Escrevendo uma carta de boas-vindas ao hotel do gerente geral para os participantes do evento

Publicado por Javier Ricardo

Você dirige um negócio de hotel? Se SIM, aqui está um guia de 6 etapas sobre como escrever uma carta de boas-vindas do gerente geral aos hóspedes do hotel e participantes do evento. O objetivo de cada estabelecimento hoteleiro é receber cada hóspede que passa por suas portas para uma segunda visita. Uma das maneiras de garantir isso é proporcionando uma experiência memorável a seus hóspedes.

Para isso, os hoteleiros devem conhecer seus hóspedes e proporcionar uma experiência personalizada que vai além. Uma pequena, mas importante peça para proporcionar essa experiência memorável é escrever uma carta pessoal de boas-vindas ao hotel.

Esta carta é feita de forma que o hóspede se sinta amado, querido e até mesmo parte da família. Neste artigo, mostraremos como um gerente geral de hotel pode escrever uma carta muito atraente para seus hóspedes e também incluir um formato de amostra que você pode usar.

Como escrever uma carta de boas-vindas ao hotel do gerente geral para os hóspedes do hotel e participantes do evento

Quando se trata de escrever uma carta de boas-vindas, há coisas que você precisa ter em mente. Aqui está como você pode escrever a carta e coisas que você precisa incluir;

Tabela de conteúdo

  • 1. Personalize a mensagem
  • 2. Escreva com o coração
  • 3. Facilite o contato dos convidados
  • 4. Considere o seu meio
  • 5. Incentive o envolvimento nas redes sociais
  • 6. Não sobrecarregue
  • Como formatar a carta de boas-vindas ao hotel
  • Exemplo de formato de carta de boas-vindas ao convidado

1. Personalize a mensagem

Uma coisa a ter em mente ao escrever sua carta de boas-vindas ao hotel é se esforçar para manter a mensagem pessoal. Além de endereçar sua carta de boas-vindas ao convidado pelo nome, você pode ir um passo além, aproveitando as informações armazenadas em seu sistema PMS ou CRM. Digamos, por exemplo, que você tenha um hóspede repetido voltando à sua propriedade. Na abertura de sua carta, você pode dizer “bem-vindo de volta!” reconhecendo que você reconhece seu retorno.

Da mesma forma, você pode oferecer um benefício adicional ao hóspede que retorna, como um check-out tardio preventivo. Você poderia dizer algo como “Valorizamos seu patrocínio contínuo. Para agradecer por ser um hóspede leal, gostaríamos de oferecer a você um período de check-out estendido de [inserir data de check-out]. ”

Isso pode ser pequeno, mas é uma oferta proativa que pode ajudar muito a criar uma impressão positiva. O bom de criar cartas personalizadas como essa para os hóspedes que retornam é que você ainda pode usar um modelo para todos os convidados que retornam. Você pode dividi-lo da maneira que quiser e criar modelos para diferentes grupos de convidados, como primeira vez, retorno, aqui para um evento, etc.

2. Escreva com o coração

Sua carta de boas-vindas geralmente é escrita para servir a dois propósitos: informar e conectar. Não é um contrato, então não leve isso tão a sério e escreva algo que seja caloroso, coloquial e fiel à sua personalidade.

Não tenha medo de ser um pouco pessoal, permitindo que seus visitantes saibam o que você adora na propriedade. Recontar uma lembrança favorita do seu tempo (ou de um hóspede anterior) em seu aluguel é uma ótima maneira de saudar os visitantes calorosamente e manter sua carta relevante.

3. Facilite o contato dos convidados

A maioria dos viajantes sabe que, se precisar entrar em contato com a recepção para fazer uma solicitação, basta pressionar “0” no telefone do quarto. Mas e se o hóspede estiver relaxando à beira da piscina e perceber que precisa de uma toalha extra ou quiser fazer uma reserva para o jantar, mas não souber o número do restaurante no local?

Você pode tornar mais fácil para seus convidados entrarem em contato com você, não importa onde eles estejam, oferecendo mensagens de texto e mensagens de mídia social. O envio de mensagens de texto não é apenas conveniente, é amplamente preferido. De acordo com o Pew Research Center, um terço dos americanos prefere mensagens de texto a telefonemas. A Mobile Marketing Association informou que existem mais de 350 bilhões de mensagens de texto enviadas todos os meses em todo o mundo.

A carta de boas-vindas é o lugar perfeito para apresentar seus recursos de mensagens de texto e deixar claro para os convidados que você está disponível para eles por meio de uma variedade de ferramentas de comunicação.

4. Considere o seu meio

Embora uma nota manuscrita dê um toque pessoal agradável, é um hábito difícil de manter à medida que suas reservas aumentam. Muitos proprietários optam por digitar e imprimir suas cartas de boas-vindas aos hóspedes e, se você seguir o exemplo, poderá adicionar a mesma personalidade com um fechamento e assinatura manuscritos.

Se estiver hospedando remotamente, você pode facilmente criar sua carta personalizada com antecedência e pedir à equipe de transição para imprimi-la e deixá-la em um local designado. É uma maneira simples de mostrar aos hóspedes que só porque você é um host remoto, isso não significa que você está distante.

5. Incentive o envolvimento nas redes sociais

A mídia social é uma peça importante de qualquer estratégia de marketing digital de hospitalidade e sua carta de boas-vindas é um momento oportuno para incentivar o engajamento. Coloque um “PS” no final de sua carta e diga ao (s) seu (s) convidado (s) como eles podem encontrá-lo nas redes sociais. Para encorajar o envolvimento, inclua um motivo pelo qual eles devem marcá-lo nas redes sociais.

Por exemplo, você pode montar um concurso de ‘curtidas’, em que recompensa alguém cuja postagem sobre seu hotel recebe mais curtidas e compartilhamentos. Claro, você teria que trabalhar os detalhes do concurso, como definir o cronograma e chegar a uma hashtag, etc. Mas essa é a parte divertida! No final do dia, você está procurando incentivar o envolvimento e promover o evangelismo da marca.

6. Não sobrecarregue

Não tente abordar todos os detalhes em sua carta, ela deve ser deixada leve. Embora uma ou duas sugestões sejam bem-vindas, este não é o lugar para as suas dez principais recomendações de restaurantes. Também não é onde você investiga detalhes essenciais, como operar a banheira de hidromassagem ou onde encontrar os interruptores de luz.

Em vez disso, escreva uma carta de boas-vindas aos hóspedes que apresente você e sua casa e instrua os convidados sobre onde eles podem encontrar qualquer informação que possam estar procurando. Considere um resumo de dicas rápidas para incluir os fundamentos básicos para facilitar a consulta. Pense nas necessidades imediatas que seu convidado pode ter na chegada. Aqui estão algumas sugestões para ponderar:

  • Número de telefone de contato para você ou o gerente da propriedade
  • Informações de acesso WiFi / internet
  • Loja 24 horas mais próxima
  • Serviço de entrega de comida local
  • Atração local ou área de recreação mais próxima

Como formatar a carta de boas-vindas ao hotel

Sua carta de boas-vindas deve ser curta, doce e direta. Os hóspedes não estão interessados ​​em ler uma antologia sobre sua propriedade. A carta deve ser útil, informativa e sincera e deve ser inspirada na personalidade da sua marca.

Para a maioria das cartas de boas-vindas, o formato será bastante simples. Haverá uma abertura (as boas-vindas), um meio (onde você oferece informações úteis sobre sua propriedade e / ou a área circundante) e o final (onde você lembra aos seus convidados como entrar em contato caso eles precisem de alguma coisa).

Se você está realizando uma promoção específica ou procurando transmitir algo de particular importância em sua carta, um postscript (ou PS) pode ser um ótimo veículo para isso. As pessoas geralmente se lembram da primeira e da última coisa que leram. E como um pós-escrito se destaca em comparação a blocos de texto, é provável que seja lido, especialmente se um convidado estiver lendo.

Exemplo de formato de carta de boas-vindas ao convidado

Nome dos hotéis,

Endereço,

Telefone,

Endereço de e-mail e link do site,

Encontro.

Caro (nome do convidado),

Estamos muito felizes em tê-lo em (inserir nome do hotel). Achamos realmente louvável que você tenha escolhido nossos serviços entre a variedade de hotéis disponíveis. Nós nos esforçamos para fornecer a você um quarto que seja limpo e confortável, com serviço atencioso e amigável a um preço econômico.

Se a qualquer momento você tiver alguma sugestão de como melhorar nosso serviço para você, basta nos avisar. Se você tiver algum problema enquanto estiver conosco, entre em contato comigo diretamente no meu ramal (Inserir ramal) para que possamos ajudá-lo a corrigir a situação.

Queremos que você aproveite todos os dias de cada estadia, por isso nos comprometemos com a nossa garantia de serviço. Os profissionais e simpáticos funcionários da (Insert Hotel Name) estão empenhados em tornar a sua estadia agradável e confortável.

Obrigado por escolher (inserir nome do hotel) novamente. Esperamos que a sua estadia seja agradável e esperamos que continue a utilizar o nosso Hotel para as suas necessidades de alojamento num futuro próximo. Estamos ansiosos para atendê-lo em sua próxima viagem.

Obrigado!

Atenciosamente,

Seu nome completo

Gerente principal do escritório