Como comunicar seu plano estratégico às partes interessadas

Lembre-se sempre de que um alto envolvimento no processo de planejamento estratégico tende a gerar melhores resultados e um maior senso de propriedade. Muitas organizações estão usando estratégias amplas de engajamento para aumentar a participação e o compromisso com o planejamento estratégico.

As principais partes interessadas que devem estar envolvidas no planejamento estratégico são aquelas que têm interesse no sucesso da organização. Eles incluem funcionários, sindicatos, clientes, fornecedores, acionistas, agências regulatórias, proprietários, parceiros da cadeia de suprimentos, membros da comunidade e outros que dependem e / ou servem à organização.

Tenha em mente que cada um tem uma perspectiva única sobre o que será necessário para o sucesso da organização. Por exemplo, as opiniões e os insights das partes interessadas externas são sempre valiosos nos estágios iniciais do planejamento, onde acrescentam insights para a compreensão do ambiente operacional, bem como para uma visão do futuro da organização.

Os funcionários também tendem a compreender os pontos fortes e fracos da organização e também saber o que atrapalha o sucesso e ter conhecimento em primeira mão do que é necessário para entregar. Eles são a maior despesa da empresa. Eles geralmente se comunicam diretamente com seus clientes. Eles controlam sozinhos a maioria das percepções que os consumidores têm sobre a marca.

Para que essas partes interessadas compreendam totalmente como o seu plano estratégico é diferente e melhor do que o da concorrência, elas precisam estar em contato durante todo o processo e com a realidade do mercado. O desafio, no entanto, é como transmitir com eficácia essas realidades para que seu pessoal possa agir de acordo com elas.

Ele começa criando campanhas internas com base em percepções de mercado e clientes; você dá vida à sua estratégia para as partes interessadas por meio dessa lente importante. Você terá que empacotar o processo e o conteúdo de forma que possam ser amplamente compartilhados com todos os departamentos da sua organização, mas de forma prática.

Exponha os diretores e gerentes primeiro e, em seguida, forneça-lhes formatos fáceis de implementar para reunir suas equipes, com kits de ferramentas que incluem todos os materiais de que precisam. O objetivo de reunir essas unidades para criar um plano estratégico é incentivar as equipes a desenvolverem respostas específicas do departamento e gerar novas ideias e novos comportamentos com base no que aprenderam.

Como comunicar eficazmente o seu plano estratégico às partes interessadas

Em termos de planejamento estratégico, uma parte interessada é definida como qualquer pessoa que tenha um interesse investido em uma empresa, como gerentes que conduzirão o plano, funcionários que devem ajudar a implementar o plano e clientes que serão impactados pelo plano. O processo de planejamento estratégico afeta cada grupo de partes interessadas de maneira diferente. Aqui estão algumas maneiras de garantir que você carregue todos os grupos com eficácia.

1. Identifique suas partes interessadas

Comece primeiro considerando as pessoas que são afetadas pelo plano, têm influência ou poder sobre o plano e têm interesse nos resultados do plano. Esses indivíduos incluem partes interessadas internas e externas. Analise como cada grupo de partes interessadas provavelmente se sentirá e reagirá às mudanças para saber como se comunicar de maneira eficaz com eles.

2. Comunique-se, comunique-se e comunique-se !

A próxima regra após a identificação é compartilhar informações de maneira consistente e proposital. Observe que todas as principais partes interessadas precisam conhecer o propósito central da organização. As partes interessadas externas precisam entender por que a organização existe e que valor ela fornece para seus clientes, fornecedores e o mercado. Espera-se que as partes interessadas internas saibam para onde a organização está indo, para que possam alinhar seu trabalho com essa (s) meta (s) e direção.

Para alcançar este processo, use todos os meios de comunicação disponíveis – boletins informativos, mensagens eletrônicas, e-mail, reuniões, pôsteres, inserções na folha de pagamento, etc. Seja consistente nas mensagens e use-as para mostrar como se enquadram no plano e como as contribuições ajudaram a moldar as escolhas feitas. Lembre-se de ser visual e tornar as mensagens visíveis em todos os lugares. Pessoas que sabem o que se espera e como contribuem são mais engajadas e comprometidas do que aquelas que não sabem.

3. Envolva ativamente as partes interessadas no processo

Nesse momento, peça contribuições sobre o planejamento estratégico em reuniões, por meio de pesquisas, com caixas de sugestões direcionadas, em newsletters de funcionários. Envolva representantes de grupos de partes interessadas nas discussões para o planejamento estratégico e não limite as sessões de planejamento e revisão ao nível superior da administração. Também envolva representantes de tantos grupos de partes interessadas importantes quantos forem apropriados para a discussão em questão. Observe que isso pode ser feito formalmente em atividades de planejamento de grandes grupos ou informalmente, incluindo diferentes partes interessadas em uma variedade de reuniões.

Considere também o uso de reuniões de departamento como uma oportunidade para solicitar sugestões sobre o plano e seus resultados. Ajude as partes interessadas a compreender a diferença entre as iniciativas estratégicas (longo prazo, visão geral) e o trabalho tático (do dia-a-dia) com o qual estão mais familiarizados. Comece mostrando como os dois níveis estão alinhados. Uma melhor compreensão leva a uma maior propriedade. Mantenha as mensagens fluindo para o reforço constante das ideias compartilhadas e forneça feedback sobre como as ideias estão sendo incorporadas ao processo.

4. Priorização

Depois de ter concordado com seus objetivos estratégicos e identificado um conjunto de temas que o ajudarão a alcançá-los, você pode começar a priorizar iniciativas específicas dentro desses temas. É aqui que a comunicação aberta com os chefes de departamento de engenharia, vendas, marketing e suporte ao cliente se torna importante. Analise suas principais prioridades e determine juntos como essas prioridades se encaixam em seus temas maiores e objetivos estratégicos. No mundo dos negócios, uma vez que você possa envolver seus stakeholders no processo de priorização, é muito mais provável que eles estejam do seu lado. Aproveite um processo de pensamento estruturado para avaliar iniciativas potenciais.

5. Certifique-se de que as pessoas saibam qual é o plano estratégico e onde se enquadram 

Por exemplo, envolver os funcionários no próprio processo de planejamento ajuda a criar propriedade dentro da organização. Para aqueles que não estão diretamente envolvidos no processo, certifique-se de que saibam qual é o plano, onde se encaixam nele e como contribuem para seus objetivos. Também dê-lhes tempo para discutir e internalizar. As partes interessadas que não entendem o plano podem achar difícil permanecer engajadas e se mover na direção desejada. Esforce-se para atender e trabalhar com unidades e departamentos para mostrar como eles contribuem.

Crie medidas de seu trabalho que analisem quão bem eles estão contribuindo para os resultados estratégicos desejados e forneça feedback sobre essas medidas com frequência e consistência. Faça tudo o que puder para garantir que o trabalho da organização esteja alinhado com o plano para manter todos os funcionários focados em uma visão comum.

6. Execução

Depois de ter feito o acima e também priorizado as iniciativas para refletir seus objetivos estratégicos, é hora de traduzir essa visão em etapas viáveis. Espera-se que o roteiro que você usa agora se torne mais detalhado. Você desejará alocar recursos para cada iniciativa, atribuir a propriedade das iniciativas a diferentes membros da equipe e designar datas de lançamento.

Além disso, certifique-se de que cada equipe saiba no que está trabalhando e entenda como seus projetos contribuem para o quadro geral. Ao usar vários roteiros, certifique-se de que o código de cores e a marcação sejam consistentes.

Conclusão

Ninguém pode gerenciar sozinho todos os detalhes do desenvolvimento de um produto. Qualquer plano de sucesso é o resultado de uma equipe talentosa e bem informada trabalhando em conjunto para um objetivo estratégico comum. Sem uma meta, você não pode alinhar a organização a um resultado comum desejado. Sem um roteiro, você não tem ideia das opções disponíveis para chegar lá. E sem compromisso, você não pode garantir que seus stakeholders se movam na direção que você precisa seguir. Construir o compromisso por meio do amplo envolvimento das partes interessadas é um elemento cada vez mais importante do processo de planejamento estratégico.