A carta abaixo pode ser usada para se comunicar com pessoas ou organizações que não depositaram cheques. Copie e cole o texto em sua carta e analise com seu advogado para determinar se atenderá às leis locais e aos requisitos de devida diligência. Atualize as informações entre colchetes (“[“ e “]”) para atender às suas necessidades.
Notificação de cheque pendente
[Data de hoje]
[Endereço do beneficiário]
Caro [beneficiário],
Nossos registros indicam que emitimos um pagamento para você há mais de 60 dias, e o cheque ainda está pendente. Os detalhes deste pagamento estão abaixo:
- [Data de pagamento]
- [Número do cheque]
- [Valor do pagamento]
Observe que nossa política é anular cheques pendentes após 90 dias. Além disso, a lei estadual pode exigir que entreguemos esses fundos ao Estado de [Nome do Estado] como propriedade não reclamada se não recebermos sua resposta até [Prazo]. Se você tiver o cheque, deposite-o imediatamente. Se o cheque foi perdido ou destruído e você precisa de uma substituição, verifique as informações abaixo e devolva esta carta para nós o mais rápido possível.
Emita um novo cheque para o pagamento mencionado acima. Não tentei negociar esse cheque e não tentarei fazê-lo. Se eu encontrar o cheque mencionado acima, vou devolvê-lo para [Nome da empresa] imediatamente. Certifico que tenho direito aos fundos. Assinado,
___________________________
[Nome do beneficiário]
Data: _______________
Em caso de dúvidas, ligue para [Número de telefone].
Atenciosamente,
[Representante da Empresa]
[Endereço da Empresa]
Informação importante
Infelizmente, você não consegue manter os fundos quando os cheques não são sacados. Se o destinatário tinha direito a esses fundos, ele (ou seus herdeiros) ainda têm direito ao dinheiro. Quando os fundos não são reclamados, geralmente devem ser entregues ao estado para custódia (conhecido como confisco) até que sejam reclamados.
Se você opera uma empresa, certifique-se de verificar com os reguladores estaduais e do setor para verificar os requisitos que se aplicam ao seu cheque. Você pode ter que incluir determinado idioma ou seguir outras regras relacionadas a propriedade não reclamada. Os cheques da folha de pagamento podem ser diferentes dos cheques aos fornecedores.
Você não precisa usar o formato exato acima. Algumas organizações preferem usar um formulário separado onde o destinatário pode solicitar a reemissão de um cheque desatualizado. Além disso, você pode incluir a opção do destinatário de solicitar que você não emita novamente o cheque, pois ele pode ter um motivo legítimo para não depositar o cheque.
Para saber mais sobre cheques não sacados em geral e por que eles são importantes, consulte Noções básicas de cheques pendentes. A melhor maneira de descobrir sobre esses itens é manter bons livros: reconcilie suas contas bancárias regularmente e acompanhe os pagamentos que não foram sacados por muito tempo. Se você simplesmente segurar o dinheiro (intencionalmente ou não), poderá abrir a porta para mais problemas e maior escrutínio por parte dos reguladores.