Qualquer pessoa que contrata uma babá, empregada doméstica ou paisagista e que paga a eles mais de US $ 2.200 por ano deve pagar impostos sobre os empregados domésticos em nome do trabalhador. Comumente conhecido como “imposto de babá”, é a parte do empregador nos impostos do seguro social e do Medicare, bem como no imposto federal sobre desemprego.
O IRS aumenta o limite total de pagamentos anuais a cada ano fiscal para acompanhar a inflação.
A definição de um funcionário
De acordo com o IRS, empregado doméstico é alguém que você contrata para fazer as tarefas domésticas em sua casa, desde que controle o tipo de trabalho e como é realizado. Não importa se o trabalho é em tempo integral ou parcial, ou se você contratou o trabalhador por meio de uma agência ou de forma privada.
Por exemplo, uma babá é uma funcionária e está sujeita ao limite de US $ 2.200 se você pagá-la e fornecer instruções sobre como eles devem cuidar de seus filhos e se sua casa é o local de trabalho – eles cuidam de seus filhos sob seu teto, não em uma creche separada.
Exemplos comuns de trabalhadores domésticos incluem:
- Babás
- Zeladores
- Mordomos
- Cozinheiros
- Limpeza doméstica
- Trabalhadores domésticos
- Motoristas
- Auxiliares de saúde
- Governantas
- Babás
- Enfermeiras particulares
- Trabalhadores de quintal
Serviços que não são de natureza doméstica, como tutor ou secretária, não estão sujeitos ao imposto de babá, e menores de 18 anos normalmente não são considerados empregados se ainda estiverem na escola. Sua “profissão” é a de estudante.
Quando um funcionário não é um funcionário
A quantidade de controle que você tem sobre o trabalho que o seu profissional doméstico executa também determina se o IRS considera essa pessoa um funcionário ou um contratante independente. O IRS indica que um trabalhador é autônomo se controlar como o trabalho é feito. Isso o isenta da obrigação de pagar impostos trabalhistas.
Os trabalhadores autônomos normalmente usam suas próprias ferramentas e equipamentos e oferecem serviços ao público em geral. Eles geralmente têm mais de um cliente ou cliente. Por exemplo, você pode contratar uma empresa de cuidados com o gramado para cortar a grama. O proprietário da empresa usa seu próprio equipamento e provavelmente contrata e paga seus próprios ajudantes, portanto, o proprietário da empresa seria considerado autônomo.
Você pode preencher e enviar o Formulário SS-8 para o IRS se tiver alguma dúvida sobre se o seu trabalhador doméstico é um funcionário ou um contratante independente. O formulário contém cerca de 20 perguntas sobre a natureza do trabalho que está sendo executado, e o IRS entrará em contato com você com uma decisão formal.
Processo para lidar com impostos de emprego doméstico
Você tem as mesmas obrigações de retenção de impostos que qualquer empresa quando paga a um empregado doméstico $ 2.200 ou mais. Você provavelmente terá um pouco mais de espaço de manobra em 2021 porque o IRS tende a aumentar esse limite de renda anualmente para acomodar a inflação.
Peça ao seu funcionário para preencher o Formulário W-4. Você reterá impostos, fornecerá recibos de pagamento e preencherá o Anexo H com sua declaração de imposto de renda federal. Você também terá algumas tarefas adicionais para facilitar tudo isso.
Certifique-se de que seu funcionário pode trabalhar legalmente nos EUA
Você e seu funcionário devem preencher o Formulário I-9 dos Serviços de Cidadania e Imigração dos EUA (USCOS), “Verificação de Elegibilidade para Emprego”, no máximo até o primeiro dia de trabalho.
Você não precisa enviar o formulário ao IRS ou a qualquer outra agência governamental, mas deve manter uma cópia para seus registros.
Registre-se no IRS e no Estado
Você precisará de um número de identificação do empregador (EIN) para configurar a folha de pagamento e as contas de impostos trabalhistas para que seus impostos possam ser processados corretamente. Felizmente, o IRS facilita essa parte.
Você pode se inscrever para um EIN online no site do IRS das 7h às 22h, horário padrão do leste, de segunda a sexta-feira. Você precisará de um número válido de seguro social ou de identificação fiscal individual.
Configurar folha de pagamento e impostos
Decida com que freqüência você vai pagar seu funcionário, como semanal, quinzenal ou quinzenal. Selecione o software de contabilidade da folha de pagamento – não é obrigatório, mas pode ser de grande ajuda. Configure depósito direto e processos para emissão de recibos de pagamento. Novamente, o depósito direto não é necessário, mas é mais fácil e seu funcionário agradecerá por isso.
Você deve reter e remeter impostos do Seguro Social e do Medicare do pagamento do seu funcionário. Esses impostos são 15,3% dos salários pagos combinados, mas apenas os salários pagos até $ 137.700 estão sujeitos ao imposto da Previdência Social em 2020. Em 2021, o limite é de $ 142.800. Normalmente, o empregador e o empregado pagam cada um 7,65%.
Alguns empregadores optam por pagar a totalidade dos 15,3% eles próprios e não reter impostos do empregado.
Você também deverá pagar um imposto federal sobre o desemprego de 6% (FUTA) sobre os primeiros $ 7.000 anuais pagos ao seu funcionário, mas pode ter direito a um crédito de até 5,4% se também pagar um imposto estadual sobre o desemprego. Visite o site do Departamento do Trabalho dos EUA para obter uma lista das agências estaduais de impostos sobre o desemprego.
Dê ao seu funcionário um Formulário W-2 no final do ano que informa seus salários anuais e retenções de impostos. Arquive o Cronograma H com seu próprio Formulário 1040 para resumir os impostos anuais sobre a folha de pagamento. Você também pode optar por pagar impostos de emprego doméstico estimados trimestralmente usando o Formulário 1040-ES.
Você pode contratar um contador para ajudá-lo a configurar os processos de folha de pagamento e preparar seus registros fiscais.
Benefícios para o empregado
Os impostos sobre o emprego doméstico estabelecem um histórico de trabalho para o funcionário, de modo que ele possa receber benefícios como Seguro Social e Medicare e seguro-desemprego se for dispensado. Trabalhadores domésticos também são elegíveis para seguro de invalidez em alguns estados se eles não puderem trabalhar devido a ferimentos ou doenças.