Cheques em papel são menos comuns do que costumavam ser, mas não foram totalmente eliminados. Na verdade, cerca de 16 bilhões de cheques foram emitidos em 2018, quando os dados mais recentes do Federal Reserve foram disponibilizados, então ainda há muitas pessoas que insistem em pagar em cheque.
Algumas empresas ainda têm muito a ganhar aceitando cheques para pagamento. Por exemplo, certas empresas não aceitam cartões de débito ou crédito devido a taxas de processamento. Da mesma forma, alguns empreendimentos de pequena escala não foram criados para serem comerciantes.
O desafio para essas empresas é como evitar cheques sem fundos. Você nunca sabe ao certo se os clientes têm dinheiro em suas contas correntes, e é caro e demorado quando os cheques são devolvidos. Ao estabelecer uma política rígida para aceitar cheques, você pode reduzir as chances de descontar um cheque sem fundos de um cliente e, posteriormente, pagar o preço.
Verificar ID
Se ainda não o fez, verifique a identificação de um redator de cheques para garantir que a pessoa que está lhe entregando o cheque é a mesma pessoa que possui a conta. Por exemplo, peça para ver a carteira de motorista da pessoa. Além disso, verifique (e anote) o endereço no ID para ver se ele corresponde ao endereço no cheque. Também é uma boa prática escrever o número de identificação no próprio cheque, mas não deixe que o cliente escreva o número de identificação no cheque com antecedência, pois eles podem fornecer números falsos.
Se os endereços não corresponderem, não significa que você está recebendo um cheque sem fundo, mas isso, em combinação com outras bandeiras vermelhas, pode indicar um problema. Da mesma forma, evite aceitar cheques para pagamento com endereços temporários, como caixas de correio ou hotéis.
Observe a assinatura
Insista para que todos os cheques sejam assinados em seu local de trabalho (assumindo que os clientes vão ao seu local de trabalho) e na sua presença; nunca aceite cheques pré-assinados. Você quer realmente ver a pessoa assinar porque um ladrão pode pegar um cheque assinado legitimamente, alterá-lo e trazê-lo para sua empresa.
Se a assinatura não estiver legível, peça ao cliente para imprimir seu nome no cheque. Compare essa assinatura com a assinatura no documento de identidade que você obteve para ter certeza de que está lidando com a mesma pessoa.
Obtenha informações de contato
Certifique-se de que os dados de contato do cliente estão impressos no cheque. Se não estiverem ou não estiverem atualizados, solicite um endereço e número de telefone atualizados. Se algo der errado com o pagamento, o primeiro passo é entrar em contato com o cliente e avisá-lo, portanto, informações de contato válidas são essenciais.
Se informações incorretas forem fornecidas, pode ter sido um erro honesto que o cliente pode corrigir rapidamente; caso contrário, pode ser necessário notificar o cliente por escrito antes de tomar medidas legais.
Olhe mais de perto
Inspecione o cheque para determinar se foi impresso por uma impressora de cheques profissional ou se foi criado por um ladrão profissional. Verifique se as bordas estão perfeitamente cortadas e quadradas e procure recursos de segurança no cheque, como marcas d’água ou palavras microimpressas que são tão pequenas que mal podem ser distinguidas a olho nu.
Da mesma forma, procure quaisquer sinais de adulteração, incluindo marcas riscadas ou reescritas, letras manuscritas ou números fora das linhas preenchíveis, tinta diferente, manchas ou desgaste em locais suspeitos. Rejeitar pagamentos adulterados pode ajudá-lo a evitar o recebimento de um cheque sem fundos.
Verifique o número do cheque
Tenha cuidado extra se o cheque for de uma nova conta. A maneira de determinar a idade relativa de uma conta é examinar o número do cheque. Um número baixo (125 ou menos) geralmente significa que é o primeiro talão de cheques emitido para essa conta. Dito isso, qualquer pessoa pode pedir para começar seus cheques em um número maior, então não presuma que o cheque 9900 é necessariamente de uma conta experiente. Da mesma forma, não aceite cheques sem número ou escritos à mão.
Aproximadamente 90% dos cheques sem fundos vêm de contas bancárias com menos de um ano, portanto, desconfie de cheques com um número de cheque inferior a 125.
Validar o valor
Revise o valor escrito na linha “Pagar conforme a ordem de” e certifique-se de que corresponda ao valor na caixa do valor numérico. Por exemplo, um cheque que contenha “Quinhentos e 50/100 dólares” deve incluir $ 1.500,50 caixa de quantidade numérica.
Se surgir uma discrepância entre os dois, o banco honrará o valor de pagar. Um fraudador poderia, portanto, escrever um número maior na caixa de valor numérico e um número ilegível na linha de pagar para evitar o pagamento o que ele realmente deve.
Exigir a data atual
Insista para que os cheques sejam preenchidos apenas com a data de hoje. Se o cliente colocar uma data no futuro, também conhecido como cheque pré-datado, recuse-se a aceitá-lo. Você deve poder sacar o cheque imediatamente em vez de ter que esperar por uma data futura.
E se você estiver lidando com um pagador fraudulento, o atraso na chegada de fundos causado por um cheque pré-datado pode permitir que ele pegue a estrada antes que você perceba que o cheque foi devolvido.
Keep It Local
Se possível, atenha-se aos cheques de clientes que moram no mesmo estado que sua empresa ou, pelo menos, de pessoas que possuem conta em uma instituição financeira local.
Claro, as pessoas se mudam e uma determinada parte de sua base de clientes pode estar de férias a qualquer momento, mas os riscos são maiores com uma verificação fora do estado. Isso ocorre porque você não pode entrar em contato facilmente com o banco se necessário para validar o cheque. Você pode ter que perder tempo fazendo pesquisas para determinar se o banco de fora do estado existe.
Verificar fundos
Em caso de dúvida, entre em contato com o banco do emissor do cheque e peça para verificar os fundos nas contas do cliente antes de aceitar o cheque para garantir que ele realmente possui os fundos que emitiu no cheque. Isso é particularmente útil para cheques grandes, pois pode ajudam a evitar o resgate de um cheque sem fundos que posteriormente é devolvido e faz com que você perca um pagamento do qual sua empresa depende. O banco pode recusar sua solicitação e não há garantia de que os fundos estarão lá, mesmo que o banco verifique os fundos, mas vale a pena tentar.
Você também pode se inscrever em um serviço de verificação de cheques de terceiros para ajudar a sinalizar cheques suspeitos. Esses serviços realizam uma série de tarefas para reduzir o risco de aceitação de cheques para pagamento, incluindo a determinação se uma conta corrente é válida e possui saldo positivo.
Não gaste imediatamente
Lembre-se de que um cheque sempre pode ser devolvido, o que significa que o banco não pode validá-lo. Esse processo pode demorar mais do que o esperado. O processo de compensação de cheques é confuso porque seu banco pode permitir que você retire ou gaste parte (ou todos) dos fundos de um cheque, geralmente dentro de dois dias, enquanto pode levar semanas para ficar claro que um cheque está “ruim. “
Se o cheque for devolvido após você ter gasto o dinheiro, você terá que reembolsar o banco. Para evitar as repercussões de resgatar um cheque sem fundos, espere 30 dias antes de aplicar os fundos do cheque recém-depositado, ou mais, se tiver alguma dúvida. Leia a política do seu banco para aceitar cheques ou entre em contato com o seu banco para saber quando você saberá que o dinheiro realmente chegou.