Um cheque pendente é um cheque que o destinatário não depositou. Uma vez que esses cheques sejam finalmente depositados, eles podem causar problemas contábeis. Além disso, cheques que nunca são descontados podem constituir “propriedade não reclamada” que é entregue ao estado.
Por que os cheques pendentes são importantes
Quando você paga alguém com cheque, o beneficiário deve depositar ou descontar o cheque para receber o pagamento. O banco do beneficiário solicitará dinheiro do seu banco e a transação será concluída quando o banco enviar fundos para o banco do beneficiário. Alternativamente, se vocês usarem o mesmo banco ou cooperativa de crédito, a transação será concluída quando o dinheiro for transferido de sua conta para a conta do beneficiário.
Se um cheque for destruído ou nunca for depositado, o dinheiro permanecerá na conta do pagador. À primeira vista, isso pode parecer uma reviravolta positiva para o pagador. No entanto, isso pode causar problemas no futuro.
Saldo de conta inflado
Se você passar um cheque e o dinheiro nunca sair de sua conta, poderá desenvolver a falsa crença de que pode gastar esses fundos, mas o dinheiro ainda pertence ao beneficiário. Se o beneficiário finalmente depositar o cheque após meses de atraso, você corre o risco de sacar sua conta e devolver o cheque.
Ativos não reclamados
As empresas devem rastrear os itens pendentes para evitar violar as leis de propriedade não reclamada. Se os pagamentos a funcionários ou fornecedores não forem efetuados, eles eventualmente deverão entregar esses ativos ao estado. Isso normalmente ocorre depois de alguns anos, mas os horários variam de estado para estado.
Contabilidade Empresarial
As empresas devem rastrear receitas, despesas e contas a pagar. Quando os pagamentos permanecem pendentes, podem surgir complicações. O pagamento vai para o razão geral, mas as empresas devem fazer ajustes durante a reconciliação e podem precisar reemitir cheques obsoletos.
As empresas que lidam mal com esses tipos de situações contábeis estão efetivamente violando a lei.
O que fazer sobre verificações pendentes
Para remediar essas situações rapidamente, seja proativo com verificações pendentes. Afinal, você ainda deve o dinheiro e terá que pagá-lo mais cedo ou mais tarde. Seu primeiro passo deve ser usar um sistema de contabilidade que deduza todos os cheques não sacados de seus fundos disponíveis. Depois disso, há mais algumas etapas que você pode seguir para rastrear um cheque antigo.
Ligue ou escreva
Ligue ou envie um e-mail para os beneficiários que não depositaram os cheques e certifique-se de que o cheque foi, de fato, recebido. Se eles tiverem o cheque, tente persuadi-los a depositá-lo. Se isso não funcionar, envie uma carta informando aos beneficiários que o cheque não foi apresentado e solicite oficialmente que eles o notifiquem caso não tenham recebido o pagamento.
Manter registros
Comunicação de documentos sobre cheques pendentes. Essa documentação será útil se você precisar provar aos reguladores estaduais que fez tentativas razoáveis para concluir o pagamento. Se um cheque pendente for descontado depois que você pediu a um banco para suspender o pagamento, você será responsável por provar que executou as etapas necessárias para concluir o pagamento.
Pagamento de contas online
Os indivíduos podem reduzir os saques surpresa em contas pessoais usando o pagamento de contas online em vez de emitir cheques em papel.
Os pagamentos online oferecem uma forma mais direta de transferir fundos entre você e o beneficiário. Isso reduz as oportunidades de complicações.
Você deve preencher outro cheque?
Depois de falar com o seu beneficiário, ele pode solicitar outro cheque. Antes de enviar um, peça ao beneficiário que devolva o cheque antigo para eliminar a possibilidade de ambos os cheques serem depositados, intencionalmente ou não.
Pode ser necessário emitir um novo cheque sem recuperar o cheque antigo se o cheque original foi perdido ou destruído. Isso apresenta uma situação espinhosa – dois cheques podem estar circulando para um único pagamento. Se o cheque antigo for depositado, seu banco pode honrá-lo e, conseqüentemente, você pode acabar pagando o dobro.
Felizmente, os bancos não têm a obrigação legal de honrar cheques emitidos há mais de seis meses. Se o cheque antigo não tiver seis meses ou se você quiser uma camada extra de proteção, duas estratégias podem protegê-lo.
Suspender o pagamento
Se a quantia for grande o suficiente para causar problemas ou se você tiver dúvidas sobre o beneficiário, considere pedir ao seu banco para interromper o pagamento do cheque antigo. Existem desvantagens nessa estratégia: solicitações de interrupção de pagamento custam dinheiro e duram apenas por seis meses. Se sua ordem de interrupção de pagamento for dada oralmente, em vez de por escrito, ela é válida apenas por duas semanas. Se você tiver preocupações contínuas sobre um cheque pendente, talvez seja necessário fazer várias solicitações.
Buscar Acordo
Peça ao beneficiário para assinar um documento prometendo não depositar os dois cheques. Isso não impedirá que os bancos processem dois depósitos, mas o documento pode fornecer uma trilha de papel útil se você quiser contestar um dos depósitos.
Por que os cheques não são descontados
Os cheques não são depositados por vários motivos:
- Sem urgência: às vezes, os beneficiários não conseguem processar o cheque. Isso geralmente acontece quando eles não precisam desesperadamente de dinheiro para fazer compras imediatas.
- Caindo por rachaduras: os cheques às vezes se perdem. Eles podem ser enterrados sob pilhas de papel ou ficar atrás de mesas.
- Problemas de entrega: os cheques podem ser devolvidos a você pelo correio se o endereço do beneficiário mudou.
Cheques pendentes emitidos para você
Se um cheque foi emitido para você e ainda está pendente após seis meses, entre em contato com o emissor do cheque e solicite a substituição. Conforme mencionado acima, pode ser necessário devolver o cheque original ou assinar documentos confirmando que o cheque foi perdido ou destruído. Você também pode precisar prometer não depositar os dois cheques. Se você não conseguir encontrar o emissor, consulte o programa de propriedade abandonada do seu estado para reivindicar ativos.