O que é o formulário W-4?

Publicado por Javier Ricardo


O Formulário W-4 fornece ao seu empregador o status do seu pedido e, opcionalmente, o número de dependentes que você tem e os créditos fiscais e deduções que pretende reivindicar ao apresentar o seu retorno.
As informações que você inclui determinam quanto seu empregador retém do seu salário.


O IRS emitiu um formulário W-4 revisado para 2020 que não requer mais o cálculo de licenças.

O que é o formulário W-4?


Anteriormente chamado de “Certificado de retenção na fonte do funcionário”, o formulário W-4 agora é chamado de “Certificado de retenção do funcionário” e foi redesenhado para refletir que você não pode mais reivindicar isenções pessoais ou de dependência.
O formulário consiste em cinco seções e, embora você só precise preencher as seções um e cinco, preencher as seções adicionais pode ajudar seu empregador a determinar com mais precisão a quantia apropriada a reter.

Formulário W-4 do IRS

Quem usa o formulário W-4?


Seu empregador usa as informações que você insere para determinar qual porcentagem de seu pagamento deve ir para o imposto de renda.
Todos os funcionários recebem este formulário se os impostos devem ser retidos de seus salários, independentemente de trabalharem em tempo integral ou parcial.



Freelancers e contratados independentes devem preencher e enviar o Formulário W-9 porque os impostos não são retidos dos pagamentos feitos a eles.
Eles são responsáveis ​​por fazer seus próprios pagamentos de impostos trimestrais estimados, usando o Formulário 1040-ES, em vez de retenção na fonte.


Vários fatores influenciam o valor do imposto de renda retido, incluindo o status do seu pedido e quantos dependentes você tem.
Por exemplo, seu empregador reteria mais para cobrir suas obrigações fiscais se você for solteiro e sem dependentes do que se for casado ou se for chefe de família com um ou mais dependentes (assumindo que todas as outras informações sejam idênticas). Ter mais retido significa um salário menor.

Seu empregador também retém dinheiro adicional para pagar os impostos do Federal Insurance Contributions Act (FICA), que cobrem a Previdência Social e o Medicare. Os impostos da Previdência Social e do Medicare são percentuais legais, entretanto, e não são afetados pelas informações que você inclui no W-4.

Tipos de formulários W-4

Forma Para que é usado
Formulário W-4 Calculando a retenção de salário e salários
Formulário W-4 (SP) Para uso por funcionários que falam espanhol
Formulário W-4P Cálculo da retenção na fonte de pensões e anuidades
Formulário W-4S Cálculo da retenção na fonte do auxílio-doença
Formulário W-4V Calculando a retenção de pagamentos do governo

Formulário W-4


Existem duas versões do Formulário W-4 padrão em 2020: o formulário antigo usado em anos anteriores e aquele que o IRS redesenhou significativamente para o ano fiscal de 2020 (este é o formulário em uso). 


Os funcionários que já têm um W-4 em arquivo de anos anteriores não precisam preencher o formulário revisado, a menos que queiram alterar sua retenção na fonte.
Nesse caso, eles devem usar o formulário revisado, assim como todos os funcionários recém-contratados. 

Formulário W-4 (SP)


Esta é uma versão em espanhol do padrão W-4.

Formulário W-4P


Envie esta versão do W-4 se desejar que o administrador do plano retenha os impostos de uma pensão ou anuidade.

Formulário W-4S 


O seu empregador pode pedir-lhe que preencha esta versão do formulário se também quiser reter qualquer subsídio de doença a que tem direito.

Formulário W-4V


Se você recebe pagamentos do governo, como seguro social ou renda de desemprego, pode usar este formulário voluntário para solicitar ao pagador que retenha o imposto de renda federal.

Onde obter o formulário W-4


Seu empregador deve fornecer a você um Formulário W-4 em branco para preencher, junto com as planilhas que o acompanham.
Você também pode baixar o formulário na página “Formulários e publicações” do site do IRS.

Como preencher e ler o formulário W-4


O formulário W-4 consiste, na verdade, em uma série de perguntas e instruções agrupadas em cinco etapas.
As instruções e planilhas anexadas ao formulário W-4 orientam você durante as etapas.

  • Etapa 1 (OBRIGATÓRIO) : aqui você insere seu nome, endereço, número do Seguro Social e status de declaração de imposto de renda. 
  • Etapa 2 : Esta etapa leva em consideração a renda extra de outros empregos e / ou do emprego do seu cônjuge, se você estiver preenchendo uma declaração de imposto de renda em conjunto. 
  • Etapa 3 : esta etapa é usada para estimar os créditos que você recebe pelos dependentes. Você também pode incluir a quantidade de outros créditos que prevê receber, como créditos para educação. A conclusão desta etapa reduzirá sua retenção na fonte.
  • Etapa 4 : nesta etapa, você pode incluir uma renda extra (não proveniente de outros empregos ou trabalho autônomo) da qual o imposto não é retido – isso aumentará sua retenção na fonte. Você também pode incluir quanto pretende reclamar em outras deduções além da dedução padrão – isso diminuirá sua retenção na fonte. Se quiser um valor adicional específico retido do seu contracheque, você também pode indicá-lo nesta etapa.
  • Etapa 5 (OBRIGATÓRIO) : Aqui é onde você assina o formulário.


O IRS também oferece uma calculadora de retenção W-4 interativa em seu site.
A calculadora faz ajustes automaticamente se parecer que você tem direito a créditos fiscais e acomoda mais de uma renda se você for casado e estiver planejando apresentar uma declaração conjunta.

Sobre a Etapa 4 


A etapa 4 (c) permite que você solicite uma retenção extra acima do que normalmente seria retido de seu pagamento ou reduza a retenção se você espera que as deduções que reivindica excederão sua dedução padrão.


Você pode aumentar o valor retido se você devia dinheiro ao IRS na última vez em que apresentou sua devolução.
Por exemplo, você pode dividir o valor devido pelo número de períodos de pagamento restantes no ano para evitar uma fatura fiscal futura: Se houver 36 períodos de pagamento restantes no ano fiscal e você devia $ 3.000 no ano passado, você poderia enviar um novo W-4 para que seu empregador retenha US $ 84 adicionais de cada um de seus contracheques.

Essa opção deve ser usada apenas como uma solução rápida e temporária até que você complete seu W-4 corretamente, o que você deve fazer o mais rápido possível.


Se, por outro lado, você quiser menos retido porque antecipa obter um reembolso, você pode usar a etapa 4 para indicar o valor de dedução adicional que espera reivindicar (além da dedução padrão para o seu status de pedido).
Com essas informações, seu empregador pode calcular um novo valor retido na fonte que deixaria mais em seu contracheque, mas reduziria ou eliminaria sua restituição de imposto.

Se você estiver isento de reter


Se você estiver isento de retenção de imposto na fonte, o Formulário W-4 fornece um espaço que você pode usar para indicar isso.
Primeiro, confirme que você está isento, analisando as instruções do Formulário W-4 em “Isenção de retenção”. Em seguida, escreva “Isento” no espaço abaixo da Etapa 4 (c) e conclua as etapas 1 (a) e 1 (b) e a etapa 5. Você deve preencher e enviar o formulário mesmo se estiver isento.


Você pode estar isento se não tiver absolutamente nenhuma obrigação tributária no ano passado
e espera não ter nenhuma neste ano. Verifique com um profissional tributário antes de solicitar a isenção para certificar-se de que você atende às qualificações. Caso contrário, você pode ter uma penalidade.

Uma multa tributária pode ser aplicada se você pagar menos de 90% do que deve ao IRS por meio de retenção ou estimativa de pagamentos de impostos, portanto, é importante fazer os cálculos W-4 corretos. Existe uma exceção se você deve menos de $ 1.000.


Você terá que refazer seu W-4 a cada ano para indicar que está qualificado como isento naquele ano fiscal específico.
Sua isenção de 2021 expira em 15 de fevereiro de 2022.


Como apresentar o formulário W-4


Você não precisa apresentar o Formulário W-4 ao IRS.
Basta preencher e entregar ao seu empregador. Você deve fazer isso quando começar a trabalhar para a empresa, mas também pode enviar um novo se suas circunstâncias mudarem ou se desejar ajustar sua retenção na fonte.

Benefícios do Formulário W-4


Durante o ano fiscal de 2017, você poderia reivindicar deduções na fonte para reduzir o valor do imposto de renda federal retido de seus salários.
Mas essas deduções estavam vinculadas à isenção pessoal que foi eliminada pela Lei de redução de impostos e empregos. O IRS, portanto, instituiu um Formulário W-4 revisado em 2020 que descontinuou o uso de licenças e simplificou o processo de preenchimento.



Principais vantagens

  • O formulário W-4 indica quanto seu empregador deve reter de seu pagamento com base nas informações fornecidas.
  • Você pode estar sujeito a uma multa se pagar muito pouco em impostos durante o ano. 
  • O formulário W-4 foi redesenhado em 2020 para torná-lo mais fácil de preencher. 
  • Os contribuintes que trabalharam para seu empregador antes de 2020 não precisam enviar o formulário revisado, a menos que desejem fazer alterações.