Muitas pessoas já ouviram falar sobre VoIP muitas vezes, mas sabem pouco ou nada sobre essa fascinante tecnologia de comunicação. Se você for um deles, continue lendo para entender exatamente o que é VoIP e como funciona.
VoIP significa Voice over Internet Protocol. É uma tecnologia de comunicação que permite converter sinais de telefone analógico padrão – do tipo que você ouve quando fala ao telefone – em sinais digitais que podem ser transmitidos pela Internet. VoIP permite que você faça chamadas gratuitas usando um determinado software para ignorar completamente a companhia telefônica.
Como uma tecnologia revolucionária, o VOIP tem o potencial de transformar completamente os sistemas telefônicos do mundo. Há algum tempo, provedores de serviços de VoIP como a Vonage já existem e estão se tornando mais populares devido à crescente aceitação e adoção da tecnologia, especialmente pelas empresas. Além disso, algumas das principais operadoras de telefonia já estão introduzindo planos de chamadas VoIP.
Embora a ideia de VoIP possa parecer única, a tecnologia é na verdade uma ‘reinvenção da roda’. Mas tem potencial para substituir completamente o sistema de telefonia tradicional. Uma das coisas mais fascinantes sobre o VoIP é que ele apresenta muitas maneiras de fazer uma chamada. Isso inclui o uso de um ATA, telefones IP e método computador-a-computador.
uma. ATA
Usar um ATA ( adaptador de telefone analógico ) é a maneira mais simples e comum de usar VoIP. Com o ATA, você pode conectar um telefone padrão ao computador ou conexão à Internet para usar com VoIP. O ATA simplesmente converte sinais analógicos de telefone em sinais digitais para transmissão pela Internet. Alguns provedores de serviço VoIP oferecem ATAs gratuitamente com seu serviço VoIP.
Configurar um ATA é fácil. Basta tirar o ATA da caixa, conectar o cabo do telefone que normalmente seria conectado à tomada da parede ao ATA e começar a fazer chamadas VoIP imediatamente. Alguns ATAs podem vir com software de configuração adicional a ser instalado no computador host; mas, em qualquer caso, configurar um ATA é muito simples e você não precisa ser especialista em tecnologia para entender isso.
b. Telefones IP
Os telefones IP são telefones especializados que se parecem com telefones normais com um monofone, base e teclado. Mas eles são diferentes porque têm um conector Ethernet RJ-45 em vez dos conectores de telefone RJ-11 padrão. Você pode conectar um telefone IP diretamente ao seu roteador. Os telefones IP têm todo o hardware e software necessários para lidar com chamadas IP. Existe um tipo especial de telefones IP, chamados telefones sem fio. Isso permite que você faça chamadas VoIP de qualquer ponto de acesso WiFi, eliminando assim a necessidade de conexões com fio.
c. Computador para computador
Embora não ofereça a vantagem de mobilidade, esta é a maneira mais fácil de usar a tecnologia VoIP. Com esta opção, você não precisa pagar por chamadas de longa distância. Isso o torna a maneira mais barata de usar o VoIP.
Para configurar um sistema VoIP computador a computador, você precisa de um pacote de software de configuração ( várias empresas oferecem isso de graça ou de custo muito baixo ), um microfone, alto-falantes, uma placa de som e uma conexão forte com a Internet como a que você gostaria através de um modem a cabo ou DSL.
Ao usar um sistema VoIP computador a computador, você paga apenas a taxa mensal do ISP; geralmente não há cobrança para chamadas de computador para computador, independentemente da distância.
Portanto, se você deseja experimentar o VoIP, configurar um sistema computador-a-computador é a maneira mais fácil de fazer isso. Basta procurar na web alguns dos softwares VoIP gratuitos disponíveis, baixá-los e configurar seu computador para VoIP em alguns minutos. Em seguida, envie o software a um amigo ou peça a ele para baixá-lo também. Depois que seu amigo configurar o sistema, vocês dois podem começar a se comunicar com VoIP para ter uma ideia de como ele funciona.
Agora, vamos ver o que acontece durante uma chamada telefônica VoIP típica, mas desta vez usando VoIP em uma rede comutada por pacotes:
Como funciona o sistema de negócios VOIP
- Quando você pega o receptor com o objetivo de fazer uma chamada, o receptor envia um sinal ao ATA.
- O ATA recebe o sinal e envia um tom de discagem, que confirma que você está conectado à internet.
- À medida que você disca o número de telefone da pessoa com quem deseja falar, o ATA converte os tons em dados digitais, que são armazenados temporariamente.
- O número de telefone é enviado como uma solicitação ao processador de chamadas da empresa VoIP. Este processador valida o número.
- O processador de chamadas determina para quem mapear o número. Esse mapeamento envolve a conversão do número de telefone em um endereço IP. O soft switch conecta os dois dispositivos em cada extremidade da chamada.
- Na outra extremidade, um sinal é enviado para o ATA do seu amigo, solicitando que ele peça ao telefone conectado para tocar. Assim que seu amigo atender o telefone, uma sessão será estabelecida entre o seu computador e o do seu amigo. A infraestrutura normal da Internet lida com a chamada como qualquer outro processo de transferência de dados pela web.
- Durante a conversa, o seu sistema e o sistema do seu amigo transmitem dados de um lado para outro quando há dados a serem enviados. Esses pacotes de dados são convertidos pelos ATAs em ambas as extremidades nos sinais analógicos que você ouve.
- Quando você desliga o receptor após a chamada, o circuito entre o telefone e o ATA é fechado. E o ATA encerra a sessão enviando um sinal para o soft switch conectando a chamada.
10 benefícios do VOIP para uma pequena empresa
Cada vez mais empresas estão abandonando os sistemas de telefonia tradicionais em favor do sistema Voice Over Internet Protocol (VOIP). De acordo com um relatório de estatísticas de VOIP da Point Topic Ltd, existem atualmente mais de 30 milhões de assinantes de VOIP somente nos estados unidos.
VOIP é uma tecnologia relativamente nova que converte comunicações de voz e sessões de multimídia em formato digital e as envia por redes de protocolo de Internet (IP). Portanto, se você tiver uma boa conexão com a Internet, as comunicações telefônicas podem ser entregues pela Internet, em vez de pela operadora de serviços de telecomunicações local.
Além de que os serviços de VOIP normalmente custam muito menos do que os serviços de telefonia tradicionais, há muitos outros benefícios decorrentes do uso dos serviços de VOIP. Mas muitos proprietários de pequenas empresas estão negligenciando alguns dos recursos mais valiosos que os serviços de VOIP podem oferecer.
Você é proprietário de uma pequena empresa que sempre se perguntou por que a demanda por VOIP está crescendo? Ou você simplesmente não está convencido de que é hora de mudar para VOIP ? Então, é provável que você ainda esteja alheio às várias maneiras pelas quais o VOIP ajuda as pequenas empresas. Aqui estão 10 benefícios que sua pequena empresa pode desfrutar usando VOIP:
1. Vantagem de mobilidade
Os telefones tradicionais devem ficar na mesa do escritório, o que significa que você precisa estar no escritório para receber chamadas importantes. No entanto, com os aplicativos móveis VOIP disponíveis, você pode facilmente fazer e receber chamadas através da tecnologia VOIP enquanto estiver em movimento. Assim, você não precisa se preocupar em perder chamadas e atividades importantes. Mesmo quando você faz chamadas de um local remoto, o identificador de chamadas o registra como uma chamada de seu escritório.
2. Números gratuitos
Muitas pequenas empresas relataram que sua base de usuários e conversões aumentaram depois de adicionar um número de ligação gratuita a suas operações. Isso ocorre porque os números gratuitos aumentam a credibilidade da marca e fornecem aos clientes um ponto de contato fácil. Muitos serviços VOIP oferecem números gratuitos que não vêm com taxas de uso, mas atraem uma baixa taxa fixa mensal.
3. Mensagens de marca
VOIP vem com recursos de gravação de chamadas e monitoramento de chamadas que podem ajudá-lo a treinar seus funcionários para entregar uma mensagem consistente ao interagir com clientes e clientes em potencial. Ser capaz de ouvir chamadas anteriores e monitorar chamadas existentes também pode ajudá-lo a determinar como seus clientes e clientes potenciais percebem seus produtos e serviços, permitindo que sua empresa ajuste suas ofertas de forma adequada.
4. Opções de comunicação aprimoradas
Além da liberdade de fazer e receber chamadas pela Internet, o VOIP também oferece outros recursos avançados, como correio de voz por e-mail, suporte para bate-papo online, registros de chamadas online e assim por diante. E você pode gerenciar facilmente sua conta online, adicionando e removendo seus serviços sempre que precisar.
5. Estabelecendo sua marca “verde”
Mais e mais empresas estão se tornando verdes ao adotar contramedidas ecológicas para neutralizar os danos ambientais causados pela tecnologia à Mãe Terra. Ao adotar o VOIP, você estará contribuindo para a campanha verde global, substituindo os telefones fixos de cobre – que são prejudiciais ao meio ambiente – pela Internet inofensiva.
6. Atendedor automático
Este é outro recurso incrível que vem com os serviços VOIP. O recurso permite que seus chamadores interajam com um menu para escolher um ramal apropriado. Seu negócio parecerá mais profissional e impressionante. Chame esse recurso de recepcionista virtual e você estará certo.
7. Melhor face para a frente
Ter uma única linha telefônica tradicional significa que apenas uma pessoa receberá todas as chamadas recebidas – independentemente de serem consultas de vendas ou reclamações de clientes. E se cada departamento responder às suas próprias chamadas, você precisará de várias linhas telefônicas – uma para cada departamento. No entanto, com o recurso de atendimento automático que vem com o VOIP, você pode facilmente dividir as chamadas apropriadamente entre o atendimento ao cliente, vendas, contabilidade e outros departamentos sem ter várias linhas telefônicas. Isso significa que as chamadas irão para o departamento certo e serão atendidas pela pessoa certa.
8. Oportunidade de promoção da marca
Com os recursos de Recepcionista Virtual e Música em Espera que vêm com os serviços VOIP, você pode incluir informações sobre a marca e o produto que seus chamadores precisam saber antes de decidir para qual departamento de sua empresa eles desejam ser encaminhados.
9. Expansão de negócios mais rápida
VOIP torna muito mais fácil adicionar novos funcionários ao seu sistema telefônico comercial. Se você estiver adicionando um novo local em outra cidade, tudo o que você precisa fazer é solicitar telefones adicionais e adicionar ramais imediatamente. Isso mostra que o VOIP foi projetado com a expansão dos negócios em mente.
10. Melhor comunicação e colaboração
Com VOIP, a webconferência torna-se conveniente e fácil, o que significa que seus funcionários podem realizar reuniões improvisadas com outros funcionários ou clientes, independentemente de suas localizações. A conferência via web VOIP também facilita a comunicação clara, melhora a colaboração dos funcionários e acelera a tomada de decisões.
Quanto custa o VOIP para negócios?
A taxa com que as empresas estão mudando dos sistemas de telefonia tradicionais para o VoIP pode fazer qualquer pessoa pensar que o VoIP é gratuito. E essa linha de pensamento pode ser ainda mais reforçada pelas declarações absurdas de preços dos provedores de serviços VoIP empresariais.
Não se engane, o VoIP pode economizar muito dinheiro para o seu negócio a longo prazo. Mas a migração de um sistema telefônico tradicional não é gratuita; envolve um custo. Portanto, no que diz respeito ao VoIP, não há almoço grátis.
Neste artigo, você obterá informações reais sobre preços que podem ajudá-lo a tomar uma decisão bem informada sobre a instalação de VoIP empresarial. Portanto, se você está procurando construir uma análise de custo-benefício de um sistema VoIP para sua empresa, este artigo tratará do aspecto de custo.
Parte A: custos de equipamento VoIP
Embora o VoIP reduza drasticamente a quantidade de hardware e equipamento que você terá que manipular e gerenciar nas instalações da sua empresa, alguns custos de troca de hardware vêm com a migração para VoIP, que você precisa pensar.
- Cabos de telefone VoIP
Essencialmente um dispositivo de computação, um telefone VoIP precisa de um cabo de dados para cada local. Se você estiver fazendo sua comunicação VoIP através de computadores, a fiação não deve ser um problema. Mas se você precisar colocar telefones em depósitos, cozinhas e outras seções de seu negócio, precisará de fiação especial. O custo da fiação é de aproximadamente US $ 75 a US $ 250 por cabo.
- Telefones PBX hospedados
Mudar de um sistema de telefonia tradicional para VoIP significa que você terá que comprar novos telefones. Um telefone PBX hospedado custa entre US $ 50 e US $ 750, dependendo de muitos fatores. Isso inclui nome da marca, número de botões, tipo de exibição na tela ( colorida ou escala de cinza ) e recursos adicionais.
Mesmo que alguns provedores de VoIP anunciem telefones “ grátis ”, esta oferta será anexada a outras condições (o que significa que você pagará pelos telefones indiretamente ). Outros provedores irão tirar seu dinheiro cobrando uma conta telefônica cada vez maior. Na realidade, não existe telefone grátis.
- Poder do telefone
Quem disse que os telefones VoIP não precisam de energia, definitivamente sabe pouco ou nada sobre eles. Os telefones VoIP precisam de energia. Na verdade, ao contrário do que ocorre com os telefones tradicionais ( que ligam após serem conectados ), os telefones VoIP precisam de uma linha de alimentação separada.
Você pode fornecer alimentação para cada telefone VoIP simplesmente substituindo seu switch Ethernet por uma nova unidade que fornece POE ( Power Over Ethernet ). As fontes de alimentação individuais variam de US $ 10 a US $ 20 e os switches POE custam entre US $ 200 e US $ 500, dependendo da marca, tamanho e recursos.
- Roteador VoIP (Gateway)
Você deve ter um roteador de conexão com a Internet compatível com VoIP. Ou seja, seu roteador deve ser capaz de transmitir chamadas telefônicas VoIP de maneira confiável, sem interrupções ou áudio unilateral. Esses roteadores custam entre US $ 100 e US $ 1.500, dependendo de seus requisitos.
Parte B: custos de configuração
Depois de adquirir o hardware e o equipamento necessário para o seu sistema VoIP, você precisará configurar todo o sistema, que envolve o seguinte:
- Configurando e conectando telefones PBX
- Gravando saudações
- Programação dos padrões de fluxo de chamadas
- Movendo números de telefone para o provedor de serviços VoIP.
Custos totais de instalação
Os custos de instalação podem variar amplamente, dependendo de muitos fatores, como os requisitos de telefone dos funcionários, o volume médio de chamadas e as necessidades de cabeamento. Normalmente, uma pequena empresa com 25 funcionários ou menos gasta algo entre US $ 2.500 e US $ 15.000 na instalação de VoIP.
Parte C: custos mensais
Além do custo de aquisição de hardware e configuração do sistema VoIP, seu provedor cobrará uma taxa mensal pelo uso do serviço VoIP. Cada provedor de serviço VoIP tem seu próprio modelo de preços, portanto, os preços podem variar.
No entanto, alguns componentes normalmente entram nas contas mensais de serviço VoIP. Isso inclui os custos de chamadas ilimitadas, chamadas com contador, uso internacional, pacotes de chamadas e chamadas gratuitas. Pagamentos de equipamentos e serviços de 911 aprimorados, sobretaxas e impostos e sobretaxas regulatórias também entram nas contas mensais.
Como os custos mensais variam de provedor para provedor, você pode visitar o site de qualquer provedor de serviços VoIP para saber quanto eles cobram mensalmente por seu plano de VoIP para empresas.
Resultado
Mesmo que mudar de um sistema telefônico tradicional possa ser mais barato a longo prazo, o custo de configurar um sistema VoIP empresarial pode ser muito alto.
No entanto, os sistemas VoIP vêm com muitos benefícios, que incluem custos reduzidos de cabeamento, servidores centralizados, audioconferência, facilidade de modificação, aumento das taxas de rotatividade de funcionários, convergência fixo-móvel e fazer on.
Além dos benefícios quantificáveis do VoIP, há muitos benefícios “ soft dollar ” a serem considerados, sendo o mais comum o aumento da produtividade do funcionário. Por exemplo, com o VoIP, os funcionários podem ler rapidamente o correio de voz ou ouvir e-mails, mesmo quando estão em trânsito, tornando possível obter instruções facilmente e agir com mais rapidez.