Sempre que sua empresa tiver que hospedar visitantes de negócios do exterior, você deverá escrever uma carta-convite para o visto de negócios. Esses visitantes podem ser seus compradores existentes ou potenciais, investidores existentes ou potenciais, visitantes de feiras ou conferências, parceiros ou agentes estrangeiros, funcionários estrangeiros ou indivíduos que vêm para treinamento no local nas instalações de sua empresa.
Sua carta-convite visa comunicar claramente os motivos e as atividades planejadas da visita. Também declarará os planos do requerente de retornar ao seu país no final da visita. Mas você deve ter em mente que uma carta-convite não é garantia de que o visto de negócios do seu visitante será aprovado. Porém, não escrever com certeza terá o visto de visitante reprovado, já que a carta é sempre um pré-requisito para o visitante a negócios.
Se sua empresa está convidando um visitante para fins comerciais, você ou outro representante de sua empresa deve escrever a carta-convite para o visitante. Você deve enviar ao visitante duas cópias originais da carta – uma para que ele apresente ao solicitar o visto e outra para apresentar quando entrar em seu país.
O quão bem você elabora sua carta-convite para visto de negócios pode determinar em boa medida se o visto de visitante será aprovado ou não ( embora os solicitantes de visto considerem outros fatores, como se o requerente está qualificado para visitar seu país ). Portanto, é necessário saber como escrever cartas atraentes de convite de negócios. Aqui estão as diretrizes gerais para escrever uma carta-convite para um visto de negócios.
Como escrever uma carta-convite para um visto de negócios – modelo de amostra
1. Endereço correto-: Sua carta de convite para visto de negócios será rejeitada se for endereçada incorretamente. A maioria das embaixadas ou altas comissões não perdoa nem mesmo um erro de grafia no endereço, então você precisa acertar. Antes de redigir sua carta, visite o site oficial da embaixada de seu país no país do visitante para obter o endereço correto para o qual tais cartas devem ser enviadas.
Além disso, você também deve usar a saudação apropriada. Se você souber o nome do funcionário consular que receberá a carta, poderá incluí-lo. Mas se você não souber o nome do provável destinatário, uma simples saudação como “ Prezado funcionário consular ” será suficiente.
2. Indique o nome e a posição do visitante -: Você deve indicar claramente o nome do visitante que está solicitando o visto de visita de negócios exatamente como aparece em seu passaporte. Para evitar erros, verifique com o visitante antes de redigir sua carta. Observe que deve haver consistência em toda a documentação. Por exemplo, se o sobrenome do visitante vier em primeiro lugar em todas as suas credenciais, escreva o sobrenome primeiro em sua carta para evitar confusão.
3. Indique a posição do visitante e outras informações relevantes-: Na carta de convite para visto de negócios, você também deve declarar o cargo do visitante, o nome da empresa que ele representa, sua posição nessa empresa e sua relação com a sua empresa.
Dependendo das exigências do destinatário, pode ser necessário incluir a data de nascimento do visitante, cidade, país de nascimento, número do passaporte, estado civil e outros dados pessoais. Em qualquer caso, inclua os detalhes de contato completos do visitante porque o Escritório Consular pode querer contatá-lo diretamente para algum questionamento.
4. Indique o propósito e a duração da visita-: Sua carta de convite para visto de negócios também deve incluir o propósito para o qual você está convidando o visitante, bem como quanto tempo ele permanecerá em seu país antes de retornar ao seu país de origem.
Além disso, é necessário informar a intenção do visitante de deixar seu país assim que o objetivo da visita for alcançado. Para convencer o destinatário sobre isso, você precisa mencionar todos os compromissos do visitante em seu país de origem, que o levará a partir imediatamente após ter alcançado o objetivo de sua visita.
5. Indique quem cobrirá as despesas-: Em sua carta, você também deve indicar se você ou o visitante arcará com a viagem do visitante e despesas relacionadas. Se você tiver que cobrir as despesas, poderá ser solicitado a fornecer evidências de fundos para cobrir as despesas, como um extrato bancário.
Após incluir todas as informações importantes, indique no último parágrafo que pode ser contactado para quaisquer esclarecimentos. E inclua suas informações de contato. Arredonde sua carta com “ Atenciosamente ” ou outro fechamento aceitável; a seguir, coloque sua assinatura, nome e cargo na empresa que você representa.
Mais uma vez, lembre-se de que uma carta-convite não é um documento obrigatório, mas oferece evidência documental que apóia o caso para a emissão do visto e pode facilitar o processo de solicitação do visto.