Um manual de políticas e procedimentos é uma ferramenta fundamental que é muito útil se corretamente planejada e implementada. Políticas e procedimentos são necessários para uma variedade de fins, incluindo, mas não se limitando ao seguinte : conformidade com regulamentos, controles internos, requisitos operacionais, gestão de risco e eficiências contínuas.
Nos Estados Unidos, as instalações de vida assistida devem desenvolver e implementar políticas e procedimentos escritos para garantir que as instalações de vida assistida possam efetivamente e imediatamente regular todas as principais decisões, ações e princípios do estabelecimento.
Este documento tem como objetivo fornecer autoridade e orientação necessária para a instalação sobre tópicos como – critérios de admissão, práticas de contratação, contas bancárias, código de vestimenta, etc. Os procedimentos devem abordar o cuidado dos residentes que ocupam a instalação e todos os métodos usados para comunicar as políticas em ação para o funcionamento diário de uma organização.
Juntos, as políticas e procedimentos garantem que uma decisão realizada pela administração da unidade de vida assistida seja traduzida em etapas que resultem em um trabalho e comunicação eficazes. Observe que isso pode incluir verificações de bem-estar por funcionários de instalações de vida assistida para monitorar sinais de desidratação e lesões por calor; ou uma disposição para obter intervenção médica de serviços de emergência para residentes cuja segurança de vida esteja em risco.
Tenha em mente que todas as instalações de vida assistida devem manter as políticas e procedimentos escritos de uma maneira que os torne prontamente disponíveis no endereço físico do licenciado para revisão por uma entidade legalmente autorizada. Se as políticas e procedimentos forem mantidos em formato eletrônico, a equipe de vida assistida deve estar prontamente disponível para acessar as políticas e procedimentos e produzir as informações solicitadas.
Os manuais de políticas e procedimentos podem assumir uma variedade de formatos, desde uma visão geral das políticas das instalações até processos / procedimentos detalhados. Se não houver um manual formal, a melhor maneira de começar é com uma visão geral e, a seguir, documentar os detalhes específicos de cada área – como folha de pagamento, desembolsos, recibos, processo de fechamento mensal, etc.
Cada estabelecimento enfrenta dificuldades no fluxo de trabalho do seu ciclo de negócios e exige documentação da sua metodologia estruturada, enquadramento da filosofia dos estabelecimentos, da sua missão e visão que lhe garanta visibilidade. Observe que este é o propósito de um manual de políticas e procedimentos.
4 etapas a serem seguidas antes de redigir um manual de procedimentos e políticas de residências assistidas
Escrever um manual de políticas e procedimentos para uma unidade de vida assistida é uma tarefa complicada, mas importante. Lembre-se sempre de que este manual deve ser feito para garantir que as instalações e todos os funcionários se comportem de maneira legal, ética e consciente de conformidade. Observe também que esses manuais são consultados assim que um funcionário fica confuso sobre como dar um passo ou tomar uma decisão, portanto, é imperativo acertá-los.
Essas políticas e procedimentos podem variar de uma instalação para outra, portanto não há um modelo que cada instalação possa simplesmente copiar e usar. Para criar um manual de políticas e procedimentos que seja realmente capaz de fornecer um plano para a cultura de instituições de vida assistida, é pertinente dar alguns passos antes de escrever qualquer coisa.
Tabela de conteúdo
- 1. Conheça suas necessidades e requisitos legais
- 2. Envolva as partes interessadas
- 3. A colaboração é crucial
- 4. Aproveite as ferramentas certas
1. Conheça suas necessidades e requisitos legais
Existem duas facetas importantes das políticas e procedimentos – os requisitos legais e as partes que garantem que a visão da instalação seja seguida. Observe que cada unidade de saúde tem suas próprias políticas que dependem do estilo de gestão e dos objetivos do estabelecimento.
No entanto, também existem muitas políticas e procedimentos que existem não devido ao que a instalação deseja, mas porque a instalação é legalmente obrigada a cumprir várias leis e regulamentos. Portanto, é imperativo que você envolva um advogado, de preferência um advogado que tenha ou trabalhe em sua unidade de vida assistida. Observe também que os advogados locais estarão mais familiarizados com as leis relativas ao seu estabelecimento de saúde e serão capazes de fornecer consultoria sobre a criação do manual.
2. Envolva as partes interessadas
Não apenas para Residências Assistidas, os funcionários de outras áreas também tentam evitar ou contornar as políticas e procedimentos descritos no manual. É por isso que a maioria das empresas simplesmente repreende o funcionário por não seguir as regras, mas isso não é suficiente.
Em teoria, o manual deve listar a abordagem das melhores práticas para cada procedimento. Uma vez que os funcionários tentam ignorar ou contornar o manual, é um sinal de que o que está escrito no manual não é prático ou eficiente.
Portanto, é imperativo incluir mais partes interessadas na discussão sobre a criação do manual. Enfermeiros que trabalham no nível do solo e na linha de frente têm percepções que as pessoas que trabalham em administração podem não ter. Lembre-se de que, se o manual for feito apenas com a contribuição da administração, ele pode não expressar uma imagem precisa do ambiente de trabalho e pode haver situações em que o manual não seja aplicável.
3. A colaboração é crucial
Observe também que incluir todas as partes interessadas na discussão basicamente não é suficiente. Também é necessário haver gerenciamento de fluxo de trabalho adequado, o que dá às pessoas a plataforma para colaborar. É necessário um sistema de gerenciamento de documentos.
Esses sistemas podem permitir que várias pessoas visualizem, revisem, editem e compartilhem o mesmo documento enquanto rastreiam as alterações feitas por todos. Observe também que ele permite que as pessoas deixem comentários, façam edições e depois deixem para aprovação e colaborem efetivamente na criação de um manual de políticas e procedimentos que funcione para todas as partes interessadas da instalação.
Observe também que apenas encaminhar os documentos por e-mail e pedir que todos contribuam não funciona. As pessoas não podem ver as atualizações conforme elas acontecem, então é possível que duas pessoas façam edições conflitantes. Além disso, é muito inconveniente e lento enviar e receber arquivos. Os sistemas de gerenciamento de documentos podem ser usados para eliminar a necessidade de enviar arquivos ou atualizações completamente e permite que as pessoas se concentrem em tornar melhor a versão mais recente do documento.
4. Aproveite as ferramentas certas
Tenha em mente que os manuais de políticas e procedimentos estão intrinsecamente ligados à governança, risco e gerenciamento de conformidade, portanto, existem muitas ferramentas baseadas em GRC para gerenciamento de políticas e procedimentos. Observe que essas ferramentas vão além dos sistemas normais de gerenciamento de documentos, especialmente porque foram projetadas especificamente para serem usadas para gerenciar políticas e procedimentos. Essas ferramentas não são difíceis de usar ou adquirir – as ferramentas baseadas em nuvem simplesmente precisam ser assinadas.
Conclusão
Um manual de políticas e procedimentos eficazes reflete o método de comunicação de uma unidade de vida assistida, a execução do serviço e aumenta a produtividade do funcionário. Ele permite que as pessoas trabalhem juntas para resolver problemas do dia-a-dia sem exigir envolvimento desnecessário da supervisão.
Formalizar políticas e procedimentos pode parecer uma grande tarefa, mas vale a pena o esforço. Lembre-se de que essas políticas não são imutáveis, mas sim dinâmicas e devem ser atualizadas de tempos em tempos conforme a necessidade de mudanças.