Como redigir um acordo de confidencialidade [modelo de amostra]

Um acordo de confidencialidade, também conhecido como acordo de não divulgação, é um contrato entre dois ou vários indivíduos no qual é feito um acordo de que as informações contidas serão mantidas em sigilo por todas as partes envolvidas. Na maioria das vezes, todas as entidades envolvidas são obrigadas a manter os termos de sigilo do acordo, enquanto às vezes apenas o órgão receptor deve manter o segredo.

A situação que geralmente requer esse tipo de documento é quando várias partes optam por se reunir em determinados projetos onde várias informações delicadas, como segredos comerciais ou outras informações confidenciais, seriam compartilhadas entre as partes envolvidas. No mundo das relações comerciais, seria impossível operar suas atividades em determinados níveis sem trabalhar com outras pessoas.

Quando esse é o caso, a confiança se torna uma questão de grande importância, e simplesmente não podemos entrar nesse tipo de relacionamento às cegas. Em um mundo onde informação é poder, esse tipo de acordo se torna a cola que une grupos de trabalho com confiança ou talvez com medo.

Embora seja verdade que tal acordo pode ser feito oralmente, geralmente não é aconselhável confiar nesta forma de acordo, pois seria difícil provar que alguma vez existiu um acordo como este no tribunal, embora tal caso só pode ser construída em certos tribunais dentro de certas jurisdições. A coisa mais sensata a fazer o tempo todo seria transformar esse acordo em um documento escrito que possa ser suspenso no tribunal.

Esse tipo de acordo também pode ser aplicado a funcionários de uma empresa que tenham acesso a informações muito confidenciais sobre a empresa. Podem ser novas ideias de inovação de negócios, projetos em que a empresa pode estar trabalhando ou até mesmo parcerias que a empresa não deseja que o público saiba.

Os acordos de confidencialidade ou acordos de não divulgação são unilaterais, que é o tipo de acordo em que apenas uma das partes é obrigada a manter o segredo. Normalmente, é a parte receptora que está na extremidade receptora deste tipo específico de acordo. Quando uma entidade empresarial ou pessoa está prestes a revelar certas informações a outra parte, mas teme que tais informações possam ser facilmente tornadas públicas pela parte receptora, um acordo de confidencialidade unilateral é arquivado.

Outro tipo é o bilateral, usado principalmente quando duas empresas ou indivíduos estão se juntando para uma joint venture e cada parte precisa manter suas informações vitais. Ambas as partes envolvidas neste tipo de acordo são obrigadas por lei a manter o segredo vindo de ambas as extremidades.

Depois, tem o tipo multilateral de acordo de confidencialidade, que tem a ver com partidos de mais de dois, que estão envolvidos em algum tipo de joint venture. Todas as partes são obrigadas por lei a manter os segredos compartilhados, pois todas pretendem trabalhar juntas no futuro.

Isso dá esperança às empresas ou aos indivíduos no que diz respeito a informações confidenciais, porque em algum momento seria necessário incorporar outras pessoas ao trabalho que estão fazendo. Se não por nada, mas pelo fato de que as partes interessadas têm que aumentar produtividade, impacto e eficiência. Para fazer isso, as informações confidenciais seriam compartilhadas e devem ser protegidas contra vazamento para o público ou terceiros não autorizados.

Agora, com o acordo de confidencialidade, empresas e pessoas físicas podem trabalhar juntos sabendo que esses tipos de informações estão protegidos por lei, por meio do termo de sigilo firmado entre os participantes.

QUANDO USAR UM CONTRATO DE CONFIDENCIALIDADE

Antes de começarmos a falar sobre quando usar um acordo de confidencialidade, devemos examinar as situações em que esse tipo de acordo pode não ser necessário. Se a parte em questão divulgar a informação à parte receptora sem assinar este tipo de acordo, então o segredo já está aí e não haveria necessidade de voltar a assinar este tipo de acordo.

Se a informação já for do conhecimento público ou se a parte em questão tiver que torná-la pública devido a certas restrições legais. Outro momento em que esse tipo de acordo deixa de ser necessário é se o destinatário obtém as informações por conta própria, por meio de outra fonte, antes que a parceria seja estabelecida.

Na medida em que existem condições que não justificam a utilização de um contrato de confidencialidade, existem no entanto aquelas situações em que o contrato de confidencialidade é obrigatório.

• Emprego

Como já apontado acima, às vezes os funcionários são obrigados a assinar esses tipos de documentos se seu trabalho exigir que eles tenham acesso a essas informações vitais. Se alguém está procurando emprego em algum tipo de posição de valor dentro de uma empresa, a pessoa pode ser obrigada a assinar um acordo de confidencialidade mesmo durante a fase de entrevista para o emprego.

O potencial empregador pode exigir que o candidato assine esse tipo de acordo antes mesmo do início da entrevista. Isso protege o terceiro contra o vazamento de tais segredos para o público ou mesmo para um concorrente pelo candidato.

• Durante a venda de negócios

Quando as empresas decidem se unir em algum tipo de joint venture ou outra empresa decide comprar algum tipo de negócio de outro fornecedor. A parte ou partes compradoras devem assinar este tipo de acordo para manter quaisquer segredos íntimos que possam ser descobertos durante a fusão ou aquisição.

Por exemplo, se uma empresa está comprando outra, eles precisam examinar os registros financeiros da empresa em detalhes, portanto, é seguro dizer que durante essa investigação, transações e informações secretas serão reveladas. Esses segredos devem ser protegidos pela lei por meio do contrato de não divulgação.

• Atribuições de empreiteiros

No ato de realizar determinados projetos que porventura tenham sido contratados para determinada empresa, a empresa contratante poderá descobrir certas informações sobre o negócio para o qual trabalha. Essas informações podem ser muito confidenciais e podem prejudicar o terceiro caso se tornem públicas ou mesmo sejam divulgadas aos concorrentes. Assim, antes de tais contratos serem atribuídos, o terceiro pode exigir que os contratantes assinem esse tipo de contrato.

• Consultando

Quando uma empresa ou indivíduo é contatado para consultar sobre certos assuntos que afetam um negócio, eles podem ter acesso a informações que podem ser consideradas secretas. Isso se deve ao fato de que para que o consultor possa realizar uma consulta eficaz, ele pode precisar de todas as informações necessárias para ter uma visão correta da situação que o negócio pode enfrentar. E, às vezes, isso envolve algo que a empresa pode não querer que saia do confinamento das paredes do escritório.

• Novos produtos ou ideias

Às vezes, para que as empresas lancem novos produtos, elas podem precisar fazer parceria com certas organizações. Isso significaria que a ideia seria compartilhada abertamente com todas as partes envolvidas, portanto, para que a parte compartilhadora tivesse suas ideias protegidas, esse tipo de contrato teria que ser assinado.

TIPOS DE INFORMAÇÕES QUE PRECISAM DE UM CONTRATO DE NÃO DIVULGAÇÃO

Já vimos vários momentos em que esse tipo de acordo é necessário, vamos dar uma olhada na própria natureza das informações que exigirão esse tipo de acordo.

• Ao solicitar direitos de patente

Se você inventou algum tipo de nova tecnologia ou dispositivo que mudará a forma como a civilização funciona. Então, durante o processo de registro de seus direitos de patente, você precisaria proteger seu produto, dispositivo, invenção ou descoberta com este tipo de acordo, entre as partes envolvidas em disponibilizar os direitos de patente para você e também entre as pessoas que trabalharam em a ideia com você.

• Segredos comerciais

Estas são algumas das informações vitais sobre como você faz negócios e podem ser os próprios pilares sobre os quais sua empresa se firma.

• Receitas

Você pode ser dono de um restaurante ou rede de fast food, talvez tenha uma receita que as pessoas adorem. Essa combinação de elementos comestíveis é o motivo pelo qual seus pratos têm o sabor que têm e devem ser protegidos por esse tipo de contrato, principalmente se você pretende expandir sua marca.

• Informação financeira

Você pode ter feito algumas transações financeiras que podem exigir algum tipo de tratamento confidencial. Essas informações financeiras podem precisar ser protegidas por esse tipo de contrato se houver necessidade de torná-las conhecidas por certas partes.

• Planos de Marketing

Em minha opinião, esses tipos de planos são algumas das informações mais importantes em uma empresa. Sua estratégia de marketing pode ser o que torna seu negócio maior do que você jamais imaginou. Esses planos podem ser protegidos por esse tipo de acordo.

• Métodos de Fabricação

Se você estiver na área de fabricação, pode precisar proteger os processos que o levam ao produto final.

• Projetos de Engenharia

Você criou um novo design para um dispositivo usado popularmente e precisa trabalhar com outras pessoas para implantá-lo? Então, este acordo pode ajudar a manter as coisas discretas.

• Comunicações nos Negócios

Certas coisas comunicadas entre as partes durante os negócios podem precisar ser mantidas protegidas por este contrato.

ELEMENTOS DE UM CONTRATO DE CONFIDENCIALIDADE

1. INFORMAÇÕES SECRETAS DEFINIDAS

É aqui que o divulgador deve se articular sobre o que são exatamente as informações confidenciais. Quando se trata de documentos como esses, os detalhes são importantes. Seria muito ruim se declarações importantes sobre as informações fossem omitidas do documento e a parte receptora aproveitasse isso para sabotar o que quer que fosse bom em movimento.

Uma simples declaração do que é a informação secreta pode não ser suficiente para cobrir toda a ideia, especialmente se se tratar de um conceito ou processo de fabricação.

Você pode precisar consultar alguém se achar que as informações são muito complexas para serem colocadas no papel, mas para fazer isso você também pode precisar assinar um acordo de confidencialidade com o consultor. Então, basicamente, procure uma maneira de cobrir todos os ângulos das informações secretas para que você saiba que todos os aspectos das informações são cobertos por este acordo.

2. AS PARTES ENVOLVIDAS NO ACORDO

A parte divulgadora e as partes receptoras devem ser claramente tratadas no acordo de não divulgação. Se for um tipo de acordo unilateral, a parte divulgadora terá que descobrir as pessoas dentro da parte receptora que têm acesso a essas informações e certificar-se de que o acordo as cobre. O mesmo vale se for um tipo de acordo bilateral ou multilateral.

Se uma palavra for apropriada para abranger todas as partes envolvidas, também seria apropriada. Todas as partes envolvidas neste contrato devem ser indicadas, incluindo os vários agentes, fornecedores ou diretores que podem ter participado da implementação deste contrato. Todos devem ser tratados no contrato de confidencialidade.

3. MOTIVO DA DIVULGAÇÃO

Se a outra parte precisar das informações para poder executar o contrato para o qual foi contatada, ou se o consultor precisar das informações para poder consultar de forma adequada, você precisará tornar esses motivos conhecidos no documento. Às vezes, os funcionários precisam desse tipo de informação para realizar suas tarefas de trabalho. Este acordo é permitido em tribunal, por isso é importante expressar todos os pontos aqui mencionados.

4. EXCLUSÃO

Isso fala sobre os vários aspectos da informação onde este acordo não cobre, por exemplo, se a parte receptora obteve alguma informação antes deste acordo ser elaborado, então este acordo não cobre tal informação.

Existem certas outras informações sobre a parte divulgadora, que a parte receptora pode ter obtido por conta própria, por meio de sua própria investigação pessoal antes do acordo, ou informações que já são de conhecimento público. Estes e alguns outros poderiam ser excluídos deste acordo, pois não eram o resultado direto da parte divulgadora tornando-o conhecido para a parte receptora.

5. OBRIGAÇÕES DA RECEPTORA

Isso incluirá o uso das informações secretas de maneira apropriada. Isso também pode incluir que a parte receptora não tem direitos sobre o que quer que tenha sido produzido enquanto eles estavam a serviço da parte divulgadora.

Esta parte específica do acordo contém cláusulas que determinam que as partes envolvidas fizeram o possível para cumprir as obrigações do acordo e assim por diante. É muito importante que essas obrigações sejam estudadas atentamente para que nenhuma das partes envolvidas tenha motivos para violar o acordo, caindo nas mãos da lei.

6. CRONOGRAMA DO ACORDO

Afirma a duração do acordo que seria mantida pelas partes envolvidas. Alguns desses acordos podem estar em vigor para sempre, então, enquanto todas as partes estiverem nesta terra, elas nunca terão permissão para divulgar as informações secretas.

No entanto, algum período de tempo pode ser de 6 meses a 7 anos ou mesmo até que um determinado projeto e / ou evento ocorra. Na maioria das vezes, mesmo após o término do prazo, a parte divulgadora ainda detém os direitos intelectuais sobre as informações secretas e pode decidir como as informações serão usadas.

7. DISPOSIÇÃO PARA EVITAR VIOLAÇÃO

Caso a parte receptora decida em algum momento durante a vigência do contrato de tornar conhecidas as informações confidenciais, a parte divulgadora tem o direito de interromper tal ação por meio de cláusula liminar dentro do contrato de confidencialidade.

Portanto, antes que a parte receptora pudesse vazar tais informações, a parte divulgadora seria capaz de impedir que isso acontecesse, obtendo uma ordem judicial. Esta cláusula deve ser claramente escrita no contrato, para que todas as partes vejam.

8. VÁRIAS DECLARAÇÕES LEGAIS

Essas declarações podem incluir a natureza deste acordo vinculativo sobre os herdeiros, a parte do governo que controlará esta lei, a propriedade dos materiais secretos, os direitos do destinatário ao celebrar o acordo, o esclarecimento das relações entre as partes, que tipos de penalidades ocorrerão se houver uma violação e assim por diante.

A parte divulgadora teria que se certificar de que todo o cenário previsível foi pensado e colocado em declarações legais para proteger as informações que estão prestes a compartilhar com a parte receptora.

9. NOMES, ASSINATURAS E DATAS

Os nomes, assinaturas e datas de todas as partes envolvidas neste acordo devem ser claramente indicados no acordo. Todas as partes são obrigadas a ler o contrato antes de assiná-lo, porque uma vez que o documento seja assinado, qualquer violação pode exigir o pleno vigor da lei.

QUANDO UM CONTRATO DE CONFIDENCIALIDADE PODE SER QUEBRADO LEGALMENTE

Na medida em que um acordo de confidencialidade mantém a confidencialidade por meios legais, há situações em que esse acordo pode ser quebrado. Uma delas é se um funcionário detectar algum tipo de atividade ilegal e optar por ser “denunciante”, a intimação judicial para obter informações das partes participantes ou a contratação de determinados procedimentos jurídicos especializados.

Portanto, o simples fato de ter este contrato não oferece segurança total para suas informações. Mas há outras coisas que você pode fazer para proteger ainda mais suas informações, como garantir que documentos confidenciais que foram usados ​​e não são mais necessários sejam totalmente destruídos.

Outra coisa que você pode fazer é restringir a acessibilidade a tais informações a um determinado nível de trabalho, talvez apenas a alta gerência deva saber sobre essas coisas; ou mesmo tomar a medida extra de marcar esses documentos como confidenciais, isso garantirá que aqueles que lidam com tais informações façam isso com discrição.

CONCLUSÃO

Entender o que é um acordo de confidencialidade dá às empresas e indivíduos mais liberdade para participar com outras pessoas no desempenho de suas atividades do dia a dia. O interessante é que você não pode realmente exigir que um advogado elabore um contrato como este, se a informação for importante, mas a ameaça ao seu empreendimento se o vazamento de informação não for tão prejudicial.

No entanto, em qualquer caso, gostaria de sugerir fortemente que você envolvesse um advogado na revisão do contrato. Os advogados são treinados para ver coisas dentro dos contratos que a pessoa média pode não ser capaz de detectar. Você pode decidir contratar os serviços de um amigo advogado ou, melhor ainda, contratar um profissional, mesmo que seja por uma única vez, para que eles possam examinar o contrato.

Por outro lado, você poderia pagar um advogado para redigir um acordo de confidencialidade profissional mais complexo. É claro que esse seria o caminho a percorrer se as informações prejudicarem suas chances de promover seu negócio ou ideia. Seria muito descuido esboçar algo incompleto e fazer com que as partes assinem se a consequência da violação for devastadora.

Portanto, obtenha a opinião de um advogado ao fazer esses acordos e também explore outras maneiras de proteger suas informações. Legalmente ou de outra forma, o acordo de confidencialidade não é a única maneira de garantir a segurança de informações confidenciais, mas é um começo na direção certa.