Poucas coisas podem ser mais prazerosas do que administrar seu próprio negócio em casa. Não há chefe respirando em seu pescoço. Não há reuniões chatas para assistir. E não há nossas longas viagens no trânsito da hora do rush.
Embora trabalhar em casa possa ser realmente uma experiência gratificante, é fácil se deixar levar pelo fato de que você está sozinho e livre para ser muitas coisas ao mesmo tempo. E você pode esquecer facilmente as regras básicas para administrar um negócio de sucesso quando se trata de 10 horas apenas com você, seu computador e as distrações de sua casa.
Para se manter atualizado enquanto dirige um negócio baseado em casa, você precisa ser organizado. O grau de organização do seu negócio em casa pode determinar em grande parte o sucesso do seu negócio baseado em casa . Esta postagem discute cinco dicas comprovadas sobre como organizar seu negócio em casa e mantê-lo funcionando sem problemas.
Como organizar com sucesso o seu escritório doméstico
uma. Configure um escritório doméstico dedicado: O primeiro passo para manter o seu negócio em casa organizado é dedicar um espaço específico em sua casa para administrar seu negócio. Este espaço deve ser facilmente acessado ( ou seja, seu tempo de trabalho não deve ser afetado pelos horários de outros membros da família ).
Além disso, seu escritório em casa deve ser silencioso e livre de todas as formas de distração. Você não quer que seu cliente ouça sua filha chorando ou rindo ao fundo quando estiverem discutindo negócios sérios com você ao telefone.
Mais importante ainda, seu escritório em casa deve ser confortável. Você perderá uma parte significativa do seu dia se tiver que pausar o trabalho uma vez a cada dez minutos apenas para esticar as pernas, porque sua cadeira não é confortável. Um escritório silencioso e confortável o ajudará a começar a se concentrar e aumentar sua produtividade.
b. Organize o seu dia-: O quão bem organizado o seu negócio em casa é depende muito de quão bem organizado você é como proprietário da empresa. Para manter seu negócio em casa organizado, você deve se manter organizado.
Muitos proprietários de negócios baseados em casa abusam da vantagem de serem seus próprios patrões. Como eles não têm mais um chefe supervisionando-os para garantir que façam seu trabalho, eles descuidadamente permitem que o tempo passe enquanto assistem alguns minutos de TV, acariciam seus animais de estimação por vários minutos ou se envolvem em outras tarefas triviais , negligenciando seus negócios.
Portanto, para evitar cair nessa armadilha, crie uma estrutura de trabalho semelhante à que você teria se estivesse trabalhando com um chefe. Defina uma hora de início e de término e reserve algumas horas para atividades específicas. Em geral, é recomendável que você passe a primeira hora do dia prospectando novos clientes e, em seguida, passe para outros aspectos do seu negócio.
c. Evite papel tanto quanto possível-: Geralmente, muito tempo é gasto no manuseio de volumes de papel. E você economizaria muito desse tempo usando um computador. Portanto, é melhor salvar seus documentos comerciais eletronicamente. Dessa forma, o salvamento e a recuperação podem ser feitos em segundos, e você poderá fazer mais dentro do seu tempo de trabalho.
Embora sempre haja a tentação de imprimir todas as informações para “arquivos” de papel, faça um pacto consigo mesmo para imprimir apenas as informações que realmente precisam ser impressas. Se você não resistir a essa tentação, logo começará a lidar com enormes volumes de papel.
d. Organize seus papéis (se for necessário usá-los) -: Há momentos em que o manuseio de papel é inevitável, como quando você precisa manter informações vitais de negócios e documentos de clientes em arquivos de papel. Nesse caso, crie um sistema de arquivos de escritório doméstico que permitirá que você encontre documentos importantes facilmente. Se houver espaço suficiente em sua mesa, use um sistema de arquivamento vertical em cima da mesa para manter seus arquivos importantes à frente e no centro. Quaisquer arquivos ou papéis que você precise consultar com frequência devem ser mantidos ao alcance do braço.
e. Seja um pau para toda obra: Como proprietário de uma empresa em casa, você desempenhará muitas funções. Você é tudo para o seu negócio, incluindo CEO, presidente, secretária, gerente de escritório, suporte técnico e tudo mais. Isso significa que você deve saber como cada um desses indivíduos desempenha suas funções dentro de uma empresa.
Além das habilidades básicas de funcionamento de um escritório, você também precisa aprender a solucionar problemas técnicos rudimentares. Por exemplo, você deve ser capaz de consertar pequenos defeitos em seu PC ou fotocopiadora, uma vez que não contratou outra pessoa para isso. Se você não aprender a consertar essas falhas, perderá horas de trabalho esperando que outra pessoa faça isso por você.
Agora, você não precisa se tornar um especialista, mas certifique-se de ter um conhecimento básico de questões de suporte técnico, contabilidade e assim por diante. Além de perder muito tempo, contratar alguém para fazer tudo por você será muito caro.
10 maneiras interessantes de organizar o espaço e os arquivos do seu escritório em casa
Se você está administrando um negócio em casa ou controlando seu negócio em sua casa, um dos segredos para ser eficiente e produtivo é separar seu negócio de sua vida pessoal. Como ? Você pode conseguir isso tendo um escritório doméstico organizado para sua empresa. É aqui que você manterá seus arquivos, se comunicará com seus funcionários e clientes, manterá o controle de sua contabilidade, monitorará seus esforços de marketing e os resultados de cada um e cuidará de outras tarefas relacionadas ao seu negócio.
O grau de organização do seu escritório em casa pode determinar em grande parte o quão produtivo e bem-sucedido você será como empresário. Portanto, este é um aspecto que você não deve tratar com leviandade. Aqui estão cinco dicas sobre como transformar seu escritório doméstico em um espaço de trabalho propício, agradável, eficiente e organizado.
1. Encontre o espaço perfeito: O primeiro passo para ter um escritório doméstico organizado é garantir que você tenha um local reservado para servir apenas como escritório doméstico. Seu escritório em casa não será eficaz se você ficar mudando-o do armário para a loja e para o seu quarto. Em vez de ficar circulando pela casa em busca do espaço perfeito, selecione um local e transforme-o no local permanente do seu escritório doméstico.
Seu espaço ideal está fora do caminho do tráfego de pedestres. Você não quer se distrair com todos que passam. E o espaço não deve ser afetado por ruído. Você com certeza não quer que os clientes ouçam o choro do seu bebê em segundo plano quando estiverem falando com você ao telefone.
2. Torne-o confortável: Seu escritório doméstico ideal é aquele que é ergonomicamente confortável para você. Você se tornará menos produtivo se seus arranjos de trabalho o incomodarem. Se sua cadeira amortece suas pernas ou sua mesa não tem o espaço necessário, você passará muito tempo vagando pela casa experimentando outras peças para níveis de conforto.
Pegue uma cadeira acolchoada em que permanecerá confortável sentado por várias horas. Compre uma mesa que não seja muito alta ou baixa, do contrário você reclamará de dores nas costas após cada dia de trabalho. E deixe espaço suficiente para esticar as pernas e caminhar.
Você pode pedir a um profissional que vá até sua casa para avaliar a ergonomia do seu espaço de trabalho e, em seguida, faça as alterações adequadas. Melhor ainda, você pode fazer isso sozinho usando recursos online que explicam como configurar um escritório doméstico ergonomicamente perfeito.
3. Limpe toda a desordem: Ter desordem em seu escritório doméstico tornará difícil para você se manter organizado. Se você tem na mesa coisas que não são relacionadas ao seu negócio, como brinquedos ou livros para seus filhos, elimine-os primeiro. Tudo o que você deve ter em seu escritório doméstico são as coisas que são relevantes para o seu negócio. Nada mais!
Após eliminar os itens irrelevantes de seu escritório em casa, você ainda precisa organizar os relevantes. Tenha um armário para organizar seus arquivos e papéis. Nenhum desses deve estar em sua mesa, exceto o que você está trabalhando em um determinado momento.
Além de papéis, os cabos também contribuem para a desordem no escritório doméstico. Eles prendem a poeira, prendem seus pés e fazem seu escritório parecer desorganizado. Portanto, gerencie seus cabos amarrando-os com cuidado usando braçadeiras ou levante-os completamente do chão colando-os na parte de baixo de sua mesa com clipes de cabos adesivos. Para reduzir os cabos, considere o uso de dispositivos sem fio, como teclado e mouse sem fio.
4. Elimine coisas inúteis-: Manter coisas inúteis em seu escritório doméstico pode realmente reduzir sua produtividade. Por exemplo, você gasta mais tempo para encontrar o papel ou arquivo de que precisa porque está escondido sob vários outros de que não precisa mais. A solução? Simplesmente jogue no lixo todos os arquivos e papéis inúteis, para que você os encontre rapidamente na próxima vez que precisar.
5. Elimine o uso de papel sempre que possível-: O papel é uma das razões pelas quais seu escritório em casa fica desorganizado rapidamente. Quanto menos papel você tiver, menos trabalho terá de fazer cada vez que organizar seu escritório. Portanto, tente substituir o uso de papel pelo seu computador. Esses arquivos podem simplesmente ser substituídos por arquivos de computador. E esses documentos podem ser substituídos por documentos do Microsoft Word ou cópias digitalizadas.
Ao desenvolver um sistema com menos uso de papel em seu escritório doméstico, você não apenas terá um escritório mais organizado, mas também poderá encontrar rapidamente seus arquivos e documentos quando precisar deles. Basta usar a caixa de pesquisa do seu computador e o arquivo de que você precisa sairá de onde você o salvou!
Como organizar sua mesa de negócios em casa
A organização do local de trabalho é um dos fatores comumente minimizados que podem contribuir para o sucesso do seu negócio baseado em casa. Embora manter sua mesa de trabalho em casa organizada e livre de desordem possa parecer fácil, muitos proprietários de empresas em casa consideram isso um de seus maiores desafios. Ainda assim, você precisa manter sua mesa organizada, porque é seu escritório em casa onde você passará a maior parte do tempo como empresário doméstico.
Agora, você deve estar se perguntando por que deve manter sua mesa de trabalho em casa organizada. E você pode pensar que não há mais nada além do que o bom senso dita. Mas há muito mais nisso. E aqui estão alguns dos benefícios:
- Você será capaz de encontrar itens específicos rapidamente. Por exemplo, você não terá que perder muito tempo vasculhando pilhas de papelada apenas para encontrar um documento de que precisa no momento.
- Você será mais produtivo. Quanto mais fácil você encontrar o que precisa, mais rápido concluirá suas tarefas e mais realizará em um tempo limitado.
- Você causará uma boa impressão nas pessoas que conhecerem sua área de trabalho. Embora seu escritório seja dentro de sua casa, há momentos em que você pode precisar hospedar clientes ou funcionários em sua mesa de escritório em casa.
- Você se beneficiará psicologicamente ao enfrentar uma mesa limpa e atraente no início de cada dia de trabalho e ao ser capaz de se concentrar mais no trabalho devido à ausência de muitas distrações visuais.
Espero que agora você esteja convencido de que ter uma mesa de trabalho em casa bem organizada é uma vantagem para você. Portanto, passarei agora a revelar algumas dicas comprovadas sobre como manter sua mesa de trabalho em casa organizada.
Eu. Separe itens pessoais e de negócios: muitas vezes, você faz coisas pessoais em seu espaço de trabalho, como pagar contas de serviços públicos e organizar finanças pessoais. Isso pode não ser totalmente evitável, mas sempre tente, tanto quanto possível, manter seus itens pessoais separados dos itens comerciais. Na verdade, é recomendável que você designe uma mesa separada em seu escritório doméstico para arquivos pessoais – desde que haja espaço suficiente para isso.
Manter itens pessoais e de negócios separados irá reduzir a desordem em sua mesa de trabalho em casa, evitar misturar as coisas e salvá-lo da tentação de trabalhar em projetos pessoais e comerciais ao mesmo tempo.
ii. Mantenha o computador fora da mesa: A menos que você tenha uma mesa grande o suficiente, é recomendável colocar o computador em uma mesa separada e em um ângulo de 90 graus em relação à mesa de trabalho principal. Isso permitirá mais espaço em sua mesa principal para os itens do projeto atual e qualquer material de escritório que você usa regularmente. Para se movimentar facilmente entre sua mesa e o computador, compre uma cadeira giratória.
iii. Remova itens desnecessários-: A mesa do seu escritório em casa pode facilmente se tornar o depósito de muitos itens que não são relevantes para o seu negócio, como brinquedos, fotografias, livros, canecas e CDs de seus filhos. Se eles normalmente estão sendo colocados lá por outras pessoas, sempre remova-os e coloque-os em seu devido lugar. Mas se você é o culpado usual, então pare com o hábito; sempre coloque-os no lugar certo depois de usá-los. Se não houver uma casa atual para esses itens, coloque uma caixa ou recipiente grande em seu escritório onde você possa colocá-los por enquanto.
iv. Sempre use suas gavetas-: Embora a maioria das mesas de escritório tenha de duas a três gavetas, a maioria das pessoas deixa os itens na mesa, em vez de mantê-los na gaveta. Materiais de escritório e papéis são outra fonte de desordem, então você precisa mantê-los em uma gaveta onde possa avaliá-los facilmente sempre que precisar. Se sua mesa tiver mais de uma gaveta, use a gaveta de cima ( que é mais fácil de alcançar ) para os itens que você usa regularmente.
v. Criar espaço de arquivamento adicional: Sua mesa tem espaço de arquivamento limitado. Mesmo se você decidir manter todos os seus arquivos nas gavetas, não demorará muito até que você esteja procurando mais espaço para os arquivos. Em vez de empilhar arquivos na mesa ou no chão, simplesmente compre armários ou caixotes baratos em uma loja de escritórios. Melhor ainda, você pode encontrar uma caixa de papel de computador vazia e usá-la para manter arquivos inativos. Certifique-se de colocar esses arquivos “inativos” em uma ordem específica, para que você possa localizá-los facilmente quando precisar deles no futuro.
vi. Lixo itens inúteis imediatamente-: Se você ainda não tem uma lixeira em seu escritório doméstico, compre uma o mais rápido possível. Uma das razões pelas quais sua mesa de escritório pode ficar desordenada rapidamente é deixar itens inúteis nela. Quando você joga no lixo aquelas cartas tratadas, contas velhas, arquivos mortos e outros itens, você será capaz de manter sua mesa organizada e sem bagunça.
Como organizar seus arquivos de negócios em casa
De acordo com alguns especialistas, o quão bem você organiza seu escritório doméstico pode ter um efeito direto na eficiência de sua gestão e na produtividade. Em particular, os arquivos e pastas do Office podem rapidamente se tornar uma bagunça desorganizada se você não instalar um sistema de arquivamento apropriado.
Embora você tenha a opção de contratar um organizador profissional para ajudá-lo a organizar seus arquivos de negócios domésticos, isso será muito caro, considerando que você precisará organizar seus arquivos em intervalos frequentes. A maioria das empresas não pode ficar sem papel, e isso explica por que as empresas criam mais de 30 bilhões de documentos por ano.
Portanto, você não tem outra escolha a não ser aprender como organizar seus arquivos de negócios domésticos. Quando isso se tornar parte de você, você será capaz de manter seu escritório doméstico organizado e arrumado, e encontrará facilmente qualquer arquivo ou documento de que precisar a qualquer momento. Aqui estão as diretrizes para organizar seus arquivos comerciais domésticos.
uma. Arquive novos documentos, não os empilhe-: Para manter um sistema de arquivamento organizado em seu escritório doméstico, você precisa encontrar um único local para armazenar os documentos recebidos. Pode ser uma bandeja de correio, uma pasta de arquivos, uma cesta ou uma caixa. Na maioria das vezes, os documentos recebidos são os culpados por ter seus arquivos novamente desorganizados depois de organizá-los anteriormente.
Se você tiver todos os documentos recebidos em um só lugar, em vez de espalhados por toda a mesa do escritório, será muito mais fácil lidar com eles quando estiver pronto. E você achará mais fácil manter um sistema de arquivamento organizado, uma vez que poderá colocá-los facilmente onde pertencem depois de atendê-los.
b. Aja rapidamente-: Quando você recebe uma nova carta ou outro documento, você tem apenas duas coisas a fazer com ele: agir ou jogá-lo fora. É recomendável que você tenha uma pasta de arquivo especial denominada “ACTION”. Essa pasta conterá todos os papéis, documentos ou arquivos nos quais você precisa para agir imediatamente. Todos os documentos que requerem ação de sua parte irão para a pasta.
Se o seu arquivo de ação ficar muito volumoso, convém dividi-lo em categorias, com cada categoria indo para pastas separadas. Você pode ter uma pasta com os nomes “Contas a pagar”, “Artigos a ler” e “Ligações a fazer”. Isso ajudará você a deixar sua pasta de ações ainda mais organizada.
Para e-mails promocionais e outros documentos que você considerar inúteis, jogue-os no lixo imediatamente. Não fique tentado a mantê-los, pensando que ainda pode precisar deles. Esse pensamento é uma das razões mais comuns pelas quais as pessoas amontoam lixo em seus escritórios. Mesmo depois de agir em qualquer documento, você pode querer mantê-lo para referência futura ou descartá-lo. Quando tiver certeza de que não precisará mais dele no futuro, jogue-o no lixo imediatamente. Mas se você tiver certeza de que precisará dele mais tarde, arquive-o adequadamente.
c. Arquive apropriadamente-: Quanto aos documentos de que você precisará no futuro, você precisa arquivá-los apropriadamente, para que não perca vários minutos do seu precioso tempo tentando encontrá-los sempre que precisar. Existem muitas maneiras de arquivar seus documentos, mas as duas formas mais comuns são a organização alfabética básica e a organização por categoria. Você fará sua escolha com base no tipo de informação com que está lidando.
- Organização alfabética básica: Use este método para organizar as pastas de arquivos do seu escritório se você tiver um grande grupo de clientes que precisa manter. Basta escrever o sobrenome de cada cliente, uma vírgula e o nome em uma etiqueta. Em seguida, coloque a etiqueta na borda da pasta que contém as informações do cliente. Em seguida, classifique todas as suas pastas por sobrenome ( e nome, se houver dois clientes com o mesmo sobrenome ). Em seguida, insira as pastas em ordem alfabética em cada gaveta de seu arquivo de cima para baixo. Por fim, identifique fora de cada sorteio com a primeira letra dos sobrenomes contidos naquela gaveta para facilitar a consulta. Por exemplo, “A a E”, “G a K”, “L a O” e assim por diante.
- Organização por categoria: este método é preferível se você estiver lidando com muitos tipos diferentes de documentos. Por exemplo, você pode ter uma pasta diferente para arquivos de funcionários, arquivos de clientes, arquivos de fornecedores, contratos assinados, planos de marketing e assim por diante. Escreva o nome de cada categoria que você está organizando em um rótulo e coloque-o em cada arquivo. Em seguida, basta escrever o nome da pasta à qual o arquivo pertence em letras pequenas na parte superior do arquivo. Isso o ajudará a classificar os arquivos facilmente em suas respectivas pastas.