Pode ser tentador jogar fora a papelada que você acha que simplesmente não precisa mais, mas suas declarações fiscais e documentos relacionados são importantes para manter. Você precisará deles se o IRS quiser revisar suas informações, e declarações de impostos antigas também podem ser úteis para vários outros fins, como verificar a renda quando estiver solicitando um empréstimo. Você vai querer mantê-los por alguns anos, pelo menos.
Quanto tempo você deve manter os retornos do IRS?
As declarações de impostos e documentos relacionados devem ser retidos pelo menos enquanto o IRS ou uma autoridade tributária estadual tiver permissão para auditar essa declaração. Este período de tempo é conhecido como estatuto de limitações.
Geralmente, decorrem três anos a partir da data em que a declaração de imposto de renda foi realmente apresentada para as declarações federais ou três anos a partir do prazo de 15 de abril se a declaração foi feita antes do prazo. No entanto, os prazos especiais aplicam-se a determinados cenários, como se você não relatou sua renda, não apresentou nenhuma declaração ou se você reivindicou uma dedução fiscal à qual realmente não tem direito.
O IRS fornece uma lista completa dessas circunstâncias em seu site.
O IRS indica que pode demorar mais de três anos para auditar um retorno se encontrar um “erro substancial”. Ele diz que “geralmente” não data de mais de seis anos, no entanto.
Manter declarações fiscais estaduais
Cada estado tem seu próprio estatuto de limitações para auditorias. Muitos estados seguem o período federal de três anos, mas outros têm períodos mais longos.
Por exemplo, Montana tem uma janela de auditoria de três a seis anos.O estado reflete mais ou menos as regras do IRS. São quatro anos em Nova Jersey. Verifique com o Departamento do Tesouro do seu estado para ter certeza.
O que você deve manter
Guarde todos os documentos relacionados à renda, deduções ou créditos que você informou e reivindicou em sua devolução, junto com uma cópia de sua declaração de imposto de renda. Isso inclui cópias de seus formulários W-2, 1099s, cartas de reconhecimento de doações de caridade e recibos de despesas dedutíveis de impostos.
Os autônomos também devem manter cópias de seus registros contábeis, como extratos bancários, declarações de lucros e perdas ou um backup de seus dados de um software de contabilidade.
Você também pode querer manter todos os documentos sobre imóveis, ativos comerciais, ações, títulos ou outros ativos que você possui pelo tempo que você os possui e, em seguida, por mais três anos ou até mais após o ativo ser vendido. Você precisará desses registros para calcular a base de custo e ganho ou perda para qualquer imposto sobre ganhos de capital.
Mantenha cópias de toda a documentação relativa à sua cobertura de saúde e de seus dependentes. Não há mais uma penalidade de imposto por não manter a cobertura, mas todos os outros requisitos da Lei de Cuidados Acessíveis permanecem em vigor.
Quando é hora de descartar
Faça algumas verificações finais antes de começar a jogar fora antigos documentos fiscais e financeiros.
Sua declaração de previdência social
Verifique sua declaração de Seguro Social e compare seus ganhos com as informações em seus W-2s e declarações fiscais. Você pode solicitar um para a Administração da Previdência Social se não tiver recebido uma declaração da Previdência Social recentemente ou se a tiver perdido.
De vez em quando, a renda de seu W-2 ou seus impostos de trabalho autônomo não aparecem em sua declaração de Seguro Social. O SSA possui procedimentos em vigor para ajudá-lo a corrigir quaisquer erros que possa encontrar.
A data em que você arquivou
Verifique a data em que apresentou sua declaração de imposto de renda. Certifique-se de que já se passaram pelo menos três anos após a declaração de imposto de renda antes de descartá-la.
Solicite um registro de conta
Ligue para o IRS e peça um “Registro de Conta” para um determinado ano fiscal. Às vezes, ajustes são feitos nas declarações de impostos depois de arquivadas e você pode não saber ou pode ter esquecido. Esta é uma oportunidade para se certificar de que quaisquer problemas de IRS para um determinado ano fiscal foram resolvidos antes de deitar fora a sua documentação importante.
Seu contador ou fiscal pode solicitar seu registro de conta e ajudá-lo a entender esta impressão do IRS.
Digitalize seus documentos
Digitalize seus documentos fiscais e salve-os em um CD-ROM ou unidade flash, mesmo que você jogue fora as cópias em papel. As cópias digitalizadas dos seus documentos ocupam muito menos espaço do que os arquivos em papel.
Sempre destrua seus antigos documentos fiscais e financeiros. Você não quer que ninguém tenha acesso às suas informações de identificação.
Como você deve manter tudo
Digitalizar e salvar em seu disco rígido economiza espaço, mas as declarações de impostos e documentos relacionados também podem ser mantidos de várias outras maneiras:
- Arquivos em papel organizados por ano com declarações de impostos e documentos relacionados, todos na mesma pasta.
- Use um arquivo de acordeão ou uma caixa para cada ano.
- Mantenha arquivos separados para seus ativos de longo prazo.
- Faça CD-ROMs ou pen drives com seus documentos mais valiosos e coloque-os em um cofre.
NOTA: As leis fiscais mudam periodicamente. Você deve sempre consultar um profissional da área tributária para obter os conselhos mais atualizados. As informações contidas neste artigo não se destinam a aconselhamento fiscal e não substituem o aconselhamento fiscal.