Como escrever uma carta comercial de desculpas

Publicado por Javier Ricardo

No mundo dos negócios, há momentos em que as coisas dão errado e você precisa se desculpar e fazer as pazes.

Quer você esteja em relação a um desacordo que teve com um cliente, um atraso na entrega de um pedido de um cliente ou seu atraso em uma reunião com as partes interessadas, escrever uma carta de desculpas é bom para a alma. Isso limpa o ar e permite que você e o destinatário sigam em frente e se livrem dos ressentimentos.

Nunca caia na armadilha de se recusar a pedir desculpas. Mesmo que você tenha certeza de que não fez nada de errado, peça desculpas pela parte que desempenhou no mal-entendido ou por não ser capaz de responder com mais eficácia.

Escrever um pedido de desculpas é ainda mais necessário quando um cliente está envolvido. Nesse caso, você deve escrevê-lo da perspectiva de “os clientes estão sempre certos ”. Por quê? A razão é porque perder um cliente pode custar muito caro. E um único cliente insatisfeito pode desencorajar vários outros clientes em potencial de fazer negócios com você.

Portanto, como proprietário de uma empresa ou profissional, você deve ser capaz de escrever cartas de desculpas comerciais eficazes que incentivem o destinatário a perdoar o erro e voltar a ter bons termos com a empresa que você representa. Aqui estão algumas diretrizes para escrever uma carta de desculpas comercial.

Como escrever uma carta de desculpas comercial – modelo de amostra

1. Dirija-se à pessoa certa-: Se você estiver escrevendo sua carta de desculpas para uma pessoa específica ( como um cliente desapontado ), você deve se dirigir a ela pelo cargo e sobrenome – por exemplo, “ Prezada Sra. Edwards. ”No entanto, se você estiver enviando a carta para uma empresa, encaminhe-a à pessoa responsável por receber essas cartas. Se você não souber o nome da pessoa, descubra e inclua-o em sua carta.

Uma carta de desculpas é mais eficaz quando o destinatário sabe que foi enviada especificamente para ele. A todo custo, evite saudações impessoais e exageradas como “ Prezado Senhor ” ou “ A quem possa interessar. ”Essas saudações enviam sinais de que sua carta é outra carta“ comum ”.

2 Declare porque você está escrevendo a carta-: Comece sua carta explicando do que se trata. Ou seja, informe ao destinatário que a carta é um pedido de desculpas. Isso os preparará emocionalmente para cada palavra que vier depois. Você não quer deixá-los sem saber o que você está escrevendo ou o que vai dizer.

Comece sua carta com uma declaração direta e simples como: “ Sinceramente peço desculpas por … ” ou “Por meio deste, escrevo esta carta para me desculpar sinceramente por … ” Não fale bobagens. E não comece narrando o que aconteceu. Começar sua carta com uma declaração de desculpas deixa o leitor calmo e receptivo ao seu pedido de desculpas.

3. Declare seu erro: Depois de declarar que está se desculpando, diga por que está se desculpando. Há momentos em que o destinatário pode ter esquecido o que aconteceu. Portanto, nunca deixe de fora essa parte, supondo que o destinatário ainda se lembrará.

Ao declarar seu erro, seja exato e claro. Isso convencerá o destinatário de que você realmente entendeu o que fez. Escreva algo como:

“O que aconteceu na semana passada foi pouco profissional. Como cliente, você tinha o direito de escolher qualquer cor de sua preferência ao comprar itens disponíveis em várias cores. Ao enviar a você um smartphone preto em vez do branco que você encomendou, privamos você dessa liberdade, e isso estava errado. E recusar sua solicitação para mudar o dispositivo para uma cor desejada foi um dos piores erros que já cometemos a um cliente. E lamentamos profundamente isso.

4. Reconheça o quanto você os magoou: Depois de declarar seu erro, reconheça o quanto magoou o destinatário. Esta é uma boa oportunidade para você mencionar que nunca teve a intenção de magoá-los – mas não para se absolver da culpa ou dar desculpas esfarrapadas.

Escreva algo como:

“Soubemos mais tarde que seu filho, a quem você encomendou o smartphone como presente de aniversário pelo branco preferido, porque essa é sua cor favorita, mas acabamos obrigando-o a se contentar com o que ele realmente não gostava. Esperamos que você entenda que essa nunca foi nossa intenção. Queríamos que você olhasse para trás e se lembrasse apenas de coisas felizes, mas arruinamos isso com nosso descuido e atitude pouco profissional.

5. Aceite a responsabilidade: esta é uma das partes mais difíceis de um pedido de desculpas, mas a mais importante. Mesmo o destinatário também tem alguns defeitos, você terá que assumir que eles eram perfeitos. Apenas admita seu erro abertamente e sem reservas. Mesmo que você tenha algumas desculpas para suas ações, isso não deve impedi-lo de admitir que essas suas ações realmente magoaram o destinatário.

Uma declaração simples como: “ Assumimos absolutamente a responsabilidade por nossa atitude pouco profissional e pela terrível dor que causamos a você ”, seria ótimo.

6. Ofereça uma solução para fazer as pazes-: Apenas dizer que você está arrependido não é suficiente. O que realmente torna seu pedido de desculpas eficaz é encontrar uma maneira de resolver o problema no futuro.

Se o erro for algo que pode ser corrigido, como um pedido errado ou com defeito, ofereça-se para corrigi-lo imediatamente, sem nenhum custo extra para o destinatário. Mas se não puder ser corrigido, assegure ao destinatário seu compromisso renovado de evitar tais erros no futuro e seus planos para alcançá-lo. Isso é melhor do que apenas dizer: “ Prometemos que isso nunca mais acontecerá.

7. Declare seu desejo de continuar o relacionamento-: Um pedido de desculpas não serve apenas para buscar o perdão do destinatário; em última análise, tem como objetivo consertar a falha em seu relacionamento com eles e manter o relacionamento fluindo bem novamente. É melhor expressar o que você realmente deseja, como uma relação comercial contínua. Depois de escrever o corpo da carta de desculpas da empresa, arredonde-a de maneira adequada e envie-a ao destinatário.