O e-commerce fornece às empresas acesso a mercados muito maiores, mas também complica até mesmo as transações de varejo mais simples. Um dos aspectos mais desafiadores pode ser descobrir quais impostos sobre vendas se aplicam às vendas individuais, especialmente quando você está vendendo para clientes de fora do estado. Esta é uma visão geral de quando você deve coletar impostos sobre vendas para vendas fora do estado e como controlar tudo.
Quando cobrar imposto sobre vendas do seu próprio estado
Em geral, você coletaria o imposto sobre vendas de seu próprio estado sobre pedidos feitos em seu próprio estado ou entregues lá. Você não deve coletar impostos locais sobre vendas em pedidos de fora do estado na maioria dos estados.
Por exemplo, Massachusetts cobra seu imposto sobre vendas quando o comprador faz qualquer um dos seguintes:
- Pega o item em Massachusetts
- O item foi entregue em um endereço de Massachusetts
- Faz o pedido enquanto está em Massachusetts
Você não cobraria o imposto sobre vendas do seu próprio estado se o comprador fora do estado fizer um pedido usando o computador de sua residência em outro estado para entrega lá.
Mantenha os fundos de impostos sobre vendas cobrados em contas separadas para cada estado e configure o pagamento automático de impostos sobre vendas para cada estado necessário.
Use um contador profissional, CPA, guarda-livros ou um serviço de contabilidade terceirizado para rastrear os impostos sobre vendas e garantir que eles sejam cobrados com precisão.
E quanto aos impostos locais?
Muitos estados cobram imposto sobre vendas em todo o estado e impostos sobre vendas locais ou municipais. Você deve coletar todos os impostos aplicáveis e, em geral, deve coletar a taxa de imposto sobre vendas que se aplica ao local da venda. A Califórnia segue essa regra.
Quando cobrar imposto de outro estado
Você normalmente coletaria impostos sobre vendas para outro estado apenas se tiver uma presença física nesse estado. Em termos legais, isso é conhecido como um nexo fiscal sobre vendas lá.
Sua presença física pode ser uma loja de varejo, um depósito ou um escritório corporativo, mesmo que as instalações não sejam abertas ao público. Celebrar um contrato de afiliação com um residente do estado também pode estabelecer uma presença física ou nexo lá em alguns estados.
Verifique com seu consultor tributário se viajar para um estado e fazer negócios nele criaria um nexo se você fizer negócios nas localizações de seus clientes. Isso pode fazer com que as regras de imposto sobre vendas desse estado sejam acionadas.
Como determinar a localização das vendas online
Uma transação de varejo que ocorre inteiramente online às vezes é tributada de acordo com o endereço de entrega.
Os estados presumem que os pedidos online são feitos fisicamente no endereço de entrega com a intenção de usar o item no endereço de entrega. Certifique-se de ler as regras para os estados específicos em que você faz negócios.
Como acompanhar as taxas de impostos
Você é responsável por coletar a taxa de imposto sobre vendas correta e atual em todas as vendas que exigem a coleta de impostos sobre vendas. As taxas de imposto sobre vendas podem mudar a praticamente qualquer momento, com taxas diferentes em cada estado, condado e cidade, portanto, é importante mantê-las sob controle. Cada estado geralmente tem um banco de dados online com as taxas atuais de impostos sobre vendas.
A maioria das plataformas de comércio eletrônico procura o endereço do cliente automaticamente e cobra a taxa de imposto aplicável. Você só é responsável por selecionar as jurisdições para as quais deve coletar os impostos.
Certifique-se de que seus fornecedores de tecnologia atualizem as taxas de imposto sobre vendas em tempo real para garantir que suas taxas de imposto permaneçam em conformidade. É mais fácil do que nunca aproveitar os sistemas com a tecnologia de contabilidade atual para garantir que você esteja em dia com as taxas.
O que fazer com os impostos que você coleta?
Você deve enviar os impostos sobre vendas que cobra ao estado apropriado. Muitos estados, como Michigan, exigem que você envie declarações de impostos sobre vendas mensais ao fazer o pagamento.
Você está cobrando o imposto diretamente do consumidor e segregando-o em sua conta bancária comercial separada, de modo que não o consideraria parte de sua receita.
Deixar de pagar o valor correto na íntegra e no prazo é uma ofensa grave e pode levar à perda do direito de fazer negócios dentro do estado, bem como a multas pesadas.