Como rastrear estoque e vendas em uma pequena empresa

Publicado por Javier Ricardo

A maioria das empresas que eventualmente cresceram começaram pequenas, assim como Apple® e Microsoft®. Alguns deles começaram na garagem e eventualmente cresceram para se tornar um nome familiar em todo o mundo. A verdade é que além de ter uma ideia fantástica de negócio, comprometimento, disciplina, dedicação e atenção aos detalhes são alguns dos atributos básicos que fazem uma pequena empresa crescer tanto.

Se você é um empresário que administra uma pequena empresa ou se dedica ao varejo, uma das chaves de que precisa para fazer seu negócio crescer e se tornar altamente lucrativo é implementar um processo que garanta uma gestão de estoque eficaz. O ditado que ‘varejo é detalhe’ descreve corretamente o conceito de abordagem de gerenciamento de estoque eficaz para pequenas empresas; você só precisa prestar atenção a todos os aspectos de sua pequena empresa se quiser que ela cresça.

A importância da gestão de estoque para proprietários de pequenas empresas

Nada envia um cliente para as mãos de um concorrente como um estoque inadequado. Ao mesmo tempo, nada mata o fluxo de caixa e, eventualmente, a lucratividade como o excesso de estoque.

Como empresário, você deve manter um estoque equilibrado para evitar a perda de clientes e também para evitar o excesso de estoque. Portanto, você deve ter um sistema de gerenciamento de estoque muito sólido. Aqui estão alguns dos benefícios importantes do gerenciamento de estoque.

uma. Prevenção de situações de falta de estoque

Imagine que a sua mercearia mais próxima esteja constantemente sem sua marca favorita de cereal, e então você ouve falar de outra loja não muito longe que quase nunca acaba com a mesma marca. Claro, você começaria a visitar a nova loja para colocar as mãos em sua amada marca de cereal.

E, eventualmente, como seria inconveniente para você comprar mantimentos em duas lojas diferentes, você teria que escolher uma loja – e essa seria, naturalmente, a loja que sempre teria o que você precisa em estoque. Infelizmente, sua mercearia mais próxima perdeu um cliente devido ao mau gerenciamento de estoque.

Você deve sempre se esforçar para satisfazer as necessidades de seus clientes, garantindo que eles tenham acesso a seus produtos o tempo todo, e a melhor maneira de fazer isso é por meio do gerenciamento de estoque adequado.

b. Evitando estoque excessivo

O excesso de estoque é em si um problema. Quando você estoca muito de um produto, há chances de você não conseguir vendê-los todos a tempo e é alta a probabilidade de alguns itens estragarem ou até mesmo se tornarem obsoletos, resultando em enormes prejuízos para o seu negócio.

c. Custos de manutenção reduzidos: O custo de manutenção do estoque está altamente relacionado ao tamanho do estoque. Se você mantiver a quantidade certa de estoque, não terá que gastar excessivamente em armazenamento, manutenção, pessoal e todos os outros custos de manutenção.

d. Redução de furtos e furtos

Outro problema que surge com o gerenciamento de estoque, que o gerenciamento adequado de estoque ajuda a prevenir, é a redução de furtos. Sempre há funcionários ou clientes desonestos que tentam “se ajudar” com alguns dos produtos da empresa. Com o gerenciamento e monitoramento de estoque adequados, você seria capaz de detectar e controlar facilmente essas situações.

e. Gestão de capital de giro

Você precisa de capital de giro para gerenciar todos os aspectos do seu negócio. Mas quando você investe muito dinheiro em estocagem de bens, outros aspectos do seu negócio podem ser prejudicados porque não haveria fundos suficientes para realizar outras atividades.

O gerenciamento de estoque ajuda a manter apenas a quantidade adequada de estoque. Seus estoques não serão tantos a ponto de você ter que gastar muito capital de giro neles. E não será pouco para que seu capital de giro não seja aproveitado de maneira eficiente.

f. Matérias-primas adequadas

A gestão de estoques é ainda mais importante para os fabricantes porque em nenhum momento você pode ficar sem matéria-prima. Se você ficar sem matéria-prima ou um ingrediente essencial para a produção, isso pode levar a perdas consequentes, como perda de salários pagos aos trabalhadores, perda de tempo e outras perdas semelhantes. Os fabricantes usam o gerenciamento de estoque para garantir que as quantidades adequadas de materiais de produção estejam sempre disponíveis.

g. Contabilidade precisa do lucro

O estoque é um ativo comercial por si só. E quando você está preparando sua demonstração financeira, você deve declarar o valor exato de seu estoque atual. Sem o gerenciamento adequado de estoque, o que você obteria, na melhor das hipóteses, é uma figura presumida ou mesmo exagerada. Isso também significa automaticamente lucros inflacionados e relatórios financeiros imprecisos.

h. Reordenando

O gerenciamento de estoque ajuda você a saber quando fazer um novo pedido de itens fora de estoque. Também ajuda a evitar atrasos no processo de reordenamento. Às vezes, quando você reordena alguns materiais vitais de produção, o fornecedor leva algum tempo antes de processar seu pedido e entregar a você. Com o gerenciamento de estoque adequado, você teria calculado o tempo limite de cada fornecedor e seria capaz de fazer o pedido novamente no momento apropriado.

Eu. Eficiência de armazém

Se você tem um armazém muito grande ou vários armazéns, torna-se difícil saber qual armazém contém quais itens, e isso leva a atrasos desnecessários no processo de produção. Com o gerenciamento de estoque adequado, esses problemas podem ser eliminados ou reduzidos ao mínimo. Também ajuda a reduzir consideravelmente os custos de armazenamento.

j. Identificação de problemas potenciais

O gerenciamento de estoque adequado facilita a identificação rápida de problemas de produção em potencial que estão relacionados ao gerenciamento de estoque e permite que você tome ações imediatas também.

Embora o controle de estoque não seja uma tarefa agradável, é um aspecto fundamental para operar um negócio de sucesso. Ter um bom sistema para rastrear seu estoque e vendas o ajudará a descobrir quais mercadorias você tem em estoque, o que você vendeu, o que ainda está em ordem e quando seus pedidos chegarão.

Com esse sistema, você pode reconhecer rapidamente produtos de venda rápida que você precisa para reordenar e produtos de venda lenta que você precisa para reduzir ou promover de forma mais agressiva. Além disso, rastrear seu estoque de maneira regular e eficaz pode ajudá-lo a manter um estoque moderado que não seja muito ou pouco.

Ter muito estoque retém fundos que poderiam ser usados ​​para custos de operação ou para outros propósitos mais importantes. Por outro lado, ter pouco estoque faz com que você perca receita porque não tem produtos suficientes para vender. Tendo discutido a importância do controle de estoque e vendas, vamos agora discutir como acompanhar o estoque e as vendas em sua pequena empresa. Existem muitas maneiras de rastrear seu estoque e todos esses métodos se enquadram em duas categorias: manual e automatizado.

Duas maneiras de rastrear seu estoque e vendas

I. Método manual

Para rastrear seu estoque usando o método manual, comece contando seus produtos para determinar o estoque inicial. Em seguida, categorize seu inventário primeiro pelo nome do produto e, em seguida, por outros atributos específicos dos produtos, como cor, tamanho, uso, data ou estilo.

Por exemplo, se você tem perfumes como inventário, você vai querer categorizá-los pelo nome, se são para homens ou mulheres ou ambos, e depois por tamanho. Isso torna mais fácil rastrear o que você precisa e o que não vendeu. Depois de classificar os itens em seu estoque em categorias, crie uma planilha no Microsoft Excel para rastrear seu estoque e vendas.

Basta criar uma planilha para cada produto e listar a contagem inicial do estoque para aquele produto. A partir desse ponto, ajuste a contagem inicial do estoque conforme necessário. Ou seja, subtraia todas as vendas de cada produto do seu cadastro e adicione as novidades. Faça isso pelo menos uma vez por semana, ajustando o total do estoque conforme necessário.

O Microsoft Excel será suficiente se você tiver menos de 10 itens diferentes em seu estoque. No entanto, se você tiver mais de 10 itens em seu estoque, a melhor opção é configurar um banco de dados de estoque no Microsoft Access. O Microsoft Access oferece modelos de inventário que são semi-automatizados, mais atraentes e fáceis de usar. E você pode imprimir relatórios de estoque convenientes para rastrear vendas, acréscimos ao estoque e devoluções. No entanto, ainda não é tão eficaz quanto um sistema totalmente automatizado.

II. Método automatizado

Se você dirige uma empresa que possui vários itens diferentes em seu estoque (como uma loja de varejo), precisará usar um sistema automatizado porque o método manual de estoque e rastreamento de vendas será muito complicado, se é que pode ser executado.

Embora existam muitos métodos automatizados, o mais comum e eficaz envolve a integração de um software profissional de gerenciamento de estoque com um leitor de código de barras e registros em sua loja. Cada produto possui um código de barras exclusivo, que é lido no ponto de checkout. O código de barras contém o preço, bem como outras informações relevantes sobre o item.

Assim que o leitor de código de barras detecta e registra um produto para venda, ele registra automaticamente a venda e deduz o número de unidades daquele item comprado do número total de unidades restantes na loja. Isso é feito em questão de segundos.

Outro método envolve o uso de identificação por rádio frequência, que marca cada item do inventário com uma etiqueta de plástico que contém um microchip programável e uma pequena antena. As etiquetas contêm informações relevantes sobre cada produto e podem ser lidas por um leitor portátil especial.

Embora essa opção seja mais cara do que o uso de códigos de barras, ela apresenta muitas vantagens. As tags podem ser lidas à distância. Uma enorme pilha de itens etiquetados pode ser lida de uma vez e as informações nas etiquetas podem ser atualizadas imediatamente conforme os itens são movidos de um ponto a outro dentro de sua loja. E, curiosamente, as etiquetas podem ser configuradas para disparar um alarme quando o item sai da loja – evitando o roubo de mercadorias etiquetadas.

Portanto, se você vende itens muito caros, como joias, é melhor usar essa opção. Mesmo se você estiver monitorando suas vendas e estoque com um sistema automatizado, faça uma verificação manual pelo menos uma vez por ano para garantir que não tenha perdido alguns itens de estoque.

10 dicas eficazes de gerenciamento de estoque para pequenas empresas

A verdade é que, se você não mantiver registros adequados de todas as transações de produtos e serviços em seu negócio, provavelmente terá dificuldades para obter lucros e isso certamente afetará seu orçamento. Na verdade, a má gestão de estoques é parte do que leva uma empresa à falência. Agora, vamos examinar rapidamente as 10 dicas eficazes de gerenciamento de estoque para pequenas empresas:

1. Crie um Spread Shit Especial do Excel para Levantamento Diário

Uma das coisas básicas que você precisa fazer para garantir um gerenciamento de estoque eficaz para sua pequena empresa é criar um spread especial do Excel com o propósito de fazer o estoque diariamente. Por exemplo, se você dirige uma empresa familiar e não pode pagar um software personalizado, pode imprimir uma planilha do Excel e fazer um balanço manual; um livro de capa dura pode até servir ao mesmo propósito.

2. Certifique-se de que todos os bens que entram em seu armazém sejam documentados por diferentes oficiais

Outra dica que irá garantir a você uma gestão de estoque eficaz para sua pequena empresa é garantir que cada mercadoria que entra em seu depósito ou loja seja documentada por um funcionário diferente. O processo é simples, uma vez que um caminhão traz a mercadoria para o seu armazém, o motorista do caminhão apresentará sua carta de porte ao segurança no portão, o segurança confirmará e levará seu próprio estoque, e então o gerente do armazém também deve levar seu próprio estoque separadamente do segurança.

4. Consulte os desenvolvedores de software para desenvolver software de inventário personalizado para o seu negócio

Existem softwares de inventário personalizados que garantem um gerenciamento de inventário eficaz; vai ajudá-lo a criar faturas e também gerar recibos para todas as transações comerciais. A verdade é que a maioria das pequenas empresas pode não ser capaz de pagar um desenvolvedor de software para ajudá-los a desenvolver software personalizado para seus negócios. Se você pode pagar um software personalizado para o seu negócio, faça-o por favor.

4. Exigir a emissão compulsória de recibo para todas as transações comerciais

Outra dica para o gerenciamento de estoque eficaz para pequenas empresas é impor a emissão de recibos para todas as transações comerciais. Na verdade, emitir recibos eletronicamente é o que está em voga. Isso ajudará sua empresa a preencher lacunas que podem drenar seu negócio.

5. Incentive o uso da máquina POS em relação ao dinheiro

Se você deseja implementar uma estrutura de gerenciamento de estoque eficaz para sua pequena empresa, deve incentivar as transações sem dinheiro. O uso de Point of Sale Machine (POS) é uma forma eficaz de minimizar a fraude em pequenas empresas. Com as máquinas POS, você pode ter certeza de que seus vendedores / garotos não vão roubar seu dinheiro.

6. Crie um sistema de banco de dados central:

Você teria que criar um sistema de banco de dados central, especialmente se você tiver vários pontos de venda. Um sistema de banco de dados centralizado facilitará o rastreamento fácil de todas as transações comerciais em sua empresa em tempo real. Na verdade, você pode sentar-se em seu escritório ou em casa para monitorar o fluxo de seus negócios, uma vez que tenha um sistema de banco de dados centralizado.

7. Desenvolva seu sistema de rastreamento personalizado

Existem vários sistemas de rastreamento que você pode implementar para garantir um gerenciamento de estoque eficaz para sua pequena empresa. Você pode sentar-se com sua equipe para determinar o melhor sistema de rastreamento adequado ao seu negócio. Mas se você dirige uma empresa de transporte ou táxi, pode instalar um rastreador de carro em todos os seus caminhões e táxis – é a maneira mais fácil e conveniente de rastrear o estoque para esse negócio.

8. Crie um Processo de Negócios que o ajudará a receber feedback de seus clientes

Outra maneira de implementar um gerenciamento de estoque eficaz para sua pequena empresa é criar um processo de negócios que o ajudará a receber feedback de seus clientes. Por exemplo, em alguns bancos, sempre que você depositar dinheiro, precisará deixar uma cópia do caixa em uma caixa dentro do banco e também deverá inserir os detalhes da transação em um livro-razão. Você pode adotar este modelo de controle de estoque se for adequado para o seu negócio.

9. Informe seus fornecedores e vendedores do relatório que você deseja deles

Outra forma de garantir o gerenciamento de estoque eficaz para sua pequena empresa é entrar em contato com seus fornecedores e vendedores para discutir suas expectativas em relação ao estoque. O seu acordo com eles pode ser que você possa acessar os detalhes de todas as transações com eles em uma base bimestral, semestral ou até anual. É uma forma de comparar registros para ter certeza de que você está no caminho certo.

10. Contrate um consultor de estoque para ajudá-lo a revisar sua estrutura de estoque de tempos em tempos

Por último, uma das coisas que você precisa colocar em prática para garantir a implementação de um estilo de gerenciamento de estoque eficaz para sua pequena empresa é contratar um consultor de estoque para ajudá-lo a revisar seu relatório de estoque e estrutura de tempos em tempos. Essa abordagem o ajudará a corrigir erros em seu processo de negócios.

Aí está; as 10 dicas eficazes de gerenciamento de estoque para pequenas empresas.