Cobrar multas por atraso em faturas vencidas pode parecer uma decisão pequena, mas pode ser angustiante. Entender o que está por trás do atraso no pagamento pode ajudá-lo a saber se deve pagar o valor ao cliente ou estabelecer novas estratégias de faturamento.
No entanto, quando uma conta está vencida ou um pagamento está atrasado, as empresas no Canadá podem cobrar juros compostos mensalmente à taxa média do banco mais 3% da data de vencimento até o dia anterior à data em que o pagamento é recebido.
Mesmo que possa ser muito tentador aplicar taxas de atraso em uma fatura que não foi paga, é muito pertinente ter cuidado. Observe que você só pode cobrar taxas de atraso ou juros se o contrato original de produtos e serviços permitir. Ao redigir seu contrato, certifique-se sempre de declarar explicitamente o valor das taxas atrasadas que podem ser cobradas (geralmente uma porcentagem do saldo pendente acumulado mensalmente) e mencione também o período de tempo que rege as taxas atrasadas.
Mesmo se você for obrigado por lei a cobrar as taxas atrasadas, você pode descobrir que realmente é pago mais rapidamente se oferecer ao cliente incentivos para o pagamento (como um desconto se o pagamento for recebido dentro de um curto período de tempo), em vez de ameaçar o pena de multas por atraso. Você também não pode realmente prever se as taxas atrasadas irão forçar um cliente a desembolsar o dinheiro que ele deve a você se você não souber por que o cliente está pagando com atraso.
Se o seu cliente contratou os serviços, mas não pode pagar, lembre-se de que as circunstâncias podem determinar sua resposta. Talvez o cliente tenha passado por uma fase difícil temporária e tudo o que seja necessário é um plano de pagamento razoável. Se esse mesmo cliente continuar a pagar com atraso, porém, você pode explicar educadamente que não trabalha de graça e seguir em frente.
Além disso, observe que alguns clientes pagam tarde porque podem. Se você for uma pequena empresa, os grandes clientes podem perceber que possuem todos os cartões e reter o pagamento apenas por causa disso. Outros podem simplesmente ver sua fatura como de baixa prioridade. Em ambos os casos, você pode ter que lembrar seus clientes de que você não está no ramo de concessão de crédito. Esteja sempre pronto para dispensar esses clientes.
Finalmente, alguns clientes se recusam a pagar porque estão com raiva. Nesse caso, a tentação pode ser agravar o conflito, mas, na verdade, você deve fazer o oposto. Dedique um tempo para descobrir por que o cliente está zangado e saia do seu caminho para resolver o problema. Você pode até optar por dar ao cliente um desconto à vista – o que pode valer a pena se você mantiver o negócio e a boa vontade do cliente.
Cobrar taxas atrasadas não é a única forma de lidar com contas inadimplentes ou faturas vencidas. Observe que, ao organizar seu processo de cobrança e designar um funcionário como ponto de contato para chegar aos clientes atrasados, você poderá fazer acordos de pagamento. Você também pode criar um script para ajudar seus representantes de coleção a serem consistentes e certificar-se de que documentem totalmente cada contato com o cliente.
A atribuição de multas por atraso nem sempre é a melhor escolha possível quando você está tentando receber o pagamento de uma fatura inadimplente. Estabeleça protocolos e procedimentos de pagamento com antecedência e tente outras rotas para receber o pagamento. Seja claro desde o início sobre seus procedimentos de faturamento para que seu cliente saiba exatamente o que é esperado.
4 maneiras simples, mas eficazes de garantir que os clientes paguem no prazo
Observe que o estabelecimento de políticas e procedimentos padrão pode ajudar a incentivar os clientes a pagar mais rapidamente para manter o fluxo de caixa de seu negócio. Tudo isso se resume a manter o controle de suas faturas, acompanhar os clientes e ter políticas amigáveis ao cliente em vigor para garantir que você receba seu dinheiro sem alienar seus clientes. Esses procedimentos podem incluir;
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Tabela de conteúdo
- Acompanhamento de faturas não pagas
- Enviar lembretes por email
- Automatize seu faturamento
- Simplifique as opções de pagamento
Acompanhamento de faturas não pagas
Assim que você tiver as bases de suas contas a receber no lugar, é hora de monitorar a situação. Se você tem muitos clientes, corre o risco de eventualmente enfrentar atrasos nos pagamentos e contas não cobradas. Tenha em mente que algumas empresas ignoram essas inadimplências ou não as priorizam, e outras se concentram nelas regularmente.
Observe que você não pode coletar faturas não pagas se não souber que as tem. É aí que o rastreamento entra em jogo. Crie o hábito de rastrear faturas e acompanhar as atrasadas. Mesmo que você não consiga receber 100% de suas contas vencidas, fazer algo é melhor do que nada.
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Enviar lembretes por email
Na verdade, o pagamento dentro do prazo de seus clientes protege o fluxo de caixa de sua empresa, mas se seus clientes perderem suas faturas ou se distraírem com outros assuntos, eles podem se esquecer de pagar. Para reduzir atrasos nos pagamentos e restringir o prazo de pagamento, é imperativo que você envie lembretes por e-mail, que oferecem uma abordagem mais suave e menos direta para as cobranças.
Observe que esses lembretes saem instantaneamente, ao contrário dos lembretes enviados por correio, que aumentam os custos de postagem e demoram para serem entregues. Além disso, é uma forma não invasiva de chamar a atenção do cliente sem fazer uma ligação telefônica desconfortável. Você pode enviar lembretes educados aos clientes, caso eles simplesmente tenham se esquecido de pagar.
Em algumas situações, tudo o que o cliente exige é um empurrãozinho para fazer o pagamento. Você também deve considerar incluir uma cópia da fatura vencida com o e-mail para ajudar a lembrar o cliente da conta e fornecer as informações de que precisam para pagá-la.
Notavelmente, os serviços de faturamento online geralmente permitem que você configure lembretes automáticos por e-mail se a fatura não for paga em um determinado período. Com esta opção, você não precisa perder muito tempo rastreando pagamentos atrasados e enviando lembretes por e-mail manualmente. Seu software faz o trabalho para você, dando aos clientes os lembretes de que precisam para iniciar os pagamentos.
Se o cliente ignorar seu lembrete inicial de e-mail, pode ser hora de intensificar e usar uma linguagem mais forte, mas ainda educada e profissional. Você ainda deve manter o profissional de correspondência porque isso reflete em seu negócio. No entanto, pode ser hora de informar ao cliente que você está esperando seu pagamento imediatamente e que planeja tomar medidas caso a conta não seja liquidada.
Certifique-se de fazer o cliente entender o que você planeja fazer a seguir. Por exemplo, você pode dizer: “Se não recebermos o pagamento até 10 de agosto, enviaremos sua conta vencida para cobranças”. Isso pode ser o suficiente para incentivar o cliente a pagar para que não enfrente nenhuma atividade de cobrança adicional.
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Automatize seu faturamento
Tenha em mente que automatizar suas faturas e enviar faturas online pode ajudar a reduzir as chances de atrasos nos pagamentos. Com esses serviços, você pode enviar faturas rapidamente para incentivar os clientes a pagar imediatamente.
Quando você fatura um cliente logo após o produto ou serviço ser entregue, isso está fresco na mente do cliente e isso pode acelerar o pagamento. Muitas empresas que oferecem esse serviço permitem que você emita faturas em trânsito e configure alertas automáticos por e-mail para lembrar os clientes quando suas contas estão vencidas. A maioria dos sistemas também armazena suas faturas em um só lugar, para que você tenha uma imagem clara daquelas que não foram pagas.
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Simplifique as opções de pagamento
Observe que alguns clientes permitem intencionalmente que os pagamentos ultrapassem a data de vencimento porque as opções de pagamento não são convenientes. Tenha em mente que expandir os métodos de pagamento aceitos pode ajudar a oferecer soluções para algumas das contas inadimplentes.
Veja as opções de pagamento que você oferece aos seus clientes agora. Você oferece várias opções ou apenas uma? Considere abri-lo para outros métodos de pagamento se as opções forem limitadas. Isso inclui dinheiro, cheques, cartões de crédito, transferências eletrônicas de fundos, transferências eletrônicas ou remessas de pagamento por meio de sistemas de terceiros.
Lembre-se sempre de que a flexibilidade em como você recebe as informações de pagamento de seus clientes também pode ajudar. Alguns clientes tendem a achar mais fácil fornecer informações de cartão de crédito pelo telefone ou entregar fisicamente um cheque em um local diferente da sua loja principal.
Conclusão
Cobrar taxas atrasadas pode não ser a única maneira de lidar com contas inadimplentes. Ao organizar seu processo de cobrança e designar um funcionário como ponto de contato para chegar aos clientes atrasados, você poderá fazer acordos de pagamento. Considere oferecer incentivos para o pagamento antecipado e planos de pagamento antecipados. Você pode exigir 50 por cento de sua taxa antes de iniciar um novo projeto, cobrando o restante na entrega.
Além disso, seja sempre claro desde o início sobre seus procedimentos de faturamento para que seu cliente saiba exatamente o que é esperado. Avaliar multas em atraso nem sempre é a melhor escolha possível quando você está tentando receber o pagamento de uma fatura inadimplente. Crie protocolos e procedimentos de pagamento com antecedência e tente outras rotas para receber o pagamento.