Os meandros da gestão de estoque

O que é gerenciamento de estoque?

O gerenciamento de estoque refere-se ao processo de solicitar, armazenar e usar o estoque de uma empresa. Isso inclui o gerenciamento de matérias-primas, componentes e produtos acabados, bem como o armazenamento e processamento desses itens.

Para empresas com cadeias de suprimentos e processos de manufatura complexos, é especialmente difícil equilibrar os riscos de excesso e escassez de estoque. Para atingir esses equilíbrios, as empresas desenvolveram dois métodos principais de gerenciamento de estoque: just-in-time (JIT) e planejamento de requisitos de materiais (MRP).

Como funciona o gerenciamento de estoque

O estoque de uma empresa é um de seus ativos mais valiosos. No varejo, manufatura, serviços de alimentação e outros setores com uso intensivo de estoque, os insumos e produtos acabados de uma empresa são o centro de seus negócios. A falta de estoque quando e onde é necessário pode ser extremamente prejudicial.

Ao mesmo tempo, o estoque pode ser considerado um passivo (se não no sentido contábil). Um grande estoque traz o risco de deterioração, roubo, dano ou mudanças na demanda. O estoque deve ser segurado e, se não for vendido a tempo, pode ter que ser descartado a preços de liberação – ou simplesmente destruído.

Por esses motivos, o gerenciamento de estoque é importante para empresas de qualquer tamanho. Saber quando reabastecer o estoque, quanto comprar ou produzir, que preço pagar – bem como quando vender e a que preço – pode facilmente se tornar uma decisão complexa. As pequenas empresas geralmente controlam o estoque manualmente e determinam os pontos e quantidades para fazer novos pedidos usando fórmulas do Excel. As empresas maiores usarão software especializado de planejamento de recursos empresariais (ERP). As maiores corporações usam aplicativos de software como serviço (SaaS) altamente personalizados.

As estratégias de gerenciamento de estoque adequadas variam de acordo com o setor. Um depósito de óleo é capaz de armazenar grandes quantidades de estoque por longos períodos de tempo, permitindo que ele aguarde o aumento da demanda. Embora armazenar petróleo seja caro e arriscado – um incêndio no Reino Unido em 2005 resultou em milhões de libras em danos e multas – não há risco de o estoque estragar ou sair de moda. Para empresas que lidam com bens perecíveis ou produtos para os quais a demanda é extremamente sensível ao tempo – calendários de 2019 ou itens de moda rápida, por exemplo – ficar no estoque não é uma opção, e julgar mal o tempo ou as quantidades de pedidos pode ser caro.

Contabilidade de Estoque

O estoque representa um ativo circulante, uma vez que uma empresa normalmente pretende vender seus produtos acabados em um curto período de tempo, normalmente um ano. O estoque deve ser contado ou medido fisicamente antes de ser colocado no balanço patrimonial. As empresas normalmente mantêm sistemas sofisticados de gerenciamento de estoque, capazes de rastrear os níveis de estoque em tempo real. O estoque é contabilizado usando um de três métodos: cálculo de custos primeiro a entrar, primeiro a sair (FIFO); custo do último a entrar, primeiro a sair (UEPS); ou custo médio ponderado.

Uma conta de inventário normalmente consiste em quatro categorias distintas: 

1. Matéria prima
2. Trabalho em andamento
3. Bens acabados
4. Mercadoria

As matérias-primas representam vários materiais que uma empresa adquire para seu processo de produção. Esses materiais devem passar por um trabalho significativo antes que uma empresa possa transformá-los em um produto acabado e pronto para a venda.

Obras em processo representam matérias-primas em processo de transformação em um produto acabado. Produtos acabados são produtos concluídos prontamente disponíveis para venda aos clientes de uma empresa. Mercadoria representa produtos acabados que uma empresa compra de um fornecedor para revenda futura.

Métodos de gerenciamento de estoque

Dependendo do tipo de negócio ou produto que está sendo analisado, uma empresa usará vários métodos de gerenciamento de estoque. Alguns desses métodos de gerenciamento incluem fabricação just-in-time (JIT), planejamento de requisitos de materiais (MRP), quantidade de pedido econômico (EOQ) e vendas diárias de estoque (DSI).

Gestão Just-in-Time

A fabricação just-in-time (JIT) teve origem no Japão nas décadas de 1960 e 1970. A Toyota Motor (TM) foi a que mais contribuiu para o seu desenvolvimento,  o método permite às empresas economizar quantias significativas de dinheiro e reduzir o desperdício, mantendo apenas o estoque de que precisam para produzir e vender os produtos. Essa abordagem reduz os custos de armazenamento e seguro, bem como o custo de liquidação ou descarte de estoque em excesso.

O gerenciamento de estoque JIT pode ser arriscado. Se a demanda aumentar inesperadamente, o fabricante pode não conseguir suprir o estoque de que precisa para atender a essa demanda, prejudicando sua reputação com os clientes e direcionando os negócios para os concorrentes. Mesmo os menores atrasos podem ser problemáticos; se uma entrada importante não chegar “bem a tempo”, pode ocorrer um gargalo.

Planejamento de Requisitos de Materiais

O método de gerenciamento de estoque MRP (planejamento de requisitos de materiais) depende da previsão de vendas, o que significa que os fabricantes devem ter registros de vendas precisos para permitir um planejamento preciso das necessidades de estoque e comunicar essas necessidades aos fornecedores de materiais em tempo hábil. Por exemplo, um fabricante de esqui usando um sistema de inventário MRP pode garantir que materiais como plástico, fibra de vidro, madeira e alumínio estejam em estoque com base nos pedidos previstos. A incapacidade de prever as vendas com precisão e planejar as aquisições de estoque resulta na incapacidade do fabricante de atender aos pedidos.

Quantidade de pedido econômico

O modelo de quantidade de pedido econômico (EOQ) é usado no gerenciamento de estoque, calculando o número de unidades que uma empresa deve adicionar ao seu estoque com cada pedido de lote para reduzir os custos totais de seu estoque, enquanto assume a demanda constante do consumidor. Os custos de estoque no modelo incluem custos de manutenção e configuração.

O modelo EOQ visa garantir que a quantidade certa de estoque seja solicitada por lote, para que a empresa não tenha que fazer pedidos com muita frequência e não haja excesso de estoque disponível. Ele pressupõe que haja uma compensação entre os custos de manutenção de estoque e os custos de configuração de estoque, e os custos totais de estoque são minimizados quando os custos de configuração e de manutenção são minimizados.

Dias de Vendas de Estoque

Dias de vendas de estoque (DSI) é um índice financeiro que indica o tempo médio em dias que uma empresa leva para transformar seu estoque, incluindo mercadorias que são um trabalho em andamento, em vendas.

DSI também é conhecido como a idade média do estoque, dias de estoque pendentes (DIO), dias de estoque (DII), dias de vendas  em  estoque ou dias de estoque e é interpretado de várias maneiras. Indicando a liquidez do estoque, a figura representa quantos dias vai durar o estoque atual de uma empresa. Geralmente, um DSI mais baixo é preferido, pois indica uma duração mais curta para limpar o inventário, embora o DSI médio varie de um setor para outro.

Análise Qualitativa de Estoque

Existem outros métodos para analisar o estoque. Se uma empresa muda freqüentemente seu método de contabilidade de estoque sem uma justificativa razoável, é provável que sua administração esteja tentando pintar um quadro mais brilhante de seu negócio do que o verdadeiro. A SEC exige que as empresas públicas divulguem a reserva LIFO que pode fazer estoques sob o custo LIFO comparável ao custo do PEPS.

Baixas frequentes de estoque podem indicar problemas da empresa com a venda de seus produtos acabados ou obsolescência de estoque. Isso também pode levantar bandeiras vermelhas com a capacidade da empresa de se manter competitiva e fabricar produtos que atraem os consumidores daqui para frente.