Escolhendo um serviço de folha de pagamento empresarial perfeito e o custo

Publicado por Javier Ricardo

Você precisa terceirizar a folha de pagamento da sua empresa? Se SIM, aqui está um guia detalhado sobre como encontrar um serviço de folha de pagamento perfeito para uma empresa e quanto custa.

Muitas empresas são conhecidas por lutarem contra os erros da folha de pagamento ao longo da vida. Foi descoberto que o IRS penaliza cerca de um em cada três proprietários de empresas por erros na folha de pagamento a cada ano devido à declaração inadequada de impostos sobre a folha de pagamento.

Mesmo que os erros não sejam tão comuns, fazer sua própria folha de pagamento ainda pode custar caro de outras maneiras. O valioso tempo e energia que você gasta para descobrir quanto dinheiro você tem para doar poderia ser gasto de fato ganhando esse dinheiro, é por isso que tantas empresas estão procurando ajuda quando se trata de serviços de folha de pagamento.

Tabela de conteúdo

  • O que é uma folha de pagamento?
  • Por que você precisa de um serviço de folha de pagamento perfeito?
  • Características características esperadas de um serviço de folha de pagamento perfeito
  • Perguntas que você precisa fazer para garantir que você não seja roubado
  • Quanto custa um bom serviço de folha de pagamento?

O que é uma folha de pagamento?

Um software de folha de pagamento é usado para projetar, automatizar e gerenciar o processo de fazer pagamentos de funcionários. Esse processo inclui o cálculo de pagamentos, retenção de impostos sobre funcionários e depósito de pagamentos mensais nas contas bancárias dos funcionários ou qualquer outra forma que você escolher para pagá-los.

Escolher o melhor serviço de folha de pagamento para suas necessidades pode ajudá-lo a reduzir ao mínimo os erros de folha de pagamento. Novamente, um bom serviço de folha de pagamento irá, no mínimo, enviar cheques para o IRS e seus funcionários a tempo, enquanto tira a maior parte do peso do trabalho de seus ombros já estressados.

Neste guia, cobriremos tudo o que você precisa saber sobre o serviço perfeito de folha de pagamento, o que esses serviços oferecem, como escolher um e quanto custam.

Por que você precisa de um serviço de folha de pagamento perfeito?

Existem muitos motivos pelos quais você precisa obter um bom serviço de folha de pagamento para o seu negócio, e alguns desses motivos incluem;

  1. Para ajudar no processamento da folha de pagamento

Com o nível de erro sendo observado no processamento da folha de pagamento, muitos empresários precisam de ajuda com seus serviços de folha de pagamento. Os serviços de folha de pagamento online calculam automaticamente quanto os funcionários devem receber a cada dia de pagamento. Os sistemas contabilizam taxas de salários, diferenciais de turnos, horas extras, férias e impostos, bem como a Previdência Social e deduções de benefícios por conta própria.

  1. Entrega de pagamento direto

Outra carga de trabalho da qual o serviço de folha de pagamento o livra é ter que desembolsar pagamentos ou contracheques diretamente para seus funcionários. Um bom serviço de folha de pagamento fará pagamentos aos funcionários por depósito direto, cartões de débito pré-pagos ou cheque em papel, dependendo da sua preferência.

  1. Arquivar e pagar impostos sobre a folha de pagamento

Um bom serviço de folha de pagamento também o ajudará a deduzir e reter impostos de funcionários e a arquivar seus relatórios fiscais. Esses serviços podem reter impostos de funcionários, apresentar relatórios trimestrais de impostos sobre a folha de pagamento e pagar retenções de impostos para as agências locais, estaduais e federais adequadas.

Eles também emitem os formulários W-2 e 1099 do funcionário no final do ano. Alguns serviços oferecem uma garantia sem erros. Se um erro for cometido, essas empresas de folha de pagamento irão corrigir o erro e pagar todas as multas ou juros incorridos.

  1. Eles dão um alerta de novo funcionário

Lembrando que os empregadores estão sempre muito ocupados e pequenos detalhes sempre podem escapar de sua memória levando a multas. Um bom serviço de folha de pagamento o ajudaria a relatar novas contratações ao governo em seu nome, aliviando-o assim do fardo.

  1. Ele pode fornecer integrações de software para o seu negócio

Um bom serviço de folha de pagamento deve ser capaz de se integrar a uma variedade de programas relacionados à folha de pagamento que sua empresa já usa, como software de contabilidade, sistemas de ponto e atendimento e software de recursos humanos.

  1. Ajuda na gestão do tempo dos funcionários

Muitos desses serviços de folha de pagamento gerenciam folgas remuneradas rastreando quantas férias e licenças médicas os funcionários ganharam e quanto usaram. Algumas soluções de folha de pagamento ainda facilitam o processo de solicitação e aprovação de folga.

  1. Eles fornecem folha de pagamento em trânsito

Um bom benefício que seu serviço de folha de pagamento pode oferecer é permitir que você visualize sua folha de pagamento em trânsito. Muitos sistemas oferecem aplicativos móveis ou sites compatíveis com dispositivos móveis que permitem às empresas gerenciar e executar a folha de pagamento em smartphones ou tablets. Eles também fornecem relatórios detalhados de salários e trabalho que podem fornecer uma visão mais aprofundada de como uma empresa opera.

  1. Você tira uma tonelada de trabalho dos seus ombros

O maior benefício dos serviços de folha de pagamento online é que todo o trabalho – cálculos da folha de pagamento, pagamento de impostos sobre a folha de pagamento, formulários de imposto de fim de ano, etc. – é concluído para você. Com esses sistemas, sua folha de pagamento normalmente pode ser executada em apenas alguns minutos.

Características características esperadas de um serviço de folha de pagamento perfeito

Ao pensar em contratar um serviço de folha de pagamento para o seu negócio, é preciso lembrar que nem todos os provedores de folha de pagamento oferecem o mesmo nível de serviço. Mas, para que seu serviço de folha de pagamento o atenda de maneira ideal, ele precisa ter alguns recursos específicos. Alguns desses recursos incluem;

uma. Múltiplas opções de pagamento: uma das coisas que você deve esperar de seu serviço de folha de pagamento para atendê-lo melhor é ter várias opções de pagamento. Antes de optar pelo serviço, você deve considerar se o serviço oferece várias opções de pagamento, como depósito direto, cheques em papel ou cartões de débito pré-pagos.

Você também deve verificar se o provedor oferece várias taxas de salários, pagamentos de penhora, gerenciamento de folgas remuneradas, administração de compensação de trabalhadores, seguro-desemprego e relatórios detalhados de folha de pagamento.

b. Custo operacional : administrar uma empresa é caro, então você precisa usar todos os meios para economizar custos. Portanto, ao escolher um serviço de folha de pagamento para sua empresa, você deve conseguir um que ofereça um custo razoável. Além do custo, você precisa determinar se um contrato é necessário para o serviço.

Muitos serviços operam em uma base mensal sem contratos de longo prazo, enquanto outros exigem compromissos anuais. Também é importante levar em consideração se você está pagando por mês ou período de pagamento.

Dependendo da frequência com que você executa a folha de pagamento, o tipo de estrutura que você escolhe pode ter grandes implicações de custo. Sempre há algo para todos, por isso você deve escolher um software que melhor se adapte ao seu orçamento e ainda tenha todos os recursos essenciais.

c. Amigável para o usuário: Não faz sentido obter um serviço de folha de pagamento que seria difícil para você e sua equipe. Portanto, quando estiver procurando o serviço de folha de pagamento perfeito para o seu negócio, procure um que seja muito fácil de usar. Deve ter uma interface que permita executar a folha de pagamento e adicionar funcionários ao sistema em questão de minutos.

Passar horas tentando descobrir como isso funciona ou sempre ligar para a linha de ajuda a fim de colocá-lo na linha não parece uma boa ideia. Em vez disso, opte por um que permitirá que você pague seus funcionários, envie-lhes holerites e envie automaticamente os dados para o seu sistema de contabilidade em nenhum momento. Para que seu serviço de folha de pagamento seja considerado fácil de usar, ele precisa ter;

  • Uma estrutura de menu intuitiva
  • Texto legível
  • Botões claramente identificados que informam o que fazer (e o que acontecerá quando você pressioná-los).
  • Cores que parecem vivas
  • Um site otimizado para celular para que você possa executar a folha de pagamento em qualquer lugar
  • E o mais importante, um processo simples de folha de pagamento

d. Capaz de se integrar com outros aplicativos de software: ao procurar obter o aplicativo de folha de pagamento perfeito, você deve procurar um que seja capaz de trabalhar com outros aplicativos de negócios que você já usa em seu local de trabalho, como sistemas de ponto e atendimento e software de contabilidade.

e. Controle interno: Um bom software de folha de pagamento não requer nenhum conhecimento especial de sua parte, portanto, você não precisa mais contratar pessoas de fora para cuidar de sua folha de pagamento. Você não está apenas economizando tempo e dinheiro ao usar um software de folha de pagamento, mas também tem controle total de suas informações financeiras, bem como da confidencialidade de seus dados. Portanto, uma característica que você deve observar em seu sistema de folha de pagamento é se você pode executá-lo internamente.

f. Sistemas de suporte comprovados: uma coisa que você precisa observar em um serviço de folha de pagamento é aquele que é capaz de fornecer ao seu negócio o suporte necessário quando você precisar. Você deve perguntar se terá um representante de suporte dedicado que sempre será seu principal ponto de contato.

g. Cálculos fáceis: as pequenas empresas gastam muito tempo fazendo a folha de pagamento todos os meses. Exige precisão para pagar aos funcionários a quantia certa de dinheiro que eles ganharam. O uso de um software de folha de pagamento automatiza todos esses processos e também elimina a probabilidade de erro nos cálculos. Com o sistema de folha de pagamento manual fora do caminho, o proprietário da empresa ou um funcionário da conta pode se concentrar em outras tarefas. O processo é produtivo e eficaz para economizar tempo e dinheiro.

h. Avaliação gratuita: alguns softwares de folha de pagamento oferecem uma avaliação gratuita para que você possa encontrar o caminho para a solução sem nenhum custo. Uma avaliação gratuita ajuda você a saber exatamente o que deseja comprar. Isso permitirá que você tome uma decisão – se o software é certo para você. Dessa forma, você só ficará preso ao software até que a assinatura expire.

Eu. Serviços adicionados: alguns provedores de folha de pagamento oferecem uma variedade de serviços adicionais, como recursos humanos, autoatendimento para funcionários, bem como administração de benefícios e planos de aposentadoria. Você precisa descobrir se o seu serviço de folha de pagamento ideal também oferece isso, mas você precisa saber que serviço adicional significa custo adicional.

Como escolher um serviço de folha de pagamento perfeito para o seu negócio

Tendo sabido o que esperar do serviço de folha de pagamento que você deseja e os recursos que deve procurar, agora é a hora de saber como ter certeza de que está escolhendo o serviço de folha de pagamento perfeito para você.

  1. Faça sua lista de folha de pagamento

Antes de comprar um provedor de folha de pagamento, a primeira coisa a fazer é fazer uma lista de suas necessidades atuais de folha de pagamento. Este é todo serviço que você precisa que sua empresa de folha de pagamento lhe ofereça. A maioria dos serviços demandados pelas empresas incluem:

  • Apresentar relatórios de folha de pagamento estaduais e federais e impostos
  • Arquive e envie aos funcionários seus W-2s
  • Depósito direto e processamento de cheques
  • Pague 1099 empreiteiros e arquive 1099s
  • Execuções da folha de pagamento fora do ciclo
  • Retenções adicionais de impostos
  • Adicione bônus ou comissões ao pagamento de um trabalhador

Depois de definir os principais serviços de que você precisa agora, você também pode precisar criar uma lista de desejos da folha de pagamento que precisará daqui a um ano, daqui a três anos e daqui a cinco anos. Você deve começar a considerar se deseja oferecer algum desses benefícios no futuro;

  • Férias e licença médica
  • Benefícios para a saúde
  • Planos de aposentadoria
  • Seguro de vida e invalidez
  • Correspondência de doação
  • Benefícios de transporte, etc.

Idealmente, um bom provedor de folha de pagamento deve dar a você a opção de adicionar serviços à medida que sua empresa se expande. Isso dá a você a flexibilidade de crescer no seu próprio ritmo e não pagar por serviços que não está usando.

  1. Experimente

Uma maneira de ter certeza absoluta de que o serviço de folha de pagamento que você pretende contratar está prometendo o que pode oferecer, é fazer um test drive. Esta é a única maneira de saber se o que lhe foi dito é verdade ou não.

Como fazer isso, pergunte à empresa se ela pode conceder a você um período de experiência. Muitas vezes, as empresas de folha de pagamento têm versões de teste de seu software de folha de pagamento disponíveis para os clientes. Esta versão de teste deve ser capaz de responder a todas as suas perguntas.

Ao usar o serviço ou opção de teste, você deve descobrir se;

  • Você pode navegar pelo back-end e seguir todas as etapas por conta própria
  • Você pode entender toda a terminologia que é usada – ou eles fornecem explicações fáceis
  • O sistema é muito robusto para o tamanho do seu negócio. Existem recursos que não se aplicam a uma equipe do seu tamanho?
  • Existe uma função de chat ao vivo. Esse recurso é muito útil se for a primeira vez que você usa o software de folha de pagamento.
  • Existem artigos de ajuda ou uma base de conhecimento que está prontamente disponível

Se a experiência o faz girar, você precisa procurar uma opção voltada para empresas menores.

Mas se a empresa que você pretende escolher não oferece uma versão de teste, você não precisa simplesmente abandonar a empresa. Existem outras maneiras de fazer suas descobertas. A primeira coisa a fazer é encontrar alguns de seus clientes e fazer algumas perguntas sobre o serviço que estão sendo prestados. Você deve perguntar a eles sobre a capacidade de resposta, precisão e como este serviço se compara a outros que eles usaram no passado.

Leia uma mistura de críticas boas e ruins sobre a empresa, observando como as pessoas gostam dos recursos que mais importam para você. Além disso, tente perceber se as pessoas que estão revisando o software enfrentam desafios semelhantes aos seus.

Por exemplo, se o revisor for proprietário de um restaurante, ele pode se preocupar com coisas como dicas de relatórios que podem não se aplicar a você se todos os seus funcionários forem assalariados (ou vice-versa). Você também pode encontrar avaliações de revisores profissionais que têm uma boa perspectiva de todas as opções disponíveis.

  1. Verifique o atendimento ao cliente

Outra coisa que é recomendada para que você possa escolher o serviço de folha de pagamento perfeito é ligar para o departamento de atendimento ao cliente para ver quem você consegue na outra linha. Na verdade, você precisa ligar para todas as suas linhas para ver se o atendimento ao cliente é rápido e eficiente.

A empresa deve ter um atendimento de excelência que garanta o atendimento de suas dúvidas, o atendimento e a satisfação de suas necessidades. Se você ficar em espera por mais de 30 minutos, vá embora.

4. Observe a frequência de interrupção

Os serviços de folha de pagamento online são baseados em nuvem, o que coloca as empresas à mercê do provedor da folha de pagamento para mantê-lo em funcionamento. Certifique-se de perguntar se o provedor tem muitas interrupções e com que freqüência ele está inativo para manutenção.

5. Solicite sua cotação de preço

Outra coisa que você precisa fazer ao buscar o serviço de folha de pagamento perfeito para sua empresa é solicitar a cotação de preços. Você precisa dessa cotação de preço para garantir que pode pagar os serviços que está sendo prestado e que não há taxas ocultas.

Definitivamente, você deve obter uma cotação de preço que inclui taxas para todos os serviços que você mapeou. Faça uma cotação para este ano e no próximo para que se as taxas mudarem com o tempo, você saberá se o serviço permanecerá ou não dentro do seu orçamento.

Perguntas que você precisa fazer para garantir que você não seja roubado

  • Com que frequência suas tabelas de impostos são atualizadas para conformidade?
  • Eles têm outros clientes em sua indústria?
  • Eles podem se integrar às suas ofertas de benefícios aos funcionários?
  • Como eles administrarão seus negócios à medida que sua empresa crescer?
  • Que tipo de medidas de segurança existem para manter os dados da folha de pagamento da sua empresa protegidos?
  • Quão rápido é o retorno?
  • Se o serviço cometer um erro, quem será o responsável por esses erros?
  • Quanto tempo leva para corrigir um erro?
  • Existem encargos adicionais para adicionar ou alterar a folha de pagamento dos funcionários?
  • As taxas anuais mudarão ou aumentarão após um ano?
  • Com que frequência você receberá relatórios do serviço?
  • Eles oferecem planos de aposentadoria?
  • Eles podem se integrar ao seu software de contabilidade?
  • Qual tecnologia de back-office o serviço usa?
  • Quais são os horários e meios de disponibilidade do atendimento ao cliente?
  • Você receberá um representante ou sempre será direcionado a alguém novo?
  • Existe um custo adicional para declarar impostos em vários estados?
  • Se os dados forem inseridos novamente, você poderá revisá-los antes que sejam enviados para a folha de pagamento?
  • Com que frequência você terá notícias deles?

Quanto custa um bom serviço de folha de pagamento?

O custo da folha de pagamento geralmente varia de acordo com os serviços que você deseja e para que precisa. Apesar disso, existe uma estrutura de custos padrão que a maioria dos serviços de folha de pagamento segue. Na estrutura de pagamento padrão, há uma taxa de base fixa que é cobrada por mês ou por período de pagamento.

Um custo típico de folha de pagamento é um compêndio de diferentes taxas acumuladas de vários serviços de folha de pagamento oferecidos ao cliente. Os diferentes serviços vêm com suas próprias taxas e podem incluir;

  • Custos básicos de terceirização da folha de pagamento

O primeiro custo do serviço da folha de pagamento que você deve observar é o custo básico da terceirização da folha de pagamento. A maioria das empresas de folha de pagamento oferece um pacote básico com taxas mensais ou por salário. A taxa pode variar entre US $ 20 e US $ 200 por mês, dependendo de fatores como frequência da folha de pagamento, volume, requisitos fiscais e pacotes de serviços.

Alguns provedores também cobram uma taxa separada por cheque de pagamento de cerca de $ 1- $ 2. As pequenas empresas com no máximo 10 funcionários geralmente pagam mais do que as empresas maiores por funcionário porque a empresa de folha de pagamento oferece descontos para empresas maiores.

  • Taxas de software

Se a empresa de folha de pagamento que você contratou exigir acesso ao sistema, poderá ser cobrada uma taxa única de licença, taxa de instalação, custos de manutenção e atualizações. Esteja ciente dessas taxas ocultas em potencial e sempre peça transparência ao fornecedor.

  • Taxas adicionais

Algumas empresas de folha de pagamento só podem oferecer processamento de cheque de pagamento em seu pacote básico. Nesses casos, eles provavelmente cobrarão por serviços adicionais, incluindo depósitos diretos, preparação de cheques e entrada de dados de funcionários. Além disso, alterações ou atualizações de emergência nos contracheques geralmente implicam em um custo extra.

  • Custo do serviço de imposto de folha de pagamento

A maioria das empresas de folha de pagamento tem declaração de impostos em seu plano básico, mas a maioria cobra separadamente pelo serviço tributário. Isso inclui a preparação de impostos de fim de ano, como impressão W-2, mala direta e relatórios. As taxas também podem ser aplicadas a preparações de impostos sobre a folha de pagamento trimestrais ou mensais além do processamento de impostos anual. O custo pode chegar a US $ 50 ou mais por funcionário para cada transação. Taxas extras podem ser aplicadas se você tiver funcionários em vários estados.

  • Cronograma da Folha de Pagamentos

Quanto mais frequentemente você paga aos seus funcionários, mais encargos incorrerá. Se o seu custo depende da frequência de pagamento, você pode acabar gastando mais semanal ou quinzenalmente por funcionário do que mensalmente, pois ocorrem menos transações de folha de pagamento com uma folha de pagamento mensal.

Por exemplo, para três funcionários, você pode pagar $ 36,85 semanais, $ 41,85 quinzenais ou $ 46,85 mensais. Os serviços de folha de pagamento online geralmente cobram uma taxa básica mensal, independentemente da frequência com que você paga seus funcionários. Para cortar custos, algumas empresas atribuíam um cronograma de folha de pagamento mensal.

Dependendo da empresa com a qual você vai, você pode pagar tão baixo quanto $ 25 e tão alto quanto $ 159,57 mensais por uma empresa online; taxas adicionais podem ser aplicadas.

  • Entrega de cheque de pagamento

Algumas empresas ainda aderem ao processo tradicional de distribuição de cheques de pagamento aos funcionários em vez de depósitos diretos. Se você precisar deste serviço, a empresa de folha de pagamento pode aplicar taxas especiais fora do correio terrestre padrão. As taxas dependem de vários fatores, como tipo de entrega, localização, fornecedor de correio e regulamentos estaduais. Observe também que o custo de entrega do contracheque é diretamente proporcional à frequência da sua folha de pagamento.

  • Custos diversos de terceirização da folha de pagamento

Sempre leia as letras miúdas ao pesquisar empresas de folha de pagamento. Pode haver outros custos agrupados em “diversos” ou enterrados nos termos. Aqui estão pequenas cobranças comuns que, quando acumuladas, podem custar muito:

  • A taxa de revisão pode ser aplicada para corrigir erros salariais causados ​​por você; por exemplo, você não atualiza o provedor sobre um aumento de salário ou um funcionário demitido.
  • Taxa de configuração para sua nova conta.
  • Taxa para atualizar o banco de dados de funcionários, como adicionar ou remover funcionários da lista.
  • Taxas anuais cobradas no final do ano fiscal para declaração e declaração de impostos.
  • Taxa para relatório de folha de pagamento sob demanda.
  • Seu número de funcionários fica abaixo da linha de base para taxas de desconto.

Essas taxas juntas são o que informam quanto você vai ser cobrado por seu serviço de folha de pagamento, portanto, seu custo de folha de pagamento pode não ser totalmente o mesmo com a próxima empresa.

  • Conclusão

Para garantir que você não esteja sendo atendido em demasia ou insuficiente, os especialistas sugerem que você mapeie uma lista de serviços que espera que sua empresa use ao longo de um ano. Faça a si mesmo perguntas como quanto você planeja crescer, quantos funcionários em tempo integral, meio-período e contratados você terá em sua folha de pagamento ao longo do ano e se alguém deve receber um aumento ou bônus.

Decida se você precisará ou não de uma empresa que possa lidar com diferentes impostos estaduais e federais. Você precisa de serviços de recursos humanos além da folha de pagamento? Quanto você pode pagar pelo serviço? Você oferecerá aos funcionários 401 (k) se outras deduções? Com que frequência você deseja emitir cheques de pagamento?

Se essas perguntas ajudaram a restringir suas opções, é recomendável que você faça uma pesquisa de comentários online ou leia os relatórios do consumidor para se certificar de que a empresa que você tem em mente não está atolada por toneladas de queixas vindas de seus clientes, ambos antigos e novo. Esta é, de fato, uma bandeira vermelha que você deve decolar.