Deveres e descrição do trabalho de um operador de PBX de hotel

Quer saber o que é necessário para se tornar um operador de PBX de hotel? Se SIM, aqui está uma descrição detalhada do trabalho de uma operadora de PBX de hotel . PBX significa Private Branch Exchange, que é simplesmente uma rede telefônica privada usada em uma empresa ou organização.

Os usuários do sistema telefônico PABX podem se comunicar internamente (dentro de seu estabelecimento) e externamente (com o mundo externo), utilizando diferentes canais de comunicação como Voz sobre IP, ISDN ou analógico.

Um PBX também permite que você tenha mais telefones do que linhas telefônicas físicas (PTSN) e permite chamadas gratuitas entre usuários. Nos Estados Unidos, as grandes empresas têm mais ou menos uma área de recepção onde os hóspedes chegam e as chamadas telefônicas são recebidas. Uma operadora de PBX pode trabalhar em uma recepção e ter uma variedade de funções relacionadas à recepção.

Por que as operadoras de PBX são contratadas em hotéis?

Em hotéis e no setor de hospitalidade, as operadoras de PBX são contratadas e treinadas para serviços aos hóspedes, bem como operação telefônica. Os hotéis tendem a precisar de funcionários da recepção para atender às chamadas externas, bem como às chamadas dos quartos, incluindo reclamações de hóspedes ou solicitações de serviços e / ou reparos.

Espera-se que os operadores de PBX nesses ambientes tenham um conhecimento completo de sistemas telefônicos automatizados: como enviar e receber chamadas, como rotear chamadas, como configurar e gerenciar o correio de voz, como configurar chamadas em conferência, como habilitar o monitoramento de chamadas e como habilitar conversas telefônicas com várias partes.

A maioria dos empregos de operador de PBX de hotel exige apenas um diploma de ensino médio ou GED. Alguns também requerem experiência em atendimento ao cliente, call centers e / ou o uso de um sistema telefônico computadorizado. Observe também que a contratação é na maioria das vezes seguida por um período de treinamento completo no uso do sistema, que em algumas operações é controlado a partir de um monitor de computador usando um fone de ouvido / microfone configurado, bem como um telefone.

Esses trainees também devem aprender saudações por telefone padrão, procedimentos de segurança e políticas do hotel sobre atendimento ao cliente e, na maioria das vezes, lidar com transações, compromissos e reservas. O trabalho exige muitas horas sentadas e destreza manual suficiente para trabalhar com teclados de computador, telefones multilinha e outros equipamentos, conforme necessário. A descrição do trabalho de um operador de PBX de hotel inclui;

Descrição do trabalho e deveres de um operador de PBX de hotel

1. Atender chamadas telefônicas e fornecer uma resposta educada a todos os chamadores de maneira profissional.
2. Responsável por lidar com todas as chamadas recebidas e efetuadas na recepção do hotel.
3. Espera-se que permaneça educado, cauteloso, decente ao falar ao telefone e mantenha o sorriso durante todo o tempo, pois isso se reflete na voz.
4. Fornece informações precisas e completas sobre os diferentes serviços, comodidades ou recursos que o hotel oferece.
5. Aceite a solicitação de serviço de chamada de despertar dos hóspedes.
6. Fornece serviço de despertar rápido para os hóspedes internos.
7. Faça o registro dos serviços de despertar prestados aos hóspedes.
8. Tome notas, envie mensagens por telefone e entregue adequadamente aos convidados apropriados.
9. Receba uma chamada em 3 toques.
10. Esperamos ouvir todas as reclamações dos hóspedes. Trate de maneira adequada e profissional todas as reclamações e, se necessário, procure ajuda de idosos.
11. Faça um registro adequado de todas as reclamações dos hóspedes e garanta que eles obtenham assistência do gerente da recepção.
12. Deve referir grandes problemas administrativos ou operacionais ao supervisor ou chefe de departamento.
13. Familiarize-se com as diferentes terminologias e glossários de hotéis.
14. Manuseie cuidadosamente todo o equipamento telefônico e mantenha os procedimentos adequados de manuseio do telefone definidos pelas autoridades do hotel.
15. Use corretamente todos os equipamentos da recepção.
16. Se não houver sistema automático no hotel, então, no caso de sistema manual, atualize o rack de informações do hóspede para que o status atualizado do quarto possa ser obtido a qualquer momento.
17. Trate com cuidado todas as situações de emergência, como chamar um médico quando os hóspedes se sentirem mal ou chamar os bombeiros quando houver incêndio no hotel e o alarme de incêndio for tocado. Também chame a autoridade adequada para lidar com ameaças terroristas ou ameaças de bomba, etc.
18. Auxiliar o hóspede em várias ocasiões, como fazer chamadas de longa distância, providenciar reserva de assento no trem local, etc.
19. Gerenciar adequadamente todas as despesas telefônicas de hóspedes e funcionários.
20. Transfira a chamada para o departamento adequado.
21. Espera-se que forneça informações adequadas sobre as funções de diferentes instalações, departamentos ou equipes.
22. Desempenhe corretamente todas as funções diárias instruídas pelo supervisor e escritas no SOP do hotel.
23. Saber e manter registro dos números de ramais de todos os departamentos, números de telefone do chefe do departamento e, se possível, seus números privados, para que em momentos de emergência possam ser contatados rapidamente.
24. Mantenha a área de trabalho limpa e certifique-se de que todo o equipamento esteja funcionando corretamente.
25. Espera-se manter um bom relacionamento profissional com outros departamentos como limpeza, lavanderia, room service, engenharia, vendas, marketing, contabilidade, segurança etc.
26. A pedido dos hóspedes, organize chamadas em conferência.
27. Lidar com o sistema de paging do hotel.
28. Manuseie adequadamente todos os faxes recebidos.
29. Faturar faxes enviados.

Como se tornar um operador de PBX de hotel em 4 etapas

De acordo com relatórios, o salário médio anual das operadoras de PBX nos Estados Unidos é de $ 30.000. A maioria dos operadores do 10 ^º percentil de rake em torno de US $ 20.000 por ano, enquanto os mais bem pagos ganham cerca de US $ 46.000 por ano. Observe também que os bônus para a extremidade superior dessa faixa de pagamento podem chegar a US $ 9.000.

Algumas empresas também oferecem benefícios de saúde como parte de seu pacote salarial, com quase 75 por cento das pessoas nesta função recebendo cobertura médica. Aqui estão as etapas a serem consideradas ao se aventurar nessa carreira;

1. Obtenha educação

O requisito mínimo para se tornar um operador de PBX é um diploma de ensino médio. Algumas empresas também preferem candidatos com formação pós-secundária. Os relatórios também indicam que mais de 22% de todas as operadoras de PBX nos Estados Unidos cursaram a faculdade sem obter um diploma e cerca de 7% obtiveram o diploma de bacharel. No entanto, 60% não continuaram seus estudos além do ensino médio.

2. Torne-se um especialista em informática

Quase todos os sistemas PBX fazem interface mais ou menos com os computadores, como reproduzir uma mensagem quando as chamadas não são atendidas ou habilitar o encaminhamento de chamadas. Mesmo que os operadores possam não precisar de experiência em escrita de programas, eles precisam ser suficientemente versados ​​em informática para inserir códigos na interface do sistema.

Observe também que alguns empregadores desejam que as operadoras de PBX executem tarefas administrativas básicas, como digitar listas de ramais de funcionários ou preparar memorandos internos. Observe que as habilidades básicas de processamento de texto são úteis para aqueles que desejam uma carreira como operador de PBX. Existem muitas escolas de segundo grau, faculdades comunitárias e escolas de negócios que oferecem esses cursos que são suficientes para operadoras nos Estados Unidos.

3. Aprimore suas habilidades de comunicação

Assim como foi declarado como uma das principais funções dos operadores de PBX, eles devem falar clara e distintamente e devem usar a gramática adequada ao falar. Qualquer pessoa que pretenda se tornar uma operadora de PABX de hotel nos Estados Unidos deve praticar falar na frente de um espelho ou pedir ajuda a amigos ou familiares. Os operadores também devem ter habilidades básicas de comunicação escrita, como ortografia e vocabulário, equivalentes a pelo menos um nível de ensino médio.

4. Pratique o atendimento ao cliente

Tenha em mente que os empregadores esperam que os operadores usem um tom de voz agradável ao atender chamadas. Observe também que essas operadoras podem estar recebendo várias chamadas ao mesmo tempo, todas as quais precisam ser atendidas educadamente e o mais rápido possível. É ruim para o trabalho permitir que as emoções e o estresse da situação apareçam em sua voz.

No entanto, na maioria dos hotéis, as operadoras de PBX podem atuar como recepcionistas, por isso precisam ser agradáveis ​​ao lidar com os visitantes. Lembre-se de que este trabalho faz uso de habilidades interpessoais básicas aprendidas na escola, e o tom de voz pode ser aprendido durante a prática de habilidades de comunicação.

Conclusão

Um operador de PABX de hotel executa várias tarefas, como digitar, verificar e registrar informações. É mais ou menos responsabilidade da operadora de PABX de um hotel compilar as informações e preparar relatórios. No entanto, devido à proliferação de sistemas automatizados, a ocupação está em declínio, mas sua importância no setor de hospitalidade nunca pode ser subestimada.