O que é um Sistema de Informação Contábil (AIS)?
Um sistema de informações contábeis (AIS) envolve a coleta, armazenamento e processamento de dados financeiros e contábeis usados por usuários internos para relatar informações a investidores, credores e autoridades fiscais. Geralmente é um método baseado em computador para rastrear atividades contábeis em conjunto com recursos de tecnologia da informação. Um AIS combina práticas contábeis tradicionais, como o uso dos Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP), com modernos recursos de tecnologia da informação.
Como um Sistema de Informação Contábil (AIS) é usado
Um sistema de informação contábil contém vários elementos importantes no ciclo contábil. Embora as informações contidas em um sistema variem entre setores e tamanhos de empresas, um AIS típico inclui dados relacionados a receitas, despesas, informações de clientes, informações de funcionários e informações fiscais. Os dados específicos incluem pedidos de vendas e relatórios de análise, requisições de compra, faturas, registros de cheques, estoque, folha de pagamento, razão, balancete e informações de demonstrativos financeiros.
Um sistema de informações contábeis deve ter uma estrutura de banco de dados para armazenar informações. Essa estrutura de banco de dados é normalmente programada com uma linguagem de consulta que permite a manipulação de tabelas e dados. Um AIS possui vários campos para inserir dados, bem como para editar dados armazenados anteriormente. Além disso, os sistemas de informações contábeis costumam ser plataformas altamente seguras com medidas preventivas tomadas contra vírus, hackers e outras fontes externas que tentam coletar informações. A segurança cibernética é cada vez mais importante à medida que mais e mais empresas armazenam seus dados eletronicamente.
As várias saídas de um sistema de informações contábeis exemplificam a versatilidade de seus recursos de manipulação de dados. Um AIS produz relatórios incluindo relatórios de vencimento de contas a receber com base nas informações do cliente, cronogramas de depreciação para ativos fixos e balancetes para relatórios financeiros. Listas de clientes, cálculos de impostos e níveis de estoque também podem ser reproduzidos. No entanto, correspondências, memorandos ou apresentações não são incluídos no AIS porque esses itens não estão diretamente relacionados aos relatórios financeiros ou à contabilidade de uma empresa.
Benefícios dos sistemas de informação contábil
Interface Interdepartamental
Um sistema de informações contábeis se esforça para fazer interface entre vários departamentos. Dentro do sistema, o departamento de vendas pode fazer upload do orçamento de vendas. Essas informações são usadas pela equipe de gerenciamento de estoque para realizar contagens de estoque e comprar materiais. Na compra do estoque, o sistema pode notificar o departamento de contas a pagar sobre a nova fatura. Um AIS também pode compartilhar informações sobre um novo pedido para que os departamentos de manufatura, remessa e atendimento ao cliente estejam cientes da venda.
Controles internos
Uma parte integrante dos sistemas de informação contábil está relacionada aos controles internos. Políticas e procedimentos podem ser inseridos no sistema para garantir que informações confidenciais de clientes, fornecedores e negócios sejam mantidas dentro da empresa. Por meio do uso de aprovações de acesso físico, requisitos de login, logs de acesso, autorizações e segregação de funções, os usuários podem ser limitados apenas às informações relevantes necessárias para desempenhar suas funções de negócios.