Você vasculha freneticamente pilhas de papéis em busca da documentação necessária para preparar sua declaração de imposto de renda quando chega a hora do imposto? Você não tem certeza de quais registros deve manter e quais pode descartar com segurança? Você pode tornar sua vida mais fácil e garantir que não perderá nenhuma dedução ou crédito fiscal se organizar seu sistema de manutenção de registros no início do ano e mantê-lo atualizado.
Por que você deve manter registros
As pessoas têm muito menos probabilidade de manter todos os seus registros relevantes em um só lugar quando grande parte de suas vidas financeiras existe online ou em formato eletrônico. Isso não quer dizer que a estratégia de manutenção de registros que você adota não possa ser eletrônica, mas deve ser organizada de forma que tudo o que você precisa esteja localizado em um local seguro.
Invista em um cofre à prova de água e fogo se você mantiver registros em papel, ou considere manter várias cópias em locais diferentes. Digitalize os registros que você tem em papel, se decidir entrar no mundo digital. Mais importante ainda, certifique-se de manter os registros e arquivos digitais seguros e de fazer um backup.
Tudo isso não apenas tornará mais fácil e menos frustrante apresentar sua declaração de imposto de renda, mas também ajudará a garantir que você possa aproveitar todas as deduções ou créditos fiscais para os quais você tem direito. Manter registros permite que você explique um item em sua devolução que o Internal Revenue Service (IRS) possa questionar em uma auditoria.
O resultado final pode ser uma conta de imposto mais alta se você for auditado e o IRS questionar um crédito ou dedução que você não pode comprovar com a documentação.
Manter registros precisos pode obter todos os benefícios fiscais para os quais você tem direito e evitar que você tenha de pagar impostos e multas adicionais por itens não comprovados.
Registros que você deve manter
Seu talão de cheques, software de orçamento pessoal ou ferramentas de banco on-line podem ajudá-lo a se lembrar de receitas e despesas que devem ser relatadas em sua declaração de imposto de renda, mas o talão de cheques ou o software por si só não são documentação suficiente para provar a dedutibilidade das despesas.
Além de comprovantes de pagamento, como cheques cancelados e recibos de cartão de crédito, você também deve ter faturas, recibos, recibos de venda ou outra documentação escrita que especifique exatamente o que você pagou. Algumas deduções detalhadas que você deve documentar desta forma incluem contribuições de caridade, juros de hipotecas e impostos imobiliários.
Obtenha um recibo datado e assinado mostrando o valor total e uma descrição detalhada do que foi comprado, se você fizer pagamentos em dinheiro.
Você deve ser capaz de determinar sua base e se tem ganho ou perda ao vender investimentos, como ações, títulos e fundos mútuos, para provar que reivindicou corretamente todos os rendimentos auferidos. Seus registros devem mostrar o preço de compra, preço de venda, comissões, dividendos recebidos em dinheiro ou reinvestidos, desdobramentos de ações, encargos de carregamento e desconto de emissão original (OID).
Uma planilha do Excel é uma ótima maneira de rastrear informações de investimento, mas até mesmo uma declaração de seu corretor ou consultor financeiro ou uma programação escrita à mão servem.
Certifique-se de manter seus recibos de pagamento como prova de pagamento se você tiver despesas dedutíveis retidas em seu contracheque, como taxas sindicais, prêmios de seguro médico ou contribuições 401 (k). Podem ser versões em papel ou versões eletrônicas, se o seu empregador as oferecer.
Os registros mais comuns para manter
Estes são alguns dos registros específicos mais comuns que você deve manter e deve solicitar, caso não consiga localizá-los ou nunca os tenha recebido:
- Formulários W-2 e 1099
- extratos bancários
- Demonstrações de corretagem e fundos mútuos
- Formulário K-1 (para parcerias)
- Recibos de venda
- Faturas
- Recibos de cartão de crédito
- Cheques cancelados ou outro comprovante de pagamento
- Contratos de compra e venda de casas, declarações de fechamento e registros de seguros
Por quanto tempo você deve manter os registros?
Você só precisa manter os registros fiscais por três anos a partir da data em que apresentar uma declaração de imposto de renda relacionada, mas não custa nada manter uma cópia de suas declarações fiscais reais, W-2s e 1099s indefinidamente. O IRS destrói as declarações de impostos originais após três anos, e você ou seus herdeiros podem precisar de informações das declarações em algum momento. Eventualmente, você pode precisar provar seus ganhos para fins de Seguro Social.
O IRS pode estender o período de revisão em até seis anos em certas situações, se você for auditado. Ter um registro de papel longo e preciso pode ser vital se você for submetido a uma auditoria aprofundada de seus registros fiscais anteriores.