Os manuais de procedimentos e políticas para grupos residenciais são elaborados para regular todas as principais decisões, ações e princípios de um grupo residencial residencial. Esses documentos fornecem autoridade e orientação necessária para uma casa de grupo em questões críticas como – práticas de contratação, contas bancárias, código de vestimenta, comportamento de funcionários e voluntários, etc.
Os procedimentos são métodos específicos usados para comunicar as políticas em ação para a operação diária de uma organização. Juntos, políticas e procedimentos garantem que uma decisão realizada pela administração de qualquer organização seja moldada em etapas que resultem em uma comunicação eficaz.
Observe que essas políticas e procedimentos escritos são integrados em um manual disponibilizado aos funcionários. Cada manual de política e procedimento da organização contém as melhores práticas da organização, os padrões de como o trabalho deve ser executado e as descrições dos processos centrais. Um manual de políticas e procedimentos eficaz é uma ferramenta de gerenciamento importante que permite que cada organização se concentre no crescimento, simplifica o treinamento e facilita a capacidade de expandir os negócios.
Um manual de procedimentos e políticas para residências domésticas ajuda a administração de uma casa coletiva a reunir a missão, o valor e as perspectivas da empresa em um só lugar. Também define padrões de conduta, comportamento e desempenho de funcionários e voluntários. Portanto, o manual de políticas e procedimentos de uma casa coletiva define claramente as expectativas dos funcionários, fornecendo uma fonte de referência para eles verificarem no desempenho de suas funções.
Observe que um manual de políticas e procedimentos bem desenvolvido serve como fonte confiável de respostas para perguntas comuns relacionadas ao lar do grupo. Manuais devidamente documentados aceleram o processo de tomada de decisão para os trabalhadores e os ajudam a seguir as diretrizes do grupo doméstico, resultando em maior produtividade.
Observe também que um manual detalhado de procedimentos e políticas para grupos residenciais é uma ferramenta de comunicação valiosa para o processamento eficiente das operações dentro do grupo residencial e para reduzir os intervalos de transmissão. Outro objetivo de um manual de políticas e procedimentos em uma casa coletiva é fornecer um guia de treinamento para os funcionários. Esses documentos reduzem o tempo e o esforço investidos no treinamento dos funcionários, facilitando o processo de integração.
Manuais de políticas e procedimentos que são atualizados e revisados de forma consistente para ajudar uma casa de grupo a cumprir suas obrigações com a lei. Por exemplo, uma política de segurança e saúde no trabalho clara ajudará qualquer administrador de domicílio em grupo a cumprir as obrigações impostas ao estabelecimento por lei.
Guia passo a passo sobre como redigir um manual de procedimentos e políticas para residências de grupos residenciais
Os Manuais de Política e Procedimento da Página Inicial do Grupo não são todos iguais. Cada Estado, Programa Medicaid, Órgão de Acreditação, etc., tem seu próprio conjunto de padrões para aderir. É importante distinguir cada fator. No entanto, para criar um manual de políticas e procedimentos que seja realmente capaz de fornecer um projeto para sua casa grupal e atender aos critérios acima, é importante realizar algumas etapas antes de escrever qualquer coisa.
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Tabela de conteúdo
- Conheça as necessidades e requisitos legais
- Quanto mais interessados, melhor
- A colaboração é fundamental
- Aproveite as ferramentas de GRC certas
Conheça as necessidades e requisitos legais
Lembre-se sempre de que há duas facetas importantes nas políticas e procedimentos – os requisitos legais e as partes que garantem que a visão da casa do grupo seja realizada. Observe que cada casa do grupo, assim como todas as outras empresas, tem suas próprias políticas que dependem do estilo de gestão e dos objetivos da casa do grupo.
Existem também muitas políticas e procedimentos que existem não por causa do que a casa do grupo deseja, mas porque a casa do grupo é legalmente obrigada a cumprir várias leis e regulamentos. Portanto, o primeiro passo é envolver um advogado, de preferência um advogado que tenha ou trabalhe com a organização.
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Quanto mais interessados, melhor
Assim como em ambientes normais de negócios, você pode encontrar funcionários ou voluntários tentando evitar ou contornar as políticas e procedimentos descritos no manual. A maioria das casas coletivas nos Estados Unidos simplesmente adverte seus funcionários por não seguirem as regras, mas isso não é suficiente.
O manual deve indicar a melhor abordagem para cada procedimento. Se os funcionários ou voluntários estão tentando ignorar ou contornar o manual, é um sinal de que o que está escrito no manual não é prático ou eficiente. A solução ideal para esse problema é envolver as partes interessadas na criação do manual.
Indivíduos que trabalham no nível do solo e na linha de frente têm algum conhecimento que as pessoas que trabalham em administração podem não ter. Se o manual for feito apenas com a contribuição da gerência, ele pode não expressar uma imagem precisa do ambiente de trabalho e pode haver situações em que o manual não é aplicável.
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A colaboração é fundamental
Tenha em mente que simplesmente envolver as partes interessadas na discussão não é suficiente. Também deve haver gerenciamento de fluxo de trabalho adequado, que permite que as pessoas colaborem. Um sistema de gerenciamento de documentos é muito importante. Observe que esses sistemas permitem que várias pessoas visualizem, revisem, editem e compartilhem o mesmo documento enquanto rastreiam as alterações feitas por todos.
Isso permite que as pessoas deixem comentários, façam edições e os deixem para aprovação e, de fato, colaborem na criação de um manual de política e procedimento que funcione para todos os participantes do grupo. Observe também que simplesmente enviar os documentos por e-mail e exigir que todos contribuam não funciona.
Normalmente, as pessoas não podem ver as atualizações conforme elas acontecem, portanto, é possível que duas pessoas façam edições conflitantes. Também é muito inconveniente e lento enviar e receber arquivos. Os sistemas de gerenciamento de documentos ajudam a limitar o envio de arquivos ou atualizações e permitem que as pessoas se concentrem em tornar melhor a versão mais recente do documento.
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Aproveite as ferramentas de GRC certas
Lembre-se sempre de que os manuais de políticas e procedimentos estão intrinsecamente ligados à governança, risco e gerenciamento de conformidade, portanto, existem várias ferramentas baseadas em GRC para gerenciamento de políticas e procedimentos. Observe que essas ferramentas vão além dos sistemas normais de gerenciamento de documentos, especialmente porque foram projetadas especificamente para serem usadas para gerenciar políticas e procedimentos.
Essas ferramentas não são difíceis de usar ou adquirir – as ferramentas baseadas em nuvem simplesmente precisam ser assinadas. Lembre-se de que o objetivo deve ser criar um manual que se torne um modelo para a missão e cultura ideal do lar do grupo.
Conclusão
As leis trabalhistas exigem que todas as empresas redigam políticas de funcionários e as apliquem de maneira uniforme para todos os funcionários. Um manual de políticas e procedimentos eficaz reflete as formas de comunicação do seu grupo domiciliar, a realização do serviço e aumenta a produtividade!
Ele permite que as pessoas trabalhem juntas para resolver problemas de negócios do dia a dia sem exigir envolvimento desnecessário da supervisão. Observe que o seu manual deve estar facilmente disponível em uma área designada ou online usando um sistema de gerenciamento de documentos.