Como fazer uma verificação rápida de antecedentes em um funcionário potencial

Publicado por Javier Ricardo

Você está contratando funcionários? Se SIM, aqui está um guia detalhado sobre como fazer uma verificação rápida, mas completa, de um funcionário em potencial.

Antes de um candidato ser empregado em uma organização, é importante que uma verificação completa de histórico seja conduzida sobre o indivíduo. Verificações de antecedentes geralmente são realizadas na fase final do processo de contratação como uma verificação legal do passado de um candidato para descobrir se ele realmente é quem diz ser.

Tabela de conteúdo

  • Por que gastar recursos para executar uma verificação de antecedentes em um funcionário potencial?
  • Quanto custa executar uma verificação rápida de antecedentes?
  • Você precisa da permissão de um funcionário para fazer uma verificação de antecedentes?
  • Um funcionário potencial precisa fornecer certas informações para uma verificação de antecedentes
  • Outras opções para uma verificação de antecedentes a considerar
  • Você deve fazer uma verificação de antecedentes por conta própria ou contratar os serviços de provedores de verificação de antecedentes?
  • Outras dicas de verificação de antecedentes

Por que gastar recursos para executar uma verificação de antecedentes em um funcionário potencial?

A verificação de antecedentes é necessária pelo fato de que, sem ela, o resultado poderia ser a contratação de um indivíduo problemático ou sujeito ao crime. Uma verificação de antecedentes será de grande ajuda para fornecer ao empregador a garantia de que o candidato não só está qualificado para o cargo, mas também não representará qualquer ameaça legal para o estabelecimento.

Também é importante que cada pequeno empresário avalie o nível de risco que assume se não fizer verificações extensas de antecedentes ou se ele mesmo fizer a maior parte do trabalho de investigação. As empresas que envolvem o trabalho com crianças, idosos ou que têm acesso regular a grandes somas de dinheiro devem estar dispostas a assumir os custos extras decorrentes da verificação de antecedentes.

No entanto, deve-se observar que a verificação de antecedentes tem suas dificuldades, especialmente para uma pequena empresa. Há um conjunto amplo e complicado de verificações de antecedentes para um empregador considerar, e o custo de cada uma dessas verificações aumenta rapidamente, multiplicado pelo número de candidatos potenciais que o empregador está considerando.

Quanto custa executar uma verificação rápida de antecedentes?

O valor total gasto para a verificação de antecedentes de cada candidato em potencial varia de acordo com o tipo de verificação e uma série de outros fatores, incluindo o estado em que as verificações são realizadas.

Normalmente, uma verificação de antecedentes básica custará ao funcionário um mínimo de US $ 15 e pode até custar mais de US $ 100 por funcionário potencial. Se as verificações forem extremamente minuciosas e envolverem a coleta de informações de mais de um estado ou país, o custo envolvido pode até ser superior a US $ 100.

No entanto, mesmo com o componente de custo que acompanha as verificações de antecedentes, eles ainda são uma parte muito importante do processo de contratação. Se você deseja que seu negócio seja bem-sucedido, não pode se dar ao luxo de tomar uma decisão ruim de contratação. Na verdade, para muitas pequenas empresas, uma má contratação pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso.

De acordo com a Câmara de Comércio dos EUA, 30% das falências de pequenas empresas são causadas por roubo de funcionários. Verificações eficazes de antecedentes ajudarão a reduzir o risco de contratar funcionários questionáveis ​​ou mesmo perigosos.

Hoje em dia, toda empresa deseja reduzir custos por todos os meios possíveis. A sobrevivência da maioria das empresas depende de descobrir maneiras de economizar dinheiro. Uma das maiores despesas das empresas é localizar, entrevistar e treinar novos talentos. Portanto, uma decisão de contratação deve ser feita com atenção e consideração cuidadosas.

Uma maneira muito boa e relativamente barata de garantir que você está tomando uma boa decisão de contratação é pré-selecionar os candidatos por meio de verificações de antecedentes. As verificações de histórico não apenas reduzem as decisões de contratação incorretas, mas também protegem sua empresa de maneira proativa.

As pequenas empresas geralmente dispensam as verificações de antecedentes porque têm uma falsa sensação de segurança e a confiança que os proprietários de pequenas empresas desenvolvem trabalhando em estreita colaboração com seus funcionários ou porque não apenas compreendem as responsabilidades legais associadas à triagem de candidatos e verificações de antecedentes.

Por exemplo, se o seu negócio envolve seus funcionários interagindo ou fornecendo um serviço direto aos clientes, como creches ou prestadores de serviços, então você será responsável se um funcionário prejudicar um cliente, especialmente se descobrir que o funcionário teve um história de irregularidades.

Uma empresa de pequeno ou médio porte pode nunca se recuperar de tal ação. Você também pode descobrir que sua seguradora oferece um desconto na cobertura se você fizer verificações de antecedentes para pré-selecionar ao contratar seus funcionários.

Você precisa da permissão de um funcionário para fazer uma verificação de antecedentes?

Se você quiser fazer qualquer um dos itens a seguir, precisará da permissão do funcionário em potencial (por escrito);

  • Se você quiser contratar uma empresa externa para investigar
  • Se você quiser ter acesso às transcrições escolares ou a registros militares detalhados.
  • Se você quiser fazer um relatório de crédito

No entanto, se você fez uma solicitação a um funcionário em potencial para fazer uma verificação de antecedentes a fim de descobrir os parâmetros declarados acima e o funcionário se recusar, então você está legalmente autorizado a golpear o funcionário por consideração para o cargo.

Como fazer uma verificação rápida de antecedentes em um funcionário potencial

Uma verificação de antecedentes de funcionários procura descobrir certos parâmetros, como os antecedentes criminais, credenciais e qualificação dos candidatos, registros de direção e se eles estão em uma lista de observação de terrorismo ou registro de criminosos sexuais. Às vezes, também pode incluir uma verificação de histórico de crédito.

Se você criar um processo de verificação de antecedentes insatisfatório, aumentará muito o custo e a complexidade do seu processo de entrevista e poderá até mesmo causar-lhe problemas se fizer com que os candidatos sejam excluídos por motivos que você não tem permissão para discriminar.

1. Ter uma política consistente sobre como as verificações de antecedentes são realizadas: idealmente, isso deve ser documentado em um fluxograma que permitirá que todos saibam exatamente qual etapa concluir em um determinado momento. Uma verificação desorganizada de antecedentes pode evitar problemas jurídicos, especialmente se você estiver aplicando apenas algumas etapas a alguns candidatos, como apenas fazer verificações de crédito em candidatos com históricos específicos.

2. Obtenha aconselhamento jurídico sobre como as leis locais regem o uso de verificações de antecedentes: sabe-se que as verificações de antecedentes revelam certas informações que podem ser consideradas confidenciais e, em alguns estados dos Estados Unidos da América, você não tem permissão para coletar certas informações, pois parte de uma verificação de antecedentes. Converse com seu advogado para ter certeza de que sua verificação de antecedentes não causa problemas jurídicos para sua empresa.

3. Dê aos candidatos a chance de esclarecer erros ou mal-entendidos com verificações de antecedentes: não é inédito que as informações coletadas por meio de verificações de antecedentes estejam ligeiramente incorretas ou totalmente erradas. Como tal, é aconselhável dar aos candidatos a oportunidade de explicar as informações recolhidas, de modo a dar uma oportunidade aos candidatos que teriam sido excluídos incorretamente.

4. Use serviços de verificação de antecedentes que estejam em conformidade com a FCRA: O Fair Credit Reporting Act (FCRA) fornece um esboço do que pode ou não ser feito como parte de uma verificação de antecedentes com relação às informações de crédito. Este documento fornece um bom resumo de como as informações devem ser tratadas da perspectiva do candidato.

Quase todas as verificações de antecedentes são regidas pelo Fair Credit Reporting Act (FCRA), mas você deve saber que há uma série de outras leis que as afetam, dependendo do estado e da região. Por exemplo, em alguns estados, é aceitável usar verificações de crédito e de antecedentes criminais para qualquer funcionário; em outros, você só pode realizar essas verificações para tipos específicos de funcionários.

5. Saiba a diferença entre verificações de referência e relatórios investigativos do consumidor: Um relatório investigativo do consumidor ocorre quando você contata um indivíduo, como um ex-empregador, a fim de verificar certas informações, como data de emprego, cargo ocupado etc. As verificações de referência, por outro lado, são normalmente fáceis e diretas.

Se o seu motivo para rejeitar um funcionário em potencial foi devido a informações que foram coletadas por meio de um relatório investigativo do consumidor, então você deve dar ao funcionário em potencial uma cópia do relatório, enquanto se você obteve as informações por meio de uma verificação de referência, você deve não precisa revelar isso ao candidato.

6. Use verificações de histórico de forma consistente, não em uma base de candidato a candidato: você deve aplicar o mesmo processo de verificação de histórico a cada candidato entrevistado para a função. Aplicá-lo seletivamente apenas a candidatos de um histórico ou nível de experiência específico pode causar consequências jurídicas não intencionais se for demonstrado que é um proxy para discriminação ilegal.

Fora disso, acenar para alguns candidatos com base na intuição de que “eles parecem uma pessoa legal” anula o propósito de fazer uma verificação de antecedentes para proteger sua empresa.

7. Não tome nenhuma parte do processo de verificação de antecedentes como garantida: você ficará surpreso com o fato de que informações importantes frequentemente surgirão nas etapas mais comuns do processo de verificação de antecedentes. Certifique-se de que os gerentes de contratação levam o processo a sério e prestam atenção às informações obtidas.

8. Não peça informações sobre o personagem enquanto verifica fatos de empregos anteriores: Assim que você começa a buscar opiniões sobre o personagem do candidato, atitude, etc., você está fazendo um relatório investigativo ao consumidor. Isso se enquadra na lei federal e, como tal, você é obrigado por lei a notificar o funcionário em potencial, dar-lhe a opção de pedir detalhes e cumprir suas solicitações. Se você precisar desse tipo de informação, é melhor obter aconselhamento jurídico primeiro.

Um funcionário potencial precisa fornecer certas informações para uma verificação de antecedentes

Para realizar uma verificação de antecedentes, você precisará obter o nome completo, o número do seguro social e a data de nascimento do funcionário. Você também precisará da permissão do funcionário para relatórios de crédito, histórico escolar e registros militares.

Um relatório de crédito deve incluir o seguinte:

  • Verificação de antecedentes criminais : visa descobrir o histórico criminal do requerente. Isso é muito importante para cargos que exigem confiança ou estão relacionados à segurança. Deve incluir registros nacionais e municipais.
  • Validação da previdência social: visa verificar se o número do seguro social fornecido pelo candidato é correto e legítimo e busca todos os nomes, inclusive apelidos e variações, datas de nascimento e histórico de endereços associados ao número do seguro social. Isso ajudará a mostrar ao empregador em potencial se o candidato viveu em locais não revelados ou sob outros pseudônimos, o que pode revelar registros criminais que não seriam encontrados de outra forma.
  • Verificação do histórico de endereços: revela os locais anteriores onde o candidato em potencial morou. Rastrear o endereço anterior de um candidato tornará muito mais fácil verificar outras pesquisas e pode revelar jurisdições onde as verificações de antecedentes criminais devem ser realizadas.
  • Verificação da lista de vigilância de terror dos EUA : isso é muito importante para empregos que envolvem segurança. Busca saber se o candidato tem registro na lista de vigilância do terrorismo dos Estados Unidos da América.
  • Verificação do registro do agressor sexual: isso é muito importante para cargos de confiança; essa verificação está incluída na maioria das verificações de antecedentes.

Outras opções para uma verificação de antecedentes para conside r

Se você deseja uma verificação ainda mais aprofundada dos antecedentes de um funcionário em potencial, aqui estão alguns outros tipos de verificações a serem realizadas, dependendo do tipo de cargo para o qual você está contratando.

  • Referências de personagem: visa descobrir como é trabalhar com uma pessoa no dia a dia. O funcionário é preguiçoso, se irrita facilmente, é problemático, é bem comportado? No entanto, você deve ter em mente que esta forma específica de verificação de antecedentes se enquadra nas regras da FCRA, portanto, é melhor obter aconselhamento jurídico primeiro.
  • Registros de direção: se a posição para a qual você pretende contratar um funcionário envolve a direção, você deve escolher um deles.
  • Transcrições do aluno: se você precisar confirmar o desempenho acadêmico de um aluno, deverá fazer esta forma de verificação de antecedentes. No entanto, você precisará primeiro da permissão do candidato.
  • Relatório de crédito: revelará a você o histórico de cumprimento de obrigações financeiras dos funcionários em potencial, bem como informações de endereço anteriores. Se um candidato vai lidar com dinheiro, os empregadores querem ter certeza de que eles são confiáveis. Transferir essa posição para alguém que está falido, tem um histórico de fraude ou peculato ou está em uma situação financeira terrível pode não ser o ideal. Enquanto alguns estados exigem que os empregadores justifiquem seus motivos para realizar uma verificação de crédito, outros não.
  • Registros de serviço militar: se o serviço militar de um funcionário em potencial desempenha um papel importante em sua decisão de contratá-lo, você precisará realizar essa forma de verificação de antecedentes. A permissão do candidato também é necessária para isso.
  • Registros de licenciamento estadual: verifique se os candidatos têm as licenças estaduais de que precisam.
  • Registros de licença profissional : buscam verificar se um candidato possui a licença profissional necessária para a posição solicitada ou para descobrir se a licença que afirma ter é válida.
  • Remuneração dos trabalhadores: os empregadores podem querer verificar as reivindicações anteriores de compensação dos trabalhadores de um candidato. Isso pode estar sujeito a restrições legais – obtenha aconselhamento jurídico primeiro.

Você deve fazer uma verificação de antecedentes por conta própria ou contratar os serviços de provedores de verificação de antecedentes?

Se as informações que você está procurando obter sobre um funcionário em potencial forem muito básicas ou se a verificação de antecedentes não tiver muita influência na decisão de contratação, você mesmo poderá fazer isso. Se você deseja dar uma olhada rápida nas informações nas redes sociais e na pesquisa do Google, talvez esta seja a sua melhor escolha.

No entanto, com esse método, você não pode realmente ter certeza da precisão das informações que coletou, nem mesmo ter certeza de que encontrou a pessoa certa. Também é possível que você veja informações que não deveria legalmente usar em sua consideração para uma contratação.

É por isso que geralmente é melhor usar uma empresa de pesquisa.

Sim, vai custar mais caro, mas, pelo menos, os resultados que eles vão te fornecer são muito mais confiáveis, detalhados e te manterão longe de ver informações que você não deveria ver. Além disso, as verificações de antecedentes podem consumir muito tempo, especialmente se o número de funcionários em potencial for muito grande. Se você decidir fazer a verificação sozinho, pode estar perdendo um tempo que seria melhor alocado para os negócios.

Quanto tempo leva uma verificação de histórico de emprego?

Não existe um cronograma único para a duração de uma verificação de antecedentes trabalhistas, embora um empregador tenha um prazo ideal, não há garantia de que tudo terminará tão rapidamente.

De acordo com uma pesquisa realizada pelo CareerBuilder, as verificações de antecedentes geralmente levam de 24 a 72 horas úteis para serem concluídas. Este período de tempo é bastante idealista, uma verificação de antecedentes antes do emprego pode demorar muito mais do que isso. Na verdade, geralmente você pode contar que eles serão concluídos em menos de cinco dias úteis.

Você deve ter em mente que quanto mais tempo leva uma verificação de antecedentes, maior a chance de os candidatos aceitarem outra oferta de um empregador diferente. Infelizmente, para empregadores e funcionários, existem vários fatores que impedem uma verificação de antecedentes em tempo hábil. Aqui estão alguns fatores que podem atrasar uma verificação de antecedentes.

Eu. Rastreamento da previdência social: esta é a primeira de quase todas as verificações de histórico de funcionários profissionais. As informações anexadas a um número de previdência social são realmente valiosas no sentido de que podem revelar o tipo de informação que um empregador ou provedor de verificação de antecedentes está buscando.

Com a sua segurança social, é fácil rastrear onde viveu, trabalhou, história criminal, identidades múltiplas etc. Como esse relatório é muito comum, os empregadores podem acessá-lo imediatamente. No entanto, se o candidato tiver problemas com seu número de seguro social, como se ele foi roubado ou associado a práticas prejudiciais, isso pode levar algum tempo para verificação.

ii. Bases de dados criminais – locais, nacionais e internacionais: esta é uma pesquisa muito comum e, como tal, não costuma estar associada a atrasos. Às vezes, o atraso pode resultar de depois que o empregador começa a procurar seu histórico por meio de seu número de seguro social, ele (ou o terceiro que ele contratou) começará a vasculhar vários bancos de dados criminais.

Infelizmente, esses bancos de dados nem sempre são precisos e nenhum é completo. Portanto, um empregador procurará informações sobre o funcionário potencial em nível local e nacional usando esses repositórios online.

Isso contribuirá muito para aumentar a duração da verificação de antecedentes, uma vez que quaisquer discrepâncias observadas terão que ser investigadas mais detalhadamente. Você também deve levar em consideração que a maioria dos bancos de dados são incompletos e / ou imprecisos, muitos não são automatizados. Isso significa que um empregador pode ter que enviar solicitações de recuperação a um funcionário humano. Na verdade, cerca de 30% dos tribunais dos Estados Unidos exigem acesso direto pessoal.

Nesses casos, o tempo de resposta provavelmente irá parar porque não há como prever a carga de tal funcionário individual. Além disso, a maioria dos empregadores considerará se submeter a listas de observação globais. Esses tipos de bancos de dados incluem pessoas que foram rotuladas como terroristas em potencial, praticantes de fraude conhecidos e outros que enfrentam sanções regulatórias.

Além de pesquisar os registros legais anexados ao seu número de seguro social e procurar pistas sobre você em bancos de dados criminais, seu empregador em potencial também procurará registros no DMV. Pode parecer bobagem à primeira vista, mas há duas razões principais para que os empregadores façam isso. O objetivo aqui é normalmente encontrar mais provas de que você é quem diz ser e descobrir se você tem um registro de condução perigoso.

Mesmo que uma multa por excesso de velocidade de quatro anos atrás possa ser irrelevante, uma multa pendente por direção múltipla sob influência (DUI) e perigo imprudente é um motivo de preocupação se o candidato estiver se inscrevendo para dirigir um ônibus escolar. Lembre-se de que esses registros normalmente têm um tempo de retorno de 3 dias úteis, mas se houver alguma informação faltando ou questionável, pode levar mais tempo.

iii. Emprego, licenciamento e histórico acadêmico: embora possa ser uma surpresa para alguns candidatos que os empregadores realizem verificações para verificar o histórico acadêmico e de emprego, mas a verdade é que alguns empregadores o fazem. Normalmente, isso não aumentará drasticamente a duração do plano de fundo, mas nos casos a seguir, pode.

  • Se o antigo empregador ocupar muito tempo, antes que as informações necessárias sejam divulgadas.
  • Se o empregador encontrar alguma discrepância entre as informações fornecidas pelo candidato e o antigo empregador (ou instituição acadêmica), isso levará mais tempo para ser resolvido.

iv. Resultados de pesquisa e verificações de mídia social: verificar as pegadas digitais dos candidatos está se tornando rapidamente uma tendência comum. Isso significa que os empregadores estão tentando descobrir se há alguma bandeira vermelha no candidato a partir de informações coletadas de resultados de pesquisas ou mídias sociais.

Mesmo que isso às vezes seja visto como um aspecto informal ou não oficial das verificações de antecedentes dos funcionários, não deve ser considerado levianamente. Esta parte da verificação de antecedentes tem o potencial de prejudicar o cronograma de recuperação.

v. Candidatos que trabalham fora dos Estados Unidos: se os candidatos em potencial em questão que estão sendo verificados não residirem nos Estados Unidos, isso pode impor um tempo adicional a todo o processo. Isso ocorre porque o empregador precisa reunir e confirmar todas as liberações e documentações relevantes para obter essas informações básicas.

Além disso, lidar com órgãos governamentais estrangeiros normalmente exige um protocolo diferente do encontrado nos Estados Unidos. Isso significa automaticamente tempo de processamento adicional em ambas as extremidades. Se o candidato estiver fora dos Estados Unidos, é muito difícil dizer exatamente quanto tempo levará para reunir as informações necessárias.

Outras dicas de verificação de antecedentes

1. Certifique-se de ter um bom entendimento do Fair Credit Reporting Act antes das verificações de antecedentes : O Fair Credit Reporting Act (FCRA) foi implementado para proteger os direitos de privacidade dos candidatos a emprego e dar-lhes recurso se forem empregadores toma uma decisão de contratação com base em dados incorretos encontrados durante verificações de antecedentes.

Um empregador deve ter o consentimento de um potencial empregado por escrito antes que certas verificações de antecedentes possam ser realizadas. Além disso, se um empregador tomar uma decisão de contratação com base nas informações encontradas nas verificações de antecedentes, ele deve informar ao candidato a emprego a fonte usada para as verificações de antecedentes.

Como empregador de mão de obra, você terá que cumprir a FCRA. Cumprir com este ato é fácil, desde que você saiba o que a empresa de verificação de antecedentes deve usar.

2. Pague apenas pelas verificações de antecedentes de que você precisa : muitos equipamentos de verificação de antecedentes têm o hábito de encorajar os empregadores a adquirir todas as informações que puderem encontrar sobre um funcionário em potencial, o que terá um preço mais alto.

No entanto, nem sempre é necessária uma extensa verificação de antecedentes. Por exemplo, se você está contratando um potencial funcionário de teletrabalho para programar seu site, uma verificação de referência, uma verificação de histórico criminal e uma verificação de histórico de certificação técnica devem ser tudo que você precisa.

Concluindo, o custo envolvido na contratação de um novo funcionário é enorme atualmente. Mesmo para pequenas empresas, o custo pode chegar a dezenas de milhares de dólares quando você leva em consideração o dinheiro gasto com contratações, relacionamentos prejudicados com clientes, a tensão em sua cultura de trabalho que prejudica a produtividade, trabalhos que precisam ser refeitos etc.

Se os funcionários contratados não derem certo, há também um custo financeiro e jurídico adicional para o seu negócio que, se não houver cuidado, pode acabar arruinando-o.

Não confie apenas no que um funcionário em potencial diz em seu currículo e na entrevista. Combata as contratações ruins com uma verificação completa de antecedentes A maioria das verificações de antecedentes leva menos de uma semana e custa menos de US $ 80, então vale a pena seu tempo e dinheiro para realizar esta etapa extra.