Depois de preencher sua declaração de imposto de renda, provavelmente você não sentirá vontade de ficar com todos os papéis – W-2, 1099s e mais – ou mesmo de pensar em impostos. Mas existem alguns documentos que você deseja reter indefinidamente. Adotar o hábito de guardar os papéis de que precisará no futuro resultará na economia de impostos mais tarde. Aqui está um resumo desses documentos e por que você deve mantê-los.
Cópias de Devoluções
O IRS tem um tempo limitado para auditar as devoluções (geralmente três anos a partir da data de vencimento da devolução). No entanto, esse limite não se aplica se o IRS achar que você nunca apresentou uma devolução. Se o IRS enviar uma carta indicando que você nunca fez o pedido, cabe a você provar o contrário. Para fazer isso, guarde uma cópia de sua devolução para sempre , juntamente com o comprovante de depósito. O tipo de prova depende de como você apresentou sua devolução:
- Para devoluções em papel: um recibo registrado ou certificado ou o recibo de uma transportadora privada (por exemplo, FedEx, UPS).
- Para devoluções eletrônicas: O e-mail reconhecendo sua devolução foi aceito para arquivamento. Se você usa software para arquivar, o e-mail é gerado pelo software (por exemplo, o TurboTax lhe envia um e-mail). Se você usar um preparador pago, peça uma confirmação do preparador de que sua devolução foi aceita para arquivamento.
O mesmo se aplica às declarações de imposto de renda estaduais. Mantenha uma cópia da declaração de imposto de renda estadual para sempre, junto com o comprovante de arquivamento.
Documentos para sua casa
Para muitas pessoas, uma residência pessoal é seu maior bem individual, e pode gerar uma conta de impostos considerável quando vendida. A lei tributária permite até $ 250.000 de ganho na venda da residência principal ($ 500.000 para arquivadores conjuntos) se certas condições forem atendidas. Se essas condições não forem atendidas – ou se o ganho exceder o limite do dólar – resulta um ganho tributável. Para minimizar o ganho, é útil maximizar a base da casa. A base, que começa com o que você pagou pela casa, pode ser aumentada por melhorias de capital, como um acréscimo, um novo telhado, eletrodomésticos, – Piscina térrea e paisagismo.
Quanto mais tempo você possuir a casa, mais provável é que (a) o preço que você obtém ao vender seja maior do que o que você pagou e (b) que você investiu mais na casa para melhorias. Encontre uma lista de melhorias de capital para as quais você deve salvar recibos ou outro comprovante de pagamento na publicação 523 do IRS.
Além de melhorias na casa, guarde sua declaração de liquidação inicial e outros papéis relacionados à compra. Isso permite que você adicione à sua base de custo o seguinte:
- Taxas do resumo (resumo das taxas do título)
- Encargos de instalação de serviços de utilidade
- Taxas legais (incluindo taxas para uma pesquisa de título, preparação do contrato de venda e preparação da escritura)
- Taxas de gravação
- Taxas de pesquisa
- Seguro de título
- Impostos de transferência ou selo
Mantenha um registro dessas despesas enquanto você for o proprietário de sua casa e, então, por pelo menos três anos após registrar sua devolução relatando a venda. Na maioria dos casos, o período de três anos é o período em que o IRS pode questionar sua posição.
Custos de aquisição de propriedade
Como no caso de melhorias residenciais, você deseja manter registros relacionados a outras propriedades – ações, uma casa de férias, um imóvel alugado ou uma obra de arte. Novamente, você precisa saber quanto pagou pela propriedade, incluindo comissões e outros custos de aquisição, para que possa calcular corretamente o ganho ao vender. Se não o fizer, poderá ter que pagar mais impostos do que seria devido (cabe a você provar sua base tributária se o IRS contestar seu retorno).
Como no caso dos registros relacionados à sua casa, mantenha esses registros enquanto você for o proprietário da propriedade e, então, por pelo menos três anos após registrar sua devolução relatando a venda da propriedade.
Nota: As corretoras e empresas de fundos mútuos agora são obrigadas a fornecer informações básicas sobre certos títulos (por exemplo, ações adquiridas deles desde 2011). No entanto, é aconselhável reter essas informações caso você mude de empresa ou caso as empresas se fundam e seus registros sejam perdidos (isso acontece).
Propriedade herdada
Quando você herda uma propriedade, sua base tributária passa a ser o valor da propriedade na data da morte da pessoa que a deixou para você (chamada de base intensificada). Grandes propriedades (aquelas avaliadas em mais de $ 11.180.000 para aqueles que morreram em 2018) relatar o valor em uma declaração de imposto de renda federal (Formulário 706). Propriedades menores podem ter que declarar o valor da propriedade nos formulários de imposto de morte do estado, mesmo que nenhuma declaração federal seja devida. Peça essas informações ao executor, administrador ou representante pessoal do espólio. (A nova legislação tributária dobrou o valor básico de exclusão do imposto sobre imóveis de aproximadamente US $ 5 milhões para US $ 11 milhões.)
Para os imóveis que não são obrigados a fazer a declaração, cabe aos herdeiros determinar o valor, que passa a ser a base da propriedade. Se você herdar títulos negociados publicamente, obtenha o valor deles para a data do falecimento. Se você herdar um imóvel, pode querer obter uma avaliação da hora da morte para que possa demonstrar sua base mais tarde. Novamente, como acontece com outras propriedades, retenha essas informações enquanto você for o proprietário da propriedade, mais o período em que o IRS pode questionar seu relatório de venda.
The Bottom Line
A manutenção de registros pode parecer enfadonha e complicada. Crie um sistema de manutenção de registros que funcione para você. Simplifique seus papéis criando um registro eletrônico (por exemplo, digitalize documentos que deseja manter e retenha em um arquivo em seu laptop, em uma unidade flash ou na nuvem).
Na verdade, manter cópias de seus registros principais na nuvem e / ou em algum outro local também é uma proteção importante. Laptops e pen drives podem travar ou ser perdidos. E mesmo com registros eletrônicos, arquive os de papel também, para garantir. Você pode economizar muitos problemas se você – ou seus herdeiros – precisar deles no futuro.