Sim, os depósitos do bufê são reembolsáveis e o bufê deve incluir uma política clara de reembolso e cancelamento. No entanto, em termos de reembolso de depósitos, pode haver uma escala móvel para o valor a ser reembolsado no que se refere ao cancelamento do evento .
Em que condições os depósitos de catering podem ser reembolsados?
O reembolso padrão para um cancelamento é o valor total do depósito se o cliente cancelar no prazo de um mês após o evento. Porém, se o cliente cancelar até 11 dias antes do evento, o reembolso padrão é de 50% do depósito original. Observe também que se o cliente cancelar 10 dias antes do evento, o cliente não receberá reembolso.
No entanto, os fornecedores são sempre aconselhados a criar suas próprias políticas de reembolso e, ao mesmo tempo, manter os padrões do setor em mente. Se, como fornecedor, você sempre compra determinados ingredientes ou suprimentos com um mês de antecedência, adie a data da política de reembolso para acomodar isso.
A realidade é que, assim que um cliente reserva com você, você começa a trabalhar naquele evento. A maioria dos fornecedores tende a bloquear esse local e até recusar outros eventos porque sua agenda está cheia. Você faz plantas baixas, organiza reuniões de equipe, encomenda equipamentos e, mais ou menos, até mesmo encomenda comida. É provável que, como fornecedor, você já tenha feito um investimento financeiro substancial em eventos para clientes que estão cancelando neste momento.
É pertinente que sua equipe jurídica verifique o seu contrato e o aconselhe sobre o que você precisa fazer contratualmente, e também discuta quaisquer casos específicos em que você possa estar considerando agir fora do seu contrato. Em alguns casos, o contrato pode ter uma cláusula que permite realizar uma auditoria de cada evento que está sendo cancelado e reembolsar o saldo remanescente ou usá-lo para um evento futuro.
No entanto, se você não puder oferecer um reembolso, observe que ser transparente sobre seus processos e por que o dinheiro não está disponível para reembolso ajudará o cliente a entender que ele deve pagar, mesmo em caso de cancelamento.
Além disso, se sua equipe jurídica autorizar você a fazer uma oferta fora de suas obrigações contratuais, certifique-se de considerar suas finanças e o modelo de negócios geral para encontrar maneiras de oferecer valor extra a seus clientes sem prejudicar seus resultados financeiros.
Não se esqueça de que seu objetivo como fornecedor é torná-los gratos por terem tido uma conversa difícil com você, mesmo que eles não tenham conseguido exatamente o que queriam (ou seja, um reembolso). E sempre certifique-se de que sua política de depósito seja projetada para proteger sua empresa de catering contra perdas.
Tabela de conteúdo
- 5 fatores a serem considerados ao escrever um contrato de catering
- 1. Reúna todas as informações necessárias
- 2. Conheça e descreva as despesas
- 3. Taxa e método de pagamento
- 4. Abra espaço para as necessidades
- 5. Litígio
5 fatores a serem considerados ao escrever um contrato de catering
Quando você aceita um novo cliente em seu negócio de catering, um acordo verbal nunca é suficiente. Você precisa de um contrato de catering por escrito para declarar explicitamente os termos e condições do seu serviço. O contrato será a fonte certa se surgir uma disputa.
Portanto, ao redigir o seu contrato de catering, certifique-se sempre de analisar e gerenciar todas as expectativas do serviço de alimentação, procedimentos, taxas, questões de responsabilidade e datas de entrega para o seu negócio de catering. Aqui estão as etapas a serem consideradas ao firmar um contrato de catering nos Estados Unidos.
1. Reúna todas as informações necessárias
Primeiro reúna detalhes importantes do cliente, necessários para executar e redigir o contrato de catering. Elabore um formulário que solicite as seguintes informações do cliente: o nome do cliente, endereço, número de telefone e endereço de e-mail, a data da função e local específico, a hora de início da função e duração prevista, e o número de convidados esperados – adultos, crianças, e fornecedores como fotógrafos e DJs. Lembre-se também de incluir essas informações nos primeiros parágrafos do contrato, conforme apropriado, e depois guarde o formulário para referência futura.
2. Conheça e descreva as despesas
Certifique-se de incluir uma análise detalhada dos custos de alimentos e outros serviços que fornecerá como serviços ao seu cliente.
Para evitar problemas entre você e seu cliente, forneça as seguintes informações: a proporção de funcionários e servidores para hóspedes, o menu e tipo de serviço prestado (buffet, jantar à mesa ou uma combinação de serviços), o custo por hora tarifa para o pessoal, o tipo de bebidas servidas e quaisquer outros detalhes pertinentes do evento, bem como o custo total estimado do evento.
Indique explicitamente todos os custos de serviço de alimentação por pessoa, aluguéis, incluindo aluguel de instalações, taxas de instalação, taxas de limpeza, taxas de horas extras, tamanho das porções, taxas para hóspedes adicionais e encargos de contas inadimplentes. Lembre-se também de todos os pedidos e serviços especiais, como alimentos flamejantes ou construção e vazamento de torres de champanhe, e quaisquer taxas associadas. Se o cliente pretende fornecer bebidas alcoólicas, o contrato deve incluir qualquer taxa de corkage.
3. Taxa e método de pagamento
Certifique-se de adicionar um acordo de taxas ao contrato que inclui todos os custos mencionados acima, bem como impostos e gratificações. Essa mesma cláusula deve incluir um cronograma de pagamento. Os contratos de fornecimento padrão incluem um pagamento inicial ou taxa de retenção para cobrir os custos básicos da alimentação e iniciar o acordo.
Observe também que o pagamento final do preço estimado geralmente é esperado no máximo três dias úteis antes do evento – a data exata deve ser especificada em seu contrato.
Não se esqueça de indicar uma data logo após o evento para o acerto final de cobranças como hóspedes extras, horas extras, quebra, etc. Certifique-se de que seu contrato declare explicitamente sua política em relação às formas de pagamento aceitáveis, como dinheiro, cartão de crédito, cheque ou certificado fundos, para os seus serviços de catering.
4. Abra espaço para as necessidades
Lembre-se de que os detalhes do evento podem mudar inesperadamente e você deve negociar os termos de reembolso ou cancelamento do contrato de catering. Observe que a adição de uma cláusula descrevendo a rescisão do contrato protege o proprietário do serviço de bufê e o cliente de responsabilidades e taxas contínuas. De referir ainda os termos relativos ao reembolso da caução ou avaliação de encargos adicionais para rescisão do contrato de restauração.
5. Litígio
Indique explicitamente as etapas necessárias para uma quebra de contrato e, antes de assinar o acordo, certifique-se de que ambas as partes estejam cientes de quem é o responsável pelos honorários advocatícios em caso de ação judicial. Além disso, inclua a opção de buscar mediação para resolução de conflitos se desejar evitar custas judiciais caras.
Conclusão
Os depósitos de catering são reembolsáveis nos Estados Unidos, no entanto, ao estimar seus depósitos, você precisa ter um entendimento firme de quanto o evento vai custar – custos de alimentação, mão de obra e taxas de aluguel – e quanto sua empresa perderá se o evento for cancelado no último minuto . Lembre-se sempre de ajustar o valor do depósito de acordo com o que o mercado permite em sua área e de comparar seus requisitos de depósito com os de outros fornecedores da área.
Em alguns casos, você pode encontrar uma política de cobrar 10% para reservar e 50% ao mês de antecedência adequada, ou cobrar um terço do preço como um depósito. Não se esqueça de incluir as informações de pagamento final – o padrão da indústria é coletar todo o saldo um mês antes do evento.