Um formulário W-9 é um formulário de imposto da Receita Federal que mostra que o contribuinte não está sujeito à retenção na fonte e é responsável pelo pagamento de seus próprios impostos. O formulário W-9 é um guia necessário para preencher as obrigações fiscais de um contratante para o ano civil, com a ajuda de um contador ou pelo contratante.
Geralmente, as empresas que usam contratados independentes não retêm nenhum imposto de renda, imposto de previdência social ou imposto de Medicare, como fazem os empregadores regulares – cabe ao contratante individual cumprir essas obrigações fiscais do IRS. A lei, no entanto, obrigará as empresas que usam contratados a enviarem um formulário de imposto 1099-MISC para comparar os registros de impostos de contratados independentes com sua receita anual de impostos.
Tabela de conteúdo
- A quem se destina o formulário W-9?
- Linha 1 – Nome
- Linha 2 – Nome da empresa
- Linha 3 – Classificação fiscal federal
- Linha 4 – Isenções
- Linhas 5 – endereço, cidade, estado e código postal
- Linha 7 – Número (s) de conta
- Parte I – Número de identificação do contribuinte (TIN)
- Parte II – Certificação
A quem se destina o formulário W-9?
Os formulários W-9 destinam-se a contratantes independentes e não a funcionários em tempo integral. Ao contrário dos funcionários em tempo integral e parcial, os contratados independentes não têm impostos deduzidos para serviços comerciais prestados a clientes – geralmente corporações, empresas de pequeno a médio porte, organizações sem fins lucrativos e outras organizações de negócios. Todos os dados apresentados em um formulário W-9 vêm do formulário fiscal 1099 do IRS, que relaciona qualquer renda paga a um indivíduo que, de outra forma, seria registrada em um formulário fiscal W-2 do IRS.
Este formulário W-9 destina-se a trabalhadores autônomos, como freelancers, contratados independentes e consultores. Se você ganhou mais de $ 600 em um ano fiscal sem ter sido contratado como funcionário, você é obrigado por lei a preencher este formulário. Se seu empregador enviar a você um W-9 em vez de um W-4, a empresa provavelmente o classificou como um contratante independente. Você deve confirmar com a empresa se esse é o caso. Saber seu status pode ajudá-lo a planejar sua declaração de imposto de renda.
O formulário W-9 serve para que as empresas acompanhem sua força de trabalho externa. Significa simplesmente que você não envia seu formulário W-9 ao IRS. Em vez disso, você o envia ao seu supervisor ou ao departamento de recursos humanos da empresa. Se você executou vários trabalhos para várias empresas, pode preencher vários formulários W-9 no mesmo ano.
Você também terá que enviar novos formulários W-9 sempre que alterar seu nome, nome comercial, endereço ou número de identificação fiscal. Na maioria das vezes, uma empresa ou instituição financeira enviará a você um formulário W-9 em branco para preencher antes de você começar a negociar com ela. Se precisar emitir o formulário, você pode baixar um W-9 no site do IRS.
Observe que você pode recusar uma solicitação para preencher um W-9, mas somente se tiver suspeitas sobre o motivo pelo qual uma empresa fez a solicitação. Sempre tome cuidado ao preencher o W-9 se a empresa não tiver um motivo legítimo para solicitar que você o preencha. Por exemplo, se você é um funcionário em tempo integral, não é necessário preencher um W-9. É exigido apenas de contratantes independentes, freelancers e possivelmente funcionários de meio período.
Também hesite se o seu banco solicitar que você preencha um W-9. Eles deveriam ter essas informações registradas e podem estar solicitando-as apenas para relatar os dividendos e juros pagos aos clientes. No entanto, se você se recusar a preencher o W-9, seu cliente será obrigado a reter impostos de seu pagamento a uma taxa de 24%.
O W-9 é concluído em papel ou eletronicamente. Se a empresa que está solicitando o W-9 o fizer por meio de um sistema de arquivamento eletrônico, certifique-se de que uma cópia impressa também possa ser produzida, se o IRS exigir. É necessária uma assinatura eletrônica para o formulário eletrônico.
8 Guia detalhado sobre como preencher um formulário W9 para uma empresa ou LLC
O formulário W-9 é um dos formulários do IRS mais fáceis de preencher, mas se os formulários fiscais parecerem desanimadores para você, siga o guia abaixo. A empresa que o contrata deve preencher seu nome e número de identificação do empregador. Em seguida, você preencherá o formulário linha por linha.
Linha 1 – Nome
Este será seu nome completo e deve corresponder ao nome em sua declaração de imposto de renda individual.
Linha 2 – Nome da empresa
Se você tem um nome comercial, nome comercial, nome de DBA ou nome de entidade desconsiderado, preencha aqui. Se você não tem uma empresa, pode deixar esta linha em branco.
Linha 3 – Classificação fiscal federal
Esta seção define como você, o contratante independente, é classificado quando se trata de impostos federais. Se sua empresa de responsabilidade limitada (LLC) for sua própria entidade tributária separada, como uma sociedade, uma empresa C ou uma empresa S, informe o nome da LLC e seu número de identificação de empregador federal.
Marque a caixa de classificação fiscal apropriada na linha 3, indicando se você é uma sociedade, empresa C ou empresa S. Não marque a caixa da empresa de responsabilidade limitada. Isso parece contra-intuitivo, mas é o que o IRS deseja.
Se a LLC for propriedade de outra LLC, você deverá marcar a caixa da empresa de responsabilidade limitada. Você também deve indicar a classificação fiscal da LLC controladora. Se a LLC for propriedade de um único membro, indique a classificação fiscal do proprietário.
Se a LLC for propriedade de um único membro que seja uma pessoa, o IRS diz que você deve indicar o nome do proprietário na linha “nome” e o nome da LLC na “linha do nome comercial”. O IRS prefere que você informe o número da Previdência Social do proprietário em vez do número de identificação do empregador federal da LLC neste caso.
Linha 4 – Isenções
Observe que você não precisa preencher esta seção individualmente. Apenas algumas empresas ou entidades com algum motivo de isenção precisam preencher esses espaços. Mas, se isso se aplicar a você, será necessário fornecer um número ou código de letra que indique o motivo.
Porém, se sua entidade estiver isenta de retenção na fonte, você preencherá a primeira linha com seu código. Isso deve se aplicar à maioria das entidades. No entanto, se sua empresa não for, a empresa que contratou seus serviços precisará reter o imposto de renda de seu pagamento a uma taxa fixa de 24 por cento e enviá-lo ao IRS. Isso é conhecido como retenção na fonte.
Além disso, se você estiver isento de um relatório exigido pelo Foreign Account Tax Compliance Act (FACTA), você preencherá a segunda linha. O último se aplica apenas se você possuir contas fora dos Estados Unidos. Se você mantém sua conta nos EUA, pode deixar a segunda linha em branco ou escrever “N / A”. Se você não tiver certeza sobre suas isenções, a página 3 do formulário descreve as situações que o tornariam isento.
Linhas 5 – endereço, cidade, estado e código postal
Forneça seu endereço, cidade, estado e código postal. E se o seu endereço residencial for diferente do seu endereço comercial? Qual endereço você deve fornecer no formulário W-9? Use o endereço que você usará em sua declaração de impostos. Nesta etapa opcional, você também pode optar por fornecer o nome e o endereço do solicitante. Você pode preencher esta caixa para manter um registro de quem você forneceu seu número de identificação fiscal.
Linha 7 – Número (s) de conta
Outra linha opcional é onde você pode preencher qualquer número de conta de que seu empregador possa precisar. A maioria das pessoas pode deixar em branco.
Parte I – Número de identificação do contribuinte (TIN)
Observe que você tem duas opções nesta seção. Você pode inserir seu número de Seguro Social (SSN) ou seu número de identificação do empregador (EIN). Normalmente, você fornece seu SSN se for um LLC individual ou de membro único. Use seu EIN se você se cadastrar como uma LLC com vários membros classificada como uma corporação ou parceria.
Se você for um estrangeiro residente e não tiver direito a um SSN, deverá usar seu número de identificação de contribuinte individual do IRS (ITIN). Novamente, convém verificar com seu consultor fiscal ou entrar em contato com o IRS diretamente para verificar suas informações. Observe que fornecer um TIN incorreto pode causar problemas com seus pagamentos ou declaração de impostos. Também pode levar a uma retenção na fonte futura.
Parte II – Certificação
Espera-se que você ateste a veracidade de todas as suas informações antes de assinar o formulário W-9. Mentir intencionalmente em um formulário de imposto pode significar que você terá que pagar uma multa ou ir para a prisão; o IRS não brinca.
Conclusão
Um formulário W-9 é um documento pessoal e deve ser tratado como tal. Portanto, se você não tiver certeza, é melhor falar com um consultor tributário para obter aconselhamento. Há uma variedade de golpes W-9 dos quais muitas pessoas são vítimas; onde você recebe uma solicitação por e-mail para preencher o W-9 e essa informação é usada por indivíduos sem escrúpulos.
Observe que o IRS não inicia contato com os contribuintes por e-mail. Nunca responda a um e-mail ou telefonema solicitando que você preencha um W-9. Uma empresa deve pedir que você preencha uma cópia em papel ou irá ajudá-lo a acessar o sistema de arquivamento eletrônico que está usando.