O que são despesas incidentais (IE)?
Despesas acessórias, também conhecidas como despesas acessórias, são gratificações e outras taxas ou custos menores incorridos além do serviço principal, item ou evento pago durante as atividades de negócios.
Despesas acessórias adicionais aos custos de transporte, refeições e hospedagem são comuns quando um funcionário viaja a negócios. Um funcionário que pegar um táxi do aeroporto para um hotel incorrerá em despesas com táxis e hotéis e, se for local habitual, em despesas acessórias de gorjetas para o motorista de táxi e funcionários do hotel. Despesas acessórias para itens ou serviços, como cortes de cabelo ou produtos de toalete são provavelmente classificados como pessoais, uma vez que seriam necessários e pagos em casa de qualquer maneira.
Procedimentos da empresa para incidentes
Despesas acessórias e as políticas e procedimentos que as regem são freqüentemente estabelecidas no manual do funcionário da empresa. Nesse sentido, despesas acessórias serão definidas, categorizadas como comerciais ou pessoais e limitadas quanto à quantidade, qualidade ou valor em dólares. Ou, uma taxa diária pode ser estabelecida e quaisquer custos acima dela devem ser arcados pelo funcionário. Os procedimentos da empresa para reembolso podem exigir que despesas incidentais sejam pagas pelos funcionários do próprio bolso ou por um cartão de crédito da empresa ou caixa para pequenas despesas.
Esses procedimentos devem facilitar o rastreamento de despesas incidentais para fins contábeis e fiscais. Os funcionários devem manter registros detalhados de cada compra. Os funcionários devem resumir esses registros em um relatório de despesas apoiado por recibos reais que evidenciam o pagamento e submetê-los à empresa. Despesas incidentais pagas por fundos pessoais dos funcionários devem ser reembolsadas por cheques autônomos para que fique claro que os pagamentos são reembolsos e não renda para os empregados.
Refeições e despesas acessórias
As despesas acessórias são dedutíveis, sujeitas ao limite de 50% quando pagas sem reembolso em conexão com viagens a negócios, para investimento ou propriedade geradora de renda, ou para fins educacionais, médicos ou de caridade qualificados.
Cinco métodos podem ser usados para calcular os custos de refeição e despesas acessórias (M&IE):
- O método de custo real
- Método padrão de refeição
- O subsídio de viagem diária segundo o método de planos contábeis
- Método alto-baixo
- Método apenas para despesas acessórias.
A disponibilidade de um método depende inteiramente dos fatos e circunstâncias específicos. O primeiro método, o custo real, fornece um reembolso direto para despesas de viagem justificadas. Os quatro métodos restantes fornecem taxas diárias inclusivas para cobrir os custos especificados.
A taxa de subsídio de refeição padrão cobre o custo de todas as refeições, serviço de quartos, lavandaria, limpeza a seco, e prementes de roupa, e taxas e dicas para pessoas que prestam serviços, tais como servidores de alimentos e manipuladores de bagagem. O per diem subsídio ao As taxas de diárias federais e as mais baixas em uma taxa estabelecida pelo IRS cobrem todas as refeições, hospedagem e despesas acessórias. A taxa de apenas $ 5 para despesas extras por dia cobre despesas extras e pode ser usada somente quando nenhuma despesa de refeição foi paga ou incorrida e o auxílio-refeição padrão não foi usado.
Para fins de dedução de refeição e despesas acessórias (M&IE), despesas acessórias são taxas e gorjetas dadas a carregadores, transportadores de bagagem, funcionários de hotéis e funcionários de navios. Despesas acessórias não incluem despesas de lavanderia, limpeza e passagem de roupas, taxas de hospedagem, custos de telegramas ou chamadas telefônicas, transporte entre locais de hospedagem ou negócios e locais onde as refeições são feitas, ou o custo de envio de comprovantes de viagem e pagar faturas de cartão de crédito patrocinadas pelo empregador.
Tratamento tributário de incidentes
O tratamento fiscal das despesas acessórias pagas ou reembolsadas pelas empresas varia de acordo com o tipo e o contribuinte. Como uma questão geral, as despesas acessórias podem ser dedutíveis se forem acessórias às despesas comerciais que são comuns e necessárias às suas respectivas atividades comerciais, se forem localmente habituais e esperados e se forem de valor razoável.
Presentes Empresariais
Despesas acessórias aos custos de presentes são comuns quando uma empresa dá presentes a seus clientes. Uma empresa que dá esses presentes incorrerá em despesas acessórias de papel de embrulho, fitas, laços e entrega, além do custo dos presentes subjacentes.
Dedutibilidade de presentes comerciais
Despesas incidentais de presentes de negócios, como embrulho, gravura, embalagem, postagem, seguro ou outros custos relacionados que não agregam valor substancial ao presente, não são contados ao calcular o limite de dedução para presentes de negócios. Isso é bom, pois as deduções de presentes de negócios são limitadas a US $ 25 por destinatário durante cada ano fiscal. Qualquer despesa acima de $ 25 de qualquer presente dado a um destinatário não pode ser deduzida.
Casualty ou Roubo
Despesas acessórias ao custo de propriedade danificada ou roubada são comuns quando uma empresa sofre um acidente de trabalho ou roubo. Se uma fábrica pegar fogo, a empresa que a possui terá que pagar para consertar ou substituir a fábrica e também pode incorrer em despesas incidentais como tratamento médico para danos pessoais, custos de mudança e armazenamento ou aluguel de espaço temporário na fábrica.
Dedutibilidade de vítimas ou furto
Despesas acidentais de uma vítima ou roubo, como tratamento médico para danos pessoais, moradia temporária, combustível, mudança ou aluguel de alojamentos temporários, não são dedutíveis como perdas causadas por vítimas.
Guarda Nacional e reserva de viagens
Os membros da Guarda Nacional e da Reserva podem reivindicar uma dedução acima da linha da receita bruta até a taxa diária federal para refeições, hospedagem e despesas incidentais de viagens acima de 100 milhas com pernoite para comparecer às reuniões da Guarda ou da Reserva.
Formulários de declaração de impostos para despesas ocasionais
Os funcionários deduzem as despesas de viagem relacionadas ao trabalho no Anexo A do Formulário 1040, 1040A ou 1040EZ como despesas de trabalho e deduções diversas discriminadas sujeitas ao limite de 2% do AGI. Os membros da Guarda Nacional e da Reserva relatam as despesas de viagem de 100 milhas na Linha 24 do Formulário 1040 como uma dedução acima da linha da renda bruta.
Os indivíduos autônomos deduzem as despesas de viagens relacionadas ao trabalho como despesas de negócios no Anexo C do Formulário 1040, 1040A ou 1040EZ. As empresas, dependendo da classificação da entidade, deduzem as despesas de viagem como despesas comerciais no Formulário 1120 ou 1120S ou Formulário 1065.