Como gerenciar um estoque de barras manualmente – 10 dicas e estratégias

Você quer aprender como medir garrafas de licor para estoque? Se SIM, aqui estão algumas dicas e estratégias sobre como gerenciar manualmente o estoque de um bar. O estoque é o maior ativo individual no balanço patrimonial de muitas empresas. É mais ou menos o ativo mais caro de possuir e manter.

É por isso que o gerenciamento adequado de estoque é fundamental para o sucesso de qualquer negócio. Os estoques são compostos por muitos componentes diferentes, dependendo do negócio. Para um bar, pode incluir ingredientes crus, bebidas embaladas, coquetéis personalizados, comida e até mesmo alguns produtos de varejo como camisetas.

Para iniciar e administrar um negócio organizado e lucrativo, é muito importante manter registros adequados de seu inventário para garantir que nenhuma atividade maliciosa esteja ocorrendo (como roubo) e que você tenha os itens de que precisa em estoque. Normalmente, espera-se que as empresas reconciliem o estoque semanal, quinzenal ou mensal, e o estoque de barras não é exceção a esta regra.

Lembre-se de que o inventário do seu bar incluirá toda a lista de bebidas e outros produtos em estoque que você oferece aos clientes. Esta lista incluiria principalmente qualquer cerveja, refrigerante, suco, vinho ou outras bebidas que estão listadas em seu menu.

Por que o gerenciamento de estoque é importante para um bar?

Para um bar, o estoque é a força motriz, e um gerenciamento de estoque ruim pode ser muito ruim para a saúde e a sobrevivência do negócio. Com pouco estoque, sua barra pode perder vendas e isso pode acabar afetando sua reputação. Além disso, o excesso de estoque requer espaço de armazenamento adicional caro. O excesso de estoque também incentiva e aumenta o risco de desperdício.

Assim como em qualquer outro setor, o gerenciamento de estoque de barras pode ser uma tarefa muito desafiadora. Você deve levar em consideração muitos fatores que podem instigar quaisquer discrepâncias ao reconciliar esses tipos de estoques. Derramamento frequente, quebra, roubo e bebidas gratuitas podem afetar suas margens de lucro.

Também é muito necessário que um bar faça contas todos os dias para ter certeza de que os estoques estão corretos. Gerenciar o estoque manualmente significa contar manualmente seu estoque regularmente (mensalmente, no mínimo) para reconciliar todos os itens e detectar quaisquer discrepâncias, incluindo erros humanos simples e roubo.

A contagem física do estoque é feita com o auxílio de planilhas. Mesmo que optem por um sistema de inventário automatizado, muitas barras ainda contam o inventário manualmente todos os meses, portanto, vale a pena entender este método.

Isso lhe dará uma compreensão mais profunda dos fundamentos do estoque de barras, o que o ajudará a tomar melhores decisões de compra. A contagem manual pode ser um processo tedioso e demorado, mas é crucial para garantir que seus lucros não acabem no bolso de outra pessoa.

Dicas e estratégias cruciais sobre como medir garrafas de bebidas alcoólicas para estoque manualmente

Gerenciar o inventário de uma barra manualmente envolve o registro manual dos dados de inventário em uma planilha e, em seguida, contar e medir fisicamente o estoque da sua barra. Se você é um novo gerente de bar, pode estar se sentindo sobrecarregado com todas as novas responsabilidades, então aqui estão algumas dicas que o ajudarão;

1. Conduza o inventário do seu bar da mesma maneira sempre

Observe que você só terá dificuldades se mudar a maneira como conduz seu inventário de barras todas as vezes. Ter um sistema detalhado em funcionamento torna o processo mais rápido e fácil. Por exemplo, se você contar o produto começando pelo canto superior esquerdo da sua barra (se for assim que você armazena as garrafas), comece no mesmo lugar da próxima vez.

2. Mantenha seu estoque de barras baixo

Na verdade, não há razão para manter o valor de um ano inteiro de estoque disponível. É uma despesa adicional que sua empresa não precisa. Os especialistas do setor recomendam manter um estoque de 15%. Quando você divide seu estoque total disponível (em dólares de atacado) pelo total de vendas mensais de barras, o número final deve ser em torno de 0,15.

3. Use Números Bin

Os números do compartimento designam um local onde uma garrafa específica é mantida. Se você tiver um grande programa de vinhos e cervejas, poderá organizar sua seleção atribuindo locais de armazenamento para cada vinho. Isso ajudará a manter os pedidos de licores e também ajudará sua equipe a fornecer um serviço oportuno, porque eles saberão exatamente onde encontrar um vinho quando ele for pedido pelos convidados.

Se você tiver uma grande seleção de bebidas e usar números de caixa, considere colocar o número da caixa no início do nome do item em seu sistema POS. Isso tornará mais fácil para a equipe localizar e fácil para o gerenciamento comparar as vendas de relatórios de PDV com o estoque de planilhas para medir a variação.

4. Organizar registros de estoque para refletir seu método de armazenamento

Organizar os registros do inventário do bar em ordem alfabética, embora possa parecer uma boa ideia, mas provavelmente você não armazena as garrafas dessa forma em seu bar. Sua planilha de inventário deve alinhar seu método de armazenamento para que você possa descer na linha – da direita para a esquerda ou da esquerda para a direita e de baixo para cima ou de cima para baixo na barra – durante o processo de contagem.

5. Programação de estoque consistente

Observe que uma das melhores maneiras de controlar o estoque é sempre saber o que você tem em mãos. A melhor maneira de fazer isso é manter uma programação consistente. No entanto, a estratégia mais comum para isso é um método de abertura e fechamento de estoque.

Portanto, no final do mês, no último dia do mês, você fará um inventário completo de todos os seus produtos em barra. E então, no mês seguinte, no último dia, você fará outro inventário, que mostrará quanto você usou de um produto naquele período de tempo. No entanto, se você quiser ser mais específico, pode fazer o inventário em uma programação de 4 semanas, de forma que cada sessão de inventário tenha uma quantidade igual de dias entre elas.

Para barras menores, você também pode fazer o inventário semanalmente. Se você é uma barra maior e isso é muito para lidar, você pode considerar fazer um inventário rápido ou abreviado, onde você dá uma olhada em suas contagens de inventário para fazer pedidos aos seus distribuidores todas as semanas.

6. Treine sua equipe

Lembre-se sempre de que sua equipe é o último ponto de contato entre seu estoque e seu destino: perda ou lucro. O treinamento adequado da equipe na regra dos décimos, como identificar o encolhimento e os processos de gerenciamento de estoque de bebidas do seu bar ajudará muito.

Primeiro, treine sua equipe para iniciar ou terminar turnos, visualizando cada garrafa em 10 partes. Em seguida, certifique-se sempre de que eles estimam quantos décimos da garrafa ainda restam e registre. Se a garrafa estiver meio cheia, eles registrarão 0,5. Se a garrafa estiver 9/10 cheia, eles registrarão 0,9. E assim por diante. Se suas equipes fizerem isso rotineiramente, você terá contagens de estoque inicial e final rotativas para calcular o uso.

Em seguida, ensine sua equipe a identificar o encolhimento. Eles também devem estar muito confortáveis ​​com o processo de inventário que sua barra usa. Isso inclui o método de contagem real que você usa, junto com como descobrir o uso, custo de derramamento, variação e níveis de par.

7. Experimente o seu processo

Cada vez que você fizer o inventário de bebidas alcoólicas do seu bar, observe o que funcionou e o que não funcionou. Solicite feedback dos envolvidos. Atualize constantemente seu processo até que ele esteja funcionando perfeitamente. Pode demorar um pouco, mas tudo que vale a pena leva. Seguir essas etapas o ajudará a alcançar um sistema de gerenciamento de estoque de bebidas otimizado. Existem, entretanto, algumas considerações especiais se você estiver lidando com vinho e cerveja.

8. Preste atenção aos dados

Lembre-se de que contar e medir regularmente seu estoque permitirá que você obtenha informações sobre sua barra. Use essa informação a seu favor. Por exemplo, você pode vender mais tequila às terças-feiras com seu taco especial e vinho tinto nos meses de inverno. Use dados históricos em comparação com as trajetórias de vendas recentes para prever quais serão suas vendas de bebidas.

9. Conduza a contagem fora do horário comercial

Uma das últimas coisas que você deseja é lidar com o movimento do produto no meio de sua contagem. Evite isso conduzindo seu estoque de bebidas alcoólicas – fazendo-o fora do horário comercial. Você pode fazer isso antes de abrir ou depois de fechar. Sempre certifique-se de reservar tempo suficiente para a tarefa.

Dependendo do tamanho do seu catálogo, as contagens de estoque podem levar de algumas horas a meio dia (ou até mesmo um dia inteiro). Portanto, se você estiver planejando realizar uma contagem de inventário, reserve o tempo apropriado para fazê-lo.

10. Custe suas bebidas

Uma dica importante para gerenciar seu estoque é o custo de suas bebidas. Significa simplesmente saber quanto custa cada item atrás de sua barra quando você o serve. Quer se trate de um ingrediente, cerveja ou uma taça de vinho, você tem que saber quanto custa para servir isso, para que possa definir o preço do item em seu menu de maneira adequada.

Rastrear seus custos com bebidas mantém tudo acessível para os hóspedes e mostra onde sua barra está se saindo bem e onde pode ser melhorada. Isso pode significar livrar-se de itens que não dão lucro e evitar que os coquetéis se tornem muito caros com muitos ingredientes.

Conclusão

O inventário é a força vital do seu bar e um gerenciamento inadequado pode ser fatal. Muitos gerentes acreditam que o estoque de barras é um processo complexo e demorado que não serve a nenhum propósito real. Feito da maneira certa, porém, pode revelar muito sobre como seu negócio está funcionando e manter sua barra no caminho da lucratividade e do sucesso.