Evite processos judiciais e multas regulatórias: como mencionado anteriormente, o gerenciamento de estoque permite que você mantenha seu depósito ou instalação em ordem. Se não for mantido em ordem, pode resultar em ações judiciais, lesões e multas associadas ao não cumprimento das diretrizes e regras regulatórias. Além disso, o gerenciamento de estoque adequado (incluindo a manutenção de registros das atividades de sua equipe) ajuda a documentar suas ações no caso de uma situação indesejável.
- Agendar manutenção: ao adquirir um novo eletrodoméstico, você pode começar a agendar a manutenção de rotina e preventiva, emitir a ordem de serviço para sua equipe e acompanhar se a manutenção foi realmente realizada. Isso ajudará a prolongar a vida útil desse ativo específico.
- Redução dos custos de manutenção: outro benefício de um sistema de gestão eficiente é que ajuda a economizar nos custos de estoque. Esses tipos de custo podem ser altos e prejudicar uma margem de lucro saudável. Esses tipos de custos são os custos de financiamento, aluguel do armazém, salários do pessoal do armazém, contas de luz, segurança etc. A chave para manter esses custos sob controle é ter apenas a quantidade de estoque necessária em um determinado momento. Com um programa de gerenciamento de estoque que ajuda você a fazer boas previsões, você pode evitar o excesso de estoque e, assim, pagar mais pelos custos de manutenção. Além disso, ter confiança em sua previsão significa que você não terá que manter muito “estoque de segurança”.
- Flexibilidade: uma boa estratégia de gestão de estoque permitirá que o gerente seja flexível e se adapte às situações que surgem. O mundo dos negócios é dinâmico e muitas vezes imprevisível, e o mesmo pode ser dito da gestão de estoque. Há uma infinidade de problemas que podem surgir, como remessas incorretas, acidentes de depósito, problemas de fabricação, roubo e outros. Normalmente não é possível prever ou prever com certeza quando isso acontecerá, mas se acontecer, o melhor cenário será o gerente saber imediatamente para que possa retificar o problema.
- Maior transparência das informações: uma boa gestão de estoque ajuda a manter o fluxo de informações transparente. Essas informações incluem quando os itens foram recebidos, separados, embalados, despachados, fabricados etc. Você também sabe quando precisa pedir mais de qualquer produto, quando tem muito ou pouco estoque.
Desvantagens do gerenciamento de estoque
- Burocracia: embora o gerenciamento de estoque permita que os funcionários em todos os níveis da empresa leiam e manipulem o estoque da empresa e o estoque de produtos, a infraestrutura necessária para construir tal sistema adiciona uma camada de burocracia a todo o processo e ao negócio em geral. Nos casos em que o controle de estoque é interno, isso inclui o número de novas contratações que não estão presentes para regular o depósito e facilitar as transações. Nos casos em que o gerenciamento de estoque está nas mãos de terceiros, o custo é um preço de assinatura e uma dependência de outra empresa separada para gerenciar sua infraestrutura. Não importa a escolha que você escolha, isso se traduz em um custo indireto mais alto e mais camadas de gerenciamento entre o proprietário e o cliente. Do ponto de vista do cliente,
- Toque impessoal:outra desvantagem do gerenciamento de estoque é a falta de toque pessoal. Grandes sistemas de gerenciamento de cadeia de suprimentos tornam os produtos mais acessíveis em todo o mundo e a maioria fornece suporte de atendimento ao cliente em caso de dificuldade, mas o aumento na infraestrutura pode muitas vezes significar uma diminuição no toque pessoal que ajuda uma empresa a se destacar das demais. Por exemplo, o gerente de vendas de uma pequena empresa de manufatura que vende suprimentos de encanamento para encanadores locais pode colocar uma caixa extra de lavadoras ou cotovelos sem nenhum custo para o cliente, sem disparar nenhum alarme. Isso é feito para o bem das relações com o cliente e muitas vezes faz com que o cliente se sinta especial. Embora materiais gratuitos também possam ser fornecidos sob o gerenciamento de estoque,
- Problema de produção: embora a gestão de estoque possa revelar a quantidade de estoque que você tem em mãos e a quantidade que você vendeu, ela também pode ocultar problemas de produção que podem levar a desastres no atendimento ao cliente. Uma vez que a administração coloca quase todo o seu foco na gestão de estoque em detrimento do controle de qualidade, itens quebrados ou incorretos que normalmente seriam descartados são enviados junto com itens íntegros.
- É necessário aumentar o espaço para manter o estoque: para manter o estoque, você precisará de espaço, portanto, a menos que as mercadorias que você comercializa sejam realmente pequenas, você precisará de um depósito para armazená-lo. Além disso, você também precisará comprar prateleiras e racks para guardar suas mercadorias, empilhadeiras para movimentar o estoque e, claro, pessoal. O nível ideal de estoque para uma empresa ainda pode ser muitas mercadorias e elas precisarão de espaço para serem armazenadas e, em alguns casos, custos operacionais adicionais para gerenciar o estoque. Isso, por sua vez, aumentará o custo e afetará negativamente o lucro que a empresa obtém.
- Complexidade: alguns métodos e estratégias de gerenciamento de estoque podem ser relativamente complexos e difíceis de entender por parte da equipe. Isso pode resultar na necessidade de treinamento dos funcionários para entender como funciona o sistema.
- Alguns sistemas de gerenciamento de estoque, como o sistema de período de pedido fixo, obriga a uma revisão periódica de todos os itens. Isso por si só torna o sistema um pouco ineficiente.
- Altos custos de implementação: alguns sistemas de gerenciamento de estoque podem ter um preço alto porque a empresa precisa instalar sistemas e softwares especializados para usá-los. Isso pode ser problemático para grandes empresas que operam em locais difíceis. Mesmo depois de instalar o sistema caro, ele ainda precisa ser mantido e atualizado regularmente, incorrendo em mais custos.
- Mesmo com um método de gerenciamento de estoque eficiente, você pode controlar, mas não eliminar o risco do negócio.
- O controle de estoque é complexo devido às muitas funções que executa. Portanto, deve ser visto como uma responsabilidade compartilhada.
- Manter estoque pode resultar em um risco maior de perda por desvalorização (mudanças no preço).