Como gerenciar uma equipe de vendas remotamente

Ser o líder de uma equipe de vendas pode vir com seu conjunto de desafios peculiares. Mas quando o pessoal que você deve gerenciar está em um local diferente de você, os desafios aumentam. Você descobrirá que não só terá que gerenciar seu desempenho e estratégia, mas também terá que gerenciar diferenças de fuso horário e logística de comunicação, ao mesmo tempo em que tenta manter sua equipe motivada, engajada e atingindo seus números.

Na maioria das vezes, a melhor equipe de vendas não é encontrada nos confins de um cubículo de escritório e, se sua equipe de vendas trabalha remotamente, provavelmente se esqueceram da aparência dos cubículos.

Se você tem vendedores que viajam mais a trabalho do que ficam parados, você tem uma equipe de vendas remota. Felizmente, nos dias de hoje e na era do avanço tecnológico, o trabalho remoto se tornou mais acessível.

Uma pesquisa realizada pela Universidade de Stanford descobriu que os funcionários que trabalham remotamente têm cerca de 13% mais sucesso do que seus colegas que não trabalham remotamente. No entanto, essa flexibilidade aumentada na localização de um local de trabalho tem seus problemas únicos. Os princípios básicos do gerenciamento de vendas ainda se aplicam, mas quando ocorrem problemas, não é tão simples quanto levantar da mesa e caminhar pelo corredor para obter esclarecimentos cara a cara.

Dicas que podem ajudá-lo a gerenciar uma equipe de vendas remotamente 

1. Faça da comunicação uma prioridade

A marca registrada de uma boa equipe de vendas remota é a comunicação. Quando você prioriza a comunicação e se comunica de forma eficaz com sua equipe, contribuirá muito para fortalecer todas as outras áreas de sua equipe pelo fato de estarem mais próximas e mais bem informadas.

Diferentes equipes de vendas precisarão encontrar o canal de comunicação certo que melhor atenda às suas necessidades. Na maioria das vezes, uma combinação desses canais de comunicação funciona melhor;

• Emails são melhores para interações rápidas. Você também pode substituir a maioria das comunicações por e-mail por outras ferramentas, como ferramentas de gerenciamento de projetos ou programas de bate-papo.
• Programas de bate-papo como Skype ou Google Hangouts são ótimos para mensagens instantâneas rápidas onde você precisa de interação em tempo real.
• Bate-papo por vídeo: é melhor lidar com alguns problemas por telefone, enquanto outros são discutidos pessoalmente. Mas quando você não pode se encontrar com um membro de sua equipe de vendas pessoalmente, um chat por vídeo é a segunda melhor opção. O bate-papo por vídeo é ainda melhor, pois fornece mais dicas visuais do que está acontecendo com a outra pessoa. Adicionar vídeos à mistura pode fazer um escritório virtual e sua força de trabalho parecerem mais tangíveis e “reais”.
• VoIP: sistemas de telefonia virtual centrados na tecnologia de nuvem que permitem chamadas, mensagens e gerenciamento de tarefas com rapidez e facilidade. Eles também vêm equipados com dezenas de funções de chamada para tornar a experiência de chamada o mais tranquila possível.
• Ferramentas de gerenciamento de projetos: mantêm sua comunicação muito mais organizada para que você possa consultá-la e consultá-la posteriormente. Ou talvez, quando as pessoas ingressarem na empresa, possam ver os pontos de discussão anteriores.

2. Defina expectativas claras

Ao definir as expectativas, é melhor incentivar sua equipe de vendas a atingir níveis de desempenho mais elevados. Uma recente pesquisa Gallup com trabalhadores alemães descobriu que quando as prioridades são claramente definidas para seus funcionários, cerca de 38% dos trabalhadores se sentem engajados e se esforçam para aumentar seu desempenho no trabalho. O estabelecimento de expectativas claras para sua equipe de vendas remota também contribuirá muito para fornecer a eles um padrão definido a ser mantido. O benchmark deve incluir objetivos de vendas, procedimentos online específicos ao trabalhar em leads e dicas para gerenciar o tempo com mais eficiência. Definir expectativas pode significar que os gerentes devem estar dispostos a fazer uma chamada pelo Skype com sua equipe de vendas remota para discutir as expectativas. Além disso, forneça um relatório detalhado a cada funcionário sobre suas tarefas específicas e as metas de desempenho desejadas.

Assim como a comunicação pessoal, analise as regras básicas sobre como encontrar leads, o que fazer ao ligar para os clientes em potencial, quando realizar um trabalho de acompanhamento, como fechar um negócio e o que fazer se eles tiverem problemas. Não permita apenas que sua equipe de vendas perambule pelo espaço cibernético. O trabalho remoto também exige expectativas.

3. Invista em recursos que todos possam usar

A maioria das empresas já tem uma forma ou outra de procedimento traga seu próprio dispositivo (BYOD) para seus funcionários.

A maioria das empresas trabalha na nuvem. Provedores de armazenamento, como Google ou Box, permitem que seus funcionários façam login com segurança e visualizem todos os dados. Com esse recurso, a necessidade de ter trabalhadores remotos em uma rede privada virtual (VPN) foi reduzida, mas eles ainda podem ser configurados para acesso, segurança e controle adicionais. Com a ajuda de um sistema de armazenamento baseado em nuvem, os trabalhadores podem facilmente obter acesso às informações da empresa a partir de seu computador pessoal, smartphone ou outro dispositivo habilitado para Internet em qualquer lugar. Às vezes, eles acessam documentos (com ou sem permissão) no computador de um cliente potencial usando sistemas de armazenamento em nuvem. O software de vendas baseado em nuvem também permite que os membros da equipe de vendas atualizem facilmente seus registros de clientes potenciais a partir de qualquer dispositivo habilitado para Internet. Com o software, os membros da equipe podem ter certeza de que sempre terão as informações de que precisam, quando precisar, garantindo assim que todos tenham informações atualizadas. No entanto, mesmo com essas vantagens, é surpreendente que algumas empresas pareçam esquecer de otimizar os modelos e documentos de trabalho para os funcionários. Isso pode prejudicar a produtividade dos funcionários, pois cada dispositivo exibe as informações de maneira diferente.

A criação de uma política BYOD também exige que você considere ferramentas, documentos e outros recursos com cuidado para garantir que todos os membros de sua equipe recebam o acesso adequado. Se você deseja fazer uma equipe de vendas remota trabalhar, precisará investir em ferramentas que correspondam ao ambiente de trabalho.

4. Construir relacionamentos de confiança

Construir um relacionamento de confiança começa com a contratação de pessoas em quem você confia. No ano de 2013, um relatório da Harvard Business Review mostrou que é muito improvável que as pessoas evitem ajudar os outros quando não confiam em seus colegas de equipe ou gerentes. Não faz sentido fazer um esforço quando é óbvio que sua ação não será recompensada.

Esse desafio tende a aumentar nas equipes de vendas, que geralmente estruturam as metas em torno de realizações individuais. Além disso, quando suas equipes trabalham remotamente, será necessário um esforço extra para construir um relacionamento de confiança com os membros da equipe. Isso ocorre porque vocês não se veem no escritório todos os dias.

Para construir um ambiente de confiança, você terá que promover a comunicação. Embora seja importante para todos os locais de trabalho, é ainda mais necessário na equipe de vendas remota. É melhor que os gerentes de equipe planejem suas programações de trabalho de forma que se sobreponham à maioria dos membros da equipe. Ao fazer isso, você pode responder facilmente a problemas e perguntas assim que surgirem. Quando você está em sintonia com as necessidades de sua equipe de vendas, mesmo sem estar fisicamente disponível para atendê-la, você será capaz de construir confiança com ela.

5. Incentive a interação social

Como gerente de equipe, você deve promover uma interação positiva entre os membros da equipe. Você pode fazer isso tendo reuniões semanais para abrir a linha de comunicação. Isso também pode ajudar os membros de sua equipe a aprenderem uns com os outros. Por exemplo, um representante de vendas pode compartilhar sua técnica para converter compradores relutantes. Ou um vendedor pode compartilhar sua história de sucesso de como ele conseguiu fechar vários negócios em um único dia. Ouvir as vozes (ou ver os rostos) de seus colegas de trabalho traz vida ao ambiente de trabalho remoto.

Lembre-se sempre de que as reuniões não têm como foco o trabalho o tempo todo. A equipe de vendas remota precisa de momentos mais leves. Portanto, faça bem em estimular essa atmosfera com base nas discussões do dia a dia, como o último meme viral, um evento esportivo ou os acontecimentos em sua cidade.

Construir um senso de solidariedade entre sua equipe de vendas pode ajudar muito a pacificar a solidão que pode invadir os membros da equipe que estão trabalhando sozinhos.

Dê à sua equipe o espaço para aprender uns sobre os outros fora das operações do dia-a-dia. Isso tornará as reuniões mais produtivas e criará relacionamentos de equipe saudáveis.

6. Lidere e inspire sua equipe de vendas

Além de gerenciar uma equipe de vendas, um gerente também deve liderá-los e inspirá-los. Se sua equipe de vendas estiver com você no mesmo escritório, essa tarefa será muito mais fácil porque você pode facilmente caminhar até eles no corredor e começar a ter conversas no corredor e compartilhar com eles o que está acontecendo na empresa, obter sua opinião, e entender suas preocupações.

No entanto, a tarefa de liderar e inspirar é muito mais importante se sua equipe trabalhar remotamente. É melhor fazer chamadas de vídeo, nas quais você possa falar com eles cara a cara e também ver suas expressões faciais. Você pode usar essa oportunidade para compartilhar e atualizá-los sobre o que está acontecendo na empresa, seus produtos e o que está acontecendo na indústria. Peça a opinião deles, faça com que seus pensamentos saibam o que está acontecendo em sua mente e tente entender se há alguma preocupação subjacente. Grandes líderes estabelecem uma conexão pessoal, e uma videochamada é a melhor maneira de fazer isso.

Não deixe que e-mails e mensagens de texto tirem toda a interação pessoal necessária para fazer a arte da gestão de vendas funcionar.

7. Tenha cuidado com a sobrecarga de bate-papo e e-mail

Esse pode ser um obstáculo difícil de superar porque, por um lado, você precisa ter certeza de que os membros de sua equipe estão se comunicando o suficiente, mas, por outro lado, pode ser confuso e opressor. Isso significa que você terá que encontrar um equilíbrio. Certifique-se de que os membros da equipe não estejam inscritos em muitos canais e, em vez disso, estejam recebendo apenas as mensagens que precisam ver.

8. Construir uma cultura orientada para o desempenho

Se sua equipe de vendas está em um escritório, é fácil se alimentar da energia das outras pessoas ao seu redor. Você pode ouvir os telefones tocando, ver as atualizações da tabela de classificação e prosperar em um ambiente de competição saudável. No entanto, se os membros da sua equipe estiverem trabalhando remotamente, eles podem não ter esse luxo, mas você ainda pode estabelecer uma cultura voltada para o desempenho. Experimente um software de desempenho de vendas para ajudar. Escolha um fornecedor com um componente móvel e você manterá todos cientes de seu próprio desempenho e colaborando como uma equipe em torno dele.

9. Incentive hábitos saudáveis ​​de equipe

Fechar negócios e atingir cotas de vendas não é um trabalho fácil. Você pode encorajar hábitos saudáveis ​​de equipe, como políticas de férias flexíveis e eventos regulares da equipe, o que ajudará muito a manter seus vendedores motivados e longe do esgotamento. Aqui estão algumas idéias que podem ser usadas como hábitos saudáveis ​​de equipe:

• Reunião comemorativa periódica (trimestral / trimestre anterior): você deve reunir sua equipe periodicamente para celebrar o sucesso e criar entusiasmo em torno de um trimestre seguinte ou anterior, de modo a adicionar entusiasmo e permitir o desenvolvimento de conexões pessoais e confiança. Você pode usar o escritório ou qualquer outro local.
• Política de férias abertas: em vez de microgerenciar ou correr o risco de esgotamento, deixe sua equipe administrar suas próprias agendas, tirando férias quando necessário.

10. Promova a saúde

Trabalhar no campo como membro de uma equipe de vendas pode muitas vezes significar dias muito longos e agendas difíceis, especialmente quando você viaja. Para isso, você deve encorajar os membros de sua equipe a relaxar, fazer exercícios, comer os alimentos certos e dar o melhor de si para ter um estilo de vida saudável.

11. Tenha uma sala de chat aberta constantemente: em um escritório convencional, quando você encontrar alguma dificuldade, você pode facilmente ir até qualquer um de seus colegas para buscar uma solução. Mas quando os membros de uma equipe trabalham remotamente, isso se torna extremamente difícil. Cabe ao gerente da equipe de vendas tentar preencher essa lacuna. Uma das maneiras de fazer isso é por meio de uma sala de bate-papo. Os membros da equipe deixam mensagens para a equipe da qual fazem parte. É essencial manter esses bate-papos vivos, mas sem distraí-los. Há conversa suficiente para ser capaz de discutir questões importantes e sentir que estamos conectados como uma equipe, mas não tanto a ponto de distrair.

As três opções mais comuns de software de chat são: Slack, Skype e HipChat. Todas essas são ótimas opções e vale a pena considerar, o Skype é possivelmente melhor se você quiser uma opção gratuita, mas falta alguns dos benefícios do Slack em termos de integrações e organização da sua empresa.

12. Use ferramentas de compartilhamento de tela: existem algumas ferramentas que permitem que você compartilhe sua tela com outras pessoas. Com algumas dessas ferramentas, você pode até mesmo controlar remotamente a tela do computador de outra pessoa (com a permissão dela, é claro). Algumas dessas ferramentas são até de uso gratuito. Os exemplos incluem TeamViewer e Join.me. Skype, Slack e Google Hangouts também estão equipados com capacidade de compartilhamento de tela, no entanto, eles não têm a opção de controle de computador remoto.

13. Tecnologias de videoconferência: a interação em conferência face a face com sua equipe é realmente necessária em toda equipe de vendas que opera remotamente. Imagine um cenário em que, como gerente, você entra em seu escritório normal com um saco de papel na cabeça e não conversa com ninguém nem mostra o rosto. É mais ou menos assim se você nunca converse em vídeo. Para se conectar como uma equipe, o chat de vídeo é essencial. Existem muitas e muitas tecnologias para escolher quando se trata de videoconferência. As opções incluem hangouts do Google, Slack, Skype e Zoom.

14. Estabeleça um ritmo de reunião: um ritmo de reunião refere-se a uma reunião regular dentro de cada equipe e uma reunião “geral” para toda a empresa. O número de vezes que deve ser realizado depende da pessoa e do tipo de trabalho envolvido. Aqui estão algumas idéias;

• Uma reunião diária dentro de cada equipe (rápida, menos de 10 minutos apenas para dizer oi e sentir que está se conectando e para ter certeza de que nada impede que cada pessoa atinja seus objetivos).
• Uma reunião semanal dentro de uma equipe ou uma reunião individual semanal entre um líder de equipe e cada pessoa em sua equipe. Esta reunião semanal é uma forma de resolver problemas e minimizar o e-mail que ocorre durante a semana e lidar com tudo em uma reunião.
• Uma reunião geral semanal para toda a empresa. Isso deve ser curto, geralmente 10 minutos para sentir que todos fazem parte da mesma equipe e entrar na mesma página.

15. Implementar sistemas: sem um sistema estabelecido, uma empresa pode desmoronar. Uma equipe de vendas que realiza suas operações em um escritório pode compensar, até certo ponto, por não ter sistemas e processos, simplesmente porque as pessoas podem falar pessoalmente e olhar por cima dos ombros umas das outras. Se sua equipe de vendas estiver trabalhando remotamente, cada pessoa tenderá a estar em seu próprio mundo. Para tanto, eles podem criar seus próprios processos e procedimentos que podem não estar de acordo com a forma como os outros membros da equipe estão fazendo os seus. É melhor ter uma maneira documentada e padronizada de trabalhar que você esteja constantemente aprimorando.

16. Acompanhe a produção de trabalho: independentemente de sua equipe ser virtual ou não, você precisa ser capaz de medir a produtividade. Como gerente de vendas, você deve conhecer os principais indicadores de sucesso que precisa observar. Obtenha transparência em torno disso para que você saiba rapidamente (em algumas semanas e não em 6 meses) se cada membro da equipe está sendo produtivo ou não. Ferramentas como SalesHandy são úteis para isso, especialmente se você deseja uma comunicação e análises simplificadas para uma equipe de vendas remota.

17. Rastreie as horas trabalhadas, a frequência e outras medidas básicas de produtividade: se você está pagando seus trabalhadores por hora, então só faz sentido que você tenha parâmetros em vigor que o ajudem a rastrear o número de horas que cada pessoa trabalhou.

Em um consultório físico, é muito fácil saber quem chega mais cedo e quem nem chega sem atendimento. Se sua equipe estiver trabalhando remotamente, por outro lado, pode ser muito difícil entender exatamente o que está acontecendo, quanto tempo cada pessoa trabalhou e no que estão trabalhando. É verdade que existem algumas pessoas que são automotivadas o suficiente para não precisar de nenhum controle de frequência ou horário. No entanto, a grande maioria precisará de algum nível de disciplina ao trabalhar remotamente.

18. Organize um sistema de tempos sobrepostos para a comunicação em diferentes fusos horários: os fusos horários podem ser um obstáculo para uma comunicação eficaz. Se os membros de uma equipe de vendas estiverem em fusos horários diferentes, certifique-se de que haja um período de sobreposição em que todos estejam trabalhando e organize suas reuniões virtuais durante esses horários.

Mesmo assim, isso pode não ser suficiente. Dependendo do tipo de vendas em que você participa, pode ser necessário restringir-se a contratar pessoas no mesmo fuso horário que você ou em um intervalo de apenas 3 horas. Especialmente dentro de uma equipe. A maioria das equipes precisa estar constantemente colaborando para ser eficaz e uma grande diferença de fuso horário entre os membros da equipe acabará com a colaboração.

19. Procure pessoas que sejam adequadas para trabalhar remotamente: a verdade ainda é que trabalhar remotamente não é para todos. Alguns podem se adaptar a trabalhar assim facilmente, enquanto outros não podem devido à falta de disciplina ou outros fatores. Tanto as distrações quanto o isolamento podem ser problemas e é importante garantir que sua equipe esteja feliz e produtiva trabalhando remotamente para que possam dar o seu melhor. A maioria dos bons vendedores rapidamente adota fidelidade à empresa. Eles vendem porque acreditam na empresa e no produto. Mas, para ser um vendedor remoto eficaz, ele precisa ser autodidata, altamente motivado e focado no laser. Além de suas habilidades de vendas persuasivas, eles também devem ser organizados e disciplinados. Ao contratar um vendedor remoto, primeiro verifique se ele possui essas características inerentes.

1. Conheça pessoalmente: desenvolver uma verdadeira amizade remotamente pode não ser a tarefa mais fácil de alcançar. Você deve se esforçar para se encontrar pessoalmente com sua equipe de vendas pelo menos 4 vezes por ano ou com a maior freqüência possível, a fim de criar e fomentar um vínculo mais forte dentro da empresa.
2. Promover a responsabilidade: uma das coisas que as equipes remotas mais bem-sucedidas fazem é estabelecer uma rotina de responsabilidade. Uma vez por semana, todos os membros da equipe devem postar uma atualização sobre quais leads eles seguirão na próxima semana e quais metas já alcançaram. Isso ajudará a manter os membros de sua equipe atualizados com o objetivo do projeto, bem como manter todos responsáveis ​​perante todos os demais. Isso também contribuirá muito para garantir que os membros da equipe atinjam suas metas a tempo.
3. Gerenciar atividades de vendas: a maioria dos gerentes de vendas apenas dá uma meta ao seu pessoal de vendas e pede que entreguem. Um bom gerente de vendas sabe que há mais a ser feito. Eles sabem que devem acompanhar as atividades de seu pessoal de vendas. Isso é muito mais necessário em uma equipe de vendas remota, onde você não pode ver no que seus vendedores estão trabalhando. Você não terá a oportunidade de treinar seu pessoal com tanta regularidade ou eficácia quanto em um escritório físico. Portanto, é vital usar a tecnologia certa que facilite o gerenciamento de sua equipe.
4. Gerenciando o uso do tempo : o uso e gerenciamento do tempo são muito importantes em todos os ambientes de trabalho (virtuais ou não). O tempo é um recurso limitado e, como tal, é vital que seus vendedores aloquem e gastem seu tempo com cautela nas oportunidades certas. Não faz sentido gastar muitas horas de trabalho em um lead que é muito pequeno ou tem muito pouca probabilidade de conversão.

Você pode usar uma ferramenta de controle de tempo, como o Time Doctor, para controlar em quais projetos e oportunidades seus vendedores estão trabalhando. Além disso, um rastreador de tempo pode ajudar os membros de sua equipe a manter horas de trabalho “consistentes”.

20. Aprenda a ler nas entrelinhas: Grandes gerentes de vendas remotos sabem que precisam ser altamente perceptivos e estar sintonizados com as pistas emocionais que recebem de seus representantes remotos. Isso significa que você precisa aprender a identificar problemas potenciais ou existentes à distância. Você pode precisar contar com técnicas eficazes de questionamento, como:

• Perguntas abertas (requerem elaboração e não podem ser respondidas sim ou não)
• Perguntas do funil (comece geral e peça detalhes específicos com cada resposta)
• Perguntas de sondagem (pedindo exemplos, perguntando por que, pedindo esclarecimentos)

Além disso, você também precisará contar com habilidades de escuta ativa e procurar qualquer mudança no tom, tom ou ritmo de troca em suas conversas para identificar possíveis problemas.