Um conhecimento de embarque pode proteger contra roubo de ativos

O que é um Conhecimento de Embarque

Um conhecimento de embarque (BL ou BoL) é um documento legal emitido por uma transportadora para um remetente que detalha o tipo, a quantidade e o destino das mercadorias transportadas. Um conhecimento de embarque também serve como um recibo de remessa quando a transportadora entrega a mercadoria em um destino predeterminado. Este documento deve acompanhar os produtos embarcados, independente da forma de transporte, e deve ser assinado por representante autorizado da transportadora, remetente e destinatário. 

Como exemplo, uma empresa de logística pretende transportar, em caminhão pesado, gasolina de uma fábrica no Texas até um posto de gasolina no Arizona. Um representante da fábrica e o motorista assinam o conhecimento de embarque após colocar a gasolina no caminhão. Assim que a transportadora entrega o combustível no posto de gasolina no Arizona, o motorista do caminhão solicita que o funcionário do posto também assine o documento.

Conhecimento de embarque explicado

O conhecimento de embarque é um documento juridicamente vinculativo que fornece ao transportador e ao remetente todos os detalhes necessários para processar uma remessa com precisão. Possui três funções principais. Em primeiro lugar, é um documento de titularidade das mercadorias descritas no conhecimento de embarque. Em segundo lugar, é um recibo dos produtos expedidos. Por fim, o conhecimento de embarque representa os termos e condições acordados para o transporte das mercadorias. 

Segregação de deveres

Cada empresa precisa ter controles internos para evitar furtos. Um componente-chave do controle interno é a segregação de funções, o que evita que um funcionário tenha muito controle dentro de uma empresa.

Não existem dois sistemas de controles internos iguais. No entanto, a maioria segue um conjunto padrão de filosofias centrais que se tornaram prática de gerenciamento padrão. A implementação de controles internos pode ajudar a agilizar as operações e prevenir fraudes.

Exemplo do mundo real

Um conhecimento de embarque é um dos vários documentos-chave que devem ser gerenciados e revisados ​​adequadamente para evitar o roubo de ativos. Suponha, por exemplo, que o XYZ Fine Dining receba remessas de carne e peixe fresco cinco vezes por semana. O gerente do restaurante determina o tipo e a quantidade de carne e peixe que o restaurante precisa pedir. Ele então preenche um pedido de compra e o proprietário de XYZ analisa e rubrica cada OC antes de ser enviado por e-mail ao vendedor de alimentos. O vendedor reúne a carne e o peixe, e ele e um representante do transportador noturno assinam um conhecimento de embarque.

Em seguida, a transportadora entrega a comida no restaurante e o gerente compara as informações do conhecimento de embarque com as que ele solicitou no pedido de compra. Se as informações corresponderem, o pedido de compra e o conhecimento de embarque são enviados ao proprietário, que analisa os documentos e preenche um cheque nominal ao vendedor de alimentos.

Neste exemplo, o proprietário não emite um cheque para o fornecedor sem revisar o pedido de compra (PO) e o conhecimento de embarque. Esta etapa garante que a XYZ só pague pelo que pediu e pelo que recebeu. Se os dois documentos não corresponderem quando o gerente do restaurante os comparar, o gerente perguntará ao vendedor sobre a exceção. Um terceiro funcionário reconcilia o extrato bancário e faz os depósitos da empresa. Todas essas etapas devem ser implementadas para evitar roubo.