Você dirige uma empresa de construção e quer manter os fantasmas fora da sua folha de pagamento? Se SIM, aqui estão 20 dicas seguras sobre como evitar trabalhadores fantasmas da construção.
O que é um Ghost Worker?
Em suma, os trabalhadores fantasmas são funcionários que recebem regularmente seus salários de uma empresa, mas que não trabalham para ela.
Esquemas de funcionários fantasmas são perpetrados por funcionários da folha de pagamento que criam identidades falsas completas com SSN, endereço, número de telefone, etc. falsos, ou que continuam a emitir pagamentos para funcionários que deixaram a empresa e desviam o pagamento para eles próprios. Seja qual for a forma que um funcionário fantasma assuma, é apenas um grande esquema para roubar dinheiro de uma empresa.
Um funcionário fantasma também pode ser uma pessoa real, como um membro da família, que não trabalha na empresa, mas que recebe o pagamento e o divide com o fraudador ou fica com o pagamento integral para si mesmo.
O fenômeno do trabalhador fantasma é real na indústria da construção, onde normalmente há muitas pessoas na folha de pagamento o tempo todo. Por causa dos muitos empreiteiros, funcionários em tempo integral e ad-hoc para pagar o tempo todo no setor de construção, é normalmente difícil rastrear seus pagamentos. Foi observado que trabalhadores fantasmas são mais prevalentes em grandes organizações do que em organizações menores, onde podem ser facilmente detectados.
O fenômeno do trabalhador fantasma é uma das fraudes de folha de pagamento mais comuns que podem ser encontradas no setor de construção. Este método de fraude pode se manifestar de várias maneiras, que podem incluir;
- Gerente da folha de pagamento descontente – se uma empresa de construção tem um gerente da folha de pagamento que está infeliz e acha que merece uma compensação adicional, seria bastante fácil para eles modificar os registros da folha de pagamento para criar um novo, mas fictício funcionário e receber o cheque desse funcionário para eles mesmos. Isso é particularmente verdadeiro se o gerente da folha de pagamento tiver acesso irrestrito e não monitorado ao sistema de folha de pagamento.
- Fraude de vários funcionários – Esta é outra maneira pela qual a fraude do trabalhador fantasma pode se manifestar em uma empresa de construção. Com um processo de folha de pagamento mais complexo, ou se o funcionário não tiver acesso direto ao sistema de folha de pagamento, vários funcionários podem conspirar para fraudar o sistema e depois dividir o dinheiro que eles desviam. Normalmente, um funcionário terá algum tipo de papel na verificação e autorização da folha de pagamento para que possa assinar folhas de ponto falsificadas.
- Remuneração Família / Amigo – Um funcionário pode criar um registro no sistema de folha de pagamento para um membro da família ou amigo para que ele receba um cheque de pagamento da empresa. Nesse caso, o funcionário real pode ou não receber uma parte desse contracheque.
Os esquemas do funcionário fantasma podem variar desde a simples entrada de dados (especialmente se o falso funcionário receber um salário) até a manipulação complexa de planilhas de ponto falsas e redirecionamento de pagamento. Se você não ficar de olho na folha de pagamento do seu negócio de construção, esse tipo de fraude muitas vezes pode passar despercebido por um bom tempo e é o suficiente para sangrar uma empresa de milhões de dólares.
Bandeiras vermelhas que podem sugerir trabalhadores fantasmas em sua empresa de construção
uma. Anomalias nas informações dos funcionários. Existem algumas anomalias que você pode notar em sua empresa de construção e isso lhe dirá que você tem um problema de trabalhador fantasma. Se o número da Previdência Social (SSN) de um funcionário não estiver listado ou se vários funcionários tiverem o mesmo SSN, isso indicará uma coisa: fraude. Novamente, se houver várias mudanças de endereço em um ano, você deve suspeitar.
b. Anomalias no registro da folha de pagamento para depósitos diretos. Isso acontece quando o mesmo número de conta bancária é usado para vários funcionários, potencialmente indicando que o cheque de pagamento de um funcionário fantasma está sendo depositado na mesma conta que outro funcionário usa. Esta é outra bandeira vermelha a ser observada. Várias contas bancárias para o contracheque de um funcionário podem indicar que o contracheque de um funcionário fantasma está sendo dividido entre co-conspiradores.
c. Anomalias na verificação da folha de pagamento. Se durante o pagamento em sua empresa de construção e vários cheques forem emitidos para um funcionário dentro de um período de pagamento, ou uma imagem do cheque da folha de pagamento mostrar que foi endossado por alguém com um nome diferente do do beneficiário, então você pode ter um problema em suas mãos .
d. Anomalias de bônus ou aumento de salário. Se você perceber a qualquer momento que um funcionário recebe um bônus diferente da distribuição típica de bônus da empresa, ou um funcionário recebe vários aumentos salariais em um ano, então é um motivo a ser investigado.
e. Tendências de folgas de funcionários. Um funcionário não tirou férias remuneradas ou licença médica durante um ano inteiro, ou a pessoa que processa a folha de pagamento nunca tira férias. Férias forçadas ou rotação de funções são um controle eficaz, disse Wilder.
20 dicas seguras sobre como evitar trabalhadores fantasmas em sua empresa de construção
Devido ao grande número de variáveis que influenciam como a fraude de funcionário fantasma é cometida, não há maneiras infalíveis de evitá-la ou de pegar funcionários em flagrante. No entanto, existem etapas que você pode seguir para reduzir o risco:
- Conduzir auditorias fantasma de funcionários
Na maioria dos casos, funcionários fantasmas são descobertos por meio de auditorias completas de seus registros de folha de pagamento. Você deve ter alguém em seu negócio de construção que compare regularmente registros de folha de pagamento a relatórios de cartão de ponto e arquivos de pessoal de funcionários para procurar discrepâncias, como funcionários falsos, números de previdência social duplicados, endereços duplicados ou contas bancárias duplicadas.
- Deveres separados da folha de pagamento
Outra coisa que você deve fazer em seu negócio de construção para evitar a incidência de trabalhadores fantasmas é garantir que diferentes partes do processo de folha de pagamento sejam tratadas por pessoas diferentes. Se alguém for responsável por autorizar cheques, certifique-se de que outra pessoa seja responsável por distribuí-los. Se alguém tiver o poder de criar / excluir funcionários no sistema de folha de pagamento, certifique-se de que outra pessoa verifique as alterações.
- Avalie as políticas de RH
Certifique-se de que as equipes de RH e de folha de pagamento estejam totalmente atualizadas em relação às políticas de RH, principalmente no que se refere a adicionar e remover funcionários de sua lista de funcionários. Isso ajudará a evitar que as informações de ex-funcionários sejam usadas para fraude de funcionário fantasma.
- Torne sua folha de pagamento mais difícil de falsificar
Se você tiver funcionários que são remunerados com base no tempo, certifique-se de ter processos em vigor para dificultar a falsificação de registros de horas. O ideal é usar o controle de tempo automatizado quando os funcionários entram e saem. Para proteção adicional, use um sistema de rastreamento de tempo com alguma forma de verificação de ID embutida.
- Revise os relatórios da folha de pagamento periodicamente
A revisão periódica dos relatórios da folha de pagamento é um passo importante na mitigação e detecção de fraudes, e não é algo que deva ser feito apenas uma vez por ano pelo auditor. Ter um número de controle do número total de funcionários em sua empresa de construção em mente permite um bom ponto de partida para esta revisão.
A partir daí, pode ser tão simples quanto examinar os nomes. Deve-se observar que, para segregação adequada, essa revisão deve ser realizada por alguém que não seja aquele que pode adicionar novos funcionários ou demitir antigos.
Se sua folha de pagamento não muda com frequência, como nos casos em que o número de funcionários muda normalmente, sempre que você executar a folha de pagamento, verifique se ela está de acordo com suas expectativas. Dê uma olhada em quaisquer descobertas anormais e saiba o que esperar ao executar relatórios.
- Utilize regras de turno predefinidas
As regras de turno predefinidas limitam o período de tempo durante o qual os trabalhadores podem entrar e sair do trabalho. Se eles tentarem fazer isso fora da janela de tempo predefinida, o sistema não permitirá. As regras podem ser definidas para indivíduos, departamentos ou para a empresa como um todo.
- Faça uso da autenticação do usuário
A autenticação do usuário elimina a interferência de amigos, exigindo que os funcionários produzam um identificador exclusivo ao entrar e sair dos turnos. Dependendo da sofisticação do sistema e da capacidade de integração com qualquer hardware, como um scanner, esse identificador pode ser um crachá, uma impressão digital ou até mesmo uma foto do rosto do trabalhador.
Com relação ao próprio sistema de folha de pagamento, pergunte ao seu fornecedor se ele possui algum recurso que possa sinalizar automaticamente as entradas que podem ter problemas com eles. Esses recursos são bastante comuns.
Você também deve emparelhar o seu software com políticas de atendimento sólidas. Por exemplo, uma prática recomendada é exigir que os funcionários que perderam sua janela aprovada para entrada ou saída solicitem uma entrada manual de seu gerente. O gerente pode revisar as circunstâncias em que o funcionário se atrasou ou se atrasou e determinar se a entrada deve ser permitida ou não.
- Verifique as permissões de usuário do seu sistema
Você deve ser capaz de limitar o acesso de todos os usuários com base apenas em suas necessidades, para que os trabalhadores comuns não possam alterar suas taxas de pagamento. Você também pode limitar quando as taxas de pagamento podem ser alteradas, por exemplo, após análises de desempenho.
- Livre-se dos cheques de papel
Os cheques de pagamento físicos são muito mais fáceis de falsificar e roubar do que seus equivalentes digitais, então considere fazer o depósito direto ou a rota do cartão de pagamento, se ainda não o fez. Seu software deve permitir que você altere os métodos de pagamento com facilidade.
- Crie relatórios de exceção
O sistema de contabilidade deve ser projetado com controles que colocam bandeiras vermelhas nos resultados que estão fora dos parâmetros normais. Isso pode incluir:
- As adições ou exclusões nas folhas de pagamento devem gerar um relatório automático para o supervisor relevante.
- O pagamento de horas extras ou pagamento de incentivos acima dos parâmetros estabelecidos deve gerar relatório de exceção.
- Cuidado com os funcionários sem deduções
Uma boa maneira de detectar funcionários fantasmas em sua empresa de construção é procurar alguém que tenha poucas ou nenhuma dedução em seu salário. Um perpetrador raramente se dá ao trabalho de criar um conjunto completo de inscrições de benefícios, especialmente porque isso reduzirá a quantidade de dinheiro que pode roubar do empregador.
- Distribuição manual de contracheques
De vez em quando, você deve fazer questão de distribuir os cheques de pagamento manualmente na sua construtora. Ao fazer questão de distribuir verificações manualmente, sua organização tem uma oportunidade melhor de detectar funcionários fantasmas.
- Analise endereços ou contas de depósito direto
Outra coisa que você pode fazer em sua construtora para evitar a incidência de trabalhadores fantasmas é analisar endereços ou contas de depósito direto. No processo de revisão de contas e endereços, sua organização pode identificar números de contas, endereços ou números de previdência social duplicados para vários funcionários.
- Análise de deduções em cheques de folha de pagamento
Se houver funcionários em sua folha de pagamento que não estejam retidos na fonte ou quaisquer outras deduções, eles podem ser um funcionário fantasma. Ao analisar os depósitos diretos, você pode reduzir a trapaça da folha de pagamento eliminando os cheques de pagamento em papel e a possibilidade de alteração, falsificação e a maioria dos roubos, embora não evite o desvio de depósitos para contas não autorizadas.
- Examine os cheques da folha de pagamento com endosso duplo
Embora a maioria deles seja legítima, duas assinaturas podem indicar a falsificação do endosso de um funcionário que saiu, que o ladrão também endossa e deposita em sua própria conta.
- Desconfie das variações do orçamento nas despesas da folha de pagamento
Custos de mão de obra acima do orçado podem indicar funcionários fantasmas, portanto, você deve estar atento a quaisquer variações não planejadas em seu orçamento.
- Use a segregação de funções
Em sua empresa de construção, você deve garantir que muitas das funções de folha de pagamento não sejam atribuídas a uma pessoa. Certifique-se de que as funções de preparação, desembolso e distribuição da folha de pagamento sejam segregadas. Deve ser aplicado das seguintes maneiras;
- Nenhuma pessoa deve ser capaz de adicionar um novo funcionário à folha de pagamento, definir salários, inserir horas e pagar a pessoa.
- Deve haver uma reconciliação mensal entre o razão da folha de pagamento e a lista de funcionários de RH realizada por alguém fora do departamento de folha de pagamento.
- A pessoa que autoriza uma execução de verificação não deve ser autorizada a recuperar os cheques impressos.
- A função de contabilidade da folha de pagamento deve ser independente da função de razão geral.
- A TI não deve ter acesso a programas de aplicativos de RH ou folha de pagamento.
18. Periodicamente, execute os SSNs de todos os funcionários por meio do site da Administração da Previdência Social – especialmente daqueles que trabalham em cargos sensíveis – e faça uma verificação de antecedentes. Outros sites para verificar a identificação de funcionários incluem o E-verify ou o site do IRS. Isso ajudaria você a saber quem é quem.
19. Use um sistema de pagamento que exija que os funcionários se identifiquem
Se isso envolver o uso de um sistema de furto eletrônico, verifique se as mesmas duas pessoas passam consistentemente seus cartões quase ao mesmo tempo. Isso pode indicar que alguém está passando o crachá de uma segunda pessoa sem que a segunda pessoa se reporte ao trabalho.
- Examine o quão consistente são as horas dos funcionários
Se o horário nunca variar, pode ser uma bandeira vermelha sinalizando um funcionário fantasma, porque o fraudador deseja garantir que ninguém olhe para essa pessoa ou dite o que está acontecendo.
Conclusão
Embora o flagelo dos trabalhadores fantasmas possa não desaparecer em breve, a aplicação de algumas das medidas acima mencionadas garantiria que você livraria sua empresa de construção da ameaça dos trabalhadores fantasmas.