Principais ferramentas para planejamento de recursos empresariais ERP

Publicado por Javier Ricardo - 16 fevereiro, 2021


O Enterprise Resource Planning (ERP) é uma metodologia orientada a processos que integra sistemas utilizados por diferentes departamentos de uma empresa, permitindo um fluxo fácil e uniforme de informações sob controles definidos, auxiliado pelo uso de aplicativos de software e melhores práticas definidas. 


Este artigo descreve as ferramentas utilizadas no ERP e suas características para as várias funções que atendem.
Para entender melhor as ferramentas, vamos começar com os requisitos funcionais.

O que é necessário em um sistema ERP?


Qualquer sistema ERP basicamente precisa atender aos seguintes requisitos funcionais.

  • Deve ser um sistema unificado, com aplicativos e interfaces fáceis de usar, que funcione perfeitamente em vários departamentos com o acesso controlado necessário
  • Um banco de dados comum (ou bancos de dados múltiplos, mas compartilhados) acessível por meio de diferentes aplicativos
  • Utilitários de pesquisa e relatórios para gerar relatórios com base em vários parâmetros (como “todos os pedidos não enviados de ontem na categoria ‘brinquedos'”)
  • Escalabilidade, personalização e fácil integração de módulos ad hoc, conforme necessário

As ferramentas que atendem aos requisitos de ERP :


Para atender às necessidades dos requisitos funcionais acima mencionados, as seguintes ferramentas e aplicativos são obrigatoriamente integrados ao sistema ERP.

Gerenciamento de banco de dados / Data Warehouse / Ferramentas de gerenciamento de informações :


O armazenamento de dados e o gerenciamento de informações com fluxo de trabalho estabelecido em diferentes departamentos e funções são a espinha dorsal de qualquer sistema ERP.
Várias soluções e ferramentas estão disponíveis para armazenamento de dados, que incluem bancos de dados relacionais de empresas como Oracle, Sybase, DB2 e ofertas gratuitas de código aberto como Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby, etc. Outras ferramentas de gerenciamento de informações podem incluir Content Management Systems (CMS) e aplicativos de repositório.


Dependendo do setor e das funções exigidas, um apropriado precisa ser selecionado.
Um fabricante pode considerar um banco de dados transacional como Oracle ou MySQL mais relevante à medida que os dados baseados em transações passam por diferentes status (da fabricação ao estoque, captura de pedido, venda e fornecimento). Por outro lado, uma empresa de redação de conteúdo online pode encontrar um sistema de repositório CMS com controle de versão mais adequado para suas necessidades.


O banco de dados ou repositório pode ser um único centralizado ou múltiplo com fluxo automático de dados de um banco de dados para outro.
O fluxo de trabalho definido garante a movimentação contínua de dados. Os bancos de dados podem ser hospedados localmente ou remotamente, ou até mesmo na nuvem. 


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Aplicativos e interfaces com controle de permissão adequado :
  


O armazenamento e gerenciamento de dados requer acesso somente leitura ou edição para processar os dados.
Depois que os itens são fabricados, eles precisam ser marcados como estoque pronto. O departamento de gestão de estoque então o atualiza como pronto para venda. Após uma compra, o item deve ser atualizado para o status vendido e assim por diante. Para isso, aplicativos e interfaces fáceis de usar fazem parte integrante de qualquer sistema ERP que também tenha controles e permissões definidos. Por exemplo, uma vez que um item é marcado como vendido, apenas os operadores do departamento de logística devem ser capazes de atualizá-lo ainda mais, enquanto os do departamento de manufatura ou estoque devem ter acesso somente visualização.


Da mesma forma, para uma ferramenta de ERP de redação de conteúdo, uma vez que um redator envia o conteúdo ao editor para revisão, apenas o editor deve ser capaz de modificá-lo, para evitar duplicações e conflitos de conteúdo.


Para permitir que tais controles, aplicativos e interfaces baseados em permissão sejam integrados, qualquer solução ERP que pode ser baseada em navegador, instalações de desktop ou aplicativos para tablets / celulares.
Uma equipe de manufatura em um local estacionário preferirá uma interface baseada em desktop, enquanto uma equipe de vendas constantemente em movimento se beneficiará de uma interface baseada em navegador ou aplicativo móvel.

·          Ferramenta de Gerenciamento de Fluxo de Trabalho :


Um sistema ERP é constituído por vários módulos e repositórios de dados onde as atualizações e ações de dados seguem uma sequência definida logicamente com base nas necessidades do negócio.
Isso constitui o fluxo de trabalho. O fluxo de trabalho pode ser considerado como a mente controlando as várias funções do corpo (fluxo de sangue, ar, comida e outros suprimentos, movimento de partes do corpo, etc.). Um fluxo de trabalho claramente definido com acesso apropriado em vários níveis é a parte necessária de qualquer solução ERP.


As ferramentas comumente usadas implementadas na estrutura de ERP incluem Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM, etc.

·          Ferramenta / Painel de Relatórios :


Geração de relatórios em nível de gerenciamento, nível de departamento, nível de equipe ou nível individual é outro requisito importante para um sistema ERP.
Geralmente está disponível em um formulário de painel (com uma visualização de dados em tempo real – mostrando informações como pedidos recebidos, mas ainda não enviados, pagamentos falhados da última semana, etc.) ou relatórios personalizáveis ​​gerados em palavras ou dados comuns edição de aplicativos como planilhas.


A maioria das ferramentas de relatórios e painéis operam em tempo real (ou com um intervalo mínimo de tempo).
Como os aplicativos usados ​​pelos departamentos para atualizações de dados, essas ferramentas de relatório / visualizações do painel estão disponíveis como instalações baseadas em navegador ou em desktop. Eles também incluem recursos de relatório de fim de dia, oferecendo relatórios por e-mail com tabelas / gráficos / tabelas como anexos do Microsoft Excel ou Word.


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Ferramentas de comunicação :
    


Em qualquer sistema que funcione em vários departamentos, a comunicação é obrigatória.
Os sistemas ERP facilitam isso, oferecendo ferramentas para geração de correio automatizado baseado em ação, mensagens instantâneas, bate-papo ou recursos gerais de transmissão em nível individual e de grupo. Digamos que uma vez que um pedido seja marcado como “Pronto para Enviar”, uma mala direta automática deve ser acionada para o departamento de logística para iniciar o processo de envio; Ou, se a cozinha de uma pizzaria apresentar problemas, uma mensagem geral de transmissão pode ser enviada a todos os outros departamentos para interromper o recebimento de novos pedidos.


Outras funções de mensagens instantâneas (como as do Lync, Chatter ou Yammer) são incorporadas para permitir uma comunicação fácil e instantânea.


Além das ferramentas acima, que são parte integrante de qualquer sistema ERP, existem outras que podem ser integradas conforme necessário:

·          Ferramentas analíticas :


Muitas ferramentas analíticas podem ser integradas ao sistema ERP para inteligência de negócios, análise preditiva, mineração de dados e análises relacionadas.
Essas ferramentas analíticas são usadas para obter insights valiosos para a criação de decisões de negócios estratégicas com base nos dados disponíveis (como rastrear o comportamento do consumidor em relação às compras de fim de ano, resultados comparativos para produtos em prateleiras vermelhas com mais vendas do que aqueles em prateleiras azuis, etc.)


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Ferramentas de Alocação de Recursos e Agendamento de Tarefas :
         


Os sistemas ERP também podem integrar ferramentas para alocar recursos entre departamentos e tarefas (para indústrias de mão de obra intensiva).
Essas ferramentas funcionam com base no princípio simples de tempo definido para uma tarefa / projeto em relação ao cronograma de disponibilidade de recursos. Na conclusão da tarefa, o recurso recebe automaticamente uma nova tarefa correspondente às suas habilidades ou é colocado em um pool para a próxima atribuição. As ferramentas têm funcionalidade para intervenção manual no nível do supervisor no caso de uma tarefa atrasar. Os benefícios incluem visibilidade clara sobre a carga de trabalho atual e futura, utilização ideal de recursos, exploração de possibilidades para automação, etc.


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Outros recursos adicionais : Os sistemas ERP podem integrar módulos de Gestão de Recursos Humanos, Gestão de Projetos, Sistemas de Controle de Tempo, Gestão de Documentos, etc., de acordo com as necessidades do negócio. Há um grande número de ferramentas disponíveis específicas para cada setor e tipo de função, e os fornecedores de ERP fornecem assistência aos clientes interessados ​​na seleção da melhor opção. A Internet está sempre disponível para autoajuda na obtenção das informações necessárias.

The Bottom Line :


O ERP é uma estrutura complexa de implementação e geralmente precisa de um fornecedor dedicado para implementação.
Dois grandes gargalos identificados com as implementações de ERP são os custos elevados e o não cumprimento das melhores práticas. Embora o custo possa ser mitigado até certo ponto pela avaliação cuidadosa de diferentes fornecedores e avaliação de ferramentas de código aberto gratuitas, o outro desafio de falhas devido à falta de adesão às práticas recomendadas pode ser mitigado por treinamento direcionado aos funcionários. A avaliação adequada nos estágios iniciais, a parceria com fornecedores com a experiência certa e a clareza sobre os requisitos desde o início ajudarão a uma implementação eficiente e bem-sucedida de ferramentas ERP. (Para leituras relacionadas, consulte “Estudos de caso de planejamento de recursos empresariais bem-sucedidos”)