▷ 50 melhores dicas e truques de gerenciamento de estoque de restaurantes para 2023

Você quer entregar os produtos no prazo e expandir o seu negócio de restaurantes? Se SIM, aqui estão as 50 melhores dicas e truques de gerenciamento de estoque de restaurantes para 2023.

Gerenciar um restaurante apresenta uma infinidade de desafios e um dos mais importantes é como controlar o estoque do restaurante. Gerenciamento de estoque é o gerenciamento de estoque e estoque. Como um elemento do gerenciamento da cadeia de suprimentos, o gerenciamento de estoque inclui aspectos como controle e supervisão de estoque de pedidos, armazenamento de estoque e controle da quantidade de produto à venda.

Com suas margens estreitas, controlar custos é a chave para o sucesso e, em última análise, mais lucro. Como comida e mão-de-obra costumam ser suas maiores despesas, é fundamental ter um processo e uma política de gerenciamento de estoque de restaurantes para o seu negócio.

Qual é a importância de fazer o inventário em um restaurante?

O principal objetivo de fazer o inventário é medir a quantidade de itens que seu restaurante usa ao longo do tempo, para comparar com suas vendas e investigar a diferença entre o valor da produção e as vendas. O gerenciamento de estoque do restaurante também é muito importante para manter sua loja em ordem e também é útil para reduzir o desperdício de ingredientes e recursos.

A importância do gerenciamento de estoque não pode ser enfatizada em um restaurante. Seu plano de estoque de alimentos mantém tudo no lugar, organizado e conectado – e um pequeno descuido pode resultar em uma mudança drástica para o seu negócio.

Manter o controle do estoque da cozinha leva a um planejamento e tomada de decisões mais informados. Se você não rastrear o estoque de maneira eficaz, sua previsão pode ficar errada, fazendo com que seus pedidos de suprimentos sejam imprecisos, o que desperdiçará muito tempo, recursos e dinheiro.

Mesmo que alguns gerentes não vejam o gerenciamento de estoque como importante, ele é um grande negócio. Estatisticamente, 16% da sua comida vai para o lixo. 75% dos funcionários dizem que roubaram de seus empregadores em algum momento, o que representa espantosos 7% de sua receita. E os restaurantes que fazem inventários regulares podem aumentar os lucros em até 24% ao ano.

Aqui estão outras razões para fazer o inventário do restaurante regularmente.

uma. A gestão de estoque desempenha um papel crucial em todos os aspectos do seu restaurante – desde os pedidos de suprimentos que você faz até os pedidos dos clientes que você recebe. Como essa parte do trabalho sempre estará lá, dedicar tempo para entender como fazer o inventário e adotar um software de gerenciamento de inventário é um investimento que vale a pena.

b. Conheça sua situação financeira: medir a saúde financeira de um restaurante vai muito além de saber quanto está em sua conta bancária. Este número não dirá quanto produto você tem em mãos ou a quantidade de dinheiro que esses produtos em mãos representam.

Com a ajuda de um inventário eficiente, você poderá calcular facilmente números essenciais para entender a saúde financeira do seu negócio … como o Custo dos Produtos Vendidos. Quando comparado com a receita, o custo dos produtos vendidos oferece a melhor visão sobre suas margens de lucro.

Você pode usar este formulário simples:

(Custo das mercadorias vendidas + custos de mão de obra) / Vendas totais = Custo principal
Se o número que você obtiver for superior a 60% … você terá problemas.

c. Rastrear o Uso Esperado do Estoque: normalmente, é a mesma quantidade de itens que é utilizada da despensa semanalmente. Portanto, a menos que tenha ocorrido algum evento especial, você terá que descobrir por que houve uma mudança significativa no número de suprimentos usados na despensa. Com um inventário regular de restaurantes, você será capaz de:

Identifique aumentos ou diminuições significativas no uso de alimentos imediatamente
Aumente os pedidos para evitar escassez
Diminua o pedido para evitar um excedente

d. Diminuir o desperdício de alimentos: o desperdício de alimentos afeta o sucesso de um restaurante, bem como a sociedade em geral. Somente nos Estados Unidos, cerca de 133 bilhões de libras em alimentos foram desperdiçados somente no ano de 2010. E apesar das estratégias rigorosas para combater essa tendência, o número permaneceu relativamente estagnado desde então. A verdade, entretanto, permanece: não importa o quanto você tente, ainda haverá alguns suprimentos que irão estragar antes de você poder usá-los. Mas você deve fazer tudo o que puder para reduzir essa perda para o bem-estar do seu restaurante.

O primeiro passo para reduzir o desperdício é identificar sua taxa de desperdício … o que você não pode fazer sem um inventário confiável. As taxas médias de desperdício são 3,11% para um restaurante de serviço completo. Se você fizer seus cálculos e descobrir que a taxa média de desperdício está acima de 3,11%, você está desperdiçando alimentos desnecessários e, portanto, perdendo dinheiro.

e. Combate ao Roubo: por mais que você queira confiar em seus funcionários, não há como negar que há uma grande probabilidade de você alugar um ovo ruim que tentará roubar de você. As empresas nos Estados Unidos perdem anualmente entre US $ 40 e US $ 400 bilhões devido ao roubo de funcionários. Esse roubo contribui para o fracasso de 50% de todos os negócios.

Mantendo um inventário consistente e investigando quaisquer irregularidades gritantes, você poderá impedir e até mesmo capturar roubos. Nada encoraja mais um ladrão do que saber que não existe um sistema para verificar suas ações. Como um bônus, pegar e revisar visivelmente seu inventário pode ser todo o impedimento de que os funcionários precisam para não colocar nada em suas malas antes do final do turno.

f. Evite pedidos excessivos: como mencionado antes, o desperdício é um grande problema para muitos restaurantes. Com certeza, você não quer que seu quarto dos fundos fique vazio. Mas você também não quer que o conteúdo da sua sala dos fundos represente uma porcentagem desproporcionalmente grande do capital do seu restaurante. Fazendo inventários regulares, você poderá saber de quanto precisa de mantimentos e, como tal, evitar pedidos em excesso.

Tendo isso em mente, é claro que a gestão de estoque é muito importante para o sucesso de um restaurante. Saber o momento certo para reabastecer certos itens, quantos desses itens comprar, quanto pagar, quando vender e a que preço pode se tornar uma escolha difícil de fazer sem as informações certas.

Dados os custos e benefícios significativos associados aos estoques, os restaurantes gastam muito tempo tentando descobrir o que constitui o nível ideal de estoque que deve ser mantido em todos os momentos para não ter muito ou pouco estoque em qualquer ponto em tempo.

Aqui estão as 50 melhores dicas e truques de gerenciamento de estoque de restaurantes que certamente ajudarão o seu negócio.

50 melhores dicas e truques de gerenciamento de estoque de restaurantes para 2023

Comece com seus itens críticos

Seu menu é uma parte muito crítica de seu negócio de restaurante e, como tal, é um bom ponto de partida para o gerenciamento de seu estoque. Provavelmente, existem alguns itens que são os mais vendidos em seu menu (especialmente aqueles com alto valor, mas baixo custo), então você não pode se dar ao luxo de administrar mal o estoque necessário para esses itens. Você deve ter o controle “mais rígido” de seus itens críticos. Esses itens devem ser inventariados a cada turno e, no mínimo, todos os dias.

2. Estabeleça Pars para Cada Item: No estoque, “par” é o nível no qual o estoque é reabastecido. Definir o par permite que você mantenha estoque suficiente em mãos para que você não fique sem o que precisa. Muitas operações estabelecem o par no nível de vendas diárias mais o tempo de entrega, para garantir que o negócio nunca fique sem esses itens essenciais.

Saber apenas quanto você tem em mãos não tem valor, a menos que você vincule esse número à sua produção e vendas. Certifique-se de adicionar o par em sua contagem disponível para saber quando e quantos pedidos. Isso também ajudará a acompanhar suas unidades de vendas.

3. Implemente um processo para gerenciamento de estoque de restaurantes: Aproveite o tempo para implementar um processo e cumpra-o! Estabeleça o melhor momento para fazer seu inventário que se relaciona com seu processo de pedido e entrega. Certifique-se de reservar um tempo para fazer o inventário ou responsabilizar seus gerentes para concluí-lo. Lembre-se de que quanto mais complexo e diversificado for o seu menu, mais importante será que o inventário seja concluído com fidelidade.

4. Use o software de contabilidade para gerenciamento de estoque de restaurantes: mesmo que você ainda possa contar com uma caneta e papel, ainda é vital que você deve inseri-lo em um software que amarre suas vendas. O negócio de restaurantes se tornou muito complexo e as demandas de tempo são muito curtas para tentar manter o controle do estoque com uma ferramenta manual, como caneta e papel. Invista em um bom software e você não se arrependerá.

Configure um sistema de controle de inventário baseado em software. Mesmo se você estiver administrando apenas um pequeno restaurante, terá pelo menos algumas dezenas de itens em estoque, e operações maiores podem facilmente ter várias centenas. A verdadeira conveniência de um sistema de inventário baseado em software é o recurso de cálculo automático e, com o software, você pode predefinir pedidos a serem acionados em certos níveis de inventário.

5. Conduza-se e Spot Check: assim que você estabelecer um processo de gerenciamento de estoque, certifique-se de ser o primeiro a concluir o processo sozinho. Então, quando sua equipe for responsável por conduzir o inventário, verifique o processo em intervalos com os quais você se sinta mais confortável, seja uma vez por mês ou trimestral. Lembre-se de que seu estoque são as vendas que ainda não foram processadas na caixa registradora, portanto, fique de olho no que está atrás da casa.

Se administrado corretamente, você deve ter estoque suficiente em mãos para poder preparar tudo no menu, mas não muito para que os produtos comecem a estragar. Isso também pode evitar que você ou sua equipe sejam “tentados” por essas “ótimas negociações” que seus fornecedores estão realizando – verifique seu estoque e uso antes de comprar aquela “pechincha”.

6. Treine sua equipe em estoque: Colocar a área de transferência de estoque ou software nas mãos de qualquer funcionário e enviá-lo de volta ao estoque é uma receita para o desastre. O gerenciamento de estoque não pode recair inteiramente sobre uma pessoa – especialmente em restaurantes corporativos ou empresas com vários locais. Gerentes e líderes de turno devem entregar relatórios de inventário detalhados sempre que baterem o ponto e alertar a equipe sobre qualquer falha ou problema importante.

Essa responsabilidade também recai sobre os cozinheiros de linha e a equipe de apoio, que devem tomar nota de derramamentos, erros e comida estragada sempre que os encontrarem. Ensinar sua equipe a se tornar especialista em estoque ou matemáticos dedicados pode ser difícil, mas é mais fácil se você incorporar um sistema de estoque fácil de usar para seus funcionários.

Para garantir a máxima consistência e confiabilidade do estoque, você precisará ter de dois a três tomadores de estoque dedicados em sua equipe. Escolha alguns de seus funcionários mais detalhistas e “promova-os” ao status de tomadores de estoque.

Depois de fazer suas seleções, reserve um tempo para treiná-los no gerenciamento de estoque adequado. A partir daí, escolha alguns de seus especialistas internos, em recebimento de pedidos e estocagem para garantir que os processos implementados funcionem como deveriam.

Assim que seu grupo bem treinado estiver pronto e funcionando, refine ainda mais o processo. Divida as diferentes funções relacionadas ao estoque entre os principais membros da equipe. Atribua membros da equipe para lidar com as seguintes tarefas relacionadas ao inventário:

Organize o estoque
Receber pedidos
Contar estoque
Faça pesquisas de preços
Calcular o custo dos produtos vendidos
Envie relatórios financeiros

Ao atribuir essas tarefas, você acaba de criar sua própria lista de pontos a quem perguntar quando você precisar de uma resposta sobre o inventário.

7. Rastreie suas vendas diariamente: mesmo que seja apenas uma revisão diária de cinco minutos que leva a um aprofundamento semanal em seus dados, a prática recomendada é rastrear as vendas do restaurante todos os dias. Ao verificar as vendas diariamente em vez de semanal, quinzenal ou mensal, você fica em sintonia com as mudanças imediatas em seu restaurante para que possa fazer ajustes rápidos e oportunos no planejamento de estoque do restaurante e nas entregas de provisões.

Por exemplo, se você tem um item sazonal que planeja remover de seu menu, pode ver facilmente quando ele está sendo eliminado aos olhos de seus clientes dia a dia, em vez de retirá-lo do menu muito cedo ou muito cedo.

É verdade que o rastreamento de vendas e a análise de dados podem ser bastante difíceis se você não tiver a tecnologia certa. Em vez de computar tudo manualmente em uma planilha de inventário ou encolher os ombros e adivinhar por intuição, certifique-se de que você pode acessar os dados diretamente do seu sistema de ponto de venda. Dessa forma, você pode pegar as variações e tentar descobrir a origem da perda.

8. Leve algum estoque “Just in Case”: Seu restaurante deve manter um estoque extra de provisões que tendem a ser consumidas rapidamente. Em caso de emergência, você pode usar essas provisões extras para atender aos pedidos e satisfazer os clientes. Apenas certifique-se de trocar esse inventário ‘apenas no caso’ regularmente para que ele não estrague no momento em que você começar a usá-lo.

9. Comece do início: comece do zero e não construa sobre o que já está no solo. Se você é o novo proprietário, gerente geral ou gerente de cozinha de um restaurante, você deve verificar seu inventário para saber onde está.

Faça você mesmo essa contagem inicial, mesmo que planeje delegar a responsabilidade pelo controle de estoque. Nada substitui ver o que você tem nas prateleiras e no refrigerador como base de conhecimento para administrar um restaurante e supervisionar o controle de estoque.

10. Estabeleça as políticas da empresa para controle de estoque : Certifique-se de que registros de estoque precisos sejam mantidos e que pelo menos uma das partes seja especificamente responsável pelo gerenciamento de estoque. Muitos restaurantes hoje conduzem o inventário diariamente ou mesmo quase em tempo real, e quase todos pelo menos semanalmente.

11. Configure seu procedimento de gerenciamento de estoque para envolver duas pessoas, se possível : não só dois pares de olhos tornam menos provável que algo seja perdido durante a contagem do estoque, como também é uma boa medida geral de segurança e anti-perda. O emparelhamento reduz erros e a tentação de manipular resultados ou itens de bolso.

12. Acompanhe o seu uso: confirme o uso esperado e investigue variações significativas. Os restaurantes podem rastrear os números exatos de cada item do cardápio vendido a cada dia e, portanto, também têm uma boa ideia de quais ingredientes são usados e como isso deve ser refletido no estoque. No entanto, as variações de estoque fazem parte do negócio de restaurantes.

Às vezes, um funcionário acidentalmente estraga um grande lote de comida ou ocorre a deterioração devido ao cancelamento de um banquete ou outra demanda esperada que não se materializa. Variações significativas do uso esperado podem, no entanto, representar roubo e devem ser investigadas.

Se você estiver gerenciando o estoque de um restaurante maior, considere um sistema de leitura ótica de código de barras ou um sistema de controle de estoque por ID de rádio frequência. Esses sistemas automatizam ainda mais o processo de controle de estoque e tornam muito mais fácil para o gerenciamento rastrear o uso e investigar perdas.

13. Prepare seu Ponto de Venda para rastrear seu estoque: Primeiro, você precisa inserir cada ingrediente que entra em sua comida. Você pode vender cheeseburgers e milkshakes, mas está comprando carne, queijo, sorvete e leite (entre outras coisas). Defina os níveis mínimos de cada ingrediente e associe-os aos seus fornecedores.

Quando o estoque estiver baixo, o Ponto de Venda pode alertá-lo sobre o fato e até gerar um pedido de compra para reabastecimento, pronto para você assinar. Adicionar todos os itens do menu vem em segundo lugar, pois eles serão baseados em receitas usando seus ingredientes. Fazendo isso dessa forma, seu Ponto de Venda pode atualizar automaticamente a quantidade de todos e quaisquer ingredientes em qualquer refeição que você venda.

14. Prepare sua equipe (ou você mesmo) para a rotina de inventário: Embora todos devam pelo menos estar cientes de quais são os procedimentos e expectativas, você deve garantir que uma ou duas pessoas sejam responsáveis por isso, conforme mencionado anteriormente.

Para obter resultados ainda melhores, certifique-se de que são duas pessoas que não são você. Em qualquer caso, quem está lidando com o estoque hoje deve também aquele que cuida dele amanhã e no dia seguinte. A necessidade de consistência se estende ao pessoal também: com o tempo, a tarefa será mais rápida e suave se a mesma equipe estiver fazendo isso todas as vezes.

15. Faça um balanço do que está ao seu redor: Agora que tudo está pronto para ser contado no Ponto de Venda, primeiro você precisa contá-los todos. Não importa se você contou no dia anterior. Você está começando um novo regime aqui e é melhor começar do zero. Você poderá realizar a retirada de estoque diretamente do seu Ponto de Venda.

Conte tudo o que pode ser contado. Pese tudo o que precisa ser pesado. Atualize todas as quantidades e salve as alterações. Então, e isso é muito importante, peça a outra pessoa para fazer de novo. Quando todos os seus números estiverem de acordo, você saberá que terminou.

16. Crie uma programação para levantamento manual de estoque – e siga-o: a ideia de levantamento manual diário de estoque pode parecer uma perda de tempo se você tiver um Ponto de Venda atualizando o estoque automaticamente a cada venda, mas as vendas não não contar a imagem completa com o inventário.

Os líquidos derramam, as folhas verdes murcham, a carne pode estragar e as refeições podem ser devolvidas pelos clientes. É importante verificar os ingredientes e verificar se a realidade está de acordo com a expectativa. Quando você segue sua programação, terá semanas, meses e anos de dados para voltar e analisar.

17 . Quanto a fazer o estoque manual, os itens perecíveis precisam ser verificados diariamente quanto à qualidade, então você também pode contá-los enquanto estiver lá. Os itens não perecíveis devem ser contados uma ou duas vezes por semana, dependendo da velocidade com que você passa por eles. Você deve sempre fazer isso quando estiver fechado e, de preferência, antes de abrir.

O importante é cumprir o cronograma como se o seu negócio dependesse disso. Você não pode adiar, e não é como se você pudesse fazer isso duas vezes no dia seguinte para compensar. Quanto mais você fornecer dados regulares e confiáveis ao seu Ponto de Venda, melhor compreenderá suas compras e uso.

18. Registre o desperdício (e por que acontece): como mencionado anteriormente, o desperdício pode e vai acontecer de vez em quando, independentemente de quão bem você tente contê-lo. No entanto, sempre que algum alimento for deduzido de seu estoque, você deve saber o motivo. Na maioria das vezes, esse motivo é encontrado em relatórios de vendas. Mas quando a comida não é vendida e ainda é retirada da prateleira? Você também precisa saber disso.

Ao fazer sua avaliação manual do estoque, não jogue fora os ingredientes vencidos e atualize seu inventário. Registre o desperdício e acrescente o motivo. O mesmo deve ser feito quando algo derramado ou um cliente envia algo de volta. Um bom controle de estoque não envolve apenas saber o que você tem em mãos. Quando você sabe o que desperdiçou, pode colocar cifrões nessas perdas e entender o impacto. Quando você sabe por que desperdiçou, pode tomar medidas para evitar que isso aconteça novamente.

19. Certifique-se de que o estoque esteja atualizado antes de receber as entregas: Sempre que você souber que fará as entregas, certifique-se de começar a partir de uma contagem recém-verificada. Isso evita a possibilidade de confusão ao adicionar novo estoque com o que já está nas prateleiras.

20. Criar seções: seu armazenamento é seccionado? Você tem espaço para massas, vegetais, frutas e condimentos? Se você estiver misturando seus produtos e produtos secos, o gerenciamento de estoque será um pouco mais difícil.

Separar o espaço de armazenamento não apenas torna o inventário menos complicado, mas também torna mais fácil instruir a equipe a pegar algo no depósito. Em vez de enviar seus funcionários para uma caça ao tesouro, uma seção claramente definida para cada item facilita a recuperação.

21. Agrupe itens semelhantes: Contar caixas de xícaras é mais fácil do que contar prateleiras ou xícaras individuais, certo? Mas para um trabalhador ocupado que precisa de um copo de suco de 16 onças (e que não está pensando em verificar o estoque no final da semana), abrir uma nova caixa em vez de procurar uma já aberta parece a opção mais rápida. Lembre a equipe de que usar os pacotes abertos primeiro é essencial para um processo de inventário mais rápido. E não se esqueça de dizer a eles que isso também facilita o trabalho deles.

Provavelmente, você acabará com duas caixas abertas de vez em quando, mas se sua equipe compreender a importância do processo, eles pensarão duas vezes antes de abrir uma nova caixa.

22. Torne isso um hábito: um processo passo a passo aumenta a confiabilidade do estoque e melhora a consistência entre diferentes tomadores de estoque. Seu processo deve detalhar onde a tomada de inventário deve começar e parar. E o que funciona para um restaurante não funcionará para todos. Decida qual estilo você acha que melhor se encaixa. As opções que você pode usar incluem:

Trabalhando no sentido horário e movendo-se ao redor da sala, começando com a porta às 12 horas
Contando de frente para trás e de cima para baixo
Contando o refrigerador primeiro e depois movendo para o armazenamento seco

Você descobrirá que se desenvolver um sistema, seu trabalho será mais fácil de realizar. Assim que terminar o processo, você poderá ver rapidamente o quão avançado está o processo de inventário de seus funcionários, apenas entrando no espaço de armazenamento.

23. Incentivar: Já está fazendo todos os itens acima e seu inventário ainda é questionavelmente preciso, na melhor das hipóteses? Cansado de repreender o indivíduo que calculou mal ou arquivou mal? Se você não for, ele provavelmente está. Em vez disso, tente usar reforço positivo. Recompense seus tomadores de inventário mais confiáveis e consistentes.

O incentivo nem sempre tem que ser em dólares e centavos, dê ao seu inventor uma camisa de uniforme nova e elegante ou recompense os funcionários com uma hora de folga com pagamento. Você provavelmente verá um aumento no entusiasmo, bem como na confiabilidade do estoque.

24. Não ignore o estoque não utilizado: Seu estoque e despensa devem ser locais dinâmicos. Quando não estão, o estoque não utilizado fica ocioso … ocupando espaço … custando dinheiro. Portanto, faça o que fizer, não ignore. Fazer o inventário lhe dá uma grande vantagem – a oportunidade de realmente fazer algo com os itens que você possui em excesso.

Digamos que você peça 2 sacos de sal por semana como um relógio. Em vez de fazer o pedido às cegas apenas para que ele se amontoe no estoque, olhe seu estoque, ajuste seu pedido e segure mais do seu dinheiro. Quando você reconhecer um excedente de suprimento, corte esse item de seu próximo pedido … e mantenha-o cortado até que você queime a maior parte do estoque em estoque.

25. Não permita o desperdício de alimentos : acontece o desperdício de alimentos. Mas um dos principais benefícios da realização de inventário é que você pode ver o quanto está desperdiçando. Você então tem a chance de reduzir o desperdício em seu restaurante. Capacite seus funcionários para apresentar ingredientes excedentes em pratos especiais do dia. Eles podem desempenhar um papel ativo na prevenção do desperdício de alimentos relacionado ao excesso de pedidos, vendendo especialidades. Se você se viu com uma caixa extra de pernas de sapo, imagine um aperitivo com pernas de sapo para oferecer aos seus clientes.

Em vez de imprimir menus especiais, faça com que seus servidores apresentem verbalmente o especial para clientes famintos. Você não apenas fará um bom uso dos alimentos que, de outra forma, seriam desperdiçados … Você também lembrará seus funcionários de quanto o restaurante pode perder com pedidos em excesso.

26. Não estime as quantidades: muito tempo, as pessoas que se sentem “experientes” acabam fazendo estimativas em vez de realmente contá-las. Por exemplo, eles podem dizer “isso parece cerca de 3 dúzias de ovos”, sem realmente abrir as caixas.

Isso é totalmente inaceitável. Um inventário estimado é inútil para um gerente e para o restaurante em geral. Se você estiver usando uma planilha do Excel ou um método de contagem manual de papel … você realmente tem que contar cada item, todas as vezes.

Se você tem a tecnologia certa ao seu lado, pode se envolver com mais confiança em suposições calculadas, minimizar a possibilidade de erros de contagem e ainda ter os números financeiros de que precisa.

27. Não deixe de investigar o roubo: mesmo que você não seja um Sherlock Holmes, se seu inventário sugerir que um funcionário (ou talvez dois) está roubando, você precisa agir. O fato lamentável é que 43% das perdas no varejo (incluindo o setor de serviços de alimentação) são atribuíveis ao roubo de funcionários.

E, surpreendentemente, 75% de todos os funcionários relatam ter roubado de um empregador em algum momento. Então, como saber se um funcionário está roubando? Observe a variação entre o custo dos produtos vendidos e as quantidades disponíveis. Se houver uma diferença, não significa necessariamente que alguém está roubando … seus chefs podem simplesmente ser muito pesados com um ingrediente.

Mas isso deve desencadear uma investigação adicional … isso é desperdício de comida ou é roubo? Claro, se os itens que continuam faltando são suas melhores garrafas de vinho ou mesmo seus melhores cortes de carne, você provavelmente tem um caso de roubo de funcionário em suas mãos.

O fato é … mesmo o melhor funcionário não está imune à tentação. Se você treinou seus funcionários sobre a importância do estoque, poderá ver um benefício adicional: Mostrar a seus funcionários que manter um estoque preciso é uma boa maneira de manter seus empregos.

28. Faça com que a equipe adote o gerenciamento de estoque: Você sabe o quão importante é seu estoque … mas seus funcionários sabem? Se sua equipe não entende o quão crítico é o estoque para a saúde do seu restaurante, eles podem não se esforçar muito para ter certeza de que estão fazendo a coisa certa.

Reserve um tempo para treinar formalmente seus funcionários sobre a importância e a prática do inventário. Seus funcionários precisam saber que ter números precisos pode melhorar seus resultados financeiros. E isso afeta diretamente o sucesso do restaurante e a segurança no emprego.

29. Programe regularmente: Quando você faz o inventário? Se sua resposta for durante o tempo de inatividade, isso não é bom o suficiente. Para garantir que o inventário realmente aconteça, programe um horário consistente para realizá-lo a cada semana. Manter um cronograma definido regularmente melhora a confiabilidade de seus números de contagem de estoque. Como você está tomando no mesmo ponto da semana todas as semanas, você deve ver consistência entre os números. Programe um inventário para o momento de silêncio entre o almoço e o jantar para tornar o processo o mais indolor possível.

30. Pré-entrega de estoque completo e depois de uma grande entrega : se seu estoque parece desorganizado, você está longe de estar sozinho. Mesmo se você tiver um lugar para tudo e tudo estiver no seu lugar … o dia da entrega vai ser agitado. Se você receber suas entregas na quinta-feira, faça do inventário uma tarefa na quarta-feira. Seus responsáveis pelo inventário irão apreciar este gesto atencioso.

31. Realize verificações pontuais : Você não pode contar todos os itens todos os dias. Mas você pode escolher alguns para verificar ocasionalmente. Selecione 4 itens particularmente caros a cada semana … ou alguns itens nos quais você sempre parece estar acabando … e faça um inventário desses produtos diariamente por uma semana. Verificações pontuais são particularmente úteis em situações em que você já suspeita que certos itens estão faltando

As informações coletadas lhe darão uma ideia melhor de quando os itens ausentes podem ter saído da cozinha. Ao realizar verificações pontuais, você deve tentar ser imprevisível, para que sua equipe não consiga adivinhar o grupo específico de itens dos quais você tentará fazer um inventário.

32. Trate o seu inventário como se você tratasse o seu dinheiro. Porque, de fato, representa dólares e centavos. Mantenha a confiabilidade do seu estoque segura, mantendo-o trancado. Com seu estoque em um local seguro, você pode ter certeza de que ele não está sendo adulterado e de que seus dados são tão confiáveis quanto no dia em que você os recebeu.

O que você mantém trancado à chave? Itens que você mais gosta. Se sua equipe vir que você está tomando medidas para garantir a segurança de seu inventário, eles saberão o quanto você se preocupa com isso … o que pode inspirá-los a se importar um pouco mais também.

33. Não compre muito : uma das maneiras mais fáceis de manter seu restaurante financeiramente apto é limitar seu estoque. Mas quanto é suficiente? Esta questão atormenta os donos de restaurantes há anos. Você não quer amarrar todo o seu dinheiro no estoque ou arriscar perder muito dinheiro devido à deterioração. Mas você também não quer ficar sem seus produtos mais populares ou proteínas mais caras. É aconselhável manter seu estoque em 1,5 vezes o custo semanal das mercadorias vendidas.

34. Automatize seu estoque: Não há como evitar … você deveria automatizar seu processo de estoque. Você não tem tempo para folhas de controle de papel ou planilhas manuais … especialmente quando os últimos 5 anos produziram aplicativos de restaurante acessíveis e fáceis de usar.

Claro, existem muitas maneiras de fazer o inventário. Mas existem algumas verdades universais a serem consideradas ao decidir qual método é o melhor. As planilhas estão longe de ser boas nesta era moderna. Realmente não há outra maneira de dizer isso.

Desde a tediosa entrada manual até a demorada criação de fórmulas, os métodos de inventário baseados em planilhas estão cheios de tarefas para as quais você simplesmente não tem tempo. Os aplicativos tornarão sua vida muito mais fácil e há um benefício financeiro. Ao automatizar a tomada de inventário, você pode fazer isso mais rápido … você pode fazer com mais precisão … e pode tornar a tarefa simples o suficiente para que qualquer pessoa possa fazer.

Faça um favor a si mesmo e à sua empresa, use um aplicativo ou software projetado especificamente para fazer seu inventário. A economia de tempo, a simplicidade, a facilidade de obtenção de relatórios … todos esses recursos farão você se perguntar por que esperou tanto. O dono do restaurante moderno não precisa ir sozinho quando se trata de fazer um inventário. Você pode aumentar a eficiência e a precisão de seu inventário colocando o processo e a tecnologia certos para funcionar.

35. Desenvolva um sistema e treine toda a sua equipe: Para garantir que um processo de restaurante se torne perene em sua operação, treine toda a sua equipe nele. Sim, é improvável que você precise de toda a sua equipe para cada verificação de inventário, mas a ideia é que, se necessário, qualquer pessoa pode ajudar. Os itens de estoque específicos variam de restaurante para restaurante, mas treine sua equipe nestes termos universais de gerenciamento de estoque:

Estoque permanente : Esta é a quantidade de produto (ou valor em dólares) que você tem internamente atualmente. Quaisquer que sejam os incrementos que você usar, sejam eles medidas ou valores em dólares, certifique-se de estar consistente em todos os lugares.
Esgotamento : Esta é a quantidade de produto (ou valor em dólares) que você usou em um determinado período de tempo. Defina suas janelas para incrementos diários, semanais ou mensais e calcule usando os dados de vendas de seu sistema de Ponto de Venda (POS).
Uso : Esta é a quantidade de estoque sentado (ou em dólares) dividido pelo esgotamento médio, dentro de uma janela definida. Portanto, se você tiver 4 galões de molho em seu estoque e sua taxa de esgotamento for um galão por semana, o uso do molho será de 4 semanas.
Variância : Esta é essencialmente a diferença entre seu uso teórico (geralmente “calculado” pelo seu POS) e seu uso real. Portanto, se você registrar o uso de carne bovina em $ 100 por semana e seu POS “previu” $ 90, sua variação será $ 90 (teórica) – $ 100 (real) = – $ 10 ou -10%.
Rendimento : Esta é a porcentagem de um produto que está realmente sendo contabilizada nas vendas em comparação com a quantidade teórica que o PDV diz que deveria ter sido usada. Calcule o rendimento pegando seu uso teórico e dividindo pelo real. No último exemplo: O uso teórico é $ 90 e o uso real $ 100 ou $ 90 (teórico) / $ 100 (real) = $ 0,90 ou 90%

36. Gerencie o estoque regularmente e de forma consistente: Fazer o inventário não é uma tarefa árdua, então não trate como se fosse isso! Os dados que você coleta de seus esforços de gerenciamento de estoque determinarão seu menu e, em última análise, a estratégia futura de todo o seu restaurante. Em tudo o que você faz: seja proativo, regular e não espere até que você esteja quase sem algo para responder.

Sempre faça seu inventário na mesma hora do dia e na mesma hora da semana. Se não o fizer, pequenas inconsistências irão prejudicá-lo entre as sessões. Se você passar um mês fazendo o inventário pela manhã e no próximo à noite, encontrará inconsistências nos dados. Realizar o inventário no mesmo horário, semana após semana, garante que seus dados sejam tão precisos e confiáveis quanto possível.

37. Declare uma mentalidade do primeiro a entrar, primeiro a sair (FIFO): FIFO significa “primeiro a entrar, primeiro a sair”. Não faz sentido usar novos itens para cozinhar quando ainda sobra algum lote. O FIFO sugere que você use primeiro a comida mais velha de seu inventário, garantindo que nada dê errado.

Essas quatro letras constituem o padrão ouro para todo o gerenciamento de estoque de restaurantes e garantem que você esteja economizando em seu estoque de assentos. Para empregar uma estratégia FIFO eficaz, rotule todos os alimentos com a data em que os recebeu e a data de validade. Use os alimentos que irão expirar mais cedo antes dos outros alimentos e fique atento ao que está prestes a acabar.

38. Faça o inventário depois que o restaurante fechar ou antes de abrir: você não pode fazer um inventário preciso enquanto as mercadorias estão sendo vendidas. Qualquer hora que você escolher, fique com ela. Se você sempre faz o inventário às terças-feiras, mas às vezes o faz à noite e às vezes pela manhã, haverá flutuações nos resultados de uma semana para outra.

39. Limpe e organize suas áreas de estoque antes de fazer o inventário: Jogue fora itens que expiraram, mova itens semelhantes para a mesma prateleira e, em geral, arrume.

Se você usar balanças para pesar inventário e medir porções, calibre-as semanalmente.
Padronize qual é o seu custo unitário. O preço de muitos itens (como carne moída) muda a cada semana. Use o último preço pago como padrão. É o mais fácil de encontrar e lembrar

40. Gerenciamento de matéria-prima: Gerenciar o estoque de forma inteligente é essencial para evitar desperdício. Use esses pontos para garantir que seu estoque seja usado de forma eficiente.

Tente adotar uma abordagem de estoque mínimo para o estoque do seu restaurante, especialmente no caso de produtos perecíveis.
Além disso, fazer pedidos apenas quando necessário ajuda a evitar desperdício.

41. Gerenciamento de Receitas e Custeio : Padronização e Gerenciamento de Receitas são essenciais para o gerenciamento adequado de estoque, pois ajuda a conter os custos dos alimentos. Em uma receita padrão, a quantidade de cada ingrediente a ser utilizada é especificada; portanto, o sistema de gerenciamento de estoque pode avaliar facilmente o número de dias que o estoque restante irá durar. O uso aleatório de ingredientes leva a um desequilíbrio no caldo e faz com que ele seque antes do tempo.

Alimente suas receitas no software POS para avaliar o uso de matéria-prima com relação às vendas. Isso leva a um menor furto no restaurante. Para redes maiores, ajuda a garantir o sabor dos pratos, pois as receitas serão as mesmas em todos os pontos de venda. Você também pode obter uma estimativa de quanto custaria a preparação de um prato com a ajuda do recurso de cálculo de custos de receitas.

Você apenas tem que inserir a receita junto com a porção de cada ingrediente, e o sistema de gerenciamento de estoque do restaurante fornece o custo da comida para aquele prato. Isso ainda ajuda você a decidir o preço de venda desse produto. Idealmente, o custo da comida deve ser 30% do preço do menu ou preço de venda.

42. Gerenciamento da vida útil: O gerenciamento da vida útil é parte integrante do gerenciamento de estoque para restaurantes. Cada item no estoque tem um prazo de validade especificado. Alguns itens, como o arroz, podem durar anos, enquanto outros, como os vegetais, podem estragar muito rapidamente.

Portanto, gerenciar a vida útil de produtos perecíveis é essencial. Para cada um dos itens no inventário, você pode especificar por quanto tempo eles podem ser preservados e subsequentemente usados, antes de serem estragados. Se, devido à lentidão nas vendas ou por outro motivo, os itens não tiverem sido usados durante esse período, você será avisado que eles estragaram e não devem ser usados para preparar pratos.

43. Relatórios e análises : Relatórios e análises são outro recurso importante do gerenciamento de estoque de restaurantes que ajuda nas operações do restaurante. Os relatórios de vendas e o uso de matéria-prima ajudam a prever e criar planos futuros. Os relatórios de lucros e perdas são gerados dependendo da venda e do consumo de estoque. Esse recurso ainda ajuda você a;

Analisar tendências de estoque – você pode analisar as tendências de estoque para tomar decisões informadas, como decidir o menu. Relatórios detalhados baseados no consumo de cada caldo fornecem insights sobre qual ingrediente é o mais popular e precisa ser mais utilizado nas receitas.
Acompanhe o estoque e mantenha a precisão – Uma lista precisa dos suprimentos disponíveis ajuda a manter o controle do uso diário e semanal
Ajuste sua previsão. A previsão precisa é vital. Seus cálculos de vendas projetadas devem ser baseados em fatores como números históricos de vendas

44. Use software de gerenciamento de inventário baseado em nuvem : Procure software com análise de vendas em tempo real. Procure um software que se conecte diretamente ao seu ponto de venda, para que seus níveis de estoque sejam ajustados automaticamente sempre que você fizer uma venda. Receba e-mails de alerta diários de estoque para que você sempre saiba quais itens estão com pouco ou nenhum estoque para que possa solicitar mais a tempo.

45. Vincular o controle de qualidade ao gerenciamento de estoque: Os funcionários devem receber listas de verificação e / ou sistemas de computação que podem ajudá-los a seguir os procedimentos adequados ao verificar as mercadorias que recebem. Todos os produtos devem ser examinados quanto a sinais de danos, incluindo vazamentos, rasgos ou lacres quebrados; discrepâncias nas descrições – cores, estilos e tamanhos dos produtos devem ser idênticos aos pedidos de compra; e preços e condições de venda. Se a qualidade do produto for inferior ao acordado, o item deve ser devolvido ao fornecedor. Essa medida também evita aumento desnecessário no nível de estoque.

46. Reexamine seu estoque de segurança: às vezes os gerentes de restaurantes podem se perguntar sobre a quantidade de estoque que sua despensa não deve diminuir. A resposta simples é zero. Os estoques de segurança só são úteis se forem usados. O objetivo do estoque de segurança é proteger contra variações esperadas na demanda e no fornecimento.

Se você nunca usa seu estoque de segurança, você tem muito. Em média, você deve estar abaixo do nível do estoque de segurança na metade do tempo em que o reabastecimento está disponível e acima dele na outra metade. Se este não for o caso, você precisa reexaminar quais produtos você mantém em cada local para obter o máximo do dólar em estoque.

47. Planeje seu espaço de armazenamento: Cada centímetro da despensa precisa ser planejado para maximizar o espaço de armazenamento. É uma das melhores práticas de gerenciamento de estoque que pode ser implementada sem muito custo. O espaço deve ser organizado de forma a permitir o transporte rápido e suave das mercadorias. Também deve haver espaço adequado para as pessoas se movimentarem.

Finalmente, você deve estar obcecado por seus dados. Se você seguir todas essas etapas, descobrirá que tem um controle sobre o seu negócio como nunca antes. Você poderá comparar seu uso com o que prevê e fazer os ajustes necessários para sua compra.

Você saberá o que está entrando, o que está saindo, o que foi desperdiçado, quem o desperdiçou – a lista continua. Ao ficar obcecado com seus dados em tempo real, você terá uma ideia melhor de como sua empresa opera, de quanto custa para você e de como economizar dinheiro.

Na verdade, todo o exercício de inventário como um todo deixa você mais perto de seu negócio. O fluxo de estoque da porta de entrega na parte de trás até os estômagos de seus clientes se tornará uma imagem clara e você estará armado com os dados para mantê-lo assim. Ter um bom software ajuda, mas você precisa se comprometer a fazer isso. A comida na sua cozinha é uma receita esperando para acontecer, mas também é uma despesa pela qual você já pagou. Não se esqueça disso.