A sua empresa está com pouco dinheiro, mas você quer continuar à tona e ainda expandir o negócio? Se SIM, aqui estão as 21 melhores dicas, estratégias e técnicas de gerenciamento de capital de giro que você pode aplicar para salvar seu negócio.
O conceito de capital de giro pode ser rastreado até os antigos mascates ianques que enchiam seus vagões com coisas diferentes e saíam por aí vendendo-as. Envolve três processos importantes. A primeira é que o mascate compra as mercadorias a crédito de um fornecedor, depois as vende e recebe dinheiro para obter o lucro e, finalmente, reembolsa o fornecedor de sua mercadoria para mostrar que é digno de um novo empréstimo.
O que é Gerenciamento do Capital de Giro?
Hoje em dia, os princípios básicos permanecem os mesmos, mas a definição evoluiu desde então. A gestão do capital de giro refere-se à forma como os gestores usam o financiamento de curto prazo para financiar seus ativos circulantes, como caixa e outros equivalentes de caixa, contas a receber, estoque, despesas pré-pagas etc.
Os ativos circulantes são essenciais para qualquer empresa, mas os gerentes devem lembrar que há custos associados à sua manutenção. Se uma empresa puder reduzir seus ativos circulantes sem prejudicar as vendas, a lucratividade inevitavelmente aumentará.
A gestão do capital de giro, intimamente relacionada à gestão da cadeia de suprimentos financeiros, diz respeito a todas as empresas, independentemente de sua situação e desempenho atuais.
As empresas compram bens e serviços de seus fornecedores, armazenam os bens durante e após o processo de produção antes de vendê-los aos clientes. Esse ciclo ocupa uma alta porcentagem da liquidez disponível de uma empresa. Normalmente, uma empresa só recupera a liquidez quando os bens manufaturados são pagos.
É exatamente aqui que a gestão do capital de giro será aplicada. Ao otimizar vários processos, a quantidade de capital vinculado pode ser reduzida. A empresa pode então usar a liquidez adicional para fazer investimentos ou fomentar o crescimento em novos mercados.
Sem dúvida, a necessidade de uma gestão eficaz do capital não pode ser superestimada, pois ajuda a aumentar a lucratividade da empresa e também facilita as operações financeiras. É triste notar, no entanto, que um relatório da PWC descobriu que, desde a crise financeira, houve uma diminuição do foco no capital de giro.
Isso significará ruína para muitas empresas no longo prazo. Aqui estão as melhores dicas, estratégias e técnicas de gerenciamento de capital de giro que você pode usar para proteger seu capital de giro.
21 melhores dicas, estratégias e técnicas de gerenciamento de capital de giro
1. Gerenciar aquisições e estoque
Manter o controle eficaz da quantidade de estoque que você possui em um determinado momento é uma das marcas de uma gestão eficaz do capital de giro. Isso ocorre porque ter mais estoque do que o necessário pode colocar uma pressão excessiva sobre a quantidade de dinheiro que a empresa tem para executar suas outras atividades. Novamente, isso pode causar danos ao produto devido ao longo armazenamento se o estoque for sensível ao tempo.
Por outro lado, não ter estoque suficiente pode resultar na perda de vendas de uma empresa para seus concorrentes e, em última análise, em danos à sua imagem. Para manter um estoque eficiente, você deve anotar os itens que compra e a quantidade que os vende. Para fazer isso, você precisará manter um nível ótimo de estoque.
Você pode conseguir isso mantendo um forte vínculo de informação e comunicação entre os vários departamentos e prevendo o possível aumento e queda na demanda, de modo a evitar que sua empresa tenha muito ou pouco estoque em um determinado momento.
Se uma empresa não souber o nível de estoque que possui em um determinado momento, será quase impossível para a empresa determinar seu nível ótimo e isso pode resultar em muitas desvantagens para a empresa. Você pode se opor a isso fazendo um inventário da quantidade de produtos que possui para monitorar o que você tem em mãos e justificar a necessidade de comprar mais estoque ou não.
2. Pague os fornecedores em dia
Nem é preciso dizer que a disciplina no processo de pagamento é uma parte vital do processo de pagamento. Estudos e pesquisas feitas sobre os níveis de capital de giro mostraram que a maior melhoria vem do melhor desempenho de contas a pagar e da redução dos dias a pagar pendentes (DPO).
As empresas que pagam em dia pelos bens e serviços que adquirem têm uma melhor relação de trabalho com seus fornecedores e têm vantagem ao tentar negociar melhores negócios, como descontos e condições de pagamento com seus fornecedores, em caso de necessidade.
Se você conseguir manter seus fornecedores satisfeitos e permanecer em seus bons livros, poderá economizar dinheiro a longo prazo quando se trata de obter maiores descontos para compras a granel, pedidos recorrentes e maximização do período de crédito.
3. Melhorar o processo de recebíveis
Para tornar o processo de recebimento mais curto, é melhor que a empresa tenha um bom sistema de cobrança. Você deve se esforçar para enviar faturas o mais rápido possível. Às vezes, pode haver lapsos, processos burocráticos volumosos ou ineficiências que podem resultar em atrasos no processo de envio de faturas.
Se isso acontecer, o processo de fatura terá que ser examinado e reavaliado de forma a torná-lo mais ágil e eficaz. A tecnologia pode ser facilmente empregada para melhorar a entrega eletrônica de faturas e, assim, acelerar o processo de faturamento e cobrança e, por fim, acelerar o processo e o ciclo de conversão de dinheiro.
Além disso, as faturas devem ser examinadas quanto a erros antes de serem enviadas ao devedor, de modo a evitar atrasos no pagamento. De vez em quando, você também pode lembrar seus devedores de que eles lhe devem e precisam pagar o mais rápido possível.
4. Gerenciar devedores de forma eficaz
Para garantir que você tenha capital de giro disponível a qualquer momento, você precisa ter certeza de que o dinheiro está entrando no negócio e dentro do prazo. Se necessário, você pode precisar reexaminar os créditos e contratos que tem com seus devedores, a fim de se certificar de que não está dando a eles uma janela muito grande para pagar pelos bens e serviços que compraram, porque isso poderia ter um efeito negativo no fluxo de caixa da sua empresa.
As condições de crédito que você assinou com seus devedores devem ser de forma a beneficiar sua empresa e suas necessidades de fluxo de caixa. Você deve se esforçar para reduzir dívidas incobráveis ao mínimo, implementando verificações de crédito mais rigorosas e também garantir que procedimentos eficazes de controle de crédito estejam em vigor para perseguir clientes que pagam atrasados.
5. Tome decisões financeiras informadas
O capital de giro é isento de juros e sem condições e, como tal, é a fonte de caixa mais barata e mais rápida para uma empresa. Um estudo realizado recentemente foi de opinião que cerca de sessenta e cinco por cento das organizações não têm uma necessidade imediata de financiamento.
Ao colocar seu capital de giro em uma ordem de preferência, a empresa será capaz de tomar decisões estratégicas de investimento que impulsionam o desempenho operacional e a eficiência. Por outro lado, não ter liquidez operacional suficiente devido ao fato de que os produtos que você tem estão amarrados como estoques, estoque e faturas não pagas pode ter um efeito enorme no fluxo de caixa.
6. Determine os requisitos de negócios
Determinar a necessidade exata do negócio é o primeiro passo para decidir a melhor maneira de financiar o capital de giro. Quer o seu negócio esteja começando, nos primeiros anos ou se você pretende expandir o seu negócio, isso exigirá abordagens diferentes e, em última análise, soluções de financiamento diferentes.
Devido ao fato de que existem vários métodos que se adaptam a cada etapa do estilo de vida de uma empresa, é realmente necessário discutir regularmente planos e requisitos internamente com a equipe de gestão sênior e com provedores financeiros externos para que você possa planejar cuidadosamente e acessar suas necessidades de capital de acordo com os objetivos estratégicos da empresa.
7. Previsão
Para garantir que uma empresa tenha uma gestão eficaz do capital de giro, é muito necessário promover uma previsão de fluxo de caixa adequada. Ao fazer uma previsão, você deve levar em consideração o impacto de fatores essenciais, como ações de seus concorrentes, perda do cliente principal, eventos imprevistos e ciclos de mercado. A previsão de fluxo de caixa também é vantajosa no sentido de que ajuda a fortalecer o balanço patrimonial de uma empresa e também estabiliza o financiamento disponível para o negócio.
8. Gestão eficiente de capital
Ao combinar habilmente as habilidades operacionais e financeiras da sua empresa, você poderá reconhecer e implementar novas estratégias que a ajudarão a gerar caixa no curto prazo. Com a ajuda de executivos competentes da empresa, metas responsáveis podem ser definidas para a organização, uma contabilidade adequada de seus níveis de desempenho pode ser feita e pode ser catalisadores e agentes de mudança.
9. Financiamento alternativo
Às vezes, pegar empréstimos pode ser bastante problemático para proprietários de pequenas empresas e, como tal, eles podem precisar explorar outra alternativa para atender às suas necessidades de dinheiro. Fatoração de faturas e adiantamentos de capital de giro ajudam a obter o dinheiro mais rápido. Usando técnicas alternativas, você poderá melhorar o fluxo de caixa geral da empresa.
10. Reduza o ciclo operacional
Normalmente, o ciclo operacional de quase todos os negócios começa quando a compra da matéria-prima é feita com a conversão do contas a pagar em dinheiro. Nem é preciso dizer que, se o ciclo operacional levar muito tempo, muito capital de giro ficará preso nele. Ao encurtar o ciclo operacional, uma empresa pode ajudar a liberar seu caixa mais rapidamente e, assim, melhorar a liquidez de curto prazo da empresa.
11. Aumente o volume de vendas e reduza as despesas
A maneira mais fácil de melhorar a posição do capital de giro de qualquer empresa é simplesmente reduzir o custo de produção. Você terá que examinar cuidadosamente suas despesas, como a quantidade de dinheiro que está sendo gasta em viagens de negócios, aluguel, material de escritório etc. para que você possa decidir as despesas que não são muito importantes e cortá-las sem afetar a produção, economizando custos.
Aumentar a receita de vendas também pode ser outra forma de melhorar seu capital de giro, desde que o crescimento da receita seja maior do que o aumento das despesas necessárias para gerá-la.
12. Investir em operações
Não invista apenas nas operações, mas também com sabedoria nas operações. No momento, você pode estar investindo seu capital de giro em áreas erradas do seu negócio. Por exemplo, se você está gastando quase tudo que ganha em processos de produção e muito pouco em marketing e vendas, achará muito difícil conseguir novos clientes que são extremamente necessários para aumentar seu fluxo de caixa. Reserve um tempo para acessar sua empresa e descobrir as áreas em que você pode injetar fundos para obter os maiores benefícios.
13. Evite o desperdício a todo custo
Pelo valor de face, pode parecer que reparar um equipamento é sempre a solução mais econômica para comprar ou alugar um novo, mas nem sempre é o caso. A verdade é que, em alguns casos, você pode estar gastando muito em reparos apenas para manter uma peça defeituosa do equipamento que pode estar reduzindo sua produtividade.
É aqui que você deve dar uma olhada introspectiva nos números financeiros de sua empresa. Você pode descobrir que o preço inicial de compra do equipamento e o retorno do investimento de longo prazo são mais econômicos do que consertar constantemente o antigo.
14. Terceirizar certas operações
A terceirização de certas tarefas pode ser duplamente vantajosa, no sentido de que pode levar à redução de custos e também permite que os funcionários concentrem seus esforços em outras áreas mais importantes de seus negócios. A terceirização também pode ser adotada se você operar uma pequena empresa com uma equipe limitada, que não tem conhecimento ou habilidades de trabalho suficientes para trabalhar com eficácia em departamentos comerciais específicos. Operações como vendas, atendimento ao cliente, contabilidade ou suporte técnico podem ser terceirizadas para outras pessoas ou organizações.
15. Seja preciso com seus relatórios de contabilidade
Um dos problemas que as empresas enfrentam ao tentar controlar seu capital de giro é que elas não possuem os dados necessários para fazer um relatório preciso. Eles não têm ideia de onde o dinheiro está sendo gasto.
Ao organizar seu departamento de contabilidade e ter um contador que pode examinar seus livros, você pode reduzir imprecisões e, assim, tomar melhores decisões de negócios. Ter o software de contas na nuvem também pode ser muito útil, pois você pode conversar com seu contador pelo telefone enquanto ambos examinam o mesmo conjunto de contas.
16. Ter um procedimento de coleta eficiente no local
Você não deve apenas construir seu pressuposto sobre a mentalidade idealista de que seus clientes e clientes liquidarão suas dívidas no vencimento. Você não deve cruzar os braços e esperar por eles. Envie lembretes de pagamento e trabalhe para conseguir que os clientes que pagam atrasados tenham um cronograma de pagamento melhor. Embora oferecer descontos para clientes que pagam rapidamente seja outra opção, certifique-se de não dar muitos descontos que possam ter um efeito negativo em seu fluxo de caixa.
17. Facilite o pagamento de seus devedores: Algumas empresas não oferecem facilidades de cartão de crédito porque é muito caro e, no final, torna-se difícil para as pessoas patrociná-las por causa das opções de pagamento difíceis. Você deve tentar tornar muito fácil para seus clientes pagarem suas dívidas e também não é aconselhável remover um método de pagamento que muitas pessoas consideram normal.
18. Crie eficiências que ajudarão a concluir trabalhos e tarefas mais rapidamente
Isso pode ser alcançado melhorando o local de trabalho para que as tarefas sejam concluídas em um ritmo muito mais rápido e, assim, melhore o fluxo de caixa. Isso pode ser por meio de profissionais que trabalham com telas duplas, atualizando máquinas ou usando sistemas excelentes. Por exemplo, se você for capaz de implementar qualquer coisa que reduza uma tarefa que leva de quatro a duas horas, então você deve ser capaz de receber o dobro da receita com os mesmos custos potencialmente.
19. Faça uso de um orçamento de fluxo de caixa
Um orçamento de fluxo de caixa é uma ferramenta muito importante que uma empresa precisa ter, no sentido de que ajuda a entender quando as coisas precisam ser pagas e quando você terá altos e baixos na receita. Com esse tipo de informação de antemão, você pode organizar saques a descoberto para tempos de vacas magras ou reservar dinheiro para despesas.
Os programas de otimização do capital de giro não devem se restringir apenas à função financeira. Deve envolver toda a equipe gerencial da empresa. É errôneo acreditar que todos os problemas de gerenciamento de capital podem ser tratados apenas pela tesouraria. Nomear líderes ou campeões da estratégia de capital de giro local em toda a organização.
Você nunca deve ajustar artificialmente os níveis de capital de giro por meio de atrasos nos pagamentos a fornecedores ou intensificando indiscriminadamente as atividades de cobrança para aumentar a métrica de desempenho do trimestre ou do final do ano. Essas abordagens indiretas para aumentar o capital de giro podem trazer consequências para os negócios devido à reação que surgirá de tais ações.
Ao atrasar o capital de giro para os fornecedores, você pode reduzir o capital de giro no curto prazo, mas essa melhoria provavelmente desaparecerá com o tempo, à medida que os fornecedores ajustam seus preços de acordo. O desconto dinâmico é predominante.
Incentive as pessoas a atingirem suas metas de otimização de capital de giro, reconhecendo e remunerando sua equipe de forma adequada, especialmente no nível gerencial.
20. Faça esforços concentrados para sempre otimizar seu capital de giro
T aqui pode ser a tentação de tomar o seu foco para longe da capital, especialmente se o negócio ainda está em seus estágios iniciais de trabalho porque não pode apresentar a preocupação mais imediata. Também em tempos de crise do negócio, pode haver desvio da atenção do capital de giro para outros campos mais “urgentes”.
No entanto, deve-se observar que as empresas sempre pagarão por deixar de focar no capital de giro. Ignorar seu capital de giro pode inibir significativamente a capacidade de uma empresa de crescer e atender à demanda quando o negócio se recuperar.
21. Forneça um valor agregado aos seus fornecedores
Muitas grandes organizações estão agora usando portais da web para fornecer transparência contábil fluida e descomplicada para todos os seus fornecedores e até mesmo suas transações financeiras, independentemente de sua localização. Você também pode criar métodos, procedimentos e técnicas que podem agregar muito valor aos seus fornecedores.
22. Sempre olhe para frente
O planejamento estratégico é muito importante na hora de manter o capital de giro. Você precisa planejar e avaliar cuidadosamente suas necessidades de capital na próxima semana, mês, trimestre, ano e assim por diante. Você deve avaliar as necessidades que podem surgir, tais como, você precisará atualizar seu software? Fornece treinamento de funcionários? Mudar para um escritório maior? et al.
Há tantas considerações a serem feitas para não mencionar despesas que podem surgir repentinamente. Planeje adequadamente e esteja preparado para tudo e qualquer coisa. Deve-se observar que a gestão adequada do capital de giro exige não apenas tempo, mas também esforço. Porém, é fundamental se você deseja que sua empresa cresça e aproveite as novas oportunidades.