Você gastou tempo criando o que parece ser o plano de continuidade de negócios perfeito. Você até treinou todas as partes interessadas e garantiu que todos os funcionários-chave soubessem exatamente o que fazer em cada momento. Mas como você pode ter certeza de que tem um plano sólido ?
Na verdade, você não pode dizer a menos que tenha testado seu plano de continuidade de negócios para ter uma ideia de como seria uma situação na vida real. Mas, uma vez que nenhum empresário fica por aí esperando que um desastre aconteça para poder testar seu plano de continuidade de negócios, é necessário criar formas criativas de testar o plano. Antes de discutirmos algumas das estratégias de teste que você pode usar, é importante pensar em como planejar testes de plano de continuidade de negócios bem-sucedidos.
Primeiro, você deve decidir sobre seus objetivos para o teste. O que exatamente você pretende alcançar? E como você mede o desempenho? Quais são os resultados que você espera ? Você precisa responder a essas perguntas importantes para poder criar exercícios sólidos para testar seu plano de continuidade de negócios.
Também ajuda a reunir uma equipe de design de teste para seu plano de continuidade de negócios. Essa equipe seria responsável por examinar as principais áreas do negócio que poderiam ser afetadas por um desastre de emergência e, então, desenvolver atribuições experimentais e teóricas para ajudar a conduzir os testes do plano de continuidade dos negócios. Aqui estão algumas maneiras criativas e inteligentes de testar seu plano de continuidade de negócios.
Como testar seu plano de continuidade de negócios
uma. Discussões de mesa redonda
Isso pode ser feito tendo funcionários ou respondentes importantes sentados para conversar sobre cenários de desastres em potencial e como eles seriam tratados. É uma maneira inteligente de verificar se cada funcionário ou atendente sabe exatamente qual é sua função na recuperação de desastres e se é realmente capaz de lidar com essa função.
Você pode continuar treinando alguém para responder durante anos e, ainda assim, ficar profundamente surpreso quando o desastre eventualmente acontecer – porque o desempenho da pessoa é inferior. Para evitar tais situações, é melhor certificar-se de que todos entendam o que é exigido deles por meio de demonstração verbal de como responderiam a situações críticas de desastre e como lidariam com suas funções no plano de continuidade de negócios.
b. Teste algumas variáveis
Quando ocorre um desastre, geralmente começa como uma situação que afeta uma pequena parte da organização, que então se espalha e afeta toda a organização. Por exemplo, uma pequena violação de computador pode acabar sendo um grande desastre para a organização se não for verificada a tempo.
Portanto, se você deseja testar seu plano de continuidade de negócios, pode criar uma pequena situação de teste, como impedir o acesso à Internet da empresa ou interromper deliberadamente o fluxo de trabalho, e então observar como os funcionários reagiriam a isso. Você também não deve esquecer de comparar suas respostas com o que está detalhado no plano de continuidade de negócios para ter certeza de que eles realmente entenderam suas funções e agiram de acordo.
c. Criar desconforto
Outra estratégia que funciona bem é introduzir uma situação de desconforto. Se houver algo com que seus funcionários estão tão acostumados a trabalhar, tente eliminá-lo por alguns dias e veja como eles lidariam sem isso.
Por exemplo, você pode deixar as vans de entrega ‘indisponíveis’ por alguns dias e ver como elas podem garantir que os clientes continuem satisfeitos e abastecidos. A ideia por trás disso é observar como seus funcionários seriam capazes de responder e gerenciar uma situação de recursos limitados.
d. Exercícios de emergência
Isso pode ser usado para testar o plano de continuidade de negócios, bem como a resposta do seu funcionário a questões de segurança e emergência. Quando ocorre um desastre, o primeiro exercício é a evacuação. Portanto, você deve se certificar de que seus funcionários e profissionais de resposta entendam totalmente o procedimento de evacuação. Você deve fazer isso pelo menos uma vez por ano.
e. Seminários e treinamentos
Seminários e treinamentos regulares com exercícios práticos no final do dia podem ajudar a aumentar o conhecimento de seus funcionários sobre planejamento de continuidade de negócios. Além disso, os testes práticos e as tarefas no final desses treinamentos também podem ajudar muito a testar seus conhecimentos.
f. Revisões regulares
Também ajuda a realizar revisões regulares de seu plano de continuidade de negócios. Você pode contratar especialistas em planejamento de continuidade de negócios para ajudar a avaliar seu plano, bem como a preparação de sua empresa para desastres. Esses profissionais irão revisar seu plano e dar conselhos profissionais sobre o que você deve incluir ou eliminar de seu plano de continuidade de negócios para torná-lo melhor.
Como implementar um plano de continuidade de negócios
Embora você precise de uma dose moderada de otimismo para iniciar e continuar seu negócio, você deve sempre ter em mente que seu negócio pode enfrentar desafios difíceis a qualquer momento. O desastre é um desses desafios.
Embora os desastres sejam imprevistos, você precisa preparar seu negócio para eles, de modo que ele possa continuar mesmo em face desses desastres. Não é preciso um grande desastre para interromper as operações diárias de sua empresa. Até mesmo um simples desastre, como uma queda de energia ou um ataque de cibercriminosos, pode causar enormes danos à sua empresa, além de grandes desastres como inundações e furacões.
Um plano de continuidade de negócios é uma estratégia coordenada que envolve planos e procedimentos que garantem aos clientes que uma empresa tem a capacidade de atender continuamente às suas necessidades após uma interrupção não planejada dos negócios. Ele detalha como sua empresa continuará suas operações após ser atingida por qualquer forma de desastre. Ter um significa organizar como você continuará a entregar seus produtos ou serviços ( que são os mais críticos para as operações de negócios ) e identificar os recursos necessários para apoiar a continuidade de seus negócios.
Ter um plano de continuidade de negócios é muito importante. No entanto, implementá-lo da maneira certa – e no momento certo – é ainda mais importante. Você não alcançará suas metas de planejamento de continuidade de negócios se seu plano for mal implementado.
Os tipos de desastre que sua empresa provavelmente encontrará determinarão quais ações você deve tomar para garantir a continuidade dos negócios em face de tais desastres. Por exemplo, se houver um surto de incêndio ou qualquer outro desastre que represente um perigo para o prédio de sua empresa, um de seus planos mais importantes deve ser evacuar seus funcionários para zonas designadas de reunião em outro lugar. No entanto, se houver um desastre ambiental ou relacionado ao clima, a evacuação do prédio da empresa pode colocar seus funcionários em maior risco de danos. Portanto, é importante tomar as medidas certas ao tentar garantir a continuidade dos negócios.
Implementar um plano de continuidade de negócios deve ser uma tarefa fácil, desde que você tenha feito todos os esforços necessários para criar o plano em primeiro lugar. E a etapa que você dará durante a implementação depende dos desastres para os quais você está preparando seu negócio. Aqui estão as etapas típicas a seguir ao implementar um plano de continuidade de negócios:
Etapa 1: Verifique seus planos de continuidade de negócios para saber seus planos de evacuação para o tipo de desastre. Seu primeiro objetivo principal é garantir que todos – especialmente seus funcionários estejam fora das instalações e seguros. A perda de um funcionário em um desastre pode prejudicar sua empresa, dependendo da importância do funcionário para ela. Assim que chegar aos pontos de encontro de evacuação designados, faça uma contagem de seus funcionários para garantir que todos estejam presentes e bem. Se algum funcionário for afetado pelo desastre, comece a fazer esforços para ajudá-lo a se recuperar o mais rápido possível.
Etapa 2: Avalie o grau de dano causado pelo desastre. Você perdeu seu inventário? Você perdeu algumas informações vitais de clientes e produtos? O desastre causou danos significativos ao seu data center? Você perdeu alguns ativos importantes do seu negócio ? Suas respostas determinarão quais etapas tomar para alcançar a recuperação total das entidades perdidas.
Etapa 3: Entre em contato com terceiros que possam ajudá-lo. Entre em contato com seus fornecedores e clientes para informá-los sobre o desenvolvimento e solicite seu apoio enquanto tenta colocar seu negócio em funcionamento novamente. Além disso, entre em contato com sua seguradora para começar a fazer movimentos para um sinistro.
Etapa 4: convocar uma reunião de seus funcionários, executivos e acionistas. Na reunião, você precisa notificá-los sobre o tempo que pode levar para se recuperar e destacar as várias estratégias de recuperação em seu plano de continuidade.
Etapa 5: comece a restauração de bens ou serviços necessários para retomar as operações comerciais a um nível funcional, mesmo se o prédio da empresa ainda estiver sendo reformado. Se algum de seus funcionários puder trabalhar remotamente por enquanto, permita-o, pois seu objetivo é colocar seu negócio de volta em pé o mais rápido possível.
Etapa 6: verifique sua cobertura de seguro e determine quais ativos danificados ( como hardware / software e infraestrutura precisam ser substituídos . Compile uma lista completa desses ativos e analise como você os substituirá. Envie a lista também para a seguradora como o custo de reposição dos ativos perdidos.
Embora os planos de continuidade de negócios variem de acordo com o negócio e o tipo de desastre previsto, essas etapas são aplicáveis a praticamente todos os planos de continuidade de negócios.