As 10 melhores maneiras à prova de falhas para prevenir a fraude em seus negócios

Publicado por Javier Ricardo

Você está preocupado com a fraude ou roubo em sua empresa? Se SIM, aqui estão os 10 tipos de fraude empresarial mais perpetrados e as 10 melhores formas à prova de falhas para evitá-los.

Ser vítima de fraude ou perder algo valioso para os fraudadores é uma experiência muito dolorosa. Quase fui vítima de fraude no passado, mas acho que a sorte estava do meu lado. No entanto, meu pai não teve tanta sorte, pois perdeu uma grande soma de dinheiro em um negócio com um fraudador que se passava por servo de Deus. Embora não queira entrar em detalhes sobre o que aconteceu, quero aproveitar essa única experiência para compartilhar com vocês algumas dicas que o ajudarão a evitar ser vítima de fraude.

10 tipos de fraude nos negócios

De acordo com o relatório anual da Association of Certified Fraud Examiners, cerca de metade de todas as pequenas empresas sofrem fraude em algum momento de seu ciclo de negócios. E custará a cada empresa uma média de US $ 114.000 por ocorrência. Ou seja, uma pequena empresa perde cerca de US $ 114.000 a cada ocorrência de fraude. E isso é uma perda grande o suficiente para fazer com que algumas empresas fechem suas portas. Pior ainda, o culpado na maioria dos casos de fraude é um funcionário de “ confiança ”.

Agora, essas estatísticas são impressionantes. E só mostram que a maioria das empresas corre o risco de fraude. Portanto, como proprietário de uma pequena empresa, você precisa fazer tudo o que puder para proteger sua empresa contra fraudes. Você com certeza não quer ser enganado por um funcionário que não tem ideia de tudo o que você passou apenas para fazer seu negócio decolar.

Para proteger sua empresa contra fraudes, você precisa primeiro entender os vários tipos e formas de fraude a que sua empresa está exposta. Esse esclarecimento por si só pode ajudá-lo significativamente a descobrir como evitar a ocorrência de fraude. Aqui estão 10 tipos comuns de fraude que podem destruir qualquer empresa rapidamente.

uma. Roubo de ações: Esta é uma forma tradicional de ganhar dinheiro rápido. O culpado irá, com o tempo, roubar vários itens da loja ou depósito e revendê-los, geralmente a preços ridículos. Você, como proprietário da empresa, não notará isso por muito tempo, porque as perdas de estoque geralmente estão dentro da tolerância. Portanto, se você dirige uma loja de varejo ou qualquer outro negócio que oferece determinados produtos para venda, você precisa estar mais atento porque seu negócio corre um alto risco para esse tipo de fraude.

b. Adulteração de cheques: refere-se a qualquer esquema em que seu funcionário rouba fundos da empresa falsificando ou alterando um cheque em uma das contas bancárias da empresa. Em outros casos, o funcionário rouba um cheque que sua empresa emitiu legitimamente para outro beneficiário. Para evitar esse tipo de fraude, certifique-se de que todos os cheques em branco estejam bloqueados. Insista em que os recibos bancários sejam atualizados e analise-os cuidadosamente. E contabilizar todos os cheques, inclusive os nulos.

c. Fraude de cobrança-: ocorre quando um funcionário faz sua empresa emitir um pagamento simplesmente enviando faturas de bens ou serviços fictícios, faturas inflacionadas ou faturas de compras pessoais. Assim, a empresa acaba pagando o funcionário em dinheiro ou em ações.

Você pode prevenir este tipo de fraude atribuindo as funções de aprovação de faturas e verificação de corte / emissão de pagamentos a diferentes funcionários. Além disso, exija a aprovação assinada para todas as despesas e analise a lista de fornecedores periodicamente.

d. Skimming-: Neste tipo de fraude, o culpado rouba dinheiro da sua empresa antes de entrar nos registros financeiros da empresa. Normalmente, o funcionário aceita o pagamento de um cliente por um produto ou serviço, mas não registra a venda, portanto, todo o dinheiro obtido com a venda é roubado. Prevenir a raspagem é fácil. Apenas certifique-se de que os recibos sejam devidamente emitidos para cada venda e, no final de cada dia, certifique-se de equilibrar o caixa com o total dos recibos emitidos.

e. Furto de dinheiro -: é quase semelhante ao roubo de dinheiro, mas, neste caso, o culpado rouba dinheiro da empresa depois de ter sido registrado nos livros e registros da empresa. Normalmente, o culpado rouba dinheiro e cheques de recibos diários antes de serem depositados na conta bancária da empresa.

Menos comumente, o culpado rouba cheque enviado a um fornecedor e o deposita em sua própria conta bancária. Isso é menos comum porque é fácil de detectar ( já que o fornecedor ligará para perguntar ). Para evitar furto de dinheiro, você deve abrir todas as correspondências e carimbar cheques no verso “ para depósito apenas na sua empresa.

f. Fraude da folha de pagamento-: Uma fraude da folha de pagamento ocorre quando seu funcionário solicita que você emita um pagamento fazendo reivindicações falsas de compensação. Por exemplo, o culpado pode reivindicar horas extras por horas não trabalhadas ou adicionar funcionários fantasmas à folha de pagamento da empresa. Para verificar fraudes na folha de pagamento, estabeleça uma regra que os funcionários retirem seus cheques pessoalmente em intervalos periódicos ( para que você possa investigar quaisquer cheques não retirados ). Além disso, exige que todos os cartões de ponto sejam devidamente assinados.

g. Suborno: ocorre quando um ou mais funcionários oferece, dá, recebe ou solicita algo valioso com a finalidade de influenciar um ato oficial ou uma decisão comercial sem o seu consentimento. Por exemplo, um funcionário pode processar faturas inflacionadas de um fornecedor e, por sua vez, recebe 10% do preço da fatura como suborno. Ou um funcionário pode aceitar o pagamento de um fornecedor em troca de vazar informações confidenciais sobre a oferta de um concorrente em um projeto.

h. Manipulação de números de vendas-: Isso é comum entre funcionários que recebem uma comissão com base em quantas vendas fazem ou aqueles que devem cumprir uma meta mensal específica. Eles manipulam os números de vendas para atingir sua meta mensal ou para obter mais comissão do que têm direito.

Eu. Fraude de reembolso de despesas-: É o que acontece quando um funcionário solicita o reembolso de despesas comerciais fictícias ou infladas. Por exemplo, um funcionário enviado em uma missão comercial para outro país pode reivindicar despesas adicionais que são fictícias ou exageradas.

j. Fraude de amizade: é o que acontece quando você se aproxima tanto de um funcionário que lhe confia documentos vitais da empresa, como cheques em branco. Normalmente, esses funcionários passam despercebidos por um longo tempo porque você confiou tanto neles que não vai acreditar que eles poderiam esfaqueá-lo.

As 10 melhores maneiras à prova de falhas para prevenir a fraude em seus negócios

1. Controle sua ganância-: Bem, existe um ditado popular que diz que se algo parece bom demais para ser verdade, então é definitivamente bom demais para ser verdade. Uma coisa que empurra as pessoas em um negócio, mesmo quando há sinais de alerta em todo o negócio, é a ganância. Eu acredito fortemente que a ganância é o fator de vitória que um vigarista sempre busca. Se você puder controlar sua ganância, nunca cairá em nenhum golpe.

2. Saber com quem você está lidando: Não faça negócios com indivíduos anônimos. Você deve se esforçar para encontrar o endereço físico do vendedor ( não a caixa postal ) e o número de telefone. Com os serviços de telefone pela Internet e outras tecnologias baseadas na web, será difícil dizer de onde uma pessoa está ligando.

Faça uma pesquisa online pelo nome e site da empresa e procure avaliações. Se experiências negativas estão sendo relatadas por pessoas, agora você deve decidir se a oferta vale o risco. Afinal, um negócio sempre é bom apenas se você adquirir um produto que realmente funcione como prometido.

3. Observe que transferir dinheiro é como enviar dinheiro-: Não envie dinheiro por meios não rastreáveis, como transferência eletrônica, Western Union ou MoneyGram sem primeiro verificar a autenticidade do negócio e do indivíduo envolvido.

As pessoas transferem dinheiro como frequentemente insistem em vigaristas, especialmente no exterior, porque é quase impossível reverter a transação ou rastrear o dinheiro. Não transfira dinheiro para pessoas desconhecidas, especialmente para vendedores que insistem em fazer transferências eletrônicas para pagamento, ou para qualquer pessoa que afirme ser um parente ou amigo em uma emergência e queira manter o pedido em segredo.

4. Sempre leia seus extratos mensais- : Os golpistas sempre roubam informações da conta e, em seguida, cobram ou cometem crimes em seu nome. Comerciantes desonestos irão cobrar de você as ‘ taxas de assinatura ‘ mensais e outros bens ou serviços sem a sua autorização.

Pior ainda, seus funcionários vão roubar de você e inflar o preço dos itens comprados se descobrirem que você não se preocupa em examinar os livros. Portanto, invista tempo para examinar seus registros financeiros regularmente e, quando você vir cobranças que não reconhece ou não aceita, entre em contato com seu banco, emissor do cartão ou outros credores imediatamente.

5. Estabeleça um limite de saque em sua conta bancária: Sim, você pode conter o crescimento de fraudes dentro de sua organização colocando um limite de saque em sua conta e instruindo seu banco a entrar em contato com você quando alguém tentar sacar acima do limite.

6. Investir traz riscos; nunca se esqueça que-: Se você for contatado com alguma oportunidade de investimento de baixo risco e alto retorno, fique longe. Quando você receber um argumento de venda que o incite a agir imediatamente, ofereça-lhe uma garantia de grandes lucros e prometa pouco ou nenhum risco financeiro, pegue seu dinheiro e corra.

7. Certifique-se de que a equipe que lida com contas a receber seja diferente da equipe que lida com contas a pagar.

8. Não aceite um cheque e devolva o dinheiro -: Por lei, os bancos terão que disponibilizar fundos de cheques depositados dentro de dias, mas descobrir um cheque falso pode levar semanas. Você é responsável pelos cheques que depositou: se um cheque for falso, você será responsável por reembolsar o banco. Não importa o quão convincente seja a história, alguém que paga a mais com um cheque é quase certamente um golpista, então tome cuidado.

9. Estabelecer um padrão claro: A melhor maneira de ajudar a proteger um negócio é definir padrões claros desde o início. Isso envolve um exemplo adequado e tom ético, começando de cima para baixo. Um manual do funcionário pode ser de grande ajuda para estabelecer os princípios e valores que orientarão sua organização.

Um manual do funcionário nivela o campo de jogo e evita que as regras se tornem arbitrárias. A regra se aplica a todos. Se alguém for demitido e você se descobrir no tribunal, o manual é capaz de ser uma referência que explicará quais ações justificam a demissão.

10. Verificação das referências dos funcionários -: Antes de contratar um novo funcionário, sempre verifique as referências e faça verificações de antecedentes que incluam empregos anteriores, licenciamento, crédito e histórico criminal. O custo de fazer isso é sempre superado pelo benefício. Por exemplo, como proprietário de uma empresa, você deve ter cuidado ao contratar um guarda-livros ou contador com crédito ruim, porque o peso das obrigações financeiras incapacitantes pode transformar uma pessoa honesta em um ladrão.

11. Proteja sua organização-: Faça uso de cheques renumerados, pois isso permitirá que você faça auditoria em cheques ausentes. Além disso, os cheques saindo da sequência podem ser identificados com mais facilidade. Todos os cheques devem ser mantidos a sete chaves e as chaves nunca devem ser distribuídas.

Outras precauções incluem ter um procedimento de ” cheque anulado ” e não assinar cheques em branco. Todos os desembolsos devem ser revisados ​​regularmente. Examine e, em seguida, digitalize os cheques emitidos para fornecedores que você não reconhece, os cheques emitidos em uma quantia em dinheiro, os cheques que aparecem fora da seqüência e cruzam os números ausentes.

12. Sempre esteja no controle de quem analisa os documentos confidenciais: Os proprietários de pequenas empresas devem estar no controle de quem primeiro recebe os extratos bancários e outros documentos confidenciais. Não é improvável que o proprietário de uma pequena empresa tenha uma caixa postal separada com a finalidade de receber extratos bancários, recibos habituais ou quaisquer outros documentos confidenciais. Isso ajudará a eliminar a possibilidade de alguém interceptar a correspondência primeiro com o objetivo de roubar ou encobrir um roubo anterior.

13. Não envie dinheiro para alguém que você não conhece-: Não envie dinheiro para um vendedor online que você não tenha ouvido falar / ou visto – ou um interesse amoroso online que pede dinheiro. É melhor fazer negócios com sites e pessoas que você conhece e confia. Se você comprar itens por meio de um leilão online, considere fazer uso de uma opção de pagamento que forneça proteção, como um cartão de crédito.

14. Não jogue na loteria estrangeira

15. Não responda a mensagens que solicitem informações pessoais ou financeiras.

16. Proteja sua folha de pagamento-: Este é outro capítulo sujeito a abusos. Os proprietários e gerentes de pequenas empresas devem dedicar um tempo extra para revisar pessoalmente cada cheque da folha de pagamento. Embora seja demorado, este procedimento fornecerá um monitor para garantir que os funcionários estão sendo pagos de forma adequada. Isso pode ser especialmente importante quando uma empresa possui funcionários temporários e em regime de meio período. Embora nem sempre seja possível em uma pequena empresa, certas obrigações devem ser mantidas separadamente.

Por exemplo, a pessoa que ‘ corta ‘ ‘ou é responsável pelos cheques não deve ser a pessoa com autoridade para assinar. A pessoa que abre a correspondência não deve ser o registrador das contas a receber e conciliação das contas. Mesmo uma pequena empresa pode dar um passo para separar as funções relevantes.

Em conclusão, acredito que as precauções listadas acima irão ajudá-lo a prevenir fraudes em seus negócios, então leve isso a sério.