Você pode descrever o café como despesas comerciais?

Publicado por Javier Ricardo

Sim, o café pode ser considerado uma despesa comercial, mas isso dependerá de alguns fatores cruciais. Despesas de negócios dedutíveis de impostos são quase todas as despesas “comuns, necessárias e razoáveis” que ajudam a gerar receita de negócios. Despesas dedutíveis são aquelas que podem ser subtraídas da receita de uma empresa antes que ela seja tributada.

O rastreamento das despesas comerciais é imperativo quando uma empresa deseja deduzir essas despesas da receita bruta em declarações de impostos ou relatórios de lucros e perdas. Nos Estados Unidos, os proprietários de empresas podem deduzir muitas despesas, embora nem todas as despesas se apliquem a todas as empresas. Para despesas de negócios que são elegíveis para dedução, a empresa terá que implementar categorias de despesas em arquivos de contabilidade ou software de contabilidade para calcular facilmente os totais de final de ano.

De maneira agradável, o café e o local de trabalho tendem a andar de mãos dadas. De talvez trabalhadores de fábrica desfrutando de café expresso durante seus intervalos, a café expresso para funcionários obterem facilmente sua cafeína, ou talvez aos infinitos fabricantes de café em pastilhas nos escritórios de hoje, os executivos agora entendem que o café é um investimento crucial para aumentar o moral e a produtividade dos funcionários.

O café se enquadra em uma categoria de compensação chamada de benefícios de minimis (mínimos). É uma classificação de benefícios adicionais que inclui outras coisas como festas ocasionais no escritório, pequenos presentes e outras despesas menores – todas as quais normalmente podem ser reivindicadas como deduções de despesas comerciais.

Para empresas nos Estados Unidos, uma refeição ou despesas com entretenimento podem significar coisas diferentes. Este tipo de despesa pode incluir atividades como jantares, almoços, bebidas depois do trabalho, cafés, ir a uma apresentação ao vivo, ópera, balé, evento esportivo, festa de Natal no escritório, etc.

No entanto, para que qualquer coisa seja uma despesa de negócios dedutível, o custo precisa ter sido incorrido como uma despesa de negócios. Tenha em mente que seu café diário da Starbucks não pode ser considerado uma despesa de negócios por si só. Se estiver convencido de que se trata de uma despesa comercial, você precisará provar o porquê.

A resposta para saber se o café em seu local de trabalho é ou não uma despesa de negócios depende de como você fornece o café, para quem é e qual é seu propósito. Abaixo estão alguns fatores que o ajudarão a determinar se suas despesas com café podem ser consideradas despesas comerciais e dedutíveis de suas declarações fiscais.

3 fatores que determinarão se o seu café se qualifica como despesas comerciais

Tabela de conteúdo

  • 1. Quantidade de café
  • 2. Objetivo Relacionado ao Negócio
  • 3. Recibos detalhados
  • Outras coisas que podem ser consideradas despesas comerciais além do café
  • Eu. Despesas gerais e administrativas
  • ii. Equipamentos, materiais e suprimentos
  • iii. Marketing e publicidade
  • iv. Depreciação
  • v. Entretenimento e viagens
  • vi. Benefícios do empregado

1. Quantidade de café

O valor do café que você está fornecendo aos seus trabalhadores não deve representar uma porcentagem significativa de sua remuneração geral. Ao fazer isso, você pode reivindicar o café que forneceu aos seus funcionários como sendo ‘administrativamente impraticável’ de contabilizar.

Observe que, embora isso possa parecer um pouco vago, é absolutamente necessário que você possa solicitar uma dedução com base no custo do café. Uma vez que o café pudesse ser visto como uma porcentagem significativa da compensação, seria tributável como um benefício em espécie. E embora o café do escritório seja definitivamente gentil, e certamente um benefício, ninguém deveria pagar impostos desnecessários sobre o café da manhã.

2. Objetivo Relacionado ao Negócio

Para que o café seja considerado uma despesa comercial, o propósito do café deve estar relacionado aos negócios. Isso significa que o café fornecido no escritório deve estar disponível gratuitamente para todos os funcionários, independentemente da antiguidade. Ou, se você estiver tomando café fora do escritório, espera-se que seja feito com um cliente ou colega para que seja considerado um propósito comercial legítimo.

3. Recibos detalhados

Se você seguir as regras acima, provavelmente poderá deduzir as máquinas de café, o próprio café e os equipamentos e suprimentos relacionados. Mas, para que qualquer café fora do escritório seja considerado uma despesa comercial, você precisará de recibos discriminados e do registro da finalidade comercial relevante que legitime a dedução.

Outras coisas que podem ser consideradas despesas comerciais além do café

Lembre-se de que todas as deduções podem ser anuladas até mesmo para despesas comerciais legítimas, se essas despesas não forem devidamente comprovadas por registros comerciais. Algumas das principais coisas que podem ser chamadas de despesas de negócios são descritas abaixo:

Eu. Despesas gerais e administrativas

As despesas gerais e administrativas estão relacionadas à manutenção do negócio. Para uma empresa com localização física, isso inclui o aluguel. Para um negócio baseado em casa, esta despesa pode incluir uma porcentagem da casa usada exclusivamente para negócios. Utilitários, telefone e serviços de internet fazem parte das despesas administrativas, assim como o domínio do site e os custos de hospedagem.

ii. Equipamentos, materiais e suprimentos

Imagine que mesmo o vendedor da Internet mais simples precisa de suprimentos e equipamentos para administrar um negócio. Essas despesas comerciais incluem, mas não estão limitadas a, computadores e impressoras, copiadoras, aparelhos de fax e equipamentos necessários para necessidades técnicas.

Por exemplo, um soldador possui ferramentas e equipamentos necessários para fazer seu trabalho com materiais que incluem o fio para soldar. Essa despesa também inclui papel, canetas e tudo o mais necessário para conduzir as operações comerciais diárias. Eles geralmente são reabastecidos regularmente – pense em todas as coisas que você compra na loja de materiais de escritório.

iii. Marketing e publicidade

Nos Estados Unidos, uma empresa pode referir-se aos custos associados a marketing e publicidade como despesas comerciais dedutíveis das declarações de impostos. Esses são os custos tangíveis dos anúncios impressos ou digitais. No entanto, essas despesas vão além dos custos tangíveis e incluem serviços de design e obras de arte compradas. Cartões de visita, folhetos e catálogos também fazem parte dos custos de marketing e publicidade.

iv. Depreciação

De acordo com a Seção 179 do Código da Receita Federal, os proprietários de pequenas empresas podem dar baixa nos primeiros US $ 18.000 em equipamentos adquiridos para uso comercial a cada ano durante o ano em que foram adquiridos. Às vezes, faz sentido tirar vantagem dessa redução de impostos imediatamente, especialmente se as compras forem razoavelmente regulares de ano para ano.

Se o item for uma compra única ou se o valor total gasto for maior que o limite, o proprietário da empresa pode optar por depreciar o custo em períodos futuros. A depreciação é uma despesa comercial dedutível do imposto.

O IRS aplica diferentes “durações de vida” a diferentes tipos de equipamento para fins de depreciação. Por exemplo, ele aplica uma vida útil de cinco anos para equipamentos de telecomunicações e automóveis, e uma vida útil de sete anos para computadores e equipamentos de escritório como mesas, cadeiras e acessórios.

v. Entretenimento e viagens

Custos de viagem e entretenimento muito necessários são denominados despesas de negócios se forem: 1) diretamente relacionados aos negócios, o que significa que negócios ocorreram ou foram discutidos durante o entretenimento; ou 2) associado a negócios, significando que negócios ocorreram ou foram discutidos imediatamente antes ou depois do entretenimento (ou seja, um pequeno empresário levou um cliente para jantar ou para um evento esportivo após uma reunião).

Especialmente porque incluem um elemento pessoal, apenas 50% das despesas com refeições e entretenimento são dedutíveis como despesas comerciais. Viagens de negócios, entretanto, são totalmente dedutíveis.

No entanto, observe que registros adequados são cruciais para comprovar as deduções. Para refeições e entretenimento relacionados a negócios, esses registros devem incluir a quantidade, local, data e motivo do entretenimento, a natureza da discussão de negócios e o nome e ocupação da pessoa que está sendo entretida.

Os custos de viagens de negócios razoáveis ​​e necessárias são totalmente dedutíveis como despesas de negócios. Os custos que podem ser deduzidos incluem passagem aérea, ônibus ou trem, aluguel de carro e táxi, hotéis e refeições e incidentes, como gorjetas e despesas de lavagem a seco.

vi. Benefícios do empregado

Observe que o custo de fornecer aos funcionários uma ampla variedade de benefícios adicionais é considerado uma despesa de negócios. A maioria desses benefícios não é considerada renda para os funcionários, que também recebem incentivos fiscais.

Alguns tipos de benefícios – principalmente planos de aposentadoria e pensão – também são dedutíveis para trabalhadores autônomos e proprietários de pequenos negócios. No entanto, é muito importante acompanhar as rápidas mudanças na legislação tributária com relação a essas questões.

Alguns dos tipos de benefícios a funcionários que podem ser considerados despesas comerciais dedutíveis de impostos incluem: planos de aposentadoria, seguro saúde, invalidez e seguro de vida, carros da empresa, associação em clubes e instalações esportivas, assistência a dependentes, assistência educacional, descontos para funcionários e negócios refeições, viagens e hospedagem.

Conclusão

Ao tentar considerar se o café ou qualquer outra despesa pode ser considerada uma despesa de negócios, não baseie suas informações inteiramente na sabedoria da Internet. Se você quiser saber mais sobre os regulamentos do IRS em torno dos benefícios adicionais, incluindo café, pode fazer isso consultando um profissional licenciado.