Ao reconciliar sua conta bancária comercial, você compara seus registros financeiros internos com os registros fornecidos a você pelo banco. Uma reconciliação mensal ajuda a identificar quaisquer transações incomuns que possam ser causadas por fraude ou erros contábeis, e a prática também pode ajudá-lo a detectar ineficiências.
Como funciona a reconciliação bancária
Para reconciliar suas contas, compare seu registro interno de transações e saldos com seu extrato bancário mensal. Verifique cada transação individualmente, certificando-se de que os valores correspondem perfeitamente, e observe as diferenças que precisam de mais investigação.
Certifique-se de que seus extratos bancários mostrem um saldo final de conta que esteja de acordo com seus registros internos. Se os valores não forem iguais, você precisa de uma explicação para a diferença.
O processo pode ser tão formal ou informal quanto você desejar, e algumas empresas criam um extrato de reconciliação bancária para documentar que reconciliam contas regularmente. Se você não concluir o processo mensalmente, poderá executá-lo diariamente, trimestralmente ou por qualquer outro período de sua escolha.
Onde obter informações
Seu sistema de contabilidade deve conter todos os dados de transações internas de que você precisa, ou você pode manter seus registros em um registro de cheque (seja eletrônico ou em papel). Seu banco pode fornecer acesso online à sua conta, permitindo que você visualize e baixe transações regularmente para comparação. Alguns programas de contabilidade online automatizam parcialmente o processo, embora você ainda precise supervisionar o processo.
Se você está familiarizado com o equilíbrio do seu talão de cheques, já está familiarizado com a reconciliação bancária. Você está essencialmente fazendo a mesma coisa pelo mesmo motivo.
E se algo não corresponder?
É normal ver pequenas diferenças devido ao tempo, incluindo itens que ainda não foram compensados pelo banco, mas você deve ser capaz de explicar essas diferenças facilmente. Por exemplo:
- Você pode passar um cheque a um fornecedor e reduzir o saldo da sua conta nos sistemas internos de acordo, mas seu banco mostra um saldo mais alto até que o cheque chegue à sua conta. Esses cheques são conhecidos como cheques pendentes.
- Um pagamento eletrônico automático pode limpar sua conta um dia antes ou depois do final do mês, e você poderia esperar vê-lo em um mês diferente.
Quando você pode facilmente contabilizar as discrepâncias, provavelmente não precisa se preocupar. Quando leva mais tempo para localizar e reconciliar discrepâncias, pode haver problemas maiores que precisam ser resolvidos.
A importância da reconciliação
Uma revisão regular de suas contas pode ajudá-lo a identificar problemas antes que fiquem fora de controle.
As contas bancárias de negócios recebem menos proteção do que as contas de consumidores de acordo com a lei federal, por isso é especialmente importante para as empresas pararem os problemas rapidamente. Você não pode necessariamente contar com o banco para cobrir fraudes ou erros em sua conta.
Identifique a fraude antes que seja tarde demais
Sinais de fraude devem ser sua prioridade ao reconciliar transações em sua conta bancária. Algumas coisas a serem consideradas incluem:
- Os cheques legítimos que você emitiu foram duplicados ou alterados, resultando em mais dinheiro saindo de sua conta corrente?
- Os cheques foram emitidos sem autorização?
- Existem transferências não autorizadas para fora da conta ou alguém fez retiradas de dinheiro não autorizadas?
- A conta tem algum depósito faltando?
Previna Problemas Administrativos
Reconciliar sua conta também ajuda a identificar problemas administrativos internos que precisam de atenção. Por exemplo, você pode precisar reavaliar como lida com o fluxo de caixa e as contas a receber, ou talvez mudar seu sistema de manutenção de registros e os processos contábeis que usa.
Processos adequados para gerenciar suas transações bancárias resultam em resultados como:
- Saber quanto dinheiro você realmente tem disponível em suas contas
- Evitar cheques devolvidos (ou deixar de fazer pagamentos eletrônicos) para parceiros e fornecedores
- Evitando taxas bancárias por fundos insuficientes ou usando linhas de crédito quando você realmente não precisa
- Saber se os pagamentos do cliente foram devolvidos ou falharam e determinar se alguma ação é necessária
- Manter o controle de seus cheques pendentes e acompanhar os beneficiários
- Garantir que cada transação seja inserida em seu sistema de contabilidade de maneira adequada
- Pegando quaisquer erros bancários
Para obter ideias sobre como gerenciar suas contas bancárias à medida que seu negócio cresce, fale com o departamento de gestão de tesouraria do seu banco ou cooperativa de crédito.
Qual é a melhor hora para reconciliar?
É aconselhável revisar suas contas pelo menos uma vez por mês. Para negócios de alto volume ou situações com maior risco de fraude, pode ser necessário reconciliar suas transações bancárias com ainda mais frequência. Algumas empresas reconciliam suas contas bancárias diariamente.
Você também pode criar proteção para suas contas bancárias, e seu banco pode fornecer idéias úteis. Por exemplo, muitos bancos oferecem uma solução chamada Positive Pay, que impede o banco de aprovar pagamentos de sua conta, a menos que você forneça instruções específicas para aprovar pagamentos individuais antecipadamente.