Uma secretária ocupa uma posição muito poderosa em qualquer organização. Quando uma pessoa entra em sua empresa pela primeira vez, a primeira pessoa que ela provavelmente verá é sua secretária ou recepcionista e a maneira como ela é tratada por eles ajudaria muito a formar uma impressão de sua empresa na mente dos visitantes.
Portanto, não é incorreto dizer que as secretárias / recepcionistas são construtoras da imagem da sua empresa. Devem saber se vestir bem, falar bem e até falar bem; também devem ser pessoas que podem manter informações confidenciais e podem ser pontuais no trabalho todos os dias. Algumas das coisas a serem observadas ao entrevistar para uma posição de secretária ou recepcionista incluem:
6 fatores a serem observados ao entrevistar uma secretária / recepcionista
- Nível de experiência -: Você deve saber o quanto a candidata sabe sobre ser recepcionista / secretária e se ela já ocupou ou não cargo semelhante.
- Habilidades -: Outra coisa a observar são as habilidades do candidato, como habilidades de comunicação e digitação.
- Capacidade de trabalhar com superiores -: Recepcionistas / secretárias geralmente têm funcionários seniores com os quais se espera que trabalhem. Você gostaria de saber se essa pessoa pode trabalhar bem com seus superiores.
- Habilidades de comunicação entre escritórios -: Você também gostaria de determinar se essa pessoa é capaz de lidar com as diferentes personalidades que ela provavelmente encontrará todos os dias.
- Pontualidade-: Qualquer outra pessoa pode brincar de evasão ao trabalho, mas não a recepcionista. A posição que ela ocupa é tão importante que ela tem que estar sempre trabalhando e você tem que descobrir se essa pessoa é capaz de se comprometer com isso.
- Habilidades para múltiplas tarefas: A carga de trabalho de uma secretária geralmente é pesada. Ela tem que digitar, atender ligações, receber convidados e fazer um monte de coisas ao mesmo tempo. A habilidade de multitarefa é uma habilidade muito importante que toda secretária deve ter.
Como se preparar para uma sessão de entrevista de secretária / recepcionista
- Escolha um local para a entrevista . O local deve ser tranquilo e com menos distrações.
- Decida o horário da entrevista . Quanto tempo a entrevista vai durar.
- Selecione o painel de entrevista . Se você tem um gerente de pessoal, ele deve estar no painel de entrevistas. Você também deve incluir algumas das pessoas com quem a recepcionista trabalharia dentro da organização.
- Imprima uma cópia do curriculum vitae de cada candidato e entregue-o aos membros do painel de entrevistas para que possam aprender algumas coisas sobre o candidato e saber algumas das perguntas a fazer antes da entrevista.
- Prepare suas perguntas com antecedência e decida quem fará cada uma delas.
Algumas das perguntas que você deve fazer durante a entrevista incluem:
35 possíveis perguntas que você pode fazer a secretários / recepcionistas em perspectiva
- Você tem alguma experiência com manutenção de calendário e agendamento de reuniões? Se sim, como você agenda uma reunião?
- Quais são as coisas que precisam ser cuidadas ao agendar uma reunião?
- Qual software de gerenciamento de calendário você está familiarizado?
- O que são informações confidenciais?
- Se uma informação / arquivo for marcado como confidencial, como você lidaria com isso?
- Diga-me o que você sabe sobre sistemas de arquivamento.
- Como você mantém registros?
- Como você lidaria com o arquivamento do computador?
- O que é uma carta formal e informal?
- O que você incluiria em uma carta formal que não se importaria em ter em uma informal?
- Você tem amostras de cartas formais que escreveu no passado?
- Quais são os diferentes tipos de sistemas de comunicação empresarial?
- Qual software ou aplicativo você usa para garantir que está escrevendo corretamente?
- Entregue à secretária uma carta com alguns erros e peça que ela edite a carta em alguns minutos.
- Que desafios você enfrenta ao tentar fornecer comunicação escrita?
- Quais etapas você executa para garantir que os arquivos sejam facilmente encontrados, especialmente na sua ausência?
- Por que você quer deixar seu emprego atual?
- Que sugestões ou conselhos de melhoria você tem para nós com base em nossos procedimentos de secretariado atuais?
- Se você tivesse várias prioridades que precisavam ser tratadas ao mesmo tempo, como você selecionaria qual delas trataria primeiro?
- Descrever a multitarefa?
- Você acha que é capaz de realizar várias tarefas?
- E se você descobrir que sua carga de trabalho está um pouco pesada, o que você faria?
- Como você lidaria com prazos rígidos?
- Conte-me sobre uma ocasião em que você teve que lidar com um prazo muito rígido em um tempo insuficiente.
- Com que tipo de software e aplicativos de computador você está familiarizado?
- Qual é a sua velocidade de digitação?
- Em uma reunião de gestão, quais são as coisas que se espera que uma secretária faça?
- Como você lida com pessoas difíceis no telefone?
- Um visitante ou cliente já foi rude com você? Em caso afirmativo, como você se sentiu e como lidou com isso?
- Como você lida com clientes irritados?
- Você é um trabalhador muito rápido ou gosta de gastar seu tempo para não cometer erros?
- O que é revisão?
- Quais são os itens a observar ao revisar?
- Você gosta de trabalhar com outras pessoas ou prefere trabalhar sozinho?
- Qual é a menor quantia que você pode aceitar se for oferecido este trabalho?
Estas são as perguntas básicas que você deve fazer aos candidatos em uma entrevista para um cargo de secretária / recepcionista. Você também pode dar um passo adiante, dando ao candidato algumas tarefas práticas para realizar, como escrever uma carta ou atender um telefonema.
Você também deve observar a maneira como a candidata se veste e se comporta; as secretárias devem estar bem vestidas, educadas e ter bom comportamento em todos os momentos. Uma vez que a pessoa também lidaria com muitas informações confidenciais, você pode querer dar uma olhada no histórico do candidato e pedir referências para que você possa estar seguro.