O que é um formulário I-9?
Ao contratar um novo funcionário, você deve verificar se a pessoa é legalmente qualificada para trabalhar nos Estados Unidos. Depois de fazer uma oferta de emprego (mas não antes), o novo funcionário deve demonstrar elegibilidade para trabalhar nos EUA, preenchendo o Formulário I-9, Verificação de Elegibilidade de Emprego.
Como empregador, é sua responsabilidade garantir que este formulário do Serviço de Cidadania e Imigração dos EUA seja preenchido pelo funcionário e por você. Guarde o formulário com seus outros registros de emprego – não o arquive com o governo.
Preenchendo um Formulário I-9
O formulário I-9 foi elaborado para obter informações de novos funcionários que demonstrem sua qualificação para trabalhar legalmente nos EUA. Nenhum trabalhador está isento de preencher o formulário.
O formulário I-9 é composto por três partes:
1. Parte I: Para o Funcionário, Estabelecendo Identidade
Esta parte do formulário é preenchida pelo funcionário. Inclui informações como o nome completo do funcionário, endereço, data de nascimento, número do Seguro Social (se aplicável), endereço de e-mail e número de telefone (o endereço de e-mail e o número de telefone são opcionais).
Esta parte também é usada para atestar – sob pena de perjúrio – que a pessoa está legalmente qualificada para trabalhar nos Estados Unidos porque:
- Um cidadão
- Um não cidadão dos Estados Unidos
- Um residente permanente legal
- Estrangeiro autorizado a trabalhar nos EUA. O funcionário deve inserir a data de vencimento desta autorização, se aplicável.
Um funcionário estrangeiro e autorizado a trabalhar deve inserir o número de registro de estrangeiro (um “número A” que é um número exclusivo de 7, 8 ou 9 dígitos atribuído a um estrangeiro) ou o número de admissão do Formulário I-94 .
O funcionário deve assinar o formulário e datar. Declarações falsas podem resultar em multas e / ou prisão.
Alguns funcionários podem precisar de ajuda para preencher sua parte do formulário. Caso o colaborador seja menor de idade ou deficiente (ou necessite de tradução), a pessoa que auxilia no preenchimento do formulário (preparador e / ou tradutor) também deve inserir seu nome e endereço, além de assinar o formulário (também sob pena de de perjúrio).
2. Parte II: Para o empregador, revisão dos documentos do empregado
Esta parte do formulário é preenchida pelo empregador. Ele descreve os documentos que o empregador analisou para verificar a elegibilidade para emprego. O empregador deve tomar esta medida no prazo de três dias a partir do primeiro dia de trabalho. O empregador pode – mas não é obrigado a – criar uma cópia do (s) documento (s) apresentado (s).
Existem três listas de documentos que podem ser usados. O tipo de documento usado determina a parte da Parte II que o empregador deve preencher.
Lista A: Os documentos nesta lista estabelecer tanto a identidade do funcionário e autorização de trabalho. Um funcionário precisa apenas apresentar um dos seguintes formulários para atender aos requisitos do documento:
- Passaporte dos EUA (ou código do passaporte dos EUA)
- Cartão de residente permanente (“cartão verde”) ou cartão de recibo de registro de estrangeiro (tecnicamente, o cartão verde é o Formulário I-551)
- Passaporte estrangeiro com carimbo temporário I-551
- Documento de autorização de trabalho que contém uma fotografia (Formulário I-766)
- Para um estrangeiro não imigrante autorizado a trabalhar: um passaporte estrangeiro e o Formulário I-94 (ou 94A) e um endosso da condição de não imigrante do estrangeiro, desde que não tenha expirado
- Passaporte dos Estados Federados da Micronésia, República das Ilhas Marshall
Lista B: Os documentos desta lista mostram a identidade do funcionário. Se um funcionário não possui um documento da Lista A, ele deve produzir um documento da Lista B, mais um documento da Lista C (abaixo).
- Carteira de habilitação ou carteira de identidade emitida por um estado (desde que contenha um documento de identidade com foto e outras informações pessoais)
- Carteira escolar com uma fotografia
- Cartão de eleitor
- Cartão militar dos EUA ou registro de saque
- Carteira de identidade de dependente militar
- Cartão da Marinha Mercante da Guarda Costeira dos EUA
- Documento tribal nativo americano
- Carteira de motorista emitida por uma autoridade governamental canadense
Para menores (menores de 18 anos) que não podem apresentar um dos documentos da Lista B, os documentos alternativos que são aceitáveis para provar a identidade do funcionário incluem um registro escolar ou boletim escolar; cliente, médico ou registro hospitalar; ou um registro de creche ou creche.
Lista C: Este documento estabelece a autorização do funcionário para trabalhar nos Estados Unidos. Novamente, se o funcionário não pode produzir um documento da Lista A, ele deve apresentar um da Lista B e um da Lista C.
Cartão de número de conta da Segurança Social (a menos que o cartão diga: não é válido para o emprego, válido apenas para trabalho com autorização do INS ou válido apenas para trabalho com autorização do DHS)- Certidão de nascimento no exterior emitida pelo Departamento de Estado (Formulário FS-545)
- Certidão de relatório de nascimento emitida pelo Departamento de Estado (Formulário DS-1350)
- Original ou cópia autenticada de uma certidão de nascimento emitida por um estado, condado, autoridade municipal ou território dos EUA que tenha um selo oficial
- Documento tribal nativo americano
- Carteira de identidade de cidadão americano (Formulário I-197)
- Cartão de identificação para uso de cidadão residente nos Estados Unidos (Formulário I-179)
- Documento de autorização de trabalho emitido pelo Departamento de Segurança Interna
Como no caso do funcionário, os empregadores devem atestar, sob pena de perjúrio, que analisaram os documentos necessários, acreditam que são genuínos e, pelo que sabem, o funcionário está autorizado a trabalhar nos Estados Unidos. Além de assinar o seção de certificação, o empregador deve anotar o primeiro dia de trabalho do empregado, bem como outras informações do empregador (o nome da empresa, o cargo da pessoa que assina o formulário e o endereço da empresa).
3. Parte III: Para o empregador, ao recontratar
Esta parte do formulário também é preenchida apenas pelo empregador, mas é utilizada apenas no caso de nova verificação ao recontratar um funcionário. Se um funcionário for recontratado dentro de três anos da data do I-9 original, o empregador pode optar por preencher esta seção ou um novo I-9.
Se for necessário preencher esta parte, o empregador apenas relaciona o nome do empregado (ou novo nome, se o empregado mudou de nome) e a data da nova contratação. Se a autorização de trabalho anterior expirou, mas agora foi prorrogada, digite as informações sobre o documento que estabelece tal autorização (título do documento, número e data de validade da nova autorização de trabalho).
Como nas demais partes, o colaborador deve assinar, sob pena de perjúrio, que acredita que o documento apresentado é genuíno e que o colaborador está autorizado a trabalhar nos Estados Unidos.
The Bottom Line
Os empregadores devem reter I-9s pelo período posterior de três anos a partir da data de contratação ou um ano após a data de término do emprego. De vez em quando, o governo federal pode examinar seus registros de emprego. Se você deixar de produzir os I-9s, poderá estar sujeito a penalidades civis e / ou criminais. Encontre mais informações sobre o I-9 no “Manual para empregadores: instruções para preencher o formulário I-9”. Para qualquer dúvida sobre o I-9, você também pode consultar um advogado de direito do trabalho.