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Publicado por Javier Ricardo

O que é caixa pequeno?


Um fundo de caixa pequeno é uma pequena quantia em dinheiro mantida à mão para pagar despesas menores, como material de escritório ou reembolsos.
Um fundo de caixa passará por reconciliações periódicas, com as transações também registradas nas demonstrações financeiras. Pode haver um fundo de caixa, que pode ser uma gaveta ou caixa, em cada departamento para empresas maiores.


Principais vantagens

  • O fundo de maneio ou fundo de maneio é uma pequena quantia em dinheiro usada para pagar despesas muito pequenas para justificar a emissão de um cheque.
  • Pode haver uma gaveta ou caixa para pequenas despesas em cada departamento para empresas maiores.
  • Um fundo de caixa pode ser usado para materiais de escritório, cartões para clientes, flores, pagamento de um lanche para funcionários ou reembolso de despesas dos funcionários.

Compreendendo o caixa pequeno


As transações de caixa pequeno fornecem conveniência para pequenas transações para as quais a emissão de um cheque não é razoável ou inaceitável.
A pequena quantia em dinheiro que uma empresa considera insignificante varia, com muitas empresas mantendo entre $ 50 e $ 200 como um fundo de caixa para pequenas despesas. Exemplos de transações para as quais um fundo de caixa é usado incluem:

  • Material de escritório
  • Cartões para clientes
  • Flores
  • Pagar por um almoço para um pequeno grupo de funcionários
  • Reembolsando um funcionário por pequenas despesas relacionadas ao trabalho


Os custodiantes do fundo de caixa são nomeados para supervisionar o fundo.
Os deveres de custódia geralmente incluem a aplicação das regras e regulamentos do caixa para pequenas despesas, solicitação de reposição e distribuição de fundos.

Considerações Especiais  


O fundo de caixa é reconciliado periodicamente para verificar se o saldo do fundo está correto.
Normalmente, conforme o saldo do caixa para pequenas despesas cai para um nível predefinido, o custodiante solicita dinheiro adicional do caixa. Nesse momento, o total de todas as receitas é calculado para garantir que corresponda aos fundos desembolsados ​​da caixa para pequenas despesas. Se novos fundos forem necessários, o caixa passa um novo cheque para financiar a caixa para pequenas despesas e recebe, em troca, os recibos das compras que esgotaram o dinheiro.


O processo de reconciliação garante que o saldo remanescente do fundo seja igual à diferença entre o saldo original menos os encargos detalhados nos recibos e faturas.
Se o saldo remanescente for menor do que deveria, há falta. Se o saldo remanescente for maior do que deveria, há um excedente. Embora possa haver pequenas variações, quando desequilibrado, a fonte da discrepância deve ser identificada e corrigida.

O Internal Revenue Service (IRS) recomenda a apresentação de comprovantes de caixa e anexá-los aos recibos para registrar e documentar as despesas de caixa.

Requisitos para caixa pequeno 


O uso de um fundo de maneio contorna certos controles internos.
A disponibilidade de dinheiro para pequenas despesas não significa que ele possa ser acessado para qualquer finalidade e por qualquer pessoa. Muitas empresas empregam controles internos rígidos para administrar o fundo. Freqüentemente, indivíduos limitados estão autorizados a aprovar desembolsos e só podem fazê-lo para despesas relacionadas às atividades ou operações legítimas da empresa.


Um caixa para pequenas despesas pode ser designado para emitir o cheque para financiar a caixa para pequenas despesas e fazer os lançamentos contábeis apropriados.
O custodiante do fundo de maneio é encarregado de distribuir o dinheiro e coletar os recibos de todas as compras ou qualquer uso dos fundos. À medida que o total do caixa para pequenas despesas diminui, as receitas devem aumentar e vincular-se ao montante total retirado.


Por ter um caixa para pequenas despesas e um custodiante para pequenas despesas, o processo duplo ajuda a manter os fundos seguros e a garantir que apenas aqueles autorizados tenham acesso a eles.

Registro de caixa pequeno


Quando um fundo de caixa está em uso, as transações de caixa ainda são registradas nas demonstrações financeiras.
Nenhum lançamento contábil é feito quando as compras são feitas com dinheiro para pequenas despesas; é apenas quando o custodiante precisa de mais dinheiro – e em troca dos recibos, recebe novos fundos – que os lançamentos são registrados. O lançamento no diário para dar ao custodiante mais dinheiro é um débito para o fundo de caixa e um crédito para dinheiro.


Se houver falta ou excesso, uma entrada de linha do diário é registrada em uma conta excedente / curta.
Se o fundo de caixa para pequenas despesas acabou, um crédito é inserido para representar um ganho. Se o fundo de caixa for curto, um débito é inserido para representar uma perda. A conta excedente ou curta é usada para forçar o equilíbrio do fundo na reconciliação.