Você cometerá erros de contabilidade de vez em quando, portanto, saber como detectar esses problemas é uma habilidade importante a ser desenvolvida, independentemente de qual aplicativo de software de contabilidade você usa em sua pequena empresa. Você poderá detectar muitos erros ao revisar o balancete de sua empresa.
No entanto, você descobrirá que nem todos os erros contábeis afetam o balancete. Por esse motivo, é importante conhecer esses tipos de erros contábeis para localizá-los e corrigi-los. Você deve observar que esses tipos de erros são os mais difíceis de identificar e resolver.
Omissão
Um erro de omissão ocorre quando uma transação é totalmente omitida dos livros de sua empresa. Você pode esquecer de inserir uma transação de despesas ou inserir a venda de um produto ou serviço. Essas transações são difíceis de detectar. Portanto, você precisa ter certeza de ter uma rotina sólida para inserir essas transações em tempo hábil.
O motivo mais comum para essas transações não serem inseridas é a perda da documentação (como uma fatura do fornecedor). É menos provável que você perca ou extravie esses documentos de suporte se inseri-los em tempo hábil em seu sistema de software de contabilidade o mais rápido possível.
Reversão
Um erro de reversão ocorre quando uma transação que deveria ter sido lançada como débito é lançada como crédito. Por exemplo, você pode inserir uma fatura como pagamento ou reembolso. Você não notará esse erro em seu balancete porque o balancete ainda estará equilibrado.
Princípio
Um erro de princípio ocorre quando você ou seu contador aplica incorretamente um princípio de contabilidade. Você pode gastar ativos que devem ser registrados como ativos. Ativos e despesas são registrados contabilmente como débitos, portanto, trata-se de um erro técnico.
Comissão
Ocorre um erro de comissão quando você insere uma transação na classe correta, mas no livro auxiliar errado. Por exemplo, você cometerá este erro se aplicar um pagamento à fatura errada. Seu balancete mostrará o valor correto devido por um cliente, mas os livros auxiliares de seu cliente individual estarão incorretos.
Entrada subsidiária
Um erro de entrada subsidiária ocorre quando um erro é cometido ao inserir uma transação. Por exemplo, se você emprestar $ 5.000 a um cliente, mas inserir apenas $ 500 como empréstimo e $ 500 de saque de sua conta em dinheiro, você descobrirá que esse erro é levado ao seu balancete. Seu balancete estará correto.
O método mais comum para detectar esses erros é realizar reconciliações contábeis. Continuando com o exemplo anterior, você detectaria esse erro ao realizar as reconciliações bancárias. Você descobriria que teria falta de $ 4.500 em dinheiro em sua conta bancária e, então, seria capaz de corrigir o erro.
Prevenção
Você terá que desenvolver bons controles e processos internos para detectar erros. Por exemplo, você desejará ter certeza de que todos os seus formulários são consistentes para que os funcionários entrem em uma rotina ao inserir informações em seu software de contabilidade. Você também desejará garantir que tenha pessoal suficiente para lidar com a carga de trabalho. A falta de pessoal levará à fadiga do funcionário, o que resultará em fadiga do trabalhador, trabalho apressado e mais erros contábeis.
Detecção
Embora você deseje desenvolver métodos para prevenir erros sempre que possível, os erros listados acima irão acontecer de vez em quando. Você não pode evitar que todos os erros aconteçam. Você deve realizar várias reconciliações no mês e no final do ano para detectar muitos erros para que possam ser corrigidos.
As reconciliações bancárias, por exemplo, devem ser realizadas mensalmente. Os ativos fixos podem ser reconciliados apenas anualmente para que você possa garantir que registrou o valor correto da despesa de depreciação.
Você descobrirá que se procurar maneiras de evitar erros e tiver uma rotina de realizar revisões e reconciliações de seus registros contábeis, seu negócio funcionará bem e você reduzirá o número de erros contábeis.