Você está ficando para trás no local de trabalho e não está realizando o trabalho? Se SIM, aqui estão as 15 melhores dicas fáceis de fazer para aumentar sua produtividade de trabalho no escritório.
Sempre há dois tipos de pessoas em qualquer organização – pessoas que realmente atingem seus objetivos e aquelas que ficam se perguntando se outras pessoas têm algum tipo de truque de mágica que usam para realizar mais trabalhos porque parecem não conseguir acompanhar os níveis de velocidade e produtividade de outras pessoas.
Se você se enquadra na última categoria, então sim, você está certo. Existem algumas dicas e truques de mágica que você pode usar para se tornar uma pessoa mais produtiva no trabalho.
15 dicas fáceis de fazer para aumentar a produtividade do seu trabalho no escritório
1. Definir prazos : É normal que se você sentir que tem todo o tempo do mundo para concluir uma tarefa, não haja nenhum senso de urgência e você pode facilmente arrastar a tarefa pelo maior tempo possível. Mas quando você estabelece prazos auto-impostos, isso o ajuda a ser mais produtivo, porque você sempre terá em mente que o tempo está passando e você precisa se concentrar em alcançar seus objetivos.
2. Evite reuniões : às vezes, as reuniões podem ser contraproducentes. Eles podem se arrastar por mais tempo do que o planejado e deixar menos tempo para você realizar as tarefas de trabalho. Na verdade, de acordo com uma pesquisa recente realizada pela Atlassian, o trabalhador médio passa mais de 31 horas participando de reuniões improdutivas.
Antes de agendar ou participar de qualquer reunião, pergunte a si mesmo se é possível atingir os objetivos da reunião por e-mail, reuniões baseadas na web ou telefonemas. Tente aproveitar as reuniões permanentes também; uma reunião em que todas as partes estão de pé dificilmente se arrastará tanto quanto uma reunião em que todos estejam sentados e relaxados.
3. Evite multitarefa : supõe-se que a multitarefa possa ajudá-lo a completar mais tarefas ao mesmo tempo, mas vários estudos realizados sobre o assunto nos fizeram entender que a multitarefa pode limitar sua produtividade. Um estudo recente realizado por neurocientistas revelou que apenas cerca de 2,5% das pessoas são capazes de realizar multitarefas de forma eficaz.
Portanto, quando o resto de nós pensa que somos multitarefas, não somos; estamos simplesmente executando ações individuais em rápida sucessão. É mais produtivo se concentrar em uma tarefa por vez, concluí-la e, em seguida, passar para a próxima tarefa em sua lista de tarefas pendentes. Você conseguiria concluir mais tarefas dessa maneira do que tentar fazer muitas coisas ao mesmo tempo.
4. Faça pausas curtas e frequentes : pode parecer contra-intuitivo, mas pode ajudá-lo a aumentar sua produtividade. Em vez de passar várias horas trabalhando em suas tarefas, é útil fazer intervalos frequentes entre as tarefas.
Quando você passa muito tempo trabalhando em um emprego, pode ter retornos decrescentes na produtividade devido aos níveis crescentes de estresse. Mas se você fizer pausas curtas entre o trabalho, isso o ajudará a relaxar, de modo que, quando voltar ao trabalho, seu desempenho aumentará.
Se o seu trabalho envolve ficar sentado por várias horas, o fluxo sanguíneo e de oxigênio para o cérebro pode diminuir após algumas horas sentado no mesmo lugar. Ajuda levantar-se durante as pequenas pausas do trabalho; caminhe um pouco para que o fluxo de oxigênio para o cérebro possa melhorar e seu desempenho mental possa aumentar.
5. Pare de tentar ser perfeito : a perfeição é apenas uma ilusão – uma ilusão da qual você tem que desistir porque limita sua produtividade. Se você está sempre tentando garantir que todas as tarefas sejam concluídas com perfeição antes de entregá-las, você acabará gastando muito tempo extra com elas – tempo que teria investido para concluir mais tarefas.
Você tem que entender que a perfeição é uma tarefa muito difícil de alcançar – é quase impossível ser perfeito, então dê o melhor de si a todos os seus projetos e prossiga para outras tarefas sem perder muito tempo.
6. Desligue as notificações : sejam chamadas, emails ou mensagens; eles são capazes de sequestrar o seu dia e desviá-lo do curso.
Você poderia ter planejado o dia inteiro, mas um telefonema ou e-mail pode mudar tudo. É melhor desligar todas as fontes potenciais de distração durante o trabalho e atender às suas ligações, e-mails e outras mensagens depois de concluir tarefas importantes.
7. Aprenda a delegar tarefas : às vezes, você deseja lidar com todas as tarefas sozinho porque não tem certeza de que outras pessoas seriam capazes de lidar com as tarefas tão bem quanto você. Bem, deve haver algumas tarefas que você pode delegar – tarefas que não são tão difíceis e não têm grande impacto na realização de seus objetivos.
Aprenda a delegar essas tarefas a outras pessoas. Por exemplo, você realmente tem que ser o único digitando cartas para enviar aos seus clientes? Você pode atribuir tarefas como essa a outras pessoas para que possa se concentrar em tarefas importantes.
8. Organize seu espaço de trabalho : A desordem física pode facilmente levar à desordem mental. Os psicólogos revelaram que a desordem física pode distrair muito e limitar a produtividade e a desordem do espaço de trabalho pode fazer com que você gaste um tempo valioso que gastaria completando tarefas, procurando documentos, arquivos e ferramentas de trabalho.
Ajuda a manter um espaço de trabalho organizado para que você possa se concentrar melhor no trabalho e manter um forte foco mental.
9. Bloqueie o ruído : Às vezes, o ruído e as atividades das pessoas ao seu redor podem distraí-lo e limitar sua produtividade. Uma maneira de evitar isso é usar um fone de ouvido para bloquear o ruído. Você pode tocar música enquanto trabalha para bloquear a perturbação das pessoas ao seu redor.
10. Use um Quadro de Visão : Às vezes, quando você tem seus objetivos e desejos olhando para você, não precisa de mais motivação para trabalhar mais e ser mais produtivo.
Você pode imprimir pequenas fotos das coisas que está tentando alcançar – aquele carro dos sonhos, a casa dos sonhos, as férias de luxo, cole as fotos em um local estratégico onde você possa ver facilmente durante o trabalho. Cada vez que vir a foto, você será incentivado a se empenhar mais em seu trabalho para que possa atingir esses objetivos.
11. Tire proveito de suas horas mais produtivas : Todos nós temos horas em que somos mais produtivos e aquelas horas em que parece que não conseguimos fazer muito, não importa o quanto tentemos.
Descubra os horários em que você é mais produtivo e aproveite essas horas.
Uma maneira de fazer isso é programar suas tarefas de trabalho mais desafiadoras para essas horas, para que você possa lidar com tarefas menos difíceis quando estiver no pico de seu desempenho.
12. Planeje o seu dia : Você deve sempre planejar o seu dia – chegar ao trabalho pelo menos 15 minutos antes do horário programado para começar e gastar esses 15 minutos planejando o seu dia. O planejamento do dia ajuda você a se manter no controle e a manter seus objetivos diários em mente. Também ajuda a reduzir a desordem mental e ajuda a melhorar seu foco e níveis de concentração.
13. Dias de folga : Sim, você deve ter alguns dias em que não trabalhe tanto quanto trabalhava nos outros dias.
Isso pode servir como uma forma de recompensa e motivação para ajudá-lo a enfrentar uma semana agitada.
Você não precisa ficar ocioso em seus dias de folga; você pode simplesmente passar o dia fazendo tarefas simples que não requerem muita informação mental. Inconscientemente, você sempre anseia pelos seus dias de folga, e o mero pensamento de que logo terá um dia para descansar pode ajudar a encorajá-lo e ajudá-lo nos dias mais ocupados.
14. Mantenha a água perto de você : é importante se manter hidratado, mas às vezes, uma simples pausa para beber água pode expô-lo a distrações evitáveis.
Você poderia se levantar para beber água e, no caminho de volta, ver seus colegas reunidos em torno de algo discutindo, e então ficar tentado a entrar na discussão e esquecer completamente que tem prazos e tarefas a cumprir.
Isso ajuda a manter uma garrafa de água e, basicamente, todas as ferramentas e recursos de que você precisa para concluir as tarefas perto de você, de modo a evitar distrações que podem ocorrer ao fazer pausas para obter essas ferramentas e recursos.
15. Priorizar tarefas de trabalho : a priorização pode ser a única coisa que o ajudaria a evitar a sensação de uma bagunça total no final de um dia de trabalho naqueles dias em que você ainda não consegue completar todas as tarefas em sua lista de tarefas, mesmo depois de dar o seu melhor.
Quando você prioriza suas tarefas de trabalho, você já sabe quais são as mais importantes, para que possa começar por elas. Mesmo que você não consiga completar todas as suas tarefas no final do dia, você terá concluído pelo menos algumas das mais importantes.
Por fim, aprenda a comemorar pequenas vitórias e metas que você é capaz de alcançar. O cérebro humano prospera com recompensas e sentimentos agradáveis. Quando você está feliz ou comemorando, seu cérebro libera hormônios testosterona que fazem você se sentir bem. A testosterona é um estimulante saudável para o cérebro, então, quando você comemorar as pequenas conquistas, metas e prazos cumpridos; você estaria dando ao seu cérebro mais razões para apoiá-lo para alcançar mais objetivos.