Além de muitas outras responsabilidades, muitas mães que trabalham também assumem a função de pagar as contas mensais da família. Para alguns de vocês, esta pode ser uma de suas tarefas menos favoritas. No entanto, é importante. Sem um sistema organizado de pagamento de contas, os pagamentos podem ser atrasados ou perdidos, resultando em multas, multas e taxas de juros mais altas. Pagamentos atrasados também podem arruinar seu crédito.
Você pode usar esta solução passo a passo para organizar seu processo de pagamento de contas e mantê-lo organizado. Você precisará de um computador, um conjunto de gavetas de plástico ou papelão, uma lata de lixo, uma trituradora de papel, caneta vermelha, caderno, marcador de texto, envelopes de 10 “x 13” e selos.
Encontre uma estação de pagamento de contas
O pagamento de contas será mais rápido e fácil se você tiver um posto de pagamento de contas específico onde possa sentar-se. Não precisa ser um espaço grande: uma pequena mesa no canto da cozinha, uma prateleira no escritório doméstico ou simplesmente uma cesta para guardar suas ferramentas e suprimentos de pagamento.
Organize suas contas em papel
A maioria das empresas tem uma opção de faturamento sem papel atualmente, mas se você ainda receber algumas contas em papel, poderá seguir estas etapas para processá-las. Abra-os assim que eles chegarem.
Usando uma caneta vermelha, anote a data de vencimento e o valor devido na frente de cada envelope. Preste muita atenção às datas de vencimento, pois nem sempre são as mesmas a cada mês. Ao ler sua fatura, destaque todas as cobranças que você questiona para que possa acompanhar facilmente essas questões mais tarde.
Recicle todos os recheios de envelope que não incluam informações pessoais, como ofertas especiais ou promoções de outros produtos. Destrua qualquer coisa que contenha informações pessoais. Se você não possui uma trituradora, pode encontrar uma que possa usar em uma loja de materiais de escritório por uma pequena taxa.
Por último, armazene suas contas não pagas na gaveta de cima de seu sistema de gavetas de plástico ou papelão.
Organize suas contas e extratos eletrônicos
Use um endereço de e-mail separado para contas eletrônicas, extratos bancários, declarações de investimento, etc. Isso garantirá que você não ignore uma fatura eletrônica no meio dos outros e-mails que receber.
Visualize suas contas e extratos online assim que receber os e-mails. Confirme se você concorda com todas as cobranças e o valor devido. Se você encontrar uma discrepância, imprima o documento, destaque a cobrança e coloque o papel na gaveta superior do sistema de gavetas de plástico ou papelão junto com as contas de papel não pagas. Se você não tiver acesso a uma impressora, anote o problema em seu notebook e coloque-o na mesma gaveta. Você lidará com quaisquer discrepâncias posteriormente neste processo.
Em seguida, encaminhe cada e-mail para seu endereço de e-mail pessoal e altere a linha de assunto para incluir a entidade devida, data de vencimento e valor devido. Por exemplo, GA Gas, 6-28-2019, $ 78.
Crie uma pasta de e-mail em seu computador ou armazenamento em nuvem para cada mês e ano. Você pode chamá-lo de “Contas on-line – [mês] 2019”. Depois de revisar cada fatura online e encaminhá-la para você mesmo, salve-a na pasta mensal que você criou.
Agende um horário semanal para pagar suas contas
Agende 30 minutos por semana para pagar suas contas. Bloqueie esse tempo em sua agenda, assim como faria com qualquer outro compromisso. Este também é um bom momento para revisar a exatidão de sua conta bancária online.
Vá ao posto de pagamento e retire as notas de papel da gaveta a pagar. Em seguida, conecte-se ao seu computador e abra a pasta a pagar deste mês. Se você destacou alguma dúvida ou discrepância, ligue primeiro para essas instituições.
Se você não conseguir entrar em contato com ninguém, adicione esta tarefa à sua lista de tarefas do dia seguinte. Anote o número da sua conta, o número de telefone do atendimento ao cliente e sua pergunta específica.
Pague suas contas
Se você deseja organizar suas contas de forma eficiente e eficaz, considere o pagamento de contas online. Existem dois tipos comuns de opções de pagamento de contas online:
Pagamento de contas online oferecido pelo seu banco;
Pagamento de contas online oferecido por seus provedores de serviço (companhia telefônica, companhia hipotecária, etc).
Embora possa demorar mais para configurar inicialmente o pagamento de contas online, você economizará tempo durante cada mês subsequente pagando suas contas online. Em ambos os cenários de pagamento de contas online, você receberá um número de confirmação como parte da transação. Anote essas informações na própria fatura ou mantenha uma lista mestra das transações mensais em seu caderno.
Se você não está pagando algumas ou todas as suas contas online, preencha seu cheque, registre a transação em seu registro de cheques, use o envelope de devolução fornecido na maioria das contas e extratos e carimbe o envelope. Certifique-se de levar em consideração o tempo do correio em seu processo.
Embora você não tenha um número de confirmação, você ainda deve anotar a transação na própria fatura ou em sua lista mestra de transações mensais. Certifique-se de incluir também o número do seu cheque.
Arquive as cópias em papel da sua fatura
Crie um envelope de 10 “x 13” para cada mês. Assim que terminar de pagar as contas, coloque as cópias impressas no envelope do mês apropriado, juntamente com sua lista mestra de transações (que também incluirá informações sobre as contas que você recebe eletronicamente). Se alguma dessas contas for necessária para fins fiscais, faça uma cópia e arquive-a com seus documentos fiscais anuais.